Довідково-інформаційні документи
Як відомо, доволі часто до старости, усно або в письмовій формі, звертаються жителі старостинського округу для отримання документального підтвердження тих чи інших фактів, подій, явищ.
Так, відомості щодо землекористування, реєстрації місця проживання, з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, Державного реєстру актів цивільного стану тощо можуть знадобитись для оформлення спадкових прав, захисту майнових інтересів, установлення факту родинних відносин, призначення пенсійних виплат.
Основними джерелами таких відомостей є документи, які складаються та зберігаються в ОМС.
Форми деяких видів документів затверджені, складання інших відбувається в довільній формі.
Одразу ж зауважимо, що чинними нормативно-правовими актами не визначено, які ж саме права на складення конкретних документів має староста.
Але з огляду на загальні положення законодавства в сфері місцевого самоврядування можна зробити наступний висновок щодо повноважень старости в цій частині.
Традиційно документи з відомостями інформаційного характеру видаються органами, у володінні яких знаходяться такі відомості і які законом наділені повноваженнями на їх видачу.
Відповідно до ст. 541 Закону України від 21.05.1997 № 280/97-ВР «Про місцеве самоврядування в Україні»1 староста:
1 Далі за текстом — Закон № 280.
| 1 | представляє інтереси жителів відповідного села, селища у виконавчих органах сільської, селищної, міської ради |
| 2 | бере участь у пленарних засіданнях сільської, селищної, міської ради та засіданнях її постійних комісій |
| 3 | має право на гарантований виступ на пленарних засіданнях сільської, селищної, міської ради, засіданнях її постійних комісій з питань, що стосуються інтересів жителів відповідного села, селища |
| 4 | сприяє жителям відповідного села, селища у підготовці документів, що подаються до ОМС2 |
| 5 | бере участь в організації виконання рішень сільської, селищної, міської ради, її виконавчого комітету, розпоряджень сільського, селищного, міського голови на території відповідного старостинського округу та у здійсненні контролю за їх виконанням |
| 6 | бере участь у підготовці проекту місцевого бюджету в частині фінансування програм, що реалізуються на території відповідного старостинського округу |
| 7 | вносить пропозиції до виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради з питань діяльності на території відповідного старостинського округу виконавчих органів сільської, селищної, міської ради, підприємств, установ, організацій комунальної власності та їх посадових осіб |
| 8 | бере участь у підготовці проектів рішень сільської, селищної, міської ради, що стосуються майна територіальної громади, розташованого на території відповідного старостинського округу |
| 9 | бере участь у здійсненні контролю за використанням об’єктів комунальної власності, розташованих на території відповідного старостинського округу |
| 10 | бере участь у здійсненні контролю за станом благоустрою відповідного села, селища та інформує сільського, селищного, міського голову, виконавчі органи сільської, селищної, міської ради про його результати |
| 11 | отримує від виконавчих органів сільської, селищної, міської ради, підприємств, установ, організацій комунальної власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для здійснення наданих йому повноважень |
| 12 | сприяє утворенню та діяльності органів самоорганізації населення, організації та проведенню загальних зборів, громадських слухань та інших форм безпосередньої участі громадян у вирішенні питань місцевого значення у відповідному селі, селищі |
| 13 | здійснює інші повноваження, визначені цим та іншими законами |
2 Звертаємо увагу, що детально про те, яким чином староста сприяє жителям у підготовці документів, ми писали у газеті «Радник старости», № 2 за червень 2018 р., з яким можна ознайомитись за посиланням: https://decentralization.gov.ua/news/9091.
Отже, якщо на старосту рішенням відповідної ради ОТГ покладені обов’язки з видачі конкретних офіційних документів, він має право їх видавати. У разі якщо відомості може надати тільки відповідна рада, староста має всіляко сприяти громадянину, який звернувся за допомогою, у підготовці документів з проханням надати такі відомості для подання до ОМС.
Варто пам’ятати, що обсяг повноважень старости, як посадової особи ОМС, визначається законом, статутом територіальної громади, положенням про старосту, посадовою інструкцією старости (в разі її розроблення для старости).
Усі повноваження старости здійснюються від імені відповідної ради, виконавчого комітету ради.
Розглянемо конкретні приклади.
Довідка про наявність у фізичної особи земельних ділянок
Відповідно до пунктів 2, 4 Порядку видачі довідки про наявність у фізичної особи земельних ділянок, затвердженого наказом Міністерства доходів і зборів України від 17.01.2014 № 32, довідка про наявність у фізичної особи земельних ділянок безоплатно видається сільською, селищною або міською радою за місцем податкової адреси (місцем проживання) платника податку протягом п’яти робочих днів з дня отримання відповідною радою письмової заяви про видачу такої довідки.
Довідка надається на підставі відомостей з Державного земельного кадастру (за наявності).
Довідка реєструється сільською, селищною, міською радою.
Отже, як бачимо, видача довідок такого характеру віднесена до повноважень відповідної ради, тому старостою надаватись, звісно, не може.
Довідка про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання
Відповідно до п. 3 постанови КМУ від 2.03.2016 № 207 «Про затвердження Правил реєстрації місця проживання та Порядку передачі органами реєстрації інформації до Єдиного державного демографічного реєстру»3 реєстрація/зняття з реєстрації місця проживання/перебування здійснюється виконавчим органом сільської, селищної або міської ради, сільським головою (у разі коли відповідно до закону виконавчий орган сільської ради не утворено)4 на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці, на яку поширюються повноваження відповідної сільської, селищної або міської ради.
3 Далі за текстом — постанова № 207.
4 Далі за текстом — орган реєстрації.
Відповідно до пунктів 23, 26 постанови № 207 працівник органу реєстрації в день звернення особи або її представника чи в день отримання документів від центру надання адміністративних послуг або представника спеціалізованої соціальної установи, закладу соціального обслуговування та соціального захисту, посадової особи виконавців послуг з управління (утримання) багатоквартирного будинку (гуртожитку), об’єднання співвласників багатоквартирного будинку, житлово-будівельного кооперативу, управителя багатоквартирного будинку, органів державної реєстрації актів цивільного стану або даних від органу соціального захисту населення, зокрема приймає рішення про реєстрацію/зняття з реєстрації або про відмову у реєстрації/знятті з реєстрації місця проживання особи, а також оформляє і видає довідку про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання/перебування, форма якої наведена в додатках 13, 14, 16 відповідно, дітям, які не досягли 16 років, та громадянам, які мають паспорт громадянина України у формі картки, а також у разі зняття з реєстрації місця проживання, вилучає раніше видану довідку про реєстрацію місця проживання для подальшого знищення.
Як бачимо, чинним законодавством чітко передбачено, що функції з реєстраційного обліку здійснюються саме працівниками органу реєстрації, які й уповноважені на видачу довідок про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання. Отже, складення та видача таких довідок до компетенції старости не входять.
Витяг із реєстру актів цивільного стану
Відповідно до п. 3 ч. 1 ст. 4 Закону України від 01.07.2010 № 2398-VI «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», п. 1 розділу I «Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні»5, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.10.2000 № 52/2, органами державної реєстрації актів цивільного стану, які проводять державну реєстрацію, є районні, районні у містах, міські (міст обласного значення), міськрайонні, міжрайонні відділи державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції, виконавчі органи сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад.
5 Далі за текстом — Правила № 52.
Відповідно до п.п. 5 п. «б» ч. 1 ст. 38 Закону № 280 державна реєстрація актів цивільного стану (за винятком виконавчих органів міських (крім міст обласного значення) рад) є делегованим повноваженням виконавчих органів сільських, селищних, міських рад у сфері забезпечення законності, правопорядку, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян.
Пунктом 9 розділу I Правил № 52 передбачено право фізичної особи на ознайомлення з інформацією, що міститься в актовому записі цивільного стану, яка стосується її особисто, та одержання письмової інформації про відомості актових записів цивільного стану, з якими така особа має право ознайомлюватись відповідно до законодавства. Встановлено обов’язок працівників органів державної реєстрації актів цивільного стану ознайомити запитувача інформації з відомостями актових записів цивільного стану, доступ до яких не обмежений, та надати інформацію про відомості актових записів цивільного стану.
Надання відомостей щодо реєстрації актів цивільного стану покладено на працівників виконавчих органів ради, які уповноважені на надання доступу до інформації про відомості актових записів цивільного стану. Тож староста надавати такі відомості права не має.
Довідка про вчинені нотаріальні дії
Відповідно до ч. 5 ст. 1 Закону України 02.09.1993 № 3425-XII «Про нотаріат»6 у населених пунктах, де немає нотаріусів, нотаріальні дії, передбачені ст. 37 цього Закону, вчиняються уповноваженими на це посадовими особами ОМС.
6 Далі за текстом — Закон № 3425.
Відповідно до п.п. 5 п. «б» ч. 1 ст. 38 Закону № 280 вчинення нотаріальних дій з питань, віднесених законом до їх відання, державна реєстрація актів цивільного стану (за винятком виконавчих органів міських (крім міст обласного значення) рад) є делегованими повноваженнями виконавчих органів сільських, селищних, міських рад у сфері забезпечення законності, правопорядку, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян.
Довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у справах ОМС, видаються в порядку, передбаченому ст. 8 Закону № 3425.
Отже, у разі покладення на старосту обов’язку щодо виконання нотаріальних дій, останній має право на надання відомостей щодо вчинених нотаріальних дій.
Відомості надають у наступному порядку.
Відповідно до ч. 5 ст. 8 цього Закону довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у нотаріуса, видаються нотаріусом (старостою) виключно фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії.
Довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у нотаріуса (справах ОМС), видаються нотаріусом (старостою) виключно фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії. У разі смерті особи чи визнання її померлою такі довідки видаються спадкоємцям померлого. У разі визнання особи безвісно відсутньою опікун, призначений для охорони майна безвісно відсутнього, має право отримувати довідки про вчинені нотаріальні дії, якщо це необхідно для збереження майна, над яким встановлена опіка.
Довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи надаються нотаріусом (старостою) протягом десяти робочих днів на обґрунтовану письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв’язку з цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, з обов’язковим зазначенням номера справи та прикладенням гербової печатки відповідного органу.
Витяг зі Спадкового реєстру про наявність складеного заповіту видається тільки заповідачу, а після смерті заповідача — будь-якій особі, яка пред’явила свідоцтво про смерть або інший документ, що підтверджує факт смерті заповідача (одного із заповідачів).
Виписка з погосподарської книги
Відповідно до п. 1 Інструкції з ведення погосподарського обліку в сільських, селищних та міських радах, затвердженої наказом Держкомстату від 08.12.2010 № 491, погосподарський облік, як вид первинного обліку, передбачений для накопичення і систематизації відомостей, які збирають сільські, селищні, міські ради територіальних громад (об’єднаних територіальних громад)7 по кожному з розташованих на їхній території сільських населених пунктів і які є необхідними для проведення державних статистичних спостережень.
У рамках погосподарського обліку місцеві ради ведуть облік особистих селянських господарств у порядку, визначеному центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері статистики.
Погосподарський облік ведеться за формами первинної облікової документації, затвердженими наказом Держкомстату від 11.10.2010 № 418.
Місцеві ради самостійно приймають рішення щодо виду та формату погосподарського обліку, а також щодо організації проведення робіт з перезакладення та ведення документів погосподарського обліку.
У місцевій раді призначають уповноважену особу (осіб) ОМС (старосту або іншу уповноважену особу (осіб)), яка (які) відповідає(ють) за ведення погосподарського обліку в кожному населеному пункті.
Отже, виписка з погосподарської книги може надаватись старостою, за умови покладення на нього обов’язків з ведення такого обліку у відповідному старостинському окрузі.
Документи безпосередньої діяльності
У процесі своєї поточної діяльності староста складає такі документи:
— з метою інформування ради виконкому про виконання дорученої йому роботи, завдань — доповідні, пояснювальні записки, звіти;
— для внесення пропозицій до виконавчого комітету відповідної ради з питань діяльності на території старостинського округу виконавчих органів ради, підприємств, установ, організацій та їх посадових осіб — доповіді;
— для повідомлення про якісь заходи, інформування про свою діяльність — інформаційні листи, листи-запрошення;
— при направленні вихідної кореспонденції — супровідні листи;
— пов’язані з безпосередньою діяльністю або діяльністю працівників структурного підрозділу старости — акти;
— у відповідь на ініціативні листи жителів громади — листи-відповіді тощо.
Зауважуємо! Відповідальність за достовірність відомостей, зазначених у документах, організацію та правильність ведення діловодства, обліку і звітності несе староста.
З огляду на це, ніхто з посадових осіб ОМС не має права складати та видавати документи, що стосуються безпосередньої роботи старости або входяться до кола його обов’язків.
