Великий довідник щодо нарахування зарплати: основні правила для роботодавця
Заробітна плата є джерелом доходу більшості громадян, які працюють за трудовими договорами, у тому числі у підприємців. Нараховувати та виплачувати заробітну плату потрібно регулярно, не менше двох разів на місяць. Для деяких роботодавців це може бути трудомістким процесом, тому їм не зашкодить детальна шпаргалка, наведена нами у статті.
Оксана ХМЕЛЕВСЬКА, консультант газети «Власне Діло»
Правило 1. Поняття та складові заробітної плати для різних цілей
Розмір заробітної плати залежить від складності та умов виконуваної роботи, професійно-ділових якостей працівника, результатів його праці та господарської діяльності підприємства. Водночас якщо працівник виконує всі поставлені перед ним завдання (норми праці), то її розмір не має бути нижче мінімального: за кожний місяць у січні — листопаді 2013 року — 1147,00 грн., у грудні — 1218,00 грн. Про проблеми заповнення трудового договору при мінімальній зарплаті детально розповідалося у «ВД», 2013, № 6, с. 17.
Кажучи про заробітну плату, зазвичай виділяють нараховану («грязну») і виплачену («чисту»). Перша сума відповідає заробітній платі, про розмір якої домовлялися підприємець і його працівник (зазначеній у трудовому договорі), з урахуванням відпрацьованого часу, а друга — нарахованій зарплаті за вирахуванням сум обов’язкових утримань.
Так, для визначення суми «грязної» заробітної плати після закінчення місяця береться або:
— місячний оклад, який установлено працівнику (з урахуванням відпрацьованих за графіком робочих днів, кількості виготовлених деталей тощо);
— зарплата, розрахована залежно від відрядних розцінок та обсягу виробітку, годинної (денної) ставки та кількості відпрацьованих годин (днів) тощо.
Однак дуже важливо визначитися з поняттям заробітної плати не лише для цілей трудового законодавства, але й законодавства про обкладення ПДФО та ЄСВ.
Річ у тім, що працівники можуть отримувати різні виплати, не лише безпосередньо пов’язані з оплатою результатів роботи, зазначеною у трудовому договорі, зокрема, відпускні, лікарняні, компенсації тощо. Деякі з них можуть вважатися заробітною платою для справляння ПДФО або обкладатися ЄСВ за окремими ставками.
Заробітна плата для обкладення ПДФО. Для цих цілей потрібно орієнтуватися на підпункт 14.1.48 ПКУ. У ньому зазначено, що заробітна плата — це основна та додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платнику податку у зв’язку з відносинами трудового найму.
Детальнішої розшифровки ПКУ не надає, тому на практиці для цього керуються спеціальною Інструкцією № 5, яка є документом, розробленим відповідно до Закону про оплату праці. Саме у ній наведено детальний перелік виплат, що належать до основної та додаткової заробітної плати (фонду оплати праці), а також до інших заохочувальних і компенсаційних виплат (див. «ВД», 2013, № 4, с. 25).
Якщо будь-яка з виплат переліку належить до фонду основної або додаткової заробітної плати, то вона обкладається ПДФО та ЄСВ в тому самому порядку, що й зарплата, а також ураховується для визначення права на податкову соціальну пільгу (далі — ПСП).
Водночас слід ураховувати, що деякі виплати, які не належать до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5, є заробітною платою в розумінні ПКУ, наприклад, виплати за лікарняними листками (як оплата перших п’яти днів непрацездатності за рахунок роботодавця, так і допомоги з Фонду «тимчасової непрацездатності» або Фонду «нещасного випадку» (лист ДПАУ від 19.01.2011 р. № 697/6/17-0715). Крім того, лікарняні і за рахунок роботодавця, і за рахунок Фонду обкладаються ЄСВ.
Не вважаються заробітною платою:
а) допомога по вагітності та пологах (декретні), причому з неї не справляється ПДФО (підпункт 165.1.1 ПКУ);
б) вихідна допомога (стаття 44 КЗпП). Відповідно до роз’яснень ДПАУ, наведених у листі від 09.03.2011 р. № 4628/6/17-0715, доходи у вигляді вихідної допомоги, що виплачується працівнику згідно зі статтею 44 КЗпП, уключаються до оподатковуваного доходу на підставі підпункту 164.2.19 ПКУ як інші доходи.
