Теми
Вибрати теми статей
Сортувати за темами

Оформлення грошових розрахунків підприємця з простими фізособами

Редакція ВД
Власне Діло Березень, 2013/№ 5
Друк
Стаття

Оформлення грошових розрахунків підприємця з простими фізособами

 

Підприємці можуть працювати з фізичними особами — громадянами (непідприємцями): купувати в них товари та сільгосппродукцію, брати в оренду нерухомість і транспортні засоби, виплачувати їм авторську винагороду, придбавати в них роботи/послуги тощо. Про нюанси укладення договорів з фізособами та їх оподаткуванням ми детально говорили у статті на с. 18 цього номера.

Проте під час роботи з фізособами є ще одна важлива проблема, яку також слід розглянути детально. Річ у тім, що фізособа, на відміну від юросіб та підприємців, не має повноважень видавати розрахунковий документ для підтвердження витрат покупця (чек, квитанцію, касовий ордер).

То якими ж документами підприємець може підтвердити свої витрати при роботі зі звичайними фіз­особами? Докладніше про це й поговоримо у статті.

Анастасія хмелевич, консультант газети «Власне Діло»

 

Підтвердження витрат при їх відображенні в Книзі ОДВ

Підприємці на загальній системі оподаткування та єдиноподатники групи 3 (5) мають право включити суму витрат на придбання товарів/робіт/послуг/творів у фіз­осіб (непідприємців) до витрат за наявності документів, що підтверджують сплату грошових коштів. При цьому включення до витрат означає їх відображення в Книзі обліку доходів та витрат (далі — Книга ОДВ).

Так, загальносистемники роб­лять запис про витрати в Книзі ОДВ після оплати та отримання товару/роботи/послуги/твору від постачальника/виконавця/автора, тобто в день сплати коштів (але обов’язково після підписання акта приймання­передачі або видаткової накладної), оскільки передоплату до витрат уключати не можна (підпункт 139.1.3 ПКУ).

Єдиноподатники групи 3 (5) відображають витрати в Книзі ОДВ за касовим методом, тобто за фактом сплати грошей.

У будь­якому випадку факт оплати (передачі коштів) має бути підтверджено документально.

Розрахунки зі звичайними фіз­особами, як правило, здійснюються готівкою.

З одного боку, зрозуміло, що звичайна фізособа не може видати підприємцю документ, який підтверджує факт передачі коштів в оплату за товари/роботи/послуги/твір. З іншого боку, єдиноподатникам групи 3 (5) та загальносистемникам такий документ просто необхідний для підтвердження записів у Книзі ОДВ.

Як бути в такій ситуації? Давайте поміркуємо на цю тему та пошукаємо варіанти вирішення проблеми.

 

Приймання­передача товару/робіт/послуг/твору відбувається одночасно з їх оплатою

Нагадаємо, що при закупівлі сільгосппродукції необхідно складати закупівельний акт.

Його форму наведено в додатку 5 до пункту 2.1 Методичних рекомендацій № 157. І хоча цей акт має рекомендаційний (не­обов’яз­ковий) характер, його використання набуло достатньо широкого розповсюдження на практиці.

Сама форма закупівельного акта (див. с. 32) містить такий реквізит: «Гроші отримав і далі підпис та П. І. Б. продавця. Гроші сплатив і далі підпис та П. І. Б. покупця». Цей реквізит дає покупцю­підприємцю всі підстави для підтвердження не тільки факту отримання сільгосппродукції, а й факту сплати грошових коштів за неї.

При закупівлях сільгосппродукції зрозуміло, що факт приймання­передачі товару та розрахунки за нього відбуваються одночасно, що й підтверджує форма акта.

За аналогією із закупівельним актом, якщо, наприклад, роботи/послуги виконано/надано і в цей же момент покупець­підприємець сплатив, а продавець­фізособа отримав гроші, то пропонуємо складати акт приймання­передачі, зразок форми якого наведемо на рис. 1 (див. нижче).

 

img 1 

Рис. 1. Акт приймання­передачі наданих послуг із підтвердженням факту оплати за них

 

Як бачимо, такий акт підтверджує водночас і факт приймання­передачі наданих послуг, і факт їх оплати.

Аналогічний акт можна складати і в разі приймання­передачі:

— виконаних робіт;

— послуг оренди (нерухомості та транспортних засобів);

— твору за авторським договором.

Також аналогічний акт підприємець може оформляти й у разі купівлі­продажу товарів у простих фізосіб, наприклад на ринку.

Головне, щоб дати приймання­передачі (купівлі­продажу) та оплати збігалися. Саме для цього в акті вважаємо за необхідне додавати такий реквізит: «Гроші отримав і далі підпис та П. І. Б. продавця/виконавця/підрядника/автора. Гроші сплатив і далі підпис та П. І. Б. покупця/замовника/автора». А якщо у підприємця є печатка, її, відповідно, також необхідно поставити в акті.

 

Передоплата або наступна оплата за товари/роботи/послуги/твір

А як бути, якщо за умовами договору підприємця та фізичної особи (непідприємця) передбачено передоплату або подальшу оплату за товари/роботи/послуги/твір, тобто коли не збігаються дати оплати та приймання­передачі товару/робіт/послуг/твору?

Адже очевидно, що звичайна фізособа не може видати ані чек РРО, ані корінець прибуткового касового ордера, загалом, жодний загальноприйнятий платіжний документ, який видають суб’єкти господарювання і який може підтвердити факт оплати грошових коштів підприємцем. Та й розписка звичайної фізособи в тому, що вона отримала гроші від підприємця в оплату за товари/роботи/послуги/твір, підтверджуючим документом бути не може.

За такої ситуації пропонуємо складати акт приймання­передачі грошових коштів (приклад див. на рис. 2). І, звичайно, якщо у підприємця є печатка, її також необхідно поставити в цьому акті.

 

img 2 

Рис. 2. Акт приймання­передачі грошових коштів (якщо договором між фізособою
(громадянином) та підприємцем передбачено передоплату або наступну оплату)

 

Зверніть увагу! Ми вважаємо за доцільне в договорі (купівлі­продажу, оренди, надання послуг, виконання робіт, авторському, відповідно) передбачати:

— спосіб оплати (передоплата, наступна оплата або оплата у момент передання товару/робіт/послуг/твору);

— можливість оформлення розрахунків актом приймання­передачі грошових коштів (у разі передоплати або наступної оплати).

Форму акта приймання­передачі грошових коштів можна зробити додатком до договору. І тоді таким актом підприємець на законних підставах зможе підтвердити свої витрати і той факт, що розрахунки з контрагентом (простою фізособою) дійсно проведено. Адже, по­перше, акт має всі реквізити первинного документа, а по­друге, є додатком до договору.


Документи консультації

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755­VI.

Методичні рекомендації № 157 — Методичні рекомендації щодо впровадження національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку у сфері громадського харчування і побутових послуг, гармонізованих з міжнародними стандартами, затверджені наказом Мінекономіки від 17.06.2003 р. № 157.

Оформи передплату та читай все Передплатити журнал
stop

Схоже, що ви використовуєте блокувальник реклами :(

Щоб користуватися всіма функціями сайту, додайте нас у винятку!

Як відключити
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Увійдіть, щоб читати більше! Авторизовані користувачі одержують безкоштовно 5 статей на місяць