Які документи і за який період можуть перевіряти у підприємця представники податкового органу та Пенсійного фонду
ЗАПИТАННЯ. У підприємця на загальній системі з одним найманим працівником намічається планова виїзна документальна перевірка податкового органу та планова перевірка Пенсійного фонду. З цієї причини у нього виникла низка запитань, а саме:
— які документи і за який період у нього мають право перевірити податківці та Пенсійний фонд;
— чи можуть податківці вимагати пред’явити під час перевірки виписки за поточним рахунком підприємця та трудові договори?
ВІДПОВІДЬ. Насамперед поговоримо про перевірки представників податкового органу, які згідно з підпунктом 75.1.2 ПКУ під час документальної перевірки мають право вивчати:
— своєчасність, достовірність, повноту нарахування і сплати податків та зборів;
— дотримання валютного та іншого законодавств;
— дотримання роботодавцем законодавства щодо укладення трудового договору, оформлення трудових відносин з працівниками (найманими особами).
Нагадаємо, що строки та періодичність документальної планової перевірки мають бути передбачені планом-графіком. Податківці можуть її провести лише в тому в разі, якщо платнику податків не пізніше ніж за 10 календарних днів до дня проведення такої перевірки вручено під розписку або надіслано рекомендованим листом з повідомленням про вручення копію наказу про проведення документальної планової перевірки та письмове повідомлення із зазначенням дати початку проведення такої перевірки.
Ця перевірка проводиться на підставі таких документів (підпункт 20.1.8 ПКУ):
— податкових декларацій (розрахунків), фінансової, статистичної та іншої звітності;
— регістрів податкового та бухгалтерського обліку, ведення яких передбачене законом;
— первинних документів, що використовуються в обліку і пов’язані з нарахуванням та сплатою податків і зборів, виконанням вимог іншого законодавства;
— отриманих у встановленому законодавством порядку податковим органом документів і податкової інформації, у тому числі за результатами перевірок інших платників податків.
З податковими деклараціями, тобто звітністю, яка надається податківцям, стикається будь-який підприємець. Що стосується статистичної звітності, то її подають не всі підприємці, а тільки ті, які займаються певними видами діяльності (див. «ВД», 2012, № 4, с. 29).
Обов’язковим регістром податкового обліку для підприємця на загальній системі є Книга обліку доходів і витрат.
А от первинними вважаються чимало документів. Їх назва і дата складання зазначаються в графах Книги обліку доходів і витрат, на їх підставі відображаються суми доходів і витрат.
Визначення первинного документа, наведене в пункті 2.1 Положення № 88, — це документи, створені в письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження і дозволи адміністрації (підприємця) на їх проведення.
Більш чіткого визначення або конкретного переліку видів документів, які би підпадали під це визначення, на жаль, у нормативних документах не наведено. Ця обставина часто змушує суб’єктів господарювання або контролюючі органи звертатися до судових органів, щоб отримати юридичне роз’яснення, чи вважається той чи інший документ первинним.
Аналізуючи рішення в подібних справах, судова практика виходить з того, що будь-які документи (у тому числі договори, накладні, рахунки тощо) мають силу первинних документів лише у разі фактичного здійснення господарської операції. Якщо ж фактичного здійснення господарської операції не було, відповідні документи не можуть вважатися первинними документами для цілей ведення податкового обліку навіть за наявності всіх формальних реквізитів таких документів, передбачених чинним законодавством (назви, дати і місця складання, найменування підприємця, змісту госпоперації, суми, одиниці вимірювання, підпису підприємця).
Первинними документами можуть вважатися:
— договори, якщо в них, крім визначення порядку дій сторін, зафіксовано і факт здійснення госпоперації. Наприклад, у договорі на оренду прописано, що у момент підписання договору здійснюється передання об’єкта оренди від орендодавця орендарю;
— накладні на відвантаження товару;
— акти виконаних робіт (наданих послуг). При складанні акта для надання йому статусу первинного документа слід обов’язково зазначити всі реквізити, притаманні первинним документам (див. вище);
— податкові накладні;
— подорожні листи;
— зарплатні відомості;
— тощо.
Щодо виписки банку, то роз’яснення про те, чи вважається вона первинним документом, ДПСУ наводить в Узагальнюючій податковій консультації № 583.
По суті, виписка містить записи про операції, здійснені протягом операційного дня, і є підтвердженням виконаних за день операцій та призначена для видачі або надіслання клієнту. Тобто вона не є первинним документом — це лише реєстр, який створюється на підставі банківських первинних документів.
У той же час ДПСУ дозволила використовувати виписку як документ, що підтверджує в податковому обліку витрати на послуги банку з розрахунково-касового обслуговування.
Очевидно, що підтвердити безготівкові розрахунки підприємця з контрагентами та іншими особами можна платіжними банківськими документами, які доведеться надати під час перевірки.
А призначення виписки — обґрунтувати правильність відображення витрат на оплату послуг банка, тобто незначну частину витрат, тому в обов’язковому порядку при перевірці її вимагати не повинні.
Тепер що стосується надання податківцям примірників трудових договорів. Так, дотримання норм трудового законодавства, у тому числі укладення трудових договорів, може бути предметом документальної перевірки. З одного боку, самі по собі трудові договори з працівниками не належать ні до регістрів обліку, ні до первинних документів і нібито не вписуються до інших видів документів, що перевіряються. З іншого боку, без них неможливо розібратися з нюансами трудової діяльності, правилами нарахування заробітної плати тощо, а це більш вагомий аргумент, і без їх наявності перевіряючим не обійтися.
Отже, якщо в повідомленні на перевірку буде зазначено, що під час перевірки збираються розглянути дотримання трудових питань, то підприємцю потрібно буде надати примірники трудових договорів, які у нього є (детальніше про деякі нюанси трудових перевірок ми писали у «ВД», 2013, № 5, с. 35).
Тепер розберемося з тим, за який період податківці можуть перевірити документи.
Так, ПКУ не встановлює обмежень щодо періоду проведення перевірки. Проте податкові органи обмежені строком давності в 1095 днів (3 роки), протягом якого вони можуть самостійно визначити суму грошового зобов’язання, що підлягає сплаті.
Крім того, для будь-якого виду документів передбачено строк зберігання, який з 01.01.2013 р. установлений спеціальним нормативним документом — Переліком № 578. У більшості випадків він становить 3 і більше років, але обов’язково продовжується, якщо документ «не пройшов» податкову перевірку.
Також згідно з пунктом 44.3 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, а також документів, пов’язаних з виконанням вимог законодавства не менше 1095 днів із дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності.
Знищення або втрата документів раніше встановлених строків може потягнути за собою застосування до платника податків штрафу у розмірі 510 грн., а в разі повторного протягом року виявлення аналогічного порушення — 1020 грн. (пункт 121.1 ПКУ).
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк із дня такої події письмово повідомити податковий орган за місцем обліку в порядку, встановленому ПКУ для подання податкової звітності. Після цього платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів із дня, наступного за днем надходження повідомлення до податкового органу.
Отже, підприємець повинен надати перевіряючим документи, у яких не закінчився строк зберігання, або такі, у яких строк зберігання закінчився, але вони не перевірялися під час минулої перевірки (пункт 44.3 ПКУ та Перелік № 578). Ще раз зауважимо: більшість первинних документів мають строк зберігання 3 роки, але не знищуються до закінчення найближчої документальної перевірки податкового органу.
У той же час документи щодо розрахунків з працівниками зберігаються більш тривалий строк — 75 років. Проте, зважаючи на той факт, що строк давності для податківців, тобто період, за який вони можуть донарахувати податкове зобов’язання, все одно обмежений 1095 днями, то перевіряти ще раз більш ранні періоди немає сенсу.
Далі поговоримо про перевірки Пенсійного фонду. На жаль, на відміну від перевірок податківців, нюанси проведення перевірок пенсійниками не так детально викладені в законодавстві.
Нагадаємо, що на сьогодні Законом № 4448, який набув чинності з 07.04.2012 р., встановлено обмеження для перевірок для більшості контролюючих органів, у тому числі й Пенсійного фонду.
Згідно з цим Законом перевіряючі не повинні приходити до підприємців, якщо щодо них виконуються дві умови:
— у розумінні перевірочного Закону № 877 їх діяльність не належить до високого ступеня ризику;
— вони не є платниками ПДВ, тобто йдеться про єдиноподатників груп 1, 2 і 3 зі ставкою 5 % або тих, які «не дотягли» до обов’язкової реєстрації загальносистемників.
У той же час представникам Пенсійного фонду залишено право приходити з плановими та позаплановими перевірками до будь-яких підприємців, діяльність яких віднесено до середнього ступеня ризику. Тобто фактично від їх перевірок захищені лише підприємці — неплатники ПДВ, ступінь ризику діяльності яких незначний.
Ступінь ризику діяльності підприємця визначається за переліками критеріїв, наведених у Порядку № 233.
Про документи, з яких перевіряючі черпатимуть дані про правильність нарахування та сплати ЄСВ, говориться в пункті 2 частини 1 статті 13 Закону про ЄСВ. Так, висновки про дотримання законодавства робитимуться на підставі «бухгалтерських книг, звітів, кошторисів та інших документів про нарахування, обчислення та сплату єдиного внеску, достовірність відомостей, поданих до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування…».
Також перевіряючі можуть отримувати необхідні пояснення, довідки та відомості (зокрема, письмові) щодо питань, які виникають під час такої перевірки.
Очевидно, що бухгалтерські книги підприємці не складають, і предметом перевірки мають бути розрахункові відомості, платіжні документи про сплату ЄСВ тощо. Водночас чітко перелік документів не конкретизований і, наприклад, перевіряючі можуть для перевірки суми чистого доходу підприємців на загальній системі просити показати Книгу обліку доходів і витрат. Підприємці, які не захочуть сперечатися з перевіряючими, повинні будуть її пред’явити, а в сміливіших, на наш погляд, є всі підстави цього не робити.
Що стосується періоду, який перевіряється, то в листі від 31.01.2012 р. № 2153/03-20 Пенсійний фонд зазначив: перевірці підлягають документи платника ЄСВ за весь період з моменту проведення попередньої перевірки платника.
У той же час зверніть увагу, що згідно з частиною 16 статті 25 Закону про ЄСВ строк давності щодо нарахування, застосування та стягнення сум недоїмки з ЄСВ, штрафів та нарахованої пені не застосовується. Аналогічна норма щодо пенсійних внесків міститься в частині 15 статті 106 Закону № 1058, норми якого застосовуються і після запровадження ЄСВ. Тому залишається ймовірність, що в екстрених випадках представники Пенсійного фонду знову поцікавляться документацією, вивченою під час минулих перевірок, наприклад зарплатними відомостями, строк зберігання яких згідно з Переліком № 578 має бути не менше 75 років.
Документи консультації
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Закон № 877 — Закон України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» від 05.04.2007 р. № 877-V.
Закон про ЄСВ — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.
Закон № 1058 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV.
Закон № 4448 — Закон України «Про особливості здійснення державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності щодо фізичних осіб — підприємців та юридичних осіб, які застосовують спрощену систему оподаткування, обліку та звітності» від 23.02.2012 р. № 4448-VI.
Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.
Узагальнююча податкова консультація № 583 — Узагальнююча податкова консультація щодо використання банківських виписок як первинних документів, затверджена наказом ДПСУ від 05.07.2012 р. № 583.
Перелік № 578 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.
Порядок № 233 — Порядок проведення Пенсійним фондом України та його територіальними органами планових та позапланових перевірок платників єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 09.03.2011 р. № 233.