Заробітна плата для справляння ЄСВ. ЄСВ справляється із суми заробітної плати у двох видах: у частині нарахувань «зверху» і в частині утримань «знизу». Базою для справляння ЄСВ є сума нарахованої заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, а також інші заохочувальні та компенсаційні виплати. Склад перерахованих виплат визначається Інструкцією № 5 (підпункт 4.3.5 Інструкції № 21-5).
Крім того, до бази для нарахування та утримання ЄСВ уключаються також лікарняні та винагороди за виконані роботи (надані послуги) за договорами цивільно-правового характеру.
Не включаються до бази для нарахування та справляння ЄСВ виплати, які зазначені в Переліку № 1170 (див. «ВД», 2013, № 1, с. 14).
Правило 2. Індексація заробітної плати
Якщо заробітна плата працівника давно не підвищувалася, то залежно від індексу інфляції вона може підлягати індексації. Сума індексації грошових доходів визначається як результат добутку грошового доходу, що підлягає індексації, і величини приросту індексу споживчих цін, ділений на 100.
Цей індекс розраховується за встановленою формулою, однак нашим читачам зовсім не обов’язково самим проводити його розрахунок. Раз на місяць на сторінках «ВД» ми публікуємо «готові» показники з урахуванням місяців підвищення зарплати (див. відповідний розділ рубрики «На замітку»). Підприємцям важливо знати базові місяці підвищення заробітної плати працівника або його прийняття на роботу.
Правило 3. Виплата заробітної плати
Основні правила виплати заробітної плати такі:
1) вона повинна виплачуватися не менше двох разів на місяць (частіше можна) через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів. На практиці це аванс і заробітна плата за другу половину місяця. Причому не можна скорочувати кількість виплат зарплати внаслідок установлення працівнику неповного робочого часу (нарахована мала зарплата), а також того, що працівник працевлаштований за сумісництвом тощо;
2) строк виплати зарплати — не пізніше семи календарних днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата. У листі Мінпраці від 22.11.2010 р. № 964/13/84-10 роз’яснили, що заробітна плата за першу половину місяця повинна виплачуватися в період з 16-го по 22-ге число, зарплата за другу половину місяця — з 1-го по 7-ме число;
3) конкретні строки виплати заробітної плати встановлюються підприємцями самостійно та зазначаються у трудовому договорі. Зарплата виплачується в робочі дні. Якщо встановлений для її виплати день (певне число місяця) припадає на вихідний, святковий або неробочий день, то зарплата виплачується напередодні;
4) розмір заробітної плати за першу половину місяця (аванс) має бути не менше оплати за фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника.
При погодинній системі оплати праці розмір заробітної плати за першу половину місяця має бути не менше 50 % тарифної ставки (посадового окладу) працівника з урахуванням фактично відпрацьованого ним часу. Рекомендується встановити мінімальний розмір заробітної плати за першу половину місяця у розмірі 55 % тарифної ставки (посадового окладу). У цьому випадку не доведеться щомісячно визначати мінімальний розмір залежно від графіка роботи, виходів на роботу.
Зверніть увагу: верхня межа розміру зарплати за першу половину місяця не встановлена, тобто в цьому питанні роботодавець може діяти на свій розсуд.
Що стосується відрядників, то з роз’яснень Мін-праці (лист від 22.11.2010 р. № 964/13/84-10) випливає, що сума авансу для відрядників повинна визначатися виходячи з фактичного обсягу виробленої продукції (робіт, послуг) за першу половину місяця та відрядних розцінок.
Якщо працівник не може отримати аванс або заробітну плату за другу половину місяця, то їх може отримати інша особа за довіреністю (колега, родич працівника тощо). У зарплатній відомості в такому разі робиться відповідна примітка. Зауважимо, що нотаріально посвідчувати довіреність на отримання заробітної плати працівнику не потрібно.
ДОВІРЕНІСТЬ
Я, Іванова Марія Іванівна, яка проживає за адресою: м. Харків, вул. Петровського, 64, кв. 10, довіряю Стеценку Валерію Петровичу, паспорт МН 311253, виданий Київським РВ ХМУ УМВМУ в Харківській обл., 15.04.2001 р., отримати у ФОП Круглова В. В. належну мені заробітну плату (аванс) за першу половину червня 2013 року.
В отриманні за мене розписатися та виконати всі дії, пов’язані з цією довіреністю.
| Іванова | 10.06.2013 р. |
Якщо ж з якоїсь причини інша особа отримати за працівника аванс або заробітну плату за другу половину місяця не може, то роботодавець все одно зобов’язаний розрахувати йому виплату, а за наявності поточного рахунка зняти її суму в банку. Крім того, підприємець повинен розрахувати та перерахувати в установлені строки ПДФО та ЄСВ.
Якщо працівник або його довірена особа не з’являться за виплатою, то необхідно скласти в довільній формі відомість депонованих сум (сум зарплат, не отриманих працівниками) і здати суму невитребуваної виплати до банку або «повернути» готівку до каси (використовувати на інші цілі). Потім її можна виплатити, коли працівник з’явиться.
Відомість депонованої заробітної плати
за першу половину червня 2013 р.
| № з/п (табельний №) | Найменування цеху | Номер платіжної відомості | П. І. Б. працівника | Дата виникнення заборгованості | Сума невиданої зарплати, грн. | Позначка про сплату (списання) | |||
| дата | № документа | сума, грн. | підпис | ||||||
| 1 | Магазин | 23 | Іванова М. І. | 21.06.2013 р. | 1275,00 |
|
|
|
|
| Усього |
|
|
|
| 1275,00 |
|
|
|
|
| ФОП Круглов В. В. | Круглов | «21» червня 2013 р. |
Якщо заробітна плата перераховується на зарплатні картки, то роботодавець перераховує її працівнику як мінімум два рази на місяць у дні, установлені для виплати авансу та заробітної плати, незалежно від бажання працівника.
Зауважимо, що порушенням буде і виплата в аванс усієї суми заробітної плати, яка належить працівнику за поточний місяць, оскільки вимогу про виплату не менше двох разів на місяць через проміжок, що не перевищує 16 календарних днів, буде порушено.
Відповідальність за недотримання строків виплати. Недотримання норм трудового законодавства, як ми неодноразово зазначали, загрожує для підприємців-роботодавців штрафними санкціями. Так, відповідно до частини 1 статті 41 КУпАП за порушення встановлених строків, періодичності виплати заробітної плати та авансу, а також їх виплату не в повному обсязі підприємцю загрожує штраф у розмірі від 510 до 1700 грн. (від 30 до 100 нмдг).
Порушення може бути виявлено під час перевірки посадовими особами територіальної державної інспекції з праці, які складають протоколи про адміністративне правопорушення. Після оформлення та підписання протоколу формується справа про адміністративне правопорушення для направленя до суду. Рішення про накладення адміністративного штрафу на посадових осіб підприємства за статтею 41 КУпАП виноситься судом.
Правило 4. Документальне оформлення виплати зарплати
У підприємця має бути зарплатна відомість, однак він може її вести в довільній формі (див. с. 36).
Документ про виплату зарплати працівникам необхідний підприємцю для того, щоб документально підтвердити витрати на оплату праці. Крім того, Закон про ЄСВ вимагає, щоб у кожного роботодавця були документи щодо виплати зарплати та нарахування (розрахунку) ЄСВ. Оскільки підприємець бухоблік вести не зобов’язаний, йому необов’язково чітко дотримуватися затвердженої форми розрахунково-платіжної відомості. Однак основні реквізити зарплатної відомості повинні містити дані підприємця, назву документа (форми), дату складання, графи з нарахованими та розрахованими до виплати сумами зарплати, ЄСВ, ПДФО, графи для підпису працівників тощо.
Правило 5. Розрахунок, нарахування та справляння суми ЄСВ
1. Види та ставки ЄСВ. Як уже зазначалося, ЄСВ складається з двох частин:
— нарахувань (так званий внесок «зверху»), які сплачуються за рахунок коштів роботодавця;
— утримань (так званий внесок «знизу»), які сплачуються роботодавцем за рахунок доходу працівника.
Для роботодавців розмір ЄСВ у частині нарахувань на заробітну плату «зверху» залежить від класу професійного ризику виробництва, до яких платники належать залежно від виду економічної діяльності. Для роботодавців мінімальна ставка становить 36,76 %, максимальна — 49,7 % (див. таблицю у «ВД», 2013, № 1, с. 18).
Зверніть увагу: для підприємців-роботодавців на відміну від юросіб спеціальні (пільгові) ставки ЄСВ у частині нарахувань на заробітну плату працівників-інвалідів не встановлено.
Розмір ставки ЄСВ у частині утримань становить 3,6 %.
Однак для деяких виплат передбачено окремі ставки ЄСВ. Так, на суми лікарняних ЄСВ нараховується за ставкою 33,2 %. Розмір ставки внеску в частині утримань із сум лікарняних становить 2 %.
Якщо підприємець уклав зі своїм працівником окремо договір підряду або надання послуг, то для винагород за цивільно-правовими договорами застосовуються ставки 34,7 % (нарахування) і 2,6 % (утримання).
2. Гранична величина доходу. Розрахунок ЄСВ здійснюється в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ —17 прожиткових мінімумів (частина 3 статті 7 Закону про ЄСВ). У 2013 році розмір цього показника становить: у січні — листопаді — 19499,00 грн., у грудні — 20706,00 грн.
При нарахуванні ЄСВ на суми лікарняних, відпускних, період яких перевищує один місяць, застосування максимальної величини здійснюється окремо за кожний місяць.
У разі якщо у звітному місяці працівнику нараховані заробітна плата, лікарняні та винагорода за цивільно-правовим договором, то згідно з підпунктом 4.3.2 Інструкції № 21-5 при визначенні максимальної величини бази нарахування ЄСВ ці виплати враховуються в такій послідовності:
1) сума нарахованої заробітної плати;
2) сума винагород за договорами цивільно-правового характеру;
3) сума допомоги по тимчасовій непрацездатності.
При цьому ставки ЄСВ застосовуються до кожного виду виплат окремо.
| Приклад 1. За травень 2013 року працівнику було нараховано такі виплати: — заробітна плата за відпрацьовані дні у розмірі 15000,00 грн.; — лікарняні за дні хвороби у травні 2013 року в сумі 600,00 грн.; — винагорода за цивільно-правовим договором за виконані у травні 2013 року роботи в сумі 5000,00 грн. Припустимо, що ставка ЄСВ у частині нарахувань — 36,8 %. Загальна сума доходу працівника за травень 2013 року становить 20600,00 грн. (15000,00 + 5000,00 + 600,00). Максимальна величина доходу для справляння ЄСВ у травні становить 19499,00 грн. Оскільки загальна сума доходу за травень 2013 року перевищує 19499,00 грн., то сума перевищення в розмірі 1101,00 грн. (20600,00 - 19499,00) до бази для нарахування ЄСВ не включається, тобто сума лікарняних не оподатковується взагалі, а із суми винагороди — лише 4499,00 грн. (19499,00 - 15000,00). Таким чином, ураховуючи черговість справляння ЄСВ за видами виплат, його сума розраховуватиметься так: 1) ЄСВ у частині нарахувань із: — заробітної плати — 5520,00 грн. (15000,00 х 36,8 % : 100); — винагороди за цивільно-правовим договором — 1561,15 грн. (4499,00 х 34,7 % : 100); 2) ЄСВ у частині утримань із: — заробітної плати — 540,00 грн. (15000,00 х 3,6 % : 100); — винагороди за цивільно-правовим договором — 116,97 грн. (4499,00 х 2,6 % : 100). |
Правило 6. Розрахунок та утримання суми ПДФО
Визначаємо базу. Про те, що є заробітною платою для цілей справляння ПДФО, ми говорили на початку статті. Так, на сьогодні згідно з пунктом 164.6 ПКУ при нарахуванні доходів у формі заробітної плати база обкладення ПДФО визначається як нарахована заробітна плата, зменшена на суму ЄСВ, а також на суму ПСП за її наявності. Зокрема, базу обкладення ПДФО можна визначити за такою формулою:
БО = ЗП - ЄСВ - ПСП,
де БО — база обкладення ПДФО;
ЗП — заробітна плата, що нараховується платнику податку за відповідний місяць.
Водночас законодавство зобов’язало виплачувати заробітну плату не менше двох разів на місяць, тому ще до того, як буде нараховано всу суму доходу за весь місяць, працівнику виплачується аванс. Ураховуючи, що база оподаткування згідно з наведеною вище формулою визначається для доходу, нарахованого за звітний період (місяць), то представники ДПСУ у своїх роз’ясненнях у ЄБПЗ вважають, що при визначенні розміру ПДФО з авансу його сума не зменшується на ЄСВ і ПСП.
При цьому на особливу увагу заслуговує ситуація, коли працівник одночасно:
— отримує заробітну плату в мінімальному розмірі або менше, тобто працює в режимі неповного робочого часу (сумісник тощо);
— має право на застосування ПСП.
У такому разі вийде, що із суми авансу буде утримано ПДФО, а коли роботодавець визначить дохід за місяць і зменшить його на ПСП та ЄСВ «знизу», то вийде, що ПДФО з доходу утримувати не потрібно (база обкладення зарплати такого працівника за місяць дорівнюватиме нулю).
| Приклад 2. Підприємець має найманого працівника, який працює в режимі неповного робочого часу (на півставки). Його «грязна» заробітна плата за травень 2013 року становила 573,50 грн. (виходячи з місячної мінзарплати — 1147,00 грн.). Роботодавцю було подано заяву на застосування «звичайної» ПСП, оскільки правом на звичайну ПСП — 573,50 грн. — у 2013 році можуть скористатися працівники, чия заробітна плата за місяць не перевищує 1610,00 грн. (незалежно від режиму роботи) та які подали заяву. Причому для визначення розміру доходу, що дозволяє застосовувати ПСП, ураховуються всі виплати, які підпадають під поняття «заробітна плата» згідно з ПКУ: лікарняні, відпускні тощо. ПСП зменшує місячний оподатковуваний дохід у вигляді «грязної» зарплати для розрахунку ПДФО, тобто віднімається, як і сума утриманого ЄСВ «знизу» (пункт 169.1 ПКУ). Зверніть увагу: будь-якої мінімальної суми зарплати для обкладення ПДФО не встановлено. Якщо працівнику у травні нараховано заробітну плату в сумі 573,50 грн., то відповідно база для розрахунку ПДФО, як і його сума, дорівнюватимуть нулю (зарплата дорівнює сумі ПСП). При цьому розмір авансу (зарплати за першу половину місяця) має бути не менше 50 % місячної зарплати за умови, що в першій половині місяця були відпрацьовані всі робочі дні за графіком. Отже, працівнику було необхідно розрахувати аванс у «грязній» сумі не менше 286,75 грн. Причому нарахована сума авансу (зарплати за першу половину місяця) при обкладенні ПДФО на ПСП та ЄСВ «знизу» не зменшується, оскільки це не повний місячний дохід. Тоді сума ПДФО, яка перераховується при виплаті доходу, складатиме: 286,75 х 15 : 100 = 43,01 (грн). Виходить явне непогодження, коли за підсумками місяця ПДФО дорівнює нулю, а до авансу все одно необхідно перерахувати 43,01 грн. Через це у підприємця утворюється переплата, від якої можна позбавитися єдиним способом — зарахувати її суму із зобов’язаннями з ПДФО майбутніх періодів. Зокрема, ПДФО, який потрібно утримувати при виплаті авансу в наступному місяці, можна не перераховувати в повній сумі, а зменшити на 43,01 грн. Водночас з норм ПКУ випливає: якщо переплату не можна зарахувати зобов’язаннями майбутніх періодів, то платник податку, яким є працівник, може подати «громадянську» декларацію, де буде зазначена сума до повернення. Причому, мабуть, це можна зробити, лише якщо працівник припинив трудові відносини, а переплату не перекрито. Таким чином, виходить, що перерахований ПДФО з авансу підприємець повернути вже не зможе, хоча зможе цією переплатою скористатися. Додамо, що роботодавець за підсумком місяця не обмежує працівника надмірним утриманням ПДФО, а фактично сплачує такий податок за свій рахунок. Також переплату може бути перекрито ПДФО, утриманим з доходу інших працівників, яким виплачується «нормальна» зарплата. |
Застосовуємо ставки ПДФО. Ставки ПДФО для оподаткування доходів у вигляді заробітної плати визначено пунктом 167.1 ПКУ.
На сьогодні зарплата обкладається за двома ставками (малопрогресивна шкала):
— до зарплати, сума якої не перевищує 10-кратний розмір мінзарплати, установлений законом на 1 січня звітного податкового року (у 2013 році — 11470,00грн.), застосовується ставка 15 %;
— до частини заробітної плати, що перевищує 10-кратний розмір мінзарплати, установлений законом на 1 січня звітного податкового року (у 2013 році — більше 11470 грн., починаючи із суми 11470,01 грн.), застосовується ставка 17 %.
Для заробітної плати ставка ПДФО застосовується до бази оподаткування (пункт 167.1 ПКУ). Тому порівнювати з межею в 10 мінзарплат потрібно суму «грязної» заробітної плати за вирахуванням утриманого ЄСВ. І лише після цього із суми 11470,00 грн. утримуємо ПДФО за ставкою 15 %, а із суми перевищення — 17 %.
При цьому врахуйте, що потрібно:
1) підсумовувати бази обкладення всіх доходів. На думку ДПАУ (лист від 03.02.2011 р. № 2346/6/17-0715; № 2918/7/17-0717), спочатку береться заробітна плата, а потім до неї додаються інші виплати у хронологічному порядку. На нашу думку, логічніше було б ураховувати всі виплати у хронологічному порядку, а підхід податківців є прийнятним лише для випадку, коли зарплата та інші виплати нараховані в один день;
2) «перехідні» виплати (відпускні та лікарняні) віднести до відповідних місяців, за які їх нараховано. Це випливає з положень абзацу 3 підпункту 169.4.1 ПКУ.
Зверніть увагу: зазначений порядок оподаткування заробітної плати застосовується незалежно від того, є це місце роботи основним для платника податків чи сумісниством.
Тепер на прикладі розглянемо порядок застосування ставок ПДФО.
| Приклад 3. Заробітна плата, нарахована працівнику підприємця за червень 2013 року, становить 15000,00 грн. Нарахована сума зарплати значно перевищує межу в розмірі 11470,00 грн., тому вона оподатковується за двома ставками — 15 і 17 %. Визначимо суму ПДФО: а) сума ЄСВ «знизу» — 540,00 грн. (15000,00 х 3,6 % : 100); б) база для обкладення ПДФО — 14460,00 грн. (15000,00 – 540,00) (перевищує 11470,00 грн.); в) база для обкладення ПДФО за ставкою 17 % — 2990,00 грн. (14460,00 – 11470,00); г) сума ПДФО — 2228,80 грн. (11470,00 х 15 % : 100 + 2990,00 х 17 % : 100). |
Правило 7. Нюанси застосування ПСП
ПСП є сумою, яка у випадках, визначених ПКУ, зменшує оподатковуваний дохід у вигляді місячної заробітної плати. У загальному випадку ПСП у розмірі 573,50 грн. у 2013 році застосовується, якщо дохід працівника не перевищує 1610,00 грн. і ним було подано заяву.
Існують і підвищені розміри ПСП для різних категорій працівників, наприклад, тих, що утримують двох або більше дітей віком до 18 років. У цьому випадку ПСП у сумі 573,50 грн. застосовується з розрахунку на кожну таку дитину, а граничний дохід, що надає право на застосування ПСП «на дітей» одному з батьків у 2013 році, — 1610,00 грн. х кількість дітей.
Основні правила застосування ПСП такі:
1) ПСП може застосовуватися лише за одним місцем роботи, яке платник податків визначає самостійно;
2) ПСП застосовується до заробітної плати, нарахованої за місяць. Аванс (зарплата за першу половину місяця) при обкладенні ПДФО на ПСП не зменшується;
3) суми лікарняних і відпускних для цілей порівняння з граничним доходом, що надає право на ПСП, розподіляються за місяцями, на дні яких припадає хвороба (відпустка);
4) ПСП починає надаватися з дня отримання заяви (необхідних документів) від працівника;
5) ПСП припиняє надаватися з місяця, в якому працівник подає заяву про відмову від її застосування. Підвищена ПСП припиняє надаватися у зв’язку з втратою працівником відповідного статусу з моменту, визначеного ПКУ;
6) ПСП можна застосовувати до зарплати працівника, який одночасно є підприємцем, займається незалежною професійною діяльністю;
7) ПСП надається з урахуванням оподатковуваного доходу останнього місяця, в якому платник податків помер, або оголошується судом померлим, або визнається судом зниклим безвісти, або втрачає статус резидента, або був звільнений з роботи.
Детальніше про розміри та правила застосування ПСП ми писали у «ВД», 2013, № 8, с. 28.
Правило 8. Строки сплати ПДФО та ЄСВ при виплаті зарплати (авансу)
Строки, протягом яких підприємець-роботодавець повинен перерахувати суми ЄСВ і ПДФО, нараховані та утримані із заробітної плати, ми наведемо нижче в таблиці.
| Найменування (спосіб) виплати | ПДФО | ЄСВ | |
| нарахування | утримання | ||
| Аванс (грошові кошти на виплату авансу отримано з банківського рахунка) | Одночасно з отриманням грошових коштів у банку | Одночасно з отриманням грошових коштів у банку | Не пізніше 20-го числа місяця, наступного за місяцем, в якому видано аванс* |
| Аванс (шляхом перерахування грошових коштів на картрахунок працівника) | Одночасно з поданням платіжного доручення на перерахування грошових коштів на картрахунок працівника | Одночасно з поданням платіжного доручення на перерахування грошових коштів на картрахунок працівника | Не пізніше 20-го числа місяця, наступного за місяцем, в якому видано аванс* |
| Аванс з виручки | Протягом банківського дня, наступного за днем такого нарахування (виплати, надання) | У день виплати авансу | Не пізніше 20-го числа місяця, наступного за місяцем, в якому видано аванс* |
| Заробітна плата за місяць (за другу половину місяця) (грошові кошти отримано з банківського рахунка) | Одночасно з отриманням грошових коштів у банку | Одночасно з отриманням грошових коштів у банку | Не пізніше 20-го числа місяця, наступного за місяцем, за який виплачується заробітна плата* |
| Заробітна плата за місяць (за другу половину місяця) перераховується на картрахунок працівника | Одночасно з поданням платіжного доручення на перерахування грошових коштів на картрахунок працівника | Одночасно з поданням платіжного доручення на перерахування грошових коштів на картрахунок працівника | Не пізніше 20-го числа місяця, наступного за місяцем, за який виплачується заробітна плата* |
| Заробітна плата за місяць (за другу половину місяця) виплачується з виручки | Протягом банківського дня, наступного за днем такого нарахування (виплати, надання) | У день виплати заробітної плати | Не пізніше 20-го числа місяця, наступного за місяцем, за який виплачується заробітна плата* |
| Зарплата не виплачена своєчасно, інший дохід виплачується пізніше ніж через 20 (30) календарних днів, наступних за останнім днем місяця нарахування такого доходу | Протягом 30 календарних днів, наступних за останнім днем місяця, в якому нараховано, але не виплачено дохід | Не пізніше 20-го числа місяця, наступного за місяцем, за який нараховано, але не виплачено дохід* | Не пізніше 20-го числа місяця, наступного за місяцем, за який нараховано, але не виплачено дохід* |
| * Якщо строк сплати припадає на вихідний або святковий день, то він переноситься на найближчий робочий день. | |||
Правило 9. Відображення заробітної плати у звітності
Перелік основних звітів, які слід подавати роботодавцю, що виплачує заробітну плату та інші виплати найманим працівникам, а також строки їх подання наведемо нижче в таблиці.
| Назва звіту | Хто подає звіт | Строки подання звіту |
| Звітність до податкових органів | ||
| Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку за формою № 1ДФ, затвердженою наказом № 1020 (далі — форма № 1ДФ) | Роботодавці, які у звітному кварталі виплачували (нараховували) доходи найманим працівникам та іншим фізичним особам (у тому числі фізичним особам — підприємцям) і утримували (перераховували) з таких доходів ПДФО | Щокварталу, протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу* |
| Для відображення доходів у вигляді заробітної плати, нарахованої (виплаченої) за звітний квартал як основним працівникам, так і сумісникам, у формі № 1ДФ передбачено ознаку доходів «101». Аналогічна ознака, зокрема, присвоюється сумам допомоги з тимчасової непрацездатності, відпускних. | ||
| * Якщо останній день строку припадає на вихідний (святковий) день, то останнім днем строку вважається операційний (банківський) день, наступний за вихідним або святковим днем. | ||
| Звітність до органів Пенсійного фонду | ||
| Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб і суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів Пенсійного фонду України (додаток 4) | Роботодавці-страхувальники, які використовують працю фізичних осіб за трудовими та цивільно-правовими договорами на виконання робіт (надання послуг) | Не пізніше 20-го числа місяця, наступного за останнім днем звітного місяця** |
| ** Якщо останній день строку подання звіту припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, то останнім днем подання звіту вважається перший після нього робочий день. | ||
| Звітність до органів Фонду «тимчасової непрацездатності» | ||
| Звіт за формою Ф4-ФСС з ТВП (додаток 1) | Роботодавці, які мають «стару» заборгованість та які у звітному кварталі отримували (виплачували) лікарняні та декретні за рахунок Фонду «тимчасової непрацездатності» | Щокварталу не пізніше 20-го числа місяця, наступного за кварталом*** |
| Звіт за формою Ф14-ФСС з ТВП (додаток 2) | Роботодавці, які отримували від Фонду «тимчасової непрацездатності» і видавали найманим працівникам путівки на санаторно-курортне лікування, путівки на оздоровлення дітей працівників у дитячих оздоровчих закладах | |
| ***Якщо останній день строку подання звітів припадає на вихідний, святковий або неробочий день, то останнім днем строку вважається перший після нього робочий день. | ||
Правило 10. Податковий облік
Заробітна плата та суми ЄСВ «зверху» уключаються до складу витрат підприємця на загальній системі та єдиноподатників групи 3 та 5 — платників ПДВ у «грязній» сумі (єдиноподатники груп 1, 2, 3 і 5 — неплатники ПДВ облік витрат не ведуть). Підтвердними документами будуть «зарплатні» відомості з підписами працівників про отримання коштів на руки, а також платіжні документи про перерахування ЄСВ у частині нарахувань.
