Усім громадянам добре відомо, що вчинення нотаріальних дій в Україні покладено на нотаріусів. Документи, оформлені державними та приватними нотаріусами, мають однакову юридичну силу.
Однак згідно зі ст. 1 Закону України «Про нотаріат» (далі — Закон) в окремих випадках нотаріальні дії можуть вчинятися й іншими особами.
Наприклад, у населених пунктах, де немає нотаріусів, нотаріальні дії, передбачені статтею 37 вищевказаного Закону (вжиття заходів щодо охорони спадкового майна; посвідчення заповітів (крім секретних); видання дублікатів посвідчених ними документів; засвідчення вірності копій (фотокопій) документів і виписок з них; засвідчення справжності підпису на документах; видання свідоцтва про право на спадщину; видання свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя) вчиняються уповноваженими на це посадовими особами органів місцевого самоврядування.
Посвідчення довіреностей, прирівняних до нотаріальних, може проводитись виключно уповноваженими особами, зазначеними у статті 40 Закону, статті 245 Цивільного кодексу, у межах їх компетенції, до них належать:
| 1 | довіреності військовослужбовців або інших осіб, які перебувають на лікуванні в госпіталях, санаторіях та інших військово-лікувальних закладах, посвідчені начальниками цих закладів, їх заступниками з медичної частини, старшими або черговими лікарями |
| 2 | довіреності військовослужбовців, а в пунктах дислокації військової частини, з’єднань, установ, військово-навчальних закладів, де немає нотаріуса чи посадових осіб органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, також довіреності працівників, членів їх сімей і членів сімей військовослужбовців, посвідчені командирами (начальниками) цих частин, з’єднань, установ або військово-навчальних закладів |
| 3 | довіреності осіб, які тримаються в установах виконання покарань чи слідчих ізоляторах, посвідчені начальниками таких установ чи слідчих ізоляторів |
| 4 | довіреності осіб, які проживають у населених пунктах, де немає нотаріусів, посвідчені уповноваженою на це посадою особою органу місцевого самоврядування, крім довіреностей на право розпорядження нерухомим майном, довіреностей на управління і розпорядження корпоративними правами та довіреностей на користування та розпорядження транспортними засобами |
Посвідчення таких довіреностей проводиться зазначеними посадовими особами з дотриманням вимог Закону України «Про нотаріат» та інших нормативно-правових актів.
Одним з таких нормативно-правових актів є постанова Кабінету Міністрів України від 15 червня 1994 року № 419 «Про порядок посвідчення заповітів і доручень, прирівнюваних до нотаріально посвідчених». Вказаною постановою регулюються процедура посвідчення зазначених документів та правовідносин, що виникають між громадянами та відповідною посадовою особою.
Посадові, службові особи при посвідченні довіреностей:
| 1 | роз’яснюють фізичним особам, від імені яких посвідчуються довіреності, їх права і обов’язки, попереджають про наслідки їх посвідчення для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду |
| 2 | перевіряють відповідність посвідчуваних довіреностей вимогам закону |
| 3 | встановлюють дійсні наміри особи (правильне розуміння нею значення, умов правочину та його правових наслідків), що звернулася за посвідченням заповіту чи довіреності, до їх посвідчення, а також відсутність у неї будь-яких заперечень щодо кожної з умов правочину |
| 4 | попереджають про правові наслідки посвідчення довіреностей |
| 5 | роз’яснюють порядок скасування довіреностей |
| 6 | складають у разі потреби проєкти довіреностей на усне прохання фізичних осіб |
| 7 | посвідчують довіреності на усне прохання фізичних осіб |
Посадові, службові особи з’ясовують обсяг цивільної дієздатності фізичних осіб, які звернулися за посвідченням довіреностей, виходячи з того, що цивільною дієздатністю фізичної особи визнається її здатність своїми діями набувати для себе цивільних прав і самостійно їх здійснювати, а також здатність своїми діями створювати для себе цивільні обов’язки, самостійно їх виконувати та нести відповідальність у разі їх невиконання.
Посадові, службові особи встановлюють особу, що звернулася за посвідченням довіреності, та перевіряють її цивільну дієздатність.
Встановлення особи здійснюється:
| громадянина України | за паспортом громадянина України, паспортом громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичним чи службовим паспортом, тимчасовим посвідченням громадянина України, виданим у зв’язку із втратою паспорта, тимчасовим посвідченням громадянина України, виданим у зв’язку з набуттям громадянства України, посвідченням особи на повернення в Україну |
| іноземця та особи без громадянства | за національним паспортом або документом, що його замінює, та документом чи реєстрацією паспортного документа, які підтверджують законність перебування особи в Україні (посвідка на постійне або тимчасове проживання, реєстрація паспортного документа чи довідка компетентних органів про звільнення від реєстрації на підставі міжнародних договорів, учасником яких є Україна) |
| біженця | за посвідченням біженця |
Посвідчення водія, посвідчення особи моряка, інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи особи, не можуть бути використані для встановлення особи, що звернулася за посвідченням заповіту чи довіреності.
Довіреності підписуються довірителем у присутності посадової, службової особи.
У разі коли фізична особа внаслідок фізичної вади або хвороби не може власноручно підписати заповіт чи довіреність, за її дорученням в її присутності та в присутності посадової, службової особи такий документ може підписати інша фізична особа. Про причини, з яких особа, від імені якої посвідчується заповіт чи довіреність, не підписала документ, зазначається у посвідчувальному написі.
Фізична особа, на ім’я якої видається довіреність, не може підписувати її за особу, що видає довіреність. Посадова, службова особа не може підписувати довіреності за особу, що видає довіреність.
Довіреність на вчинення правочину, який відповідно до його змісту може бути вчинений лише особисто довірителем (наприклад, довіреність на вчинення заповіту або на подання повіреним до державної нотаріальної контори заяви про прийняття спадщини), посадовою, службовою особою не посвідчується.
Довіреність, у якій не зазначена дата її посвідчення, є нікчемною.
У тексті довіреності зазначаються місце і дата її складення (підписання), прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання представника і особи, яку представляють, а в разі потреби — посади, які вони займають.
У довіреності словами зазначається строк, на який вона видана. Якщо строк довіреності не встановлений, вона зберігає чинність до припинення її дії.
У разі посвідчення довіреності на ведення справи в суді посадова, службова особа роз’яснює довірителю, що представник вправі вчиняти від його імені всі процесуальні дії. Обмеження повноважень представника щодо вчинення певних процесуальних дій обумовлюються в довіреності.
Посадова, службова особа під час посвідчення довіреності повинна роз’яснити особі, яка звернулася за її посвідченням, що представник зобов’язаний вчиняти правочин особисто згідно з наданими йому повноваженнями. Представник може передати свої повноваження частково або в повному обсязі іншій особі у випадках, установлених законом або договором між особою, яку представляє, і представником, чи у разі, коли представник був змушений до такої передачі з метою охорони інтересів особи, яку він представляє.
Довіреність, що прирівняна до нотаріально посвідченої, складається і посвідчується в одному примірнику.
Реєстрація довіреностей, у встановлених випадках, здійснюється згідно з вимогами Положення про Єдиний реєстр довіреностей, яке затверджено наказом Міністерства юстиції України від 28.12.2006 № 11/5.
