Довідник підприємця. Шпаргалка для заповнення Реєстру податкових накладних

Експорт

У графі 3 зазначають номер «експортної» митної декларації (пункт 9.3 Порядку № 1002), а не ПН. Останні шість знаків порядкового номера митної декларації МД-2 з графи 7 (див. лист ДПАУ від 26.01.2011 р. № 2049/7/16-1117).

У графі 4 — скорочене позначення «ВМД».

У графі 5 — найменування та країну покупця-нерезидента.

У графі 6 замість ІПН покупця проставляється позначка «0» — нуль.

У графах 7 і 12 показують обсяги експорту (митну вартість експортованих товарів за курсом НБУ на дату складання митної декларації).

Графи 8 — 11 при експорті не заповнюються

Невиробниче використання ТМЦ і ліквідація ОЗ

У графі 4 вказується вид документа — «ПН05» (ПН, виписана під час ліквідації ОЗ за самостійним рішенням платника податків) або «ПН04» (ПН, виписана на постачання в межах балансу для невиробничого використання).

У графі 5 — найменування (П. І. Б. фізичної особи — підприємця) платника, який здійснює ліквідацію ОЗ за самостійним рішенням або невиробниче використання.

У графі 6 в одній із консультацій податківців, розміщених в ЄБПЗ, у такій ситуації рекомендовано у графі 6 поставити нуль.

Решта граф заповнюється в загальному порядку

Псування, списання товарів понад норми природних втрат

У графі 1 вказується порядковий номер запису в Реєстрі.

У графі 2 — дата виписки ПН.

У графі 3 — порядковий номер ПН, який повинен відповідати номеру з графи 1.

У графі 4 вказується вид документа — «ПН13».

У графі 5 зазначається найменування (П. І. Б. фізичної особи — підприємця) платника-продавця.

У графі 6 ставиться нуль.

Решта граф заповнюється в загальному порядку

Умовне постачання перед анулюванням платника ПДВ

У графі 1 зазначається порядковий номер запису в Реєстрі.

У графі 2 — дата виписки ПН.

У графі 3 — порядковий номер ПН, який повинен відповідати номеру з графи 1.

У графі 4 зазначається вид документа — «ПН10».

У графі 5 зазначається найменування (П. І. Б. — для фізичної особи — підприємця) платника-продавця
(див. розділ 130.23 ЄБПЗ).

У графі 6 ставиться ІПН продавця (див. розділ 130.23 ЄБПЗ).

Решта граф заповнюється в загальному порядку

Перевищення звичайної ціни над фактичною

У графі 1 відображається порядковий номер запису в Реєстрі (цей запис міститься за тим, де відображена перша ПН з фактичною ціною, оригінал якої видається покупцю).

У графі 2 — дата виписки ПН.

У графі 3 — порядковий номер ПН, який повинен відповідати номеру з графи 1.

У графі 4 зазначається вид документа — «ПН01».

У графі 5 зазначається найменування (П. І. Б. — для фізичної особи — підприємця) платника-продавця
(див. розділ 130.23 ЄБПЗ).

У графі 6 ставиться ІПН продавця (див. розділ 130.23 ЄБПЗ).

Решта граф заповнюється в загальному порядку

Безоплатне постачання (ПН зі звичайною ціною)

У графі 1 відображається порядковий номер запису в Реєстрі (цей запис міститься за тим,
де відображена перша ПН з нульовою ціною, оригінал якої видається покупцю, якщо він є платником ПДВ).

У графі 2 — дата виписки ПН.

У графі 3 — порядковий номер ПН, який повинен відповідати номеру з графи 1.

У графі 4 зазначається вид документа — «ПН12».

У графі 5 зазначається найменування (П. І. Б. — для фізичної особи — підприємця) платника-продавця.

У графі 6 ставиться ІПН продавця.

Решта граф заповнюється в загальному порядку

Необ’єктні постачання: послуги для нерезидента, проценти банку, РКО тощо

Оскільки за необ’єктними постачаннями ПН не виписується, то в Реєстрі такі операції відображаються на підставі документів бухгалтерського обліку. У графі 4 розділу I Реєстру при цьому проставляється скорочене позначення «БО» (див. підпункт 8.4 Порядку № 1002). Крім того, заповнення розділу I Реєстру в разі здійснення «необ’єктних» операцій має такі особливості.

У графі 1 відображається порядковий номер запису в Реєстрі.

У графах 2, 3 — відповідні реквізити бухоблікового документа.

У графі 5 — найменування (П. І. Б. фізичної особи — підприємця) покупця (див. розділ ЄБПЗ 130.23).

У графі 6 податківці рекомендують ставити нуль (див. розділ 130.23 ЄБПЗ).

У графах 7, 11 — загальна сума постачання товарів (послуг), які не є об’єктом оподаткування.

Операції з реорганізації не є об’єктом оподаткування, ПН на них не виписується, але в Реєстрі вони відображаються на підставі документів бухобліку (див. лист ДПСУ від 06.04.2012 р. № 6140/6/15-3415-19, № 10164/7/15-3417-19)

Продажі неплатникам ПДВ

У шапці такої ПН (залежно від ситуації) зазначається тип причини, що ідентифікує її:

02 — постачання неплатнику ПДВ;

03 — натуральна виплата в рахунок оплати праці фізичним особам;

11 — ПН, виписана за щоденними підсумками операцій (про них див. далі).

При відображенні ПН з типом причини (02 і 03) у розділі I Реєстру:

— до графи 4 «вид документа» слід унести відповідне скорочене позначення («ПН02», «ПН03» —
див. підпункт 9.4 Порядку № 1002);

— у графі 5 виходячи з рекомендацій податківців (див. розділ 130.23 ЄБПЗ) роблять запис «Постачання неплатнику податку» або «Натуральна виплата в рахунок оплати праці фізичним особам» тощо. Таким чином, вважаємо, що не буде помилкою, якщо в цій графі зазначити назву (П. І. Б.) покупця;

— у графі 6 слід проставити позначку «0»

Підсумкові податкові накладні в Реєстрі

Це один з варіантів продажу неплатникам.

У графі 1 записується порядковий номер, який відповідає порядковому номеру запису в Реєстрі.

У графі 2 ставиться дата виписки ПН.

До графи 3 переноситься номер з графи 1.

У графі 4 ставиться позначка «ПН11».

У графу 5 вносяться слова «Щоденний підсумок операцій».

У графі 6 робиться позначка «0».

У графах 7 — 12 зазначаються вартісні показники з постачання товарів

Коригування податкових зобов’язань (повернення товарів, передоплат)

РК (зі скороченим позначенням «РК» у графі «вид документа») сторони заносять до Реєстру в тому самому порядку (тобто за тими самими графами), що й раніше відображене на підставі первинної ПН податкове зобов’язання, однак лише зі знаком «-» (пункти 9.8 і 11.8 Порядку № 1002)

Отримання послуг від нерезидента, що обкладаються ПДВ

У графі 4 відображають вид документа — «ПН14».

У графі 5 — назву платника — одержувача послуг.

У графі 6 — ІПН платника — одержувача послуг (див. розділ 130.23 ЄБПЗ)

Надання нерезиденту послуг з місцем їх постачання на митній території України

До графи 4 записується вид документа — «ПН02» (ПН, виписана у зв’язку з постачанням неплатнику податку)

У графі 5 зазначається найменування/країна одержувача послуг — нерезидента.

У графі 6 проставляється позначка «0».

У графах 7 — 9 зазначається інформація про постачання послуг (загальна сума, уключаючи ПДВ; база оподаткування; сума ПДВ)