Незважаючи на те що при виплаті авансу підприємець має право відобразити його суму у витратах, ми вважаємо, що краще відобразити всю суму зарплати за місяць («грязну») у тому місяці, коли буде виплачено зарплату за його другу половину (зарплата за травень буде віднесена до витрат у червні, коли виплачується зарплата за другу половину травня). Це саме стосується і віднесення до витрат сум ЄСВ у частині нарахувань («зверху»).
Приклад нарахування та виплати авансу і заробітної плати
| Приклад 4. Зарплата працівника за травень дорівнює 5000,00 грн. (індексація не проводиться). Строк виплати заробітної плати за першу половину місяця (авансу) — 22-ге число поточного місяця, заробітної плати за другу половину місяця — 7-ме число наступного місяця. У разі якщо ці дні припадають на вихідний або святковий і неробочий день, зарплата виплачується напередодні в робочий день. Розмір авансу («грязна» сума) становить 55 % від установленого місячного окладу працівника — 2750,00 грн. Ставка ЄСВ на зарплату в частині нарахувань «зверху» — 37 % (умовно візьмемо ставку для 15-го класу ризику). Роботодавець здійснить такі операції та проведе розрахунки: |
Виплата авансу за травень,
розрахунок і перерахування обов’язкових платежів
| № з/п | Дата | Зміст | Розрахунок | Сума, |
| 1 | 22.05.2013 р. | Розраховано суму ЄСВ у частині нарахувань «зверху» | 2750,00 х 37 : 100 | 1017,50 |
| 2 | 22.05.2013 р. | Розраховано суму ПДФО* | 2750,00 х 15 : 100 | 412,50 |
| * Ми не зменшуємо суму нарахованого авансу на суму ЄСВ у частині утримань, оскільки її ми розрахуємо та перерахуємо при виплаті зарплати за другу половину місяця. | ||||
| 3 | 22.05.2013 р. | Перераховано суму ЄСВ у частині нарахувань «зверху» | — | 1017,50 |
| 4 | 22.05.2013 р. | Перераховано суму ПДФО | — | 412,50 |
| 5 | 22.05.2013 р. | Виплачено аванс у «чистій» сумі | 2750,00 - 412,50 | 2337,50 |
Нарахування заробітної плати за травень
і виплата зарплати за другу половину місяця,
розрахунок і перерахування обов’язкових платежів
| № з/п | Дата | Зміст | Розрахунок | Сума, |
| 1 | 31.05.2013 р. | Нараховано заробітну плату за травень | — | 5000,00 |
| 2 | 31.05.2013 р. | Розраховано суму ЄСВ у частині нарахувань «зверху» (37 %) | 5000,00 х 37 : 100 | 1850,00 |
| 3 | 31.05.2013 р. | Розраховано суму ЄСВ у частині утримань «знизу» із зарплати | 5000,00 х 3,6 : 100 | 180,00 |
| 4 | 31.05.2013 р. | Розраховано суму ПДФО із зарплати | (5000,00 - 180,00) х 15 : 100 | 723,00 |
| 5 | 07.06.2013 р. | Перераховано: |
|
|
| — ЄСВ у частині нарахувань «зверху» | 1850,00 - 1017,50 | 832,50 | ||
| — ЄСВ у частині утримань «знизу» | — | 180,00 | ||
| — ПДФО | 723,00 - 412,50 | 310,50 | ||
| Сума виплаченої («чистої») зарплати = Сума нарахованої («грязної») зарплати - «Чиста» сума авансу - ЄСВ - ПДФО | ||||
| 6 | 07.06.2013 р. | Виплачено зарплату (за другу половину місяця) | 5000,00 - 2337,50 - 180,00 - 723,00 | 1759,50 |
Документи консультації
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х.
Закон про оплату праці — Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР.
Закон про ЄСВ — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.
Наказ № 1020 — наказ ДПАУ «Про затвердження форми Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку (форма № 1ДФ) та Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку» від 24.12.2010 р. № 1020.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5.
Інструкція № 21-5 — Інструкція про порядок нарахування та сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена постановою правління Пенсійного фонду України від 27.09.2010 р. № 21-5.
Перелік № 1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170.
