Теми статей
Обрати теми

Закордонні відрядження: ази оформлення

Ковшова Олена, заступник головного редактора видань «Місцеве самоврядування» та «Радник старости», аналітик
«Чи може староста бути направлений у відрядження за кордон, наприклад, для переймання досвіду?» — запитують нас читачі. А чому й ні? Адже староста є посадовою особою місцевого самоврядування та, за потреби, може також, як й інші посадові особи, бути відрядженим за кордон, у тому числі для обміну досвідом, наприклад, до тієї ж Польщі з питань розвитку старостинських округів. Як правило, працівники ОМС виїжджають за кордон у службову поїздку лише в разі, якщо є запрошення «приймаючої» сторони (договір чи контракт, інші документи на участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, зокрема й з обміну досвідом, проведених за тематикою, що збігається з діяльністю бюджетної установи), та у випадку, коли така сторона оплачує харчування та/або проживання. Погодьтеся, відрядження за кордон лише бюджетним коштом досить дороговартісне задоволення. Отже, про те, що треба знати старостам про закордонне відрядження, й поговоримо.

«Закордонне» відрядження як воно є

Спочатку нагадаємо, що саме може вважатися відрядженням. Для цього, звісно, треба звернутися до наказу Мінфіну від 13.03.1998 № 59 «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон»1. Саме цей документ регулює питання відряджень для бюджетників у межах України та за кордон.

1 Далі за текстом — Інструкція № 59.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади (поїздка державного службовця — за розпорядженням керівника державної служби), підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Одночасно Інструкція надає пояснення з приводу того, які документи можуть підтверджувати зв’язок такого відрядження з діяльністю установи. Ними є, зокрема (але не виключно):

1

запрошення сторони, що приймає, і те, що її діяльність збігається з діяльністю підприємства, що відряджає працівника

2

укладений договір чи контракт

3

інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини

4

документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, що відряджає працівника

Отже, щоб направити старосту у відрядження, у тому числі за кордон, голова ради має спочатку затвердити технічне завдання згідно з вимогами п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59. Тобто визначити мету виїзду, завдання й очікувані результати відрядження, строк на підставі постанови № 982, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом) і кошторис витрат. І лише потім треба видавати розпорядження про відрядження відповідно до вимог Інструкції № 59.

2 Постанова КМУ від 02.02.2011 № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів».

Зверніть увагу, що кошторис витрат становить перелік витрат працівника, які будуть понесені ним у відрядженні, з передбачуваною їх сумою. За складеним кошторисом витрат установа визначає суму авансу, яку треба видати працівнику, що вирушає у відрядження за кордон.

Увага! Лише з дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів або з інших причин, не залежних від працівника) за наявності підтвердних документів в оригіналі. Однак навіть у цьому разі не можна порушувати загальний строк відрядження за кордон — 60 календарних днів.

За час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачують заробітну плату, не відшкодовують добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати.

Фактичний час перебування у відрядженні у разі відрядження з України до іноземних держав визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні (відповідних первинних документів та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні — відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання тощо). Саме про це йдеться у пп. 16.1 п. 16 розд. III Інструкції № 59.

Про аванс та добові витрати

Аванс на закордонне відрядження видають у національній валюті тієї держави, до якої відряджають працівника, або у вільно конвертованій валюті. Суму авансу роботодавець визначає самостійно з урахуванням добових витрат, витрат на оплату проїзду і найм житлового приміщення (якщо потрібно) відрядженим працівником.

Добові — це витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб працівника у відрядженні. До речі, ст. 121 Кодексу законів про працю України визначає їх як один із видів гарантій та компенсацій при відрядженні.

Суми добових витрат на відрядження для бюджетників установлено в додатку 1 до постанови № 98, зокрема для закордонних відряджень у конкретних сумах, виражених у доларах США, залежно від країни відрядження.

Сума добових визначається в разі відрядження:

— у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

— до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Якщо підтвердні документи відсутні, то сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку (тобто особи, яка була направлена у відрядження).

Увага! Згідно з Інструкцією № 59 добові виплачують за кожен день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування у дорозі (разом з вимушеними зупинками).

Більш детальну інформацію про виплату добових у разі відрядження закордон див. у пп.16.2 п. 16 розд. III Інструкції № 59.

У своєму листі від 27.02.2014 № 31-07250-06-29/4271 Мінфін зазначав таку важливу інформацію, про яку треба пам’ятати.

У разі якщо працівник, відряджений за кордон, за умовами запрошення безоплатно забезпечується харчуванням стороною, що приймає, добові витрати відшкодовуються в розмірах, які визначаються у відсотках від сум добових витрат для відповідної держави згідно з додатком 1 до постанови № 98, зокрема 80 % при одноразовому, 55 % — дворазовому, 35 % — триразовому харчуванні.

У разі якщо сторона, що приймає, забезпечує працівника, відрядженого за кордон, додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації добових витрат (крім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на найм житлового приміщення) або добових витрат, сторона, що направляє, виплату добових витрат зазначеним особам зменшує на суму додатково наданих коштів.

Якщо сума, надана стороною, що приймає, перевищує затверджену суму добових витрат або дорівнює такій сумі, сторона, що направляє, виплату добових витрат зазначеним особам не проводить.

Таким чином, при вирішенні питання щодо можливості виплати суми добових витрат (або її частини) на відрядження, яка буде здійснюватися у відповідності із запрошенням на участь у симпозіумі за кордоном, у кожному конкретному випадку необхідно з’ясовувати, що включає в себе поняття «всі витрати бере на себе сторона, що приймає».

Про відшкодування витрат

Інструкція № 59 наголошує на тому, що витрати на відрядження відшкодовують лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат. Відповідно до документа працівнику відшкодовують:

1

транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), у тому числі електронні квитки за наявності посадкового талона (якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту), та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту (в тому числі на чартерні рейси)

2

рахунки, отримані із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання

3

страхові поліси тощо

Примітка. Вартість страхового поліса відшкодовується лише за наявності його оригіналу з відміткою про сплату страхового платежу. Страховим полісом передбачається відшкодування витрат на:

— надання швидкої та невідкладної (екстреної) медичної допомоги страхувальнику і придбання необхідних медикаментів;

— переміщення страхувальника на територію України для надання йому медичної допомоги;

— відправлення труни з тілом (урни з прахом) страхувальника до місця поховання на території України та інші пов’язані з цим витрати.

У разі коли правилами в’їзду та перебування в державі, до якої відряджається страхувальник, встановлені вимоги щодо розміру страхової суми, у договорі страхування визначається мінімальна страхова сума. При цьому строк дії договору страхування повинен відповідати строку відрядження.

Якщо в державі, до якої відряджається страхувальник, медичну допомога надають іноземним громадянам безоплатно, вартість страхового поліса не відшкодовують. Тож заздалегідь дізнайтеся більше про країну, до якої вирушаєте у відрядження

Оскільки, як правило, при відрядженнях за кордон сторона, що запрошує, надає харчування та забезпечує безкоштовне проживання, більш детально зупинимося на вартості проїзду до місця відрядження та назад. Адже саме такі витрати найчастіше установа оплачує саме зі своєї «кишені».

Витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження та назад відшкодовують у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

Також відрядженому працівникові відшкодовують витрати на проїзд до вокзалу, аеропорту або пристані і з вокзалу, аеропорту або пристані (якщо ці пункти розташовані за межами міста) в місцях відправлення, призначення та пересадки, а також витрати на проїзд за місцем відрядження транспортом загального користування (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї тощо, крім таксі) за умови, що працівникові не надавалися безкоштовно засоби пересування.

У разі потреби пересування територією держави відрядження керівник установи може визначити відрядженому працівникові вид транспорту, яким він може користуватися. Якщо така пропозиція не надходить, працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту. Однак він має обирати вид транспорту з огляду на доцільність його використання та розумну вартість, а також з урахуванням необхідності отримати підтвердний документ, який посвідчить вартість проїзду. Але найкращим варіантом все ж таки є обговорення вибору виду транспорту із керівником заздалегідь, тобто до того, як працівник вирушить у відрядження. Це дозволяє уникнути багато непорозумінь та спірних моментів щодо відшкодування витрат на проїзд.

Увага! Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника підприємства (згідно з підтвердними документами).

Заборонено відшкодовувати витрати на алкогольні напої, тютюнові вироби, суми «чайових», за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включені до рахунку згідно із законами держави перебування, а також плату за видовищні заходи. Тобто такі витрати можуть мати місце лише коштом відрядженого працівника.

Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок установи, що їх надало, у встановленому законодавством порядку.

Разом із звітом треба подати документи в оригіналі, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат. Тож зберігайте усі «оплатні» документи, які отримуєте в країні перебування, та ті, які підтверджують дозволені керівником витрати в межах України.

У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник:

1

отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи)

2

застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин керівник може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами)

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

Підсумуємо.

У випадку коли староста має намір відвідати іншу країну у зв’язку із службовими справами, перш ніж вирушати, треба обов’язково ознайомитися з умовами, які надає сторона, що запрошує, зрозуміти, які витрати «ляжуть» на плечі установи, а також знайти актуальну інформацію про правила в’їзду та виїзду до/з країни перебування, з’ясувати питання пересування країною та можливості придбання квитків на певний вид транспорту, а також вивчити питання щодо оформлення страхового поліса.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі