Донарахували лікарняні: як заповнити Д1

Лікарняні в Д1

У додатку Д1 Об’єднаної звітності суми лікарняних відображають у такому порядку:

1) окремо від інших виплат, нарахованих працівнику у звітному місяці;

2) з відповідним кодом категорії застрахованої особи.

Якщо лікарняні нараховує звичайний роботодавець, то у гр. 08 рядка з їх сумою проставляють код категорії застрахованої особи:

— «29» — якщо непрацездатним був працівник, до бази нарахування якого застосовували ставку ЄСВ 22 %;

— «36» — якщо хворів працівник з інвалідністю (ЄСВ — 8,41 %);

3) із розбивкою за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності працівника і за які нараховано лікарняні (в сумі, що припадає на такий місяць). Місяць і рік, за які нарахована непрацездатна виплата, зазначають у гр. 10;

4) із зазначенням кількості днів тимчасової непрацездатності, що припадають на відповідний місяць хвороби (у гр. 12).

Якщо згодом роботодавцю довелося донарахувати лікарняні працівнику за попередній звітний період (зокрема, у зв’язку з виявленням помилок), то суми донарахованих лікарняних слід відобразити у місяці, у якому були здійснені такі донарахування (п. 1 розд. IV Порядку № 4*).

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом МФУ від 13.01.2015 № 4.

У ситуації, що розглядається, помилку в сумі нарахованих лікарняних виявили у жовтні 2024 року. Відповідно у цьому ж місяці вона була виправлена (потрібна сума лікарняних донарахована в бухобліку, у тому числі лікарняні за перші 5 днів непрацездатності виплачені, коригуюча заява-розрахунок подана до ПФУ для отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності). А отже, сума донарахованих лікарняних потрапить у додаток Д1, сформований за жовтень 2024 року.

При цьому таке донарахування в додатку Д1 за жовтень 2024 року слід показати так:

— у гр. 08 потрібно зазначити код категорії застрахованої особи (див. вище);

— у гр. 10 — місяць, на дні якого припадає тимчасова непрацездатність. У ситуації, що розглядається, роботодавець донарахував працівнику суму лікарняних за липень 2024 року. Тому у гр. 10 буде стояти «072024»;

— у графах 16 і 17 — донараховані суми лікарняних;

— у гр. 20 — суму нарахованого єдиного внеску.

Зверніть увагу, що гр. 12 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» заповнювати не потрібно. Адже у випадку, що розглядається, причиною донарахування лікарняних стала помилка у обчисленні середньої зарплати, а не кількості днів тимчасової непрацездатності.

Якщо б роботодавець проводив виправлення через неправильно визначену кількість днів тимчасової непрацездатності, то в гр. 12 потрібно було б додати або відняти (вказати зі знаком «мінус») ту кількість днів хвороби, яку слід було додати або яка була зайвою. Детальніше, як це зробити, читайте у статті «Лікарняні в Об’єднаній звітності» // «Податки & бухоблік», 2024, № 3 (ср. ).

Приклад

Припустимо, що сума зарплати, нарахована працівнику за жовтень 2024 року, становить 18000 грн.

Визначимо суму лікарняних, яка підлягає донарахованню у жовтні 2024 року за липень 2024 року через виявлену помилку. Вона становить:

(614,75 - 590,16) × 15 = 368,85 грн.

У зв’язку з цим у додатку Д1 за жовтень 2024 року формуємо два рядки:

— у першому рядку відображаємо суму зарплати, нараховану працівнику за жовтень 2024 року;

— у другому — донараховану суму лікарняних за липень 2024 року (у гр. 10 зазначаємо «072024»). При цьому у гр. 12 кількість днів тимчасової непрацездатності не вказуємо (адже тут помилки не було).

Заповнимо додаток Д1 на підставі цих даних (див. рисунок).

Фрагмент додатка Д1 за жовтень 2024 року

Зауважте, якщо у гр. 12 рядка із донарахованою сумою лікарняних не буде зазначена кількість днів тимчасової непрацездатності працівника, бухгалтерська програма, у якій формується додаток Д1, може видати попередження про помилку. Проте звертати на нього уваги не слід. Адже так програма просто нагадує вам про те, що у загальному випадку гр. 12 має бути заповнена.