Як розраховується компенсація за невикористану відпустку
Ситуація
. У підприємця в січні та лютому 2011 року звільняються працівники:а) 31 січня (останній робочий день) звільняється працівник Стеценко Г. М. Був прийнятий на роботу
1 червня 2009 року, у 2009 році відпустку не брав, у липні 2010 року взяв відпустку на 21 календарний день;
б) 16 лютого (останній робочий день) звільняється Миронова С. Н. Була прийнята на роботу 1 грудня 2009 року (до цього перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 років), у липні 2010 року брала відпустку на 24 календарні дні. Ця працівниця є матір'ю двох дітей (2002 і 2007 років народження) та має право на додаткову відпустку на дітей. Вона надала підприємцю свідоцтва про народження дітей (їх копії), але жодного разу такою відпусткою не скористалася.
Як правильно розрахувати компенсацію за невикористану відпустку цим працівникам, якщо перед звільненням вони решту днів відпустки не використовують? Чи потрібно при розрахунку компенсації за невикористану відпустку Стеценку Г. М. ураховувати його зарплату за січень 2011 року? Скільки днів додаткової відпустки на дітей потрібно компенсувати при звільненні працівниці Миронової С. Н.?
Маргарита СМИРНОВА, консультант газети «Власне Діло»
Які види відпусток компенсуються
Згідно зі
статтею 83 КЗпП і статтею 24 Закону про відпустки в разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки , а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, тобто компенсація виплачується, якщо працівник не використав належні йому дні:— щорічної основної відпустки (
стаття 6 Закону про відпустки);— щорічної додаткової відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці (
стаття 7 Закону про відпустки);— щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці (
стаття 8 Закону про відпустки);— соціальної додаткової відпустки на дітей (
стаття 19 Закону про відпустки).Зауважимо, що замінювати компенсацією відпустку
під час роботи можливо тільки в разі, якщо тривалість щорічної відпустки перевищує 24 календарні дні (стаття 83 КЗпП). При цьому відпустка на дітей грошовою компенсацією не замінюється.Нагадаємо: щорічна основна відпустка обов’язково надається всім працівникам, і її тривалість має бути не менше 24 календарних днів
за відпрацьований рік, а для деяких працівників її мінімальна тривалість може бути й більшою (стаття 6 Закону про відпустки). Додаткові щорічні відпустки надаються тільки окремим категоріям працівників, зазначеним у статтях 7 і 8 Закону про відпустки довідка1.Оскільки в загальному випадку за кожен відпрацьований рік (12 місяців) починаючи з дати прийняття на роботу працівник має право на 24 календарні дні відпустки, то фактично він отримує право на 2 дні щорічної оплачуваної відпустки за кожен місяць.
Проте піти у відпустку на бажану кількість днів, у тому числі й повної тривалості, працівник може, не допрацювавши повний робочий рік. Тут застосовуються такі правила:
1. У перший робочий рік оплачувана щорічна відпустка повної тривалості (24 календарні дні) надається через 6 місяців роботи. До цього працівник може взяти відпустку пропорційно відпрацьованому часу, приблизно 2 дні за місяць. Наприклад, працівник, прийнятий 1 лютого 2010 року, уперше піти у відпустку на всі 24 календарні дні може тільки в серпні, але в травні він уже може використати 6 днів, а пізніше — решту.
2. Наступні щорічні відпустки повної тривалості працівник може брати згідно з графіком або за домовленістю з роботодавцем.
Додаткова відпустка на дітей
— це один з видів соціальних відпустокдовідка2, що надається за кожен календарний, а не робочий рік за наявності підстав, перелічених у статті 19 Закону про відпустки. Тривалість невикористаних соціальних відпусток на дітей має визначатися згідно з нормами законодавства, що діяли в той рік, за який надається компенсація (лист Мінпраці від 21.07.2010 р. № 215/13/116-10). Такий підхід зумовлений статтею 58 Конституції України, відповідно до якої закони та інші нормативно-правові акти не мають зворотної дії в часі.Так, при розрахунку компенсації потрібно мати на увазі, що
жінці, яка має двох та більше дітей віком до 15 років, у 2009 році мала надаватися додаткова оплачувана відпустка тривалістю 7 календарних днівдовідка3, а у 2010 та 2011 роках — 10 календарних днів, без урахування святкових та неробочих днів (стаття 73 КЗпП).Додамо, що поділу на частини ця відпустка не підлягає, а має надаватися повної тривалості. Додаткова соціальна відпустка за минулий рік (роки) може надаватися в поточному році, але з урахуванням її тривалості, установленої в минулі роки. Якщо працівник має право на додаткову відпустку з декількох підстав
статті 19 Закону про відпустки, то її загальна тривалість не повинна перевищувати 17 календарних днів (у 2009 році — 14 календарних днів).Додаткові відпустки працівникам, які мають дітей,
надаються понад тривалість щорічної відпустки, передбачену статтями 6 — 8 Закону про відпустки, а також понад тривалість щорічних відпусток, установлених іншими законами та нормативно-правовими актамидовідка4. Оскільки зазначена відпустка є соціальною та не належить до щорічних, то вона може надаватися в будь-який час протягом календарного року незалежно від відпрацьованого часу.Якщо працівника оформлено
за сумісництвом, то він також має право на компенсацію за невикористану відпустку. Адже він, як і працівники за основним місцем роботи, має право на щорічну відпустку, а за наявності підстав статті 19 Закону про відпустки — й додаткову відпустку на дітей.Зауважимо, що може скластися й така ситуація, коли працівник використає дні відпустки наперед. У цьому випадку роботодавець може повернути собі суму «переплачених» відпускних, утримавши її із зарплати при остаточному розрахунку з працівником.
Виняток: виплачені відпускні за невідпрацьовані дні відпустки не утримують при звільненні працівників на підставах, передбачених пунктами 3, 5, 6 статті 36 та пунктами 1, 2, 5 статті 40 КЗпП, а також у зв'язку з направленням на навчання або виходом на пенсію (стаття 127 КЗпП). Згідно зі статтею 22 Закону про відпустки не здійснюють перерахунок раніше виплачених відпускних також при поновленні на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу (пункт 6 статті 40 КЗпП), а також у разі смерті працівника.
Правила розрахунку компенсації
1. Розраховуємо
кількість невикористаних днів відпустки кожного виду:а) щорічна відпустка
.На практиці при розрахунку кількості днів невикористаної відпустки діють так: при тривалості відпустки 24 календарні дні за кожен відпрацьований місяць року компенсують 2 календарні дні відпустки (24 календ. дні : 12 міс.), за півмісяця — 1 день. Водночас для точного розрахунку кількості невикористаних днів (
Дкомп) можна скористатися такою формулою: 
де
Двідп — загальна тривалість щорічної відпустки працівника;Двідпр
— кількість календарних днів до дня звільнення, за які не надавалася щорічна відпустка. Для розрахунку щорічної основної відпустки враховується в тому числі період роботи в режимі неповного робочого часу, простою, перебування в неоплачуваній відпустці, наданій згідно зі статтями 25 і 26 Закону про відпустки. При розрахунку днів додаткової відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці враховують лише час фактичної роботи зі шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, установленої для працівників цього виробництва, цеху, професії чи посади;Свідпр
— кількість святкових та неробочих днів, що припадають на відпрацьований період, за які щорічна відпустка не надавалася;365 (366)
— кількість календарних днів у році за 12 місяців у «звичайному» та високосному році відповідно (якщо розрахунковий період (час, відпрацьований працівником) менше року, то до розрахунку береться кількість календарних днів, що припадають на цілі місяці розрахункового періоду);С
— кількість святкових та неробочих днів, передбачених статтею 73 КЗпП, що припадають на рік;б) додаткова відпустка на дітей
надається за кожен календарний рік незалежно від відпрацьованого часу та не ділиться на частини. При цьому виплачувати компенсацію слід за всі календарні роки, за які таку відпустку не було надано. Дні такої відпустки, що підлягають компенсації, визначаються як сума невикористаних днів відпусток за кожен рік роботи. Зауважимо, що в рік улаштування на роботу до підприємця працівниця мала використати додаткову відпустку на дітей на попередньому місці роботи чи отримати компенсацію при звільненні. Якщо ж до прийняття на роботу до підприємця вона ніде не працювала, то надання соціальної відпустки в рік влаштування на роботу покладається на роботодавця.2.
Визначаємо суму компенсації виходячи із середньої зарплати, розрахованої згідно з Порядком № 100.Правила розрахунку суми компенсації збігаються з порядком розрахунку відпускних, про що докладно розповідалося у «ВД», 2010, № 10, с. 20:
а) визначаємо тривалість розрахункового періоду
. У загальному випадку розрахунковим періодом для нарахування компенсації за невикористану відпустку при звільненні є останні повні 12 календарних місяців (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю виплати компенсації.Якщо працівник
відпрацював у роботодавця менше року, середню зарплату обчислюють виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому виплачують компенсацію за невикористану відпустку. Таким чином, якщо є хоча б один повний відпрацьований місяць, він і включається до розрахунку середньої зарплати (сума нарахованої за цей місяць зарплати ділиться на кількість календарних днів у цьому місяці за мінусом святкових та неробочих днів, що припадають на цей місяць). Якщо працівник не відпрацював повний місяць (з 1-го до 1-го числа), то компенсацію йому нараховують виходячи з установленого працівнику окладу (тарифної ставки) (лист Мінпраці від 22.12.2005 р. № 717/018/84-05);б) визначаємо виплати, що включаються до розрахунку
для середньої заробітної плати. Перелік таких виплат наведено в пункті 3 Порядку № 100;в) розраховуємо середню заробітну плату
(Зсер) за формулою: 
де
В — сума виплат, що включаються до розрахунку, нарахованих у розрахунковому періоді;
г) розраховуємо суму компенсації
(Квідп):Квідп = Дкомп
х Зсер.
Розрахунок компенсації за щорічну відпустку
при звільненні в останній день місяця
Згідно зі
статтею 116 КЗпП роботодавець зобов'язаний розрахуватися з працівником у день звільнення. Вище зазначалося, що для розрахунку компенсації необхідно визначитися з кількістю днів відпустки, що підлягають компенсації. Компенсацію виплачують у день звільнення. Тому в ситуації з працівником Стеценком Г. М. компенсацію за невикористану відпустку йому повинні виплатити саме 31.01.2011 р. Отже, розрахунковим періодом у цьому випадку є період з 01.01.2010 р. по 31.12.2010 р.Водночас останній відпрацьований місяць — січень 2011 року (відпрацьовані протягом нього дні) — ураховують
при визначенні днів відпустки, що підлягають компенсації.Наведемо розрахунок на підставі наявних даних виходячи з того, що середньоденна заробітна плата, розрахована згідно з
Порядком № 100, становить 120,00 грн.Розрахунок кількості невикористаних днів відпустки за наведеною вище формулою:
Отже, у нашому випадку
Двідп — 24 календарні дні, а Двідпр потрібно визначити. Працівник використав 21 календарний день, тобто фактично тільки відпустку за неповний перший робочий рік, а саме за період з 1 червня 2009 року по 15 квітня 2010 року. Отже, Двідпр припадають на період з 16 квітня 2010 року по 31 січня 2011 року і становлять 291 календарний день.Свідпр
також визначаємо як такі, що припадають на період Двідпр (з 16 квітня 2010 року по 31 січня 2011 року) — 8 календарних днів (1, 2, 9, 23 травня, 28 червня, 24 серпня 2010 року; 1, 7 січня 2011 року).Дкомп
= 24 х (291 - 8) : (365 - 10) = = 19,13 = 19 календарних днів.Квідп
= Дкомп х Зсер = 19 х 120,00 грн. = 2280,00 грн.
Розрахунок компенсації за щорічну й додаткову відпустку на дітей
У ситуації з працівницею Мироновою С. Н. підприємець у день звільнення, 16 лютого 2011 року, має виплатити компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки та додаткової відпустки на дітей.
Розрахунковим періодом для визначення середньої заробітної плати для компенсації за дні обох невикористаних відпусток буде
період з 01.02.2010 р. по 31.01.2011 р. Для розрахунку візьмемо середньоденну заробітну плату в розмірі 90,00 грн.Спочатку розрахуємо компенсацію за
невикористані дні щорічної відпустки.Визначимо кількість невикористаних днів щорічної відпустки (
Дкомп) за наведеною вище формулою: 
Двідпр
потрібно визначити. Працівниця використала тільки 24 календарні дні, тобто відпустку за перший робочий рік з 1 грудня 2009 року по 30 листопада 2010 року. Отже, Двідпр припадають на період з 1 грудня 2010 року по 16 лютого 2011 року і становлять 78 календарних днів.Свідпр
також визначаємо як такі, що припадають на період Двідпр(з 1 грудня 2010 року по 16 лютого 2011 року) — 2 календарні дні (1, 7 січня 2011 року).
Дкомп
= 24 х (78 - 2) : (365 - 10) = 5,14 = 5 календарних днів.Квідп
= Дкомп х Зсер = 5 х 90,00 грн. = 450,00 грн.Тепер розрахуємо компенсацію за
невикористані дні додаткової відпустки на дітей.Визначимо кількість невикористаних днів щорічної відпустки (
Дкомп) з урахуванням того, що за час роботи в підприємця працівниця жодного разу нею не скористалася. Її було прийнято на роботу 01.12.2009 р., а до цього в 2009 році вона не працювала, бо перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 років. Звільняється працівниця у 2011 році. Отже, вона має право на компенсацію за додаткову відпустку на дітей за 2009, 2010, 2011 роки, а саме: 7 + 10 + 10 = = 27 календарних днів. Розрахунковий період той самий.Квідпр
= Дкомп х Зсер = 27 х х 90,00 грн. = 2430,00 грн.