Документи, що включаються до уточнюючих розрахунків

У Реєстрі також відображаються документи, дані яких при виправленні помилок уключалися до уточнюючих розрахунків. У таких випадках при відображенні в Реєстрі виду документа (графа 4 розділу I) до його скороченого позначення додається літера «У» — наприклад, «ПНУ», «ВМДУ», «ТКУ» (пункти 9.4 і 11.4 Порядку № 1002). Згодом, підбиваючи наприкінці місяця в Реєстрі підсумки, інформація з документів з літерою «У» враховуватиметься при підбитті підсумків за уточнюючими розрахунками. Підсумок за сумами, зазначеними в таких документах, додатково наводиться в розділі I Реєстру в рядку «З них включено до уточнюючих розрахунків за звітний (податковий) період» за відповідними графами. Причому податківці в ЄБПЗ (розділ 130.23) роз’яснюють, що кількість таких додаткових підсумкових рядків має дорівнювати кількості ПН, які включаються до уточнюючого розрахунку за звітний період. На нашу думку, цілком достатньо зазначити загальну суму за період, оскільки кожна така ПН позначається літерою «У»

Імпорт (у тому числі безоплатний)

У графах 3 — 5 відображаються реквізити «імпортної» митної декларації (відповідно дата оформлення, останні шість знаків порядкового номера митної декларації і умовне позначення виду документа — «ВМД»).

У графі 6 зазначаються країна та найменування нерезидента (підпункт 11.5 Порядку № 1002).

У графі 7 наводиться умовний ІПН «300000000000» (підпункт 11.6 Порядку № 1002), а якщо товари/послуги, що придбаваються в нерезидента, не призначені для використання в господарській діяльності або придбані з метою використання в постачаннях послуг за межами України чи послуг, місце постачання яких визначається відповідно до ПКУ за межами України, — умовний ІПН «200000000000»

Звільнені від оподаткування операції

Обсяги звільнених товарів/послуг відображаються в розділі II Реєстру залежно від напрямку використання таких товарів/послуг:

— якщо звільнені товари/послуги отримуються для використання в операціях, що обкладаються за ставкою 20 або 0 %, то їх вартість відображається у графі 9;

— якщо звільнені товари/послуги отримуються для використання у звільнених операціях або операціях,
які не є об’єктом оподаткування, то їх вартість відображається у графі 11;

— якщо звільнені товари/послуги отримуються для використання не в господарській діяльності, то їх вартість відображається у графі 13;

— якщо звільнені товари/послуги отримуються для використання в операціях з постачання послуг,
місце постачання яких знаходиться за межами митної території України, то їх вартість відображається у графі 15.

Згідно з абзацом третім пункту 11.9 Порядку № 1002 у разі придбання у платника ПДВ товарів/послуг і ОЗ,
які звільнені від оподаткування та не є об’єктом оподаткування, а також придбання в особи — неплатника ПДВ, у графах 10, 12, 14 і 16 робиться позначка «0» (що означає «нуль», як роз’яснювалося в листі ДПАУ від 26.01.2011 р. № 2049/7/16-1117)

Необ’єктні операції (у тому числі необ’єктні послуги, придбані в нерезидентів)

У графі 1 записується порядковий номер, що відповідає порядковому номеру запису в Реєстрі, і проставляється у графі 4.

У графах 2, 3 — відповідні дати отримання та виписки документа.

У графі 5 — «БО».

У графі 6 — найменування постачальника (П. І. Б. — для фізичної особи).

У графі 7 — позначка «0».

У графах 9, 11, 13 і 15 — вартість придбаних товарів (послуг) залежно від подальшого їх використання.

У графах 10, 12, 14 і 16 згідно з підпунктом 11.9 Порядку № 1002 ставиться позначка «0» (що означає «нуль»).

На думку податківців (див. розділ 130.23 ЄБПЗ), не потрібно відображати ні в Реєстрі, ні в декларації проценти, отримані від банку за депозит. Хоча отримані/виплачені банком проценти за кредит, послуги банку за розрахунково-касове обслуговування податківці вимагають відображати в Реєстрі.

Також, на думку податківців, не потрібно відображати в Реєстрі послуги, придбані в нерезидентів, місце постачання яких знаходиться за межами території України. На нашу думку, такі купівлі треба відображати в Реєстрі

Послуги банку з РКО

Показувати в Реєстрі послуги банку з розрахунково-касового обслуговування (РКО) потрібно, навіть незважаючи на те, що ці операції не є об’єктом обкладення ПДВ і на них ПН не виписується. Це випливає з пункту 6 Порядку № 1002. Таке саме говорять і податківці в листі ДПАУ від 25.10.2011 р. № 4261/6/15-3415-04. Причому там вони зазначають: якщо немає щомісячного акта, то відображати в Реєстрі РКО слід за кожною випискою банку на суму витрат з РКО.

Зауважимо, що податківці у зазначеному листі пропонують у розділі II Реєстру за графою 5 «вид документа» відображати послуги, які не обкладаються ПДВ, під загальним скороченим позначенням «НП» — документ,
що посвідчує придбання товарів (послуг) на території України в осіб, не зареєстрованих платниками ПДВ.
На нашу думку, відображати неоподатковувані послуги банку під загальним скороченням «НП» не цілком коректно, адже банки часто є зареєстрованими платниками ПДВ і разом з неоподатковуваними товарами (послугами) надають товари (послуги), що обкладаються ПДВ.

Буде правильнішим у розділі II Реєстру у графі 5 «вид документа» зазначити «БО», як це було показано в попередньому підрозділі

Купівлі у неплатників ПДВ

Облік придбаних товарів (послуг) у такому разі провадиться на підставі документів, що посвідчують їх постачання (пункт 10.4 Порядку № 1002). Такими документами можуть бути товарні накладні, акти наданих послуг, платіжні документи тощо. Однак усі вони в розділі II Реєстру за графою 5 «вид документа» відображаються під загальним скороченим позначенням «НП».

У графі 7 відображається умовний ІПН «400000000000», а у графах 10, 12, 14 і 16 проставляється позначка «0» (що означає «нуль»).

Відображати операції з неплатниками в розділі II Реєстру потрібно навіть за передоплатою (див. лист ДПСУ від 25.10.2011 р. № 4261/6/15-3415-04)

Безоплатне отримання товару/послуг

Якщо одержувач безкоштовного товару/послуг є платником ПДВ, то дарувальник повинен передати йому ПН з нульовою ціною, яку податківці хочуть бачити і в розділі II Реєстру покупця, де у графі 8 та у відповідних графах 9 — 16 зазначається нуль (див. розділ 130.23 ЄБПЗ)

Податкова накладна з розподілюваним «вхідним» ПДВ (стаття 199)

Згідно з пунктом 11.10 Порядку № 1002:

— спершу отримані «розподілювані» ПН відображаються в Реєстрі у звичайному порядку (тобто як звичайні накладні, що надають право на ПК);

— а після закінчення звітного періоду (наприкінці місяця), здійснивши за ними розподіл «вхідного» ПДВ
(і помітивши при цьому «розподілювані» ПН доданою літерою «Р», тобто як «ПНР» у графі 5 «вид документа»), останнім днем періоду робиться один «коригуючий» запис, уточнююча сума раніше відображеного ПК з відповідно належним зменшенням сум (зі знаком «-») у графах 9, 10 і одночасним їх збільшенням
(зі знаком «+») у графах 11, 12 Реєстру.

На нашу думку, при коригуванні сум ПК за операціями, що не обкладаються ПДВ (постачання послуг за межами митної території України і послуг, місце постачання яких визначено згідно з пунктами 186.2 і 186.3 статті 186 ПКУ за межами митної території України), має здійснюватися запис: зі знаком «-» у графах 9, 10 і одночасно зі знаком «+» у графах 15, 16 Реєстру.

За великим рахунком, знаючи коефіцієнт розподілу (ЧВ) вже на момент отримання ПН, платник може розподілити ПДВ за відповідними графами Реєстру відразу, не чекаючи кінця місяця. Зауважимо: судячи з консультації з ЄБПЗ (розділ 130.23), податківці не проти проводити розподіл в Реєстрі за відповідними графами згідно з уже відомою часткою відразу після отримання ПН: у графах 9 і 10 відображається частина ПН, що відповідає оподатковуваній частці, а у графах 11 і 12 — неоподатковуваній. Однак цей момент все ж таки краще погоджувати з місцевою податковою, адже в пункті 11.10 Порядку № 1002 зазначено про інше відображення розподілу.

Крім того, додатковий запис коригування в Реєстрі додасться у платників, які здійснюють оподатковувані та неоподатковувані операції, наприкінці року — в останньому звітному періоді. Адже вони згідно з правилами статті 199 ПКУ повинні перерахувати ПК, відображений протягом року за загальними операціями (для оподатковуваної та неоподатковуваної діяльності) за новим ЧВ. Такий перерахунок відображається в додатку Д7 до декларації і в ряд. 16.4 самої декларації. Виходить, у грудні в розділі II Реєстру буде заповнено два рядки щодо розподілу ПК: один за підсумками грудня/IV кварталу на підставі «старого» ЧВ для поточного року, а другий — за підсумками всього року — на підставі «нового» ЧВ для наступного року. При цьому графи 1 — 7 податківці рекомендують заповнювати таким чином (розділ 130.23 ЄБПЗ): у графі 1 — порядковий номер запису, у графах 2, 3, 4 — відповідні реквізити документа (дата/номер), у графі 5 — «БО», у графах 6, 7 платник зазначає своє найменування та ІПН, а коригування сум ПДВ з відповідними знаками показує у графах 10, 12, 16, а ось графи 9, 11, 15 не заповнюються

Послуги, отримані від нерезидента

ПН, виписана за цією операцією платником самостійно, відображається в Реєстрі двічі — спочатку в розділі I у періоді виникнення ПЗ, а в наступному періоді — у розділі II з урахуванням деяких особливостей
(див. пункт 11 Порядку № 1002), а саме:

— у графі 1 проставляється номер запису ПН, який переноситься до цієї ПН;

— у графі 2 зазначається дата ПН;

— до граф 3 і 4 переносяться відповідні реквізити ПН;

— у графі 5 зазначається вид документа — «ПН14» (податкова накладна);

— у графі 6 проставляються країна нерезидента та його найменування (П. І. Б. (за наявності) — для фізичної особи);

— у графі 7 відображається умовний ІПН «300000000000». Якщо послуги, придбані в нерезидента, не призначаються для використання в госпдіяльності або придбані для постачання послуг за межами митної території України чи для постачання послуг, місце постачання яких визначається відповідно до пункту 186.3 статті 186 ПКУ, у цій графі відображається умовний ІПН «200000000000»;

— у графі 8 зазначається загальна сума, уключаючи ПДВ;

— у графах 9, 11, 13 і 15 зазначається вартість послуг без ПДВ;

— у графах 10, 12, 14 і 16 проставляється сума ПДВ за послугами, розрахована виходячи з їх вартості, зазначеної у графах 9, 11, 13 і 15 відповідно. Сума ПДВ, зазначена у графах 12, 14 і 16, до податкового кредиту не включається.

На думку податківців (див. розділ 130.23 ЄБПЗ), не потрібно відображати ні в Реєстрі, ні в декларації послуги, що придбаваються в нерезидента з місцем постачання за межами митної території України відповідно до статті 186 ПКУ. Однак, на нашу думку, виходячи з вимог пункту 6 Порядку № 1002, такі необ’єктні послуги повинні відображатися й у відповідних графах розділу II Реєстру, при цьому у графі 5 фіксується вид документа — БО (документ бухгалтерського обліку)

Чеки РРО в Реєстрі

Відобразити ПК можна за касовими чеками з фіскальним номером та ІПН продавця на суму (без ПДВ) не більше 200 грн. на день (пункт 201.11 ПКУ). Якщо ж сумарно за день величина «вхідного» ПДВ за такими чеками перевищить 40 грн., то суму перевищення платник податків не зможе включити до ПК. Тут слід враховувати позицію ДПСУ, викладену в листі від 22.04.2011 р. № 7680/6/16-1515-20, з якого випливає, що за чеком РРО, наприклад, на загальну суму 360 грн. (у тому числі ПДВ — 60 грн.) не можна поставити до ПК взагалі ані копійки.

Якщо чек на суму до 240 грн. на день, то він у розділі II Реєстру відобразиться так:

— у графі 1 проставляється номер запису чека, зазначений номер переноситься на чек РРО;

— у графі 2 зазначається дата отримання чека (здебільшого — це дата затвердження авансового звіту);

— до граф 3 і 4 переносяться відповідні реквізити чека;

— у графі 5 зазначається вид документа — «ЧК»;

— у графах 6 і 7 — відповідно найменування (П. І. Б. підприємця) постачальника та його ІПН, який має бути на чеку РРО;

— у графі 8 зазначається загальна сума, уключаючи ПДВ;

— у графі 9 — вартість покупки без ПДВ;

— у графі 10 проставляється сума ПДВ.

Якщо ж чек на суму понад 240 грн., то всі графи до 9-ї заповнюються аналогічно, а далі: графи 9 і 10 не заповнюються, а заповнюються графи 13 і 14 Реєстру на суму покупки без ПДВ і суму ПДВ відповідно (див. розділ 130.23 ЄБПЗ). При цьому податківці хочуть бачити такий «дорогий» чек у ряд. 14.1 декларації з ПДВ.

Кожен чек відображається окремо, не можна відображати чеки загальним підсумком за місяць
(див. розділ 130.23 ЄБПЗ). А ось якщо в одному чеку є покупки, як такі, що обкладаються ПДВ, так і такі, що не є об’єктом оподаткування, то податківці не заперечують проти відображення цього чека одним рядком у Реєстрі

Транспортні квитки: два рядки в Реєстрі

До вартості транспортного квитка входить збір на обов’язкове страхування від нещасних випадків на транспорті, який не включається до бази обкладення ПДВ. Ураховуючи цей факт, податківці пропонують загальну вартість транспортного квитка розподіляти за двома рядками. Перший рядок заповнюється у звичайному порядку виходячи з оподатковуваної частини квитка, при цьому у графі 5 відображається позначка «ТК», у графі 9 зазначається частина вартості транспортного квитка (без суми страховки), яка підлягає обкладенню ПДВ, у графі 10 — ПДВ від цієї частини. У другому рядку у графі 5 ставиться позначка «0», у графі 9 — сума страховки, у графі 10 — «0»

Коригування (зменшення) ПК з РК

У графі 1 проставляється номер запису РК, зазначений номер переноситься до РК.

У графі 2 зазначається дата отримання РК.

До граф 3 і 4 переносяться відповідні реквізити РК.

У графі 5 зазначається вид документа — «РК».

У графах 6 і 7 — відповідно найменування (П. І. Б. підприємця) постачальника та його ІПН.

У графі 8 зазначається загальна сума, уключаючи ПДВ зі знаком «-».

У графі 9 — вартість покупки без ПДВ зі знаком «-».

У графі 10 проставляється сума ПДВ зі знаком «-»

Скарга на постачальника

Згідно з консультацією податківців (див. у розділі 130.23 ЄБПЗ), якщо платник податку разом із декларацією з ПДВ подає заяву зі скаргою на постачальника з метою включення сум ПДВ до складу ПК, то у графі 5 розділу ІІ Реєстру робиться позначка «ЗП» (підпункт 11.4 Порядку № 1002), а у графах 6, 7 зазначаються реквізити постачальника (найменування, індивідуальний податковий номер), на якого подається скарга, а інші графи заповнюються без істотних особливостей

Документи, що включаються до уточнюючих розрахунків

У таких випадках при відображенні в Реєстрі виду документа (графа 5 розділу II) до його скороченого позначення додається літера «У» — наприклад, «ПНУ», «ВМДУ», «ТКУ» (пункти 9.4 і 11.4 Порядку № 1002). Згодом, при підбитті наприкінці місяця в Реєстрі підсумків, інформація з документів з літерою «У» враховуватиметься при підбитті підсумків за уточнюючими розрахунками. Підсумок за сумами, зазначеними в таких документах, додатково наводиться в розділі II Реєстру в рядку «З них включено до уточнюючих розрахунків за звітний період» за відповідними графами. Причому податківці в ЄБПЗ (розділ 130.23) роз’яснюють, що кількість таких додаткових підсумкових рядків має дорівнювати кількості ПН, які включаються до уточнюючого розрахунку за звітний період. На нашу думку, цілком достатньо зазначити загальну суму за період, адже кожна така ПН позначається літерою «У»