Перевірки Пенсійного фонду: основні правила, документи, санкції
Представників Пенсійного фонду, що прийшли на перевірку до підприємця, насамперед цікавитиме правильна та своєчасна сплата ЄСВ як за себе, так і за працівників. У загальному випадку такі перевірки можуть бути плановими з періодичністю не частіше одного разу на рік або позаплановими за суворо визначеними підставами. Водночас деяким категоріям підприємців вдасться уникнути перевірок завдяки мораторію на них, що діє цього року.
Про ці нюанси та про те, з яких документів підприємця «пенсійники» отримуватимуть необхідні відомості, ми розповімо в цій статті.
Маргарита СМИРНОВА, консультант газети «Власне Діло»
Документи статті
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Закон № 877 — Закон України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» від 05.04.2007 р. № 877-V.
Закон про ЄСВ — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.
Закон № 1058 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV.
Закон № 4448 — Закон України «Про особливості здійснення державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності щодо фізичних осіб — підприємців та юридичних осіб, які застосовують спрощену систему оподаткування, обліку та звітності» від 23.02.2012 р. № 4448-VI.
Порядок № 233 — Порядок проведення Пенсійним фондом України та його територіальними органами планових та позапланових перевірок платників єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 09.03.2011 р. № 233.
Перелік питань — Перелік питань для здійснення планових перевірок органами Пенсійного фонду України, затверджений постановою правління Пенсійного фонду України від 31.03.2011 р. № 9-1.
Наказ № 41 – наказ Головного архівного управління при КМУ «Про затвердження Переліку типових документів» від 20.07.98 р. № 41.
Інструкція № 21-5 — Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджена постановою правління ПФУ від 27.09.2010 р. № 21-5.
Порядок № 22-7 — Порядок розгляду органами Пенсійного фонду України скарг на рішення про накладення штрафу, нарахування пені та заяв платників при узгодженні ними вимоги про сплату недоїмки зі сплати єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою правління ПФУ від 08.10.2010 р. № 22-7.
Основні правила перевірок Пенсійного фонду
Перевірки підприємців органами Пенсійного фонду проводяться відповідно до «перевірочного» Закону № 877 і спеціальних нормативних документів. У загальному випадку згідно із законодавством представники Пенсійного фонду мають право проводити у підприємців як планові, так і позапланові перевірки відповідно до Порядку № 233.
Водночас на сьогодні Законом № 4448, який набув чинності 7 квітня 2012 року, установлено обмеження для перевірок більшістю контролюючих органів, у тому числі й Пенсійним фондом.
Згідно з цим Законом перевіряючі не повинні приходити до підприємців, якщо стосовно них виконується дві умови:
— у розумінні Закону № 877 їх діяльність не належить до високого ступеня ризику;
— вони не є платниками ПДВ, тобто йдеться про єдиноподатників груп 1, 2 і 3 зі ставкою 5 % або про загальносистемників, які «не дотягнули» до обов'язкової реєстрації.
Водночас представникам Пенсійного фонду залишено право приходити з плановими та позаплановими перевірками до будь-яких підприємців, діяльність яких віднесено до середнього ступеня ризику. Таким чином, фактично від їх перевірок захищені лише підприємці — неплатники ПДВ, ступінь ризику діяльності яких є незначним.
Для перевірок різних контролюючих органів (у різних сферах) установлюються окремі переліки критеріїв, на підставі яких і визначаються правила перевірок (загальних критеріїв для всіх перевірок не існує). Те, до якого ступеня ризику належить діяльність підприємця для перевірок Пенсійного фонду, визначається за переліками критеріїв, наведених у Порядку № 233.
За ним визначається також і періодичність планових перевірок у підприємців, на яких мораторій не поширюється. Наведемо в таблиці критерії розподілу підприємців і періодичність планових перевірок Пенсійним фондом платників ЄСВ.
