Як провести річний перерахунок зарплати та ПДФО

Як провести річний перерахунок зарплати та ПДФО

Нормами ПКУ передбачено, що роботодавці повинні проводити річний перерахунок заробітної плати та ПДФО працівників. Причому такий перерахунок повинен щороку проводитися щодо всіх працівників підприємця, незалежно від того, застосовувалася до їх зарплати податкова соціальна пільга чи ні.

Про те, в якому порядку та коли має проводитися річний перерахунок, ми розповімо в цій статті.

Оксана ПІРОЖЕНКО, консультант газети «Власне Діло»

Документи статті

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. № 5.

Обов’язковий перерахунок

Проводити перерахунок суми доходів, нарахованих платнику податку у вигляді заробітної плати, а також суми наданої податкової соціальної пільги (далі — ПСП) роботодавців зобов’язав підпункт 169.4.2 ПКУ.

1. Випадки проведення обов’язкового перерахунку такі:

а) за результатами кожного звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року;

б) під час проведення розрахунку за останній місяць застосування ПСП у разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника податку або у випадках, визначених підпунктом 169.2.3 ПКУ (тобто в разі порушення працівником правил користування ПСП);

в) під час проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем.

Таким чином, при нарахуванні заробітної плати за грудень 2012 року для всіх роботодавців буде актуальним річний перерахунок.

2. Перерахунку підлягають лише ті доходи, які підпадають під поняття заробітної плати для утримання ПДФО з точки зору ПКУ.

3. Він проводиться щодо всіх працівників, незалежно від того, чи застосовувалася до їх заробітної плати ПСП перед утриманням ПДФО. Щодо працівників, які протягом 2012 року звільнилися, перерахунок здійснювати не потрібно.

4. При перерахунку враховуються положення абзацу другого пункту 167.1 ПКУ. Як відомо, ПДФО справляється за ставкою 15 %, якщо розмір доходів за місяць не перевищив у 2012 році 10730,00 грн. або 15 % із суми 10730,00 грн. і 17 % із перевищення цієї суми. Водночас для утримання ПДФО із заробітної плати потрібно визначити базу для його розрахунку, тобто зменшити дохід на суму ЄСВ «знизу», саме вона порівнюється із сумою 10730,00 грн.

Зверніть увагу на такий момент: у січні — березні 2012 року, якщо дохід перевищував 10730,00 грн., то ПДФО розраховувався з урахуванням вимог листів ДПАУ від 03.02.2011 р. № 2918/7/17-0717 і від 03.02.2011 р. № 2345/6/17-0715. Так, з величиною 10730,00 грн. порівнювалася сума нарахованої («грязної») зарплати, а не база, з якої утримувався ПДФО. Починаючи з квітня 2012 року (за доходами, нарахованими після 28.04.2012 р.), для утримання ПДФО з величиною 10730,00 грн. порівнюється база оподаткування (зарплата за мінусом ЄСВ), а не сума нарахованої зарплати.

Водночас ми вважаємо, що роботодавець має право при перерахунку визначити ПДФО за січень — березень 2012 року за новими правилами, однак обережним підприємцям краще уточнити думку податківців на місцях з приводу цього нюансу (вона може відрізнятися).

Доходи, що беруть участь у перерахунку

Детальніше зупинимося на доходах, що беруть участь у перерахунку. Як уже зазначалося, під час обов’язкового перерахунку роботодавець «відбирає» суми доходів, нарахованих працівнику у вигляді заробітної плати.

Згідно з підпунктом 14.1.48 ПКУ заробітна плата — це основна та додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платнику податку у зв’язку з відносинами трудового найму. Детальнішого переліку виплат, що обкладаються ПДФО у складі заробітної плати, а також посилань на будь-який документ, що містить такий перелік, ПКУ не містить.

Водночас перелік складових заробітної плати наведено в Інструкції № 5, норми якої для «зарплатних» роз’яснень широко використовуються податківцями в Єдиній базі податкових знань (далі — ЄБПЗ) на офіційному сайті ДПСУ www.sts.gov.ua.

Таким чином, для перерахунку підприємець повинен брати заробітну плату працівників, премії, відпускні тощо. Крім того, для цілей ПКУ до заробітної плати
належать і деякі виплати, які не включаються до фонду оплати праці, зокрема допомога по тимчасовій непрацездатності та оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця (лікарняні) (абзац третій підпункту 169.4.1 ПКУ).

Звертаємо увагу: якщо працівнику протягом звітного року нараховувалися та здійснювалися виплати за податкові періоди, що відрізняються від місячного (наприклад, премії за квартал, півріччя, рік), для цілей перерахунку вони не розподіляються за місяцями, за які їх було нараховано. Такі виплати належать до місяця їх нарахування.

Як проводиться річний перерахунок

Зверніть увагу на такий важливий момент: до внесення змін до ПКУ Законом № 4834, які набули чинності з 01.07.2012 р., при перерахунку ПДФО потрібно було взяти до уваги абзац третій пункту 167.1 ПКУ. Його норма приписує в деяких випадках перераховувати ПДФО за рік так: визначити середньомісячний річний оподатковуваний дохід, утримати з такого доходу за кожний місяць суми ПДФО, скласти їх та порівняти з фактично утриманою сумою.

На сьогодні підпункт 169.4.2 ПКУ, на підставі якого проводять перерахунок, на цю норму не посилається, а отже, усереднювати річний дохід не потрібно.

Зауважимо, що абзац третій пункту 167.1 ПКУ і зараз говорить про перерахунок за середньомісячним доходом. Однак ці правила поширюються лише на окремі категорії платників, зокрема на підприємців на загальній системі оподаткування (при складанні декларації)^{довідка 1}.

Таким чином, для підприємця-роботодавця річний перерахунок полягає в повторній «перевірці» доходів працівника та ПДФО кожного окремого місяця з метою визначення права на ПСП і застосування ставки 15 % (17 %). Такої ж думки дотримується ДПСУ в листі від 15.06.2012 р. № 10112/16/18-3115.

Можливі зміни сум ПДФО в результаті перерахунку

Отже, в більшості випадків у результаті перерахунку не буде виявлено жодних розбіжностей у сумах ПДФО. Водночас існують такі причини, які призведуть до неправильного оподаткування:

1) працівнику протягом 2012 року нараховувалися та виплачувалися «перехідні» відпускні або лікарняні (за час відпустки або хвороби, що припадають на декілька місяців). Для правильного обкладення ПДФО такі суми мають бути розподілені за місяцями. Якщо ж вони обкладалися у складі доходу місяця, в якому були виплачені, то такий підхід був помилковим, і це могло призвести не лише до неправильного розрахунку ПДФО, а й до позбавлення працівника права на ПСП і навпаки:

2) у будь-якому місяці (місяцях) 2012 року були допущені помилки під час утримання ПДФО або застосування ПСП.

Нагадаємо, що ПСП — це сума, на яку платник податку має право зменшити свій загальний місячний оподатковуваний дохід, отриманий від одного роботодавця у вигляді заробітної плати. Наведемо її види та розміри у 2012 році.

Розмір ПСП у 2012 році

Покроковий алгоритм перерахунку

Тепер наведемо правила проведення перерахунку заробітної плати та утриманого ПДФО працівників.

1. Уточнюються підстави для застосування ПСП. Підприємець перевіряє наявність заяви працівника про застосування ПСП і підтвердних документів (у разі потреби). Нагадаємо, що ПСП застосовується за місяць, в якому було подано заяву, незалежно від дати її подання в цьому місяці.

2. Перевіряється правильність нарахованих протягом звітного 2012 року місячних доходів у вигляді заробітної плати з урахуванням «перехідних» виплат (відпускних, лікарняних тощо). З метою визначення граничної суми зарплати, що надає право на ПСП, вони належать до місяців, за які нараховані. Уточнені місячні оподатковувані доходи розраховуються кожний окремо як об’єкти оподаткування.

3. Якщо працівник має право на ПСП, то розрахована за кожним місяцем 2012 року сума заробітної плати порівнюється з граничним розміром заробітної плати, що надає на неї право.

4. За кожним місяцем 2012 року:

— визначається база оподаткування шляхом зменшення
нарахованої заробітної плати на суму ЄСВ і суму ПСП за наявності права на неї;

— розраховується сума ПДФО.

5. Здійснюється розрахунок річної суми ПДФО шляхом підсумовування сум податків, визначених за результатами перерахунку кожного окремого місячного оподатковуваного доходу.

6. Порівнюється розрахована сума ПДФО із сумою податку, фактично утриманою за рік.

Приклад. Працівниця підприємця Бондар М. С. із січня 2012 року має право на звичайну ПСП. Місячна заробітна плата Бондар М. С. становить 1300,00 грн. ^{довідка 2}. Із 23 липня по 10 серпня 2012 року включно працівниця перебувала в щорічній відпустці тривалістю 19 календарних днів. Загальна сума відпускних становила 847,59 грн., із них за 9 днів липня 2012 року — 401,49 грн., за 10 днів серпня 2012 року — 446,10 грн. Уся сума відпускних була нарахована працівниці в липні 2012 року (для правильного визначення ПДФО сума відпускних не розподілялася за місяцями), зарплата за липень — 886,36 грн., за серпень — 827,27 грн.

Оскільки суму «перехідних» відпускних за липень — серпень 2012 року не було віднесено до місяців, за які вона нарахована, як того вимагає абзац третій підпункту 169.4.1 ПКУ, у липні 2012 року ПСП не застосовувалася, оскільки сума заробітної плати і відпускних 1733,95 грн. перевищила граничний розмір доходу (1500,00 грн.), згодом сума ПДФО не була перераховано правильно.

Загальна сума ЄСВ «знизу» за липень і серпень 2012 року становить 92,20 грн.

Проведемо перерахунок ПДФО, уточнивши нараховані протягом 2012 року місячні доходи у вигляді заробітної плати з урахуванням «перехідних» виплат. Результати перерахунку неведемо в таблиці.

За результатами перерахунку доходів, нарахованих Бондар М. С. протягом 2012 року, виявлено суму надміру утриманого ПДФО в сумі 80,48 грн. Зазначена сума має бути повернена працівниці шляхом зменшення на неї суми ПДФО.

Як бачимо, перерахунок не вплине на розмір заробітної плати та ПДФО працівників:

— яким суми відпускних і лікарняних для утримання ПДФО було правильно розподілено (нараховано) за місяцями;

— до зарплати яких правильно застосовувалася ПСП.

Варто скласти який-небудь окремий (довільний) документ, в якому б наводилися розрахунки та результати перерахунку, хоча ПКУ не зобов’язує.

Результати перерахунку та їх відображення у формі № 1ДФ

Тепер поговоримо про те, що робити, якщо в результаті перерахунку виявилися переплати та недоплати. Так, якщо у підприємця виявлено недоплату ПДФО (розрахункова сума податку перевищує фактично утриману), то необхідно його доутримати. Сума недоплати утримується за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу після його оподаткування за відповідний місяць, у разі річного перерахунку — це грудень. У разі недостатності суми такого доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців, до повного погашення суми недоплати (підпункт 169.4.4 ПКУ).

Що стосується переплати за ПДФО, то про її повернення в ПКУ не йдеться. Відповідні роз’яснення податківців з’явилися в ЄБПЗ. Так, якщо річна розрахункова сума податку менше фактично утриманої за рік, то на суму переплати зменшується сума нарахованого податкового зобов’язання за відповідний місяць (у разі річному перерахунку — це грудень), а за недостатності такої суми — сума податкових зобов’язань наступних податкових періодів (місяців) до повного повернення суми такої переплати.

З приводу заповнення форми № 1ДФ у роз’ясненні ЄБПЗ зазначено, що результати річного перерахунку сум доходів, нарахованих платнику податку у вигляді заробітної плати, а також сум наданих ПСП необхідно відобразити роботодавцем у формі № 1ДФ за IV квартал 2012 року.

За підсумками перерахунку вона заповнюється так:

— у графах 3 і 3а проставляється сума нарахованого та виплаченого доходу за відповідний звітний період;

— у графах 4 і 4а проставляється сума ПДФО з урахуванням суми недоплати/переплати.

Тобто на суму виявленої недоплати з ПДФО збільшують показники граф 4 і 4а, а на суму надміру утриманого ПДФО — зменшують показники цих же граф.

Якщо суми ПДФО не вистачає для повного повернення платнику, то у графах 4 і 4а проставляються нулі, а непогашений залишок переноситься в рахунок зменшення майбутніх податкових зобов’язань.

Відповідальність

Що стосується відповідальності за непроведення річного перерахунку, то спеціальних штрафних санкцій за це ПКУ не передбачено. Водночас провести його та виявити які-небудь помилки до перевірки податківців є корисним для самого підприємця-роботодавця.

При цьому, якщо під час перерахунку з’ясується, що підприємець помилився у визначенні суми ПДФО і це привело до її заниження, то йому доведеться виправитися, подавши уточнюючу форму № 1ДФ, сплатити 3-відсотковий самоштраф і пеню.

Зауважимо, що під штраф потрапить лише помилка при визначенні суми ПДФО виходячи з фактично нарахованого доходу в кожному місяці. Якщо ж під час перерахунку «перехідні» виплати розподілялися за місяцями і через це змінилася сума ПДФО, то подавати уточнюючу форму № 1ДФ, сплачувати штраф і пеню не потрібно.

Висновки

Річний перерахунок проводиться за заробітною платою та утриманим з неї ПДФО всіх працівників підприємця, незалежно від того, мали вони право на ПСП чи ні.

За результатами 2012 року цей перерахунок здійснюється під час нарахування заробітної плати за грудень 2012 року. Нагадаємо, що зарплата за другу половину грудня має бути виплачена не пізніше 6 січня 2013 року.

Механізм перерахунку зводиться до уточнення щомісячних сум заробітної плати та ПДФО. Особливу увагу слід приділити нарахуванню «перехідних» виплат: відпускних і лікарняних.

Сума ПДФО за результатами перерахунку порівнюється з фактично утриманою сумою податку. Її недоплата має бути утримана з доходу працівника у грудні та наступних місяцях, а на суму переплати, навпаки, зменшено зобов’язання з ПДФО.

Результати річного перерахунку відображаються у формі № 1ДФ за IV квартал 2012 року.

Довідкова інформація (довідка)

¹ Зупинимося і на такому моменті. Відповідно до підпункту «є» пункту 176.1 ПКУ, якщо фізичною особою протягом року отримано доходи у вигляді зарплати та виплат за ЦП-договорами від двох і більш податкових агентів у сумі, що перевищує 120 мінімальних заробітних плат, то в такому разі він зобов’язаний подати за підсумками року «цивільну» декларацію. При цьому перерахунок здійснюється так: береться нарахована річна сума таких доходів, від неї віднімаються фактичні суми утриманого за рік ЄСВ і наданих ПСП (ці суми не перераховуються, є константами). Отриманий результат у межах суми, що дорівнює 120 мінзарплат, обкладається ПДФО за ставкою 15 %, а понад цю суму — за ставкою 17 %. Причому виходить, що так потрібно діяти навіть у тому випадку, якщо платник податку відпрацював неповний рік. Такий перерахунок проводитиметься в окремому додатку до декларації.

Підкреслимо, що роботодавець при проведенні перерахунку ПДФО не враховує цю норму.

² У прикладі ми наводимо цілі місячні оклади, які у 2012 році не індексувалися.