Довідник підприємця. Оренда офісу: відповіді на актуальні запитання орендарів

Запитання

Відповідь

1

2

БЮРОКРАТИЧНІ НЮАНСИ

Наявність яких документів на нерухомість потрібно перевірити у орендодавця?

Найменше проблем у орендарів нежитлових приміщень, що належать до об’єктів капітального будівництва. Їм достатньо перевірити в орендодавця наявність документа, що підтверджує право власності на таке майно. Наприклад, договір купівлі-продажу, дарування, спадщини тощо. Крім того, в орендодавця має бути оформлено право на землю.

Якщо ж предметом оренди є тимчасова споруда (як правило, це кіоски, торговельні ятки, павільйони тощо), то орендарю слід бути пильнішим.

Так, у орендодавця необхідно перевірити наявність паспорта прив’язки тимчасової споруди. Його форма, затверджена наказом № 244, включає комплект документів, що складається зі: — схеми розміщення тимчасової споруди, виконаної на топографо-геодезичній основі в масштабі 1:500; — схеми благоустрою прилеглої території; — ескізів фасадів тимчасової споруди в кольорі М 1:50 (для стаціонарних тимчасових споруд); — технічних умов щодо інженерного забезпечення тимчасової споруди, отриманих замовником у балансоутримувача відповідних інженерних мереж.

Якщо паспорт прив’язки є, то розміщення тимчасової споруди є законним. Відповідно орендар може не боятися раптового «виселення».

Але! Додатково рекомендуємо знайомитися з правилами розміщення тимчасових споруд, установленими місцевою владою. Зазвичай їх можна знайти на сайтах міськради

Підприємець орендує площу в торговельному центрі. Чи потрібно йому отримувати «пожежний» і «санітарний» дозволи?

«Пожежний» дозвіл. Зауважимо, що з 01.07.2013 р. (у зв’язку з набуттям чинності КЦЗУ) такий документ отримувати вже не потрібно. Тепер лише «підприємці-початківці», яким належить нерухомість, зобов’язані заповнити так звану декларацію відповідності та подати її держадміністраторові або до територіального органу Держслужби з надзвичайних ситуацій. Діючим орендодавцям, які мають «пожежний» дозвіл, таку декларацію подавати не потрібно (детально про це читайте в газеті «ВД», 2013, № 19, с. 31).

А ось орендарі (навіть початківці!) таку декларацію не подають, за умови, що декларацію на цей об’єкт зареєстровано власником (частина 4 статті 57 КЦЗУ).

«Санітарний» дозвіл. Ситуація з цим документом є неоднозначною. Якщо статтю 1 Закону про санітарне благополуччя читати формально, то будь-який суб’єкт господарювання може стати об’єктом санітарно-епідеміологічної експертизи. Але! Як правило, висновок державної санітарно-епідеