Електронна звітність до Пенсійного фонду: перші кроки
Детально про строки подання електронної звітності до Пенсійного фонду (ПФ) і порядок її складання ми писали у «ВД», 2008, № 12, с. 11, 13, 20. Та все ж напередодні підготовки річної пенсійної звітності ще раз висвітлимо основні моменти: з чого почати подання звітності до ПФ в електронному вигляді.
Людмила БАЛА, консультант газети «Власне Діло»
Документи статті
Порядок № 7-6
— Порядок формування та подання органам Пенсійного фонду України відомостей про застраховану особу, що використовуються в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, затверджений постановою правління ПФУ від 10.06.2004 р. № 7-6.Порядок № 7-7
— Порядок подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ від 19.04.2007 р. № 7-7.
Крок 1 — лист до ПФ
Подання до ПФ звітності
в електронному вигляді є обов’язковим лише тоді, коли підприємець з кількістю найманих працівників понад 5 осіб подає звітність з персоніфікації (пункт 1.3 Порядку № 7-6). Якщо підприємець має 5 чи менше найманих працівників або якщо він подає до ПФ звітність, не пов’язану з персоніфікацією (наприклад, додатки 23, 25), він має право сам вирішувати, в якому вигляді подавати звітність до ПФ.Як тільки підприємець визначився, що подаватиме звітність до ПФ в електронному вигляді, він повинен повідомити про це ПФ. Тому насамперед необхідно
надіслати на адресу управління ПФ відповідний лист. Форма листа довільна, орієнтовно він може бути таким:
Крок 2 — внутрішній наказ
Далі підприємець повинен оформити наказ (вид — довільний) про призначення осіб, які відповідальні за подання електронної звітності до ПФ і мають право підписувати електронні звіти. Орієнтовний вигляд наказу:
Крок 3 — договір з Інформаційним центром
Наступною дією є укладення договору з Інформаційним центром персоніфікованого обліку ПФ (ІЦ СПОВ ПФУ), через який надалі й подаватимуться до ПФ електронні звіти.
Текст договору знаходиться на сайті ІЦ СПОВ ПФУ — http://www.spov.com.ua (докладну інформацію можна отримати за тел.: 8(044) 278-42-50 і 8(044) 235-95-49).Після підписання договору необхідно
зареєструватися на сайті — http://www.spov.com.ua, натиснувши на слово «Реєстрація» і заповнивши форму, що відкрилася, для реєстрації. Для того щоб увійти до системи, надалі в полі «логін» слід вводити свій код по ДРФО , а в полі «пароль» — той пароль, який ПФ протягом доби надішле на e-mail підприємця.Після підписання договору підприємець подає до ІЦ СПОВ ПФУ копії наведених вище листа, наказу, а також два примірники договору.
Крок 4 — отримати ключ (електронний підпис)
ПФ може бути впевнений в достовірності отриманого від страхувальника електронного звіту лише тоді, коли такий звіт підписано. Для підпису електронних документів існують спеціальні ключі, тобто унікальні електронні коди — аналоги підпису (печатки) на паперовому документі.
Придбавати такі ключі потрібно тільки в акредитованому центрі сертифікації ключів. На сьогодні — це:
1. Спеціалізований центр сертифікації ключів (СЦСК) товариства з обмеженою відповідальністю науково-виробничої фірми «Українські національні інформаційні системи» (УНІС)
Юридична адреса — 01021 м. Київ, вул. Інститутська, 24/7, оф. 1
Адреса центру — 03680 м. Київ, вул. Сім’ї Соснених, 11
тел. (044) 501-40-04, сайт http://unis.org.ua.
2. Центр сертифікації ключів «Центр автентифікації національної системи конфіденційного зв’язку» Державного підприємства «Українські спеціальні системи»
Юридична адреса — 04119 м. Київ, вул. Мельникова, 83б
Адреса центру — 04119 м. Київ, вул. Мельникова, 83б
тел. (044) 206-53-34, сайт http://www.uss.gov.ua.
3. Центр сертифікації ключів закритого акціонерного товариства «Інфраструктура відкритих ключів»
Юридична адреса — 04050 м. Київ, вул. Мельникова, 12
Адреса центру — 61058 м. Харків, пр. Леніна, 5
тел.: +38 (044) 524-98-58, +38 (057) 760-12-61, сайт http://www.ivk.org.ua.
4. Центр сертифікації ключів товариства з обмеженою відповідальністю «Український сертифікаційний центр»
Юридична адреса — 04119 м. Київ, вул. Дегтярівська, 36
Адреса центру — 04119 м. Київ, вул. Дегтярівська, 36
тел. (044) 496-25-22
Адреса центру ВАТ «Інформаційно-технологічний центр «Професіонал» — 61001 м. Харків, вул. Плеханівська, 92а, корп. Б, оф. 306, 307
тел.: (057) 717-33-32, (057) 717-32-33, (057) 717-33-79, (057) 737-55-23; тел./факс: (057) 737-49-11.
5. Центр сертифікації ключів «MASTERKEY» товариства з обмеженою відповідальністю «Арт-Мастер»
Юридична адреса — 03035 м. Київ, вул. Сурікова, 3а
тел. (044) 206-13-78; тел./факс: +380 44 206-13-79, сайт http://www.masterkey.com.ua
Адреса центру «Бізнес-центр «Сократ» — м. Харків, вул. Культури, 25а, оф. 404
тел. 8-800-501-76-20.
Крок 5 — отримати/придбати програму
Сформувати електронний звіт у форматі, придатному для відправлення до ПФ, а потім накласти на нього електронний цифровий підпис можна тільки у спеціальній програмі.
Зараз існує таке програмне забезпечення для підготовки та подання звітності до ПФ в електронному вигляді:
1. Програмний комплекс «
АРМ Звіт страхувальника» («АРМ-ЗС» можна безоплатно отримати в управлінні ПФ). Детально про те, як працювати в цій програмі, див. «ВД», 2009, № 3, с. 15.2. Програмний комплекс «
БЕСТ-ЗВІТ» (повна версія цієї програми — платна). Докладніше про використання «БЕСТ-ЗВIТ» див. «ВД», 2008, № 12, с. 13.3. Система формування та подання звітності в електронній формі «
е-Форма». У цьому випадку формування та подання звітів здійснюються через сервер оператора. Взаємодію користувача з системою організовано через веб-сервер-інтерфейс мережею Інтернет. Усі електронні документи між сервером оператора і клієнтською частиною передаються в зашифрованому вигляді. Докладніше про те, як підключитися до системи та працювати з нею, а також про ціни див. на сайті http://www.e-forma.com.ua.
Крок 6 — відправити звіт
Сформований у спеціальній програмі звіт з накладеним на нього електронним підписом пересилається до ПФ одним із двох способів:
— або
електронною поштою на адресу mailto:zvit@spov.com.ua;— або
через веб-сайт на адресу http://www.spov.com.ua.Підтвердженням того, що звіт прийнято Пенсійним фондом, є квитанція про приймання звіту з розширенням *.kvt.
Це друга квитанція, її не можна плутати з першою, яка має розширення *.rpl і свідчить усього лише про те, що інформацію закачано/не закачано на сервер (щоправда, якщо інформація не закачалася навіть на сервер, тобто отримана негативна перша квитанція, до ПФ звіт не потрапить і поготів).Схема подання звітності має такий вигляд:
Якщо звітність відправлялася декілька разів, то оригіналом вважається останній електронний або паперовий звіт, поданий до закінчення граничного строку його подання.
Важливо знати
Якщо звітність подано в електронному вигляді, то подавати її в паперовому не обов’язково
(пункт 2.3 Порядку 7-7). Утім, зазначимо: звільнення це стосується тільки тих звітів, на які накладено електронний цифровий підпис (ЕЦП). Якщо звіт подано в електронному вигляді, але без ЕЦП (на дискеті, флеш-носії тощо), у ПФ від підприємця обов’язково вимагатимуть і його паперовий варіант (пункт 1.3 Порядку № 7-6).Зверніть увагу:
подання звітності в паперовому вигляді тоді, коли потребується її електронний вигляд (звіти з персоніфікації при кількості найманих працівників понад 5 осіб), прирівнюється до подання звіту не за встановленою формою, що загрожує штрафом: 10 % від суми страхових внесків, що були сплачені або підлягали сплаті за відповідний звітний період (тобто за рік!), множиться на кількість повних чи неповних місяців затримки електронної звітності. Загальна сума штрафу при цьому не може бути менше 170 грн. (тобто затримка навіть на 1 день загрожує штрафом у 170 грн.) (лист ПФУ від 19.04.2007 р. № 6675/05-10).А якщо електронну звітність не вдалося відправити своєчасно через збої в мережі? Що потрібно робити в цьому разі?
Право подавати звітність в електронному вигляді не позбавляє підприємця можливості подати її в паперовому вигляді в разі потреби (наприклад: збої в системі, помилки при відправлені електронної звітності тощо). Звичайно, найкраще з поданням звітності не зволікати до останнього. Тому в разі форс-мажору можна ще до закінчення граничного строку подання звітності особисто відвідати ПФ і подати паперовий (або паперово-електронний) звіт.Ну а якщо строк все ж таки пропущено, доведеться вирішувати спір з ПФ. Процедуру досудового врегулювання спорів, пов’язаних з поданням електронної звітності, не регламентовано, отже, вона може проводитися в довільному порядку. Якщо ж звернутися до договору з ПФ про подання йому звітності в електронному вигляді, то там можна знайти
статтю 8: «Сторони вживатимуть усіх можливих заходів для вирішення шляхом переговорів спорів, що виникатимуть у ході виконання цього Договору.Якщо не вдається досягти взаємоприйнятних рішень шляхом переговорів, спори вирішуються господарським судом
». Тому, якщо не вдасться домовитися, слід звертатися до суду. До підприємця, який доведе, що звіт не було подано не з його вини, санкції за неподання не застосовуватимуться.
Висновки
Подання звітності до ПФ в електронному вигляді на перший погляд може здаватися справою клопіткою, хоча насправді це не так. По-перше, автоматизація розрахунків економить безліч часу, а по-друге, відсутність необхідності особисто відвідувати ПФ також є плюсом.
Отже, щоб стати учасником електронного способу подання звітності до ПФ, необхідно:
— забезпечити собі
доступ до Інтернету ;— написати
до управління ПФ лист з повідомленням про те, що підприємець має намір подавати звітність в електронному вигляді;— укласти
договір з Інформаційним центром ПФ;— отримати або придбати
програмне забезпечення для формування звітів;— придбати
електронні цифрові підписи (ЕЦП).Подання звітності
в електронному вигляді з накладенням ЕЦП звільняє платника від необхідності подавати її в паперовому вигляді .