Оподаткування суми компенсації
Компенсація за невикористану відпустку, як і відпускні, уключається до фонду оплати праці згідно з
Інструкцією № 5. Отже, суми компенсації обкладаються єдиним соціальним внеском на доходи і «зверху», і «знизу» в тому самому порядку, що й зарплата. Суми компенсації за невикористану відпустку включаються до загального оподатковуваного доходу того місяця, в якому її виплачено, і відповідно обкладаються податком на доходи за ставками, передбаченими пунктом 167.1 Податкового кодексу (15 і 17 %). Підприємці мають право відобразити у витратах суму компенсації, а також суму єдиного соціального внеску в частині нарахувань («зверху»).
Відповідальність за невиплату компенсації за невикористану відпустку
За ненарахування та невиплату компенсації за невикористану відпустку на підприємців може бути накладено штраф згідно з
частиною 1 статті 41 КУпАП у розмірі від 510 до 1700 грн. (від 30 до 100 нмдг). Це порушення може бути виявлено при проведенні перевірки інспекцією праці.Зауважимо, що до адміністративної відповідальності за це порушення може притягти
лише суд на підставі складеного органами інспекції з праці протоколу за результатами перевірки дотримання трудового законодавства.Крім того, у зв'язку з невиплатою компенсації за невикористану відпустку остаточний розрахунок з працівником буде здійснено не повністю, а відповідно до
статті 116 КЗпП усі належні працівнику виплати (зокрема, компенсацію за невикористану відпустку) має бути здійснено в день звільнення довідка5. При цьому днем звільнення вважається останній робочий день. Якщо працівник у день звільнення не працював, належні йому суми має бути виплачено не пізніше дня, наступного за днем висування звільненим працівником вимоги про розрахунок.Якщо з вини власника чи уповноваженого ним органу працівнику не виплачено належні йому суми у строки, зазначені в
статті 116 КЗпП, роботодавець має виплатити працівнику його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку (стаття 117 КЗпП).
Висновки
Працівник, в якого на момент звільнення залишилися невикористані дні
щорічної відпустки, має отримати за них грошову компенсацію.Як правило, працівники підприємця мають право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні за кожен відпрацьований рік. За неповний робочий рік працівник має право на відпустку пропорційно відпрацьованому часу (2 календарні дні за повний місяць).
Крім того, при звільненні компенсацію повинні отримати й особи, які мають право на
соціальну додаткову відпустку на дітей згідно зі статтею 19 Закону про відпустки, але не скористалися нею. Зокрема, право на таку відпустку надано жінкам, які є матерями двох та більше дітей до 15 років. Ця відпустка має надаватися за кожен календарний рік повної тривалості незалежно від відпрацьованого періоду.При розрахунку компенсації за додаткову відпустку на дітей потрібно враховувати, що у зв'язку зі змінами законодавства змінилася й тривалість цієї відпустки: у 2009 році вона становила 7 календарних днів, у 2010, 2011 роках — 10 календарних днів.
Розрахунок компенсації за невикористані дні щорічної та додаткової відпустки здійснюється за тими самими правилами, що й розрахунок відпускних, але важливо правильно визначити кількість таких днів.
Компенсація за невикористану відпустку обкладається податком на доходи та ЄСВ, як і заробітна плата.
Документи консультації
Конституція України
— Конституція України від 28.06.96 р. № 254к/96-ВР.Податковий кодекс
— Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.КЗпП
— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.КУпАП
— Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.Закон про відпустки
— Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.Порядок № 100
— Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.Інструкція № 5
— Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5.
Довідкова інформація (довідка)
1 Докладніше про надання щорічної відпустки ми писали у «ВД», 2009, № 11, с. 11; 2010, № 10, с. 20.
2 Наприклад, соціальною відпусткою є відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами (декретна відпустка).
3 Згідно з редакцією
статті 19 Закону про відпустки, чинною у 2009 році, додаткова відпустка на дітей становила 7 календарних днів, а з 1 січня 2010 року — 10 календарних днів.4 До таких додаткових відпусток, зокрема, належить відпустка для чорнобильців. При звільненні працівника за невикористані дні такої відпустки компенсацію не виплачують (
лист Мінпраці від 10.06.2008 р. № 149/13/116-08).5
У статтях 116 і 117 КЗпП згадуються лише роботодавці — юридичні особи, однак цей порядок має застосовуватися й підприємцями, оскільки трудове законодавство не може обмежувати права працівників окремих роботодавців.
