При вирішенні питання щодо використання службового автомобіля треба пам’ятати, що:
1. Має бути затверджений певний локальний документ, в якому прописують порядок та нюанси використання службового автомобіля однією особою або декількома. Тобто особою/особами, яким надається право користування службовим автомобілем. Зауважимо, що ці особи можуть виступати як водії, якщо одночасно вони мають посвідчення водія на право керування транспортним засобом та отримали право керування службовим автомобілем (відповідно до певного затвердженого локального документа).
Зазвичай порядок використання службового автомобіля, у тому числi й старостою, закріплюють у Порядку використання службового легкового автотранспорту, в якому, зокрема, визначають не лише право керування автівкою, але й питання:
— списання пального (у тому числі й бензину) та інших паливно-мастильних матеріалів;
— технічного огляду службового автомобіля;
— медичного огляду водія в разі використання службового автомобіля;
— користування службовим легковим автомобілем у вихідні та святкові дні;
— збільшення лімітів витрат палива (за необхідності) тощо.
Приклад Порядку використання службового легкового автотранспорту ми надавали на сторінках видання «Місцеве самоврядування» у статті «Користування автівкою в ОМС. А нащо нам документ?», яку знайдете в № 1 за січень 2021 року на с. 15.
2. Норми витрат пального та паливно-мастильних матеріалів на службовий автомобіль установлюють відповідно до Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених наказом Мінтранспорту від 10.02.1998 № 43.
Документом установлені базові лінійні норми витрати пального для більшості автомобілів вітчизняного та імпортного виробництва (дивіться додатки А і Б). Норми наведено у розрізі моделей (модифікацій) автомобілів за алфавітом.
3. Форма подорожніх листів скасована, і вони не є обов’язковими для використання. Про це говорить ухвала ВАСУ від 21.09.2017 № К/800/34426/16 (ср. ). Однак для списання палива потрібен документ, який фіксуватиме «роботу» автівки та споживання нею паливно-мастильних матеріалів.
Зазвичай за основу беруть подорожній лист, але можна використовувати будь-яку зручну форму такого первинного документа як аналог подорожнього листа, і така форма має бути затверджена відповідним документом. Це буде головною підставою для списання паливно-мастильних матеріалів у бухгалтерському обліку.
Враховуйте, що аналог подорожнього листа повинен містити обов’язкові реквізити первинного документа, які передбачені п. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Рекомендуємо переглянути цей перелік та врахувати його при розробленні аналогу подорожнього листа.