| Ступінь ризику | Критерії віднесення платників ЄСВ до ступеня ризику | Періодичність планових перевірок |
| Високий | — використання праці найманих осіб без нарахування ЄСВ | Не частіше одного разу на рік |
| — неподання до Пенсійного фонду передбачених законодавством звітів і відомостей | ||
| — систематичне порушення встановлених строків сплати ЄСВ | ||
| — ненарахування та несплата ЄСВ (за інформацією підрозділів податкової міліції, інших органів державної влади або третіх осіб) | ||
| Середній | — здійснення нарахування ЄСВ у розмірі менше мінімального страхового внеску з розрахунку на одного працівника | Не частіше одного разу на два роки |
| — порушення встановлених строків подання до Пенсійного фонду передбачених законодавством звітів і відомостей | ||
| — порушення встановлених строків сплати ЄСВ | ||
| — помилки, неузгодженість у звітах і відомостях, що подаються до Пенсійного фонду | ||
| Незначний | Немає ознак, передбачених для високого та середнього ступеня ризику | Накладено заборону |
Зауважимо, що про проведення планової перевірки Пенсійний фонд письмово повідомляє платника не пізніше ніж за 10 днів до її проведення (пункт 6 Порядку № 233). Порядком № 233 обмежено і строки проведення таких перевірок — не більше 15 робочих днів, а у суб'єктів малого підприємництва — не більше 5 робочих днів.
Представникам Пенсійного фонду під час перевірок згідно зі статтею 13 Закону про ЄСВ надано такі права:
1. Отримувати безоплатно від підприємств і підприємців відомості про нарахування, обчислення та сплату ЄСВ, а також інші відомості, необхідні для виконання покладених на фонд функцій.
У свою чергу, на платників ЄСВ покладено обов'язок допускати посадових осіб територіального органу Пенсійного фонду до проведення перевірки правильності нарахування, обчислення та сплати ЄСВ за наявності направлення на перевірку та посвідчення в перевіряючих, надавати їм передбачені законодавством документи та пояснення щодо питань, які виникають під час перевірки (пункт 3 частини 2 статті 6 Закону про ЄСВ).
2. Вимагати від підприємців усунення виявлених порушень законодавства про ЄСВ.
3. Вилучати в установленому законодавством порядку у підприємців копії документів, що підтверджують заниження розміру зарплати (доходу) та інших виплат, на які нараховується ЄСВ.
4. Застосовувати фінансові санкції, передбачені Законом про ЄСВ, і стягувати з платників несплачені суми ЄСВ.
Крім того, за порушення, пов'язані з обчисленням і сплатою ЄСВ, передбачено адміністративну відповідальність, а за ухиляння від сплати ЄСВ також і кримінальну відповідальність.
Рішення, прийняті органами Пенсійного фонду з питаннях, що належать до їх компетенції відповідно до Закону про ЄСВ, є обов'язковими до виконання платниками ЄСВ, посадовими особами та застрахованими особами.
Згідно з Порядком № 233 перевірки правильності нарахування, обчислення та сплати ЄСВ і достовірності відомостей, поданих до Держреєстру загальнообов'язкового державного соцстрахування, бувають планові та позапланові.
Які документи перевірятимуть
Про документи, за даними яких перевіряючі визначатимуть правильність нарахування та сплати ЄСВ, ідеться в пункті 2 частини 1 статті 13 Закону про ЄСВ. Так, висновки про дотримання законодавства робитимуться на підставі «бухгалтерських книг, звітів, кошторисів та інших документів про нарахування, обчислення та сплату єдиного внеску, достовірність відомостей, поданих до Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування».
Також перевіряючі можуть отримувати необхідні пояснення, довідки та відомості (зокрема, письмові) щодо питань, які виникають під час такої перевірки.
Очевидно, що бухгалтерські книги підприємці не складають, і предметом перевірки мають бути розрахункові відомості, платіжні документи про сплату ЄСВ тощо. Водночас чітко перелік документів не конкретизовано і, наприклад, перевіряючі можуть для перевірки суми чистого доходу підприємців на загальній системі просити надати Книгу обліку доходів і витрат. Підприємці, які не захочуть сперечатися з перевіряючими, повинні будуть її пред'явити, а у сміливіших, на нашу думку, є всі підстави цього не робити.
Перелік питань , а також деякі джерела відомостей для планових перевірок ми наведемо наприкінці статті.
Зверніть увагу: у листі від 31.01.2012 р. № 2153/03-20 Пенсійний фонд зазначив, що перевірці підлягають документи платника ЄСВ за весь період з моменту проведення у нього попередньої перевірки. Зокрема, це випливає з частини 16 статті 25 Закону про ЄСВ, згідно з якою строк давності стосовно нарахування, застосування та стягнення сум недоїмки з ЄСВ, штрафів і нарахованої пені не застосовується. Аналогічна норма щодо пенсійних внесків міститься в частині 15 статті 106 Закону № 1058, норми якого застосовуються і після запровадження ЄСВ.
Також у цьому листі зазначено, що органи Пенсійного фонду звіряють строки зберігання первинних документів, облікових регістрів, звітів тощо, установлені наказом № 41. До речі, у цьому наказі строки зберігання первинних документів та облікових регістрів у 3 роки прив'язані до завершення перевірки саме податковим органом (відповідно пункти 315 і 321). Що стосується документів з нарахування виплат працівникам, то вони повинні зберігатися у підприємця (в архіві) 75 років (пункти 316 і 317).
Порядок стягнення недоїмки з ЄСВ
Порядок стягнення заборгованості з ЄСВ регламентується статтею 25 Закону про ЄСВ і розділом VI Інструкції № 21-5. Ще раз зауважимо, що строк давності щодо нарахування, застосування та стягнення сум недоїмки, штрафів і нарахованої пені не застосовується (частина 16 статті 25 Закону про ЄСВ).
Для сплати недоїмки з ЄСВ органи Пенсійного фонду направляють підприємцям — платникам ЄСВ вимогу про сплату боргу за формою додатка 5 до Інструкції № 21-5.
Випадки та строки направлення Пенсійним фондом вимоги про сплату боргу
| Випадки виявлення недоїмки | Строк направлення вимоги про сплату боргу |
| 1) дані документальних перевірок результатів діяльності платника або актів звірок з органами податкової служби сум доходу (прибутку) підприємців або самозайнятих осіб свідчать про донарахування сум ЄСВ; | Одночасно з: |
| Платник має на кінець звітного базового періоду недоїмку зі сплати ЄСВ (п.п. «б» п. 6.3 Інструкції № 21-5) | Щомісячно протягом 5 робочих днів, наступних за звітним базовим періодом. Вимога формується на підставі даних особових рахунків платників на всю суму боргу |
| Платник має на кінець звітного базового періоду борги зі сплати фінансових санкцій (п.п. «в» п. 6.3 Інструкції № 21-5) |
Платник протягом 10 робочих днів з дня отримання вимоги зобов'язаний сплатити зазначені в ній суми недоїмки, штрафів і пені (частина 4 статті 25 Закону про ЄСВ; пункт 6.5 Інструкції № 21-5). Якщо платник не згоден з розрахунком суми недоїмки, зазначеної у вимозі, він спочатку узгоджує її з органами Пенсійного фонду згідно з Порядком № 22-7, а в разі неузгодження має право на оскарження вимоги в адміністративному та судовому порядку.
Види санкцій, що застосовуються
За порушення норм законодавства про ЄСВ до платників, на яких згідно із Законом про ЄСВ покладено обов'язок нарахування, обчислення та сплати ЄСВ, застосовуються фінансові санкції у вигляді штрафів і пені відповідно до цього Закону. З нарахуванням пені і застосуванням штрафів стягується сума недоїмки.
Штрафи . Штрафні санкції, що накладаються за порушення, пов'язані з ЄСВ, наведені в частині 11 статті 25 Закону про ЄСВ і підпункті 7.2.1 — 7.2.6 Інструкції № 21-5.
Факти порушень законодавства з ЄСВ оформляються актом (актом перевірки або актом довільної форми у випадках, які не є актом перевірки). На підставі акта та інших матеріалів про порушення начальник управління Пенсійного фонду виносить щодо страхувальників-порушників рішення про застосування штрафних санкцій за відповідною формою, наведеною в додатках 9 — 14 до Інструкції № 21-5. Акт про порушення разом із рішенням про застосування штрафних санкцій протягом 3 робочих днів після винесення рішення надсилається (вручається) платнику в порядку, установленому для направлення вимог, або вручається фізичній особі.
Пеня . Згідно з частиною 10 статті 25 Закону про ЄСВ і пунктом 7.5 Інструкції № 21-5 на суму недоїмки платнику нараховується пеня з розрахунку 0,1 % суми недоїмки за кожний день прострочення платежу.
Порядок розрахунку пені наведено в пункті 7.5 Інструкції № 21-5:
1. Нарахування пені починається з першого календарного дня, наступного за днем закінчення строку внесення відповідного платежу, до дня його фактичної сплати (перерахування) включно.
2. Документами, що є підставою для нарахування пені , є:
1) документи, які підтверджують суму ЄСВ і строк його сплати:
— звіт платника про нарахування ЄСВ (з додатним значенням);
— вимога про донараховані суми ЄСВ за актами перевірок, або актами звірок, або повідомленням-розрахунком;
— рішення суду;
2) документи, які підтверджують суму та дату погашення недоїмки з ЄСВ:
— виписки з рахунків у вигляді електронного реєстру розрахункових документів;
— корінець прибуткового документа про приймання установою банку платежів готівкою;
— звіт платника про нарахування ЄСВ з від’ємним значенням;
— рішення про виключення з Державного реєстру підприємств та організацій України;
— свідоцтво про смерть фізичної особи.
3. Сума пені розраховується за такою формулою:
Y = S х K х 0,1 % ,
де Y — сума пені, що нараховується на фактично сплачену суму недоїмки зі сплати ЄСВ (округляється до другого знака після коми);
S — фактично сплачена сума недоїмки зі сплати ЄСВ;
K — кількість днів прострочення платежу;
0,1 % — ставка для нарахування пені згідно з частиною 10 статті 25 Закону про ЄСВ.
Нараховані суми штрафів і пені необхідно сплатити протягом 10 робочих днів після надходження відповідного рішення.
Якщо підприємець не згоден із санкціями, які застосовуються щодо нього, то як і у випадку з недоїмкою, таке рішення органу Пенсійного фонду можна оскаржити в цей самий строк до вищого за рівнем органу в порядку, визначеному Порядком № 22-7, або до суду.
Адміністративна відповідальність . За порушення, пов'язані з обчисленням і сплатою ЄСВ, адміністративну відповідальність згідно з нормами статей 1651 і 18823 КУпАП передбачено лише для посадових осіб підприємств. Водночас нагадаємо, що, на думку Мін'юсту, висловлену в листі від 03.11.2006 р. № 22-48-548, у разі порушень, пов'язаних зі сплатою ЄСВ за найманих працівників, підприємці-роботодавці можуть вважатися посадовими особами.
Відповідальність у разі самостійного виправлення помилок . При самовиправленнях той страхувальник, який припустився помилки під час обчислення ЄСВ, має шанс виправитися з мінімальними втратами. Так, згідно з частиною 2 статті 25 Закону про ЄСВ у разі, якщо він виявить своєчасно не нараховані суми ЄСВ, то повинен самостійно нарахувати ЄСВ і сплатити:
1) суму донарахованого ЄСВ;
2) пеню в розмірі 0,1 % суми недоплати за кожний день прострочення платежу (частина 10 статті 25 Закону про ЄСВ).
Крім того, представники Пенсійного фонду на підставі пункту 3 частини 11 статті 25 Закону про ЄСВ нарахують штраф у розмірі 5 % від донарахованої суми ЄСВ за кожний повний чи неповний базовий звітний період, за який донарахована така сума, але не більше 50 % суми донарахованого ЄСВ (буде винесено рішення за формою додатка 11 до Інструкції № 21-5).
Відповідальність щодо ЄСВ
| Вид порушення | Розмір штрафу (санкції) |
| Штрафні санкції до платника ЄСВ | |
| Несплата (неперерахування) або несвоєчасна сплата (несвоєчасне перерахування) ЄСВ (п. 2 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ; п.п. 7.2.2 Інструкції № 21-5) | 10 % своєчасно не сплачених сум |
| Донарахування територіальним органом Пенсійного фонду або платником своєчасно не нарахованого ЄСВ (п. 3 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ; п.п. 7.2.3 Інструкції № 21-5) | 5 % донарахованої суми за кожний повний чи неповний базовий звітний період, за який донарахована ця сума, але не більше 50 % суми донарахованого ЄСВ |
| Неподання, несвоєчасне подання, подання не за встановленою формою звітності, передбаченої Законом про ЄСВ (п. 4 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ; п.п. 7.2.4 Інструкції № 21-5) | 170 грн. |
| Неналежне ведення бухгалтерської документації, на підставі якої нараховується ЄСВ (п. 5 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ; п.п. 7.2.5 Інструкції № 21-5) (для підприємців — розрахункових відомостей | Від 136 до 255 грн. |
| Несплата, неповна сплата або несвоєчасна сплата суми ЄСВ одночасно з видачею сум виплат, на які нараховується ЄСВ (авансові платежі) (п. 6 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ; п.п. 7.2.6 Інструкції № 21-5) | 10 % несплачених або своєчасно не сплачених сум |
| Пеня | |
| Нарахування пені на суму недоїмки | Пеня з розрахунку 0,1 % суми недоїмки за кожний день прострочення платежу |
Перелік питань для здійснення планових перевірок
органами Пенсійного фонду України
Затверджено постановою правління Пенсійного фонду України від 31.03.2011 р. № 9-1
1. Ведення бухгалтерських документів про нарахування, обчислення та сплату єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (далі — єдиний внесок) або внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування (далі — страхові внески), у тому числі правильність відображення в бухгалтерських документах сум єдиного внеску, штрафів, пені та інших платежів до Пенсійного фонду України на підставі документів органів Пенсійного фонду України (повідомлень про перерозподіл коштів відповідно до календарної черговості виникнення боргу, рішень про застосування штрафів та пені, розрахунків фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій).
2. Правильність нарахування та сплати єдиного внеску:
2.1. Повнота відображення у звітності сум нарахованої заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону України «Про оплату праці».
<…>
2.3. Повнота відображення у звітності сум винагород, нарахованих фізичним особам за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами.
2.4. Повнота відображення у звітності сум допомоги по тимчасовій непрацездатності.
2.5. Правильність нарахування та утримання єдиного внеску із сум заробітної плати:
2.5.1. Нарахування єдиного внеску.
2.5.2. Утримання єдиного внеску.
<…>
2.7. Правильність нарахування та утримання єдиного внеску із сум винагород за виконані роботи (надані послуги) за цивільно-правовими договорами.
2.8. Правильність нарахування та утримання єдиного внеску із сум допомоги по тимчасовій непрацездатності.
<…>
2.10. Сплата суми єдиного внеску (авансових платежів) одночасно з виплатою сум заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) на суми якої (якого) нараховується єдиний внесок.
2.11. Своєчасність перерахування або зарахування банками на рахунки органів Пенсійного фонду сум єдиного внеску, фінансових санкцій.
3. Правильність нарахування та сплати страхових внесків:
3.1. Повнота відображення у звітності сум фактичних витрат на оплату праці (грошового забезпечення) працівників, що включають витрати на виплату основної і додаткової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат, у тому числі в натуральній формі, які визначаються згідно з нормативно-правовими актами, прийнятими відповідно до Закону України «Про оплату праці», виплата винагород фізичним особам за виконання робіт (послуг) за угодами цивільно-правового характеру, що підлягають обкладенню податком на доходи фізичних осіб, а також на суми оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності, яка здійснюється за рахунок коштів роботодавця, та допомоги по тимчасовій непрацездатності.
3.2. Повнота відображення у звітності сум доходу у вигляді заробітної плати, інших виплат та винагород, нарахованих (виплачених) платнику відповідно до умов трудового або цивільно-правового договору, сум грошового забезпечення, що включається до складу загального оподатковуваного доходу.
3.3. Правильність нарахування та утримання страхових внесків.
3.4. Сплата авансових платежів у вигляді сум страхових внесків, що підлягають сплаті одночасно з виплатою заробітної плати (доходу) (відображаються випадки порушення платником пропорційної сплати страхових внесків при отриманні коштів на виплату заробітної плати (доходу)).
3.5. Своєчасність перерахування або зарахування банками на рахунки органів Пенсійного фонду сум страхових внесків, фінансових санкцій.
4. Правильність нарахування страхових внесків за окремі категорії застрахованих осіб.
5. Правильність нарахування збору на обов'язкове державне пенсійне страхування з окремих видів господарських операцій.
6. Перевірка достовірності формування та подання відомостей про застраховану особу, що використовуються в системі загальнообов'язкового державного соціального страхування:
6.1. Правильність формування відомостей про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованих осіб:
6.1.1. Правильність формування відомостей про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованих осіб за період з 01.01.2011 р.
6.1.2. Правильність формування відомостей про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованих осіб за період з 01.01.2010 р. по 01.01.2011 р.
6.1.3. Правильність формування відомостей про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованих осіб за період до 01.01.2010 р.
<…>
