Відскановані трудові книжки можна віддати працівникам!

Суть дилеми

Приписом п. 2 розд. ІІ «Прикінцеві положення» Закону № 1217* передбачено наступне: включення ПФУ до РЗО відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом 5 років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.

* Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX.

Закон № 1217 набрав чинності 10.06.2021. Тож уключення ПФУ даних до РЗО проводять до 10.06.2026.

Також згідно з редакцією ст. 48 КЗпП, що діє з 10.06.2021, трудову діяльність обліковують в електронній формі. При цьому роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Із цієї норми випливає:

Якщо приймаємо на роботу працівника, який ще ніде не працював і він вимагає оформити йому паперову ТК, то потрібно це зробити. Але зберігати її в себе роботодавець не повинен.

Повертаємось до норми про видачу відсканованих ТК. У Законі № 1217 вказано, що це потрібно зробити «після завершення цих робіт». Тож як діяти із паперовими ТК працівників, прийнятих на роботу до 10.06.2021? Серед кадровиків, бухгалтерів та експертів у цій галузі існує дві думки:

— відскановані (оцифровані) паперові ТК можна видавати працівникам під їх особистий підпис після отримання підтвердження від ПФУ через Портал електронних послуг, що всі дані із ТК перенесені до РЗО (не чекаючи до 10.06.2026);

— відскановані (оцифровані) паперові ТК можна буде видати працівникам виключно після завершення п’ятирічного перехідного періоду — після 10.06.2026. А до цього дня вони мають зберігатись у роботодавця.

Який варіант правильний? Про це ми запитали у фахівців Держпраці. І ось що вони відповіли.

Думка Держпраці

У листі від 31.05.2024 № 2013/2/2.1-24а (його текст ви знайдете в кінці статті) фахівців Держпраці зауважили: якщо відсутні відомості про трудову діяльність внесено до РЗО, то ТК можна видати працівнику до завершення п’ятирічного терміну.

Ми повністю згодні з такою позицією і неодноразово доходили такого ж висновку в наших статтях. Такий варіант виграшний для роботодавця. Якщо взяти до уваги напружену ситуацію у всіх регіонах України через військову агресію РФ, то якнайшвидше видати працівникам їх паперові ТК після перенесення даних до РЗО — ідеальний варіант.

Ба більше, роботодавці у районах активних бойових дій мають законодавчий дозвіл під час воєнного стану самостійно визначати порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення ТК та архівного зберігання відповідних документів. Головне, щоб вівся достовірний облік виконуваної працівником роботи та витрат на оплату праці. Це передбачено приписом ч. 1 ст. 7 Закону № 2136*. Тож роботодавцям із зони активних бойових дій законодавчо дозволено самостійно вирішувати долю паперових ТК.

* Закон України Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану від 15.03.2022 № 2136-ІХ.

А беручи до уваги позицію Держпраці, вважаємо, що роботодавці з усієї території України взмозі уже зараз видавати оцифровані ТК працівникам.

Видаємо паперову ТК

Видаючи оцифровану паперову ТК працівнику, маємо два технічних моменти.

По-перше, як зрозуміти, що дані з паперової ТК перенесено до РЗО? Для цього в кабінеті страхувальника на Порталі ПФУ потрібно зайти в підрозділ «Відомості про трудові відносини» верхнього розділу (не плутайте з підрозділом «Відомості про трудову діяльність робітника» розділу «Комунікації з ПФУ»). Тут можна відфільтрувати дані за часом, конкретним працівником, статусом. А можна просто натиснути на «Пошук» і побачити всі передані документи із присвоєними їм статусами. Саме статус «Виконано» свідчить про те, що передані до ПФУ дані успішно завантажено до РЗО (див. рисунок нижче).

Статус «Виконано» для перевірки завантаження даних з відсканованої паперової ТК

Ще одне підтверджерння — Витяг з ЕТК. Страхувальник може його замовити через Портал ПФУ: заходимо в підрозділ «Запит на отримання електронних документів» розділу «Комунікації з ПФУ» → вибираємо з переліку документів «Витяг з ЕТК», заповнюємо дані застрахованої особи → натискаємо «Відправити до ПФУ». Готовий документ надійде у підрозділ «Звернення» у форматі таблиці «Відомості про трудову діяльність з РЗО».

І другий технічний момент: які документи заповнити при видачі ТК? В описаній ситуації роботодавець видає ТК без звільнення. Тому вважаємо, що знадобиться відповідний наказ (розпорядження) керівника підприємства, установи, організації.

Водночас ініціатором видачі ТК може бути і сам працівник. Адже в наші неспокійні часи краще щоб усі документи були у тривожній валізі. В такому разі працівник може звернутись до роботодавця із заявою про видачу ТК. Звісно, зробити це можна тільки після повної оцифровки даних та їх завантаження до РЗО. І наказ про видачу також потрібен.

І, звісно ж, у будь-якому разі має бути запис та підпис у Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (типова форма № П-10). У графі 12 цієї Книги відповідальна особа роботодавця зазначить дату та підставу видачі ТК, наприклад «03.06.2024, п. 2 розд. ІІ Закону від 05.02.2021 № 1217-IX». А в графі 13 — працівник поставить свій підпис про отримання ТК.

При цьому якихось записів у самій ТК робити не треба.

Післямова

У листі від 31.05.2024 № 2013/2/2.1-24а фахівці Держпраці зауважили, що видавати оцифровані ТК можна незалежно від дати прийняття працівника на роботу. Тобто так можна робити з ТК тих, кого прийнято і до 10.06.2021, і після цієї дати. Хоча іще раз зауважимо: ТК працівників, прийнятих після 10.06.2021, роботодавець у себе не зберігає і сканувати не зобов’язаний. Звісно, на вимогу працівника слід внести записи до неї. Також можна допомогти працівникові: відсканувати та завантажити його паперову ТК на Портал ПФУ. Але потім одразу повернути ТК і не заносити її до будь-яких журналів (реєстрів).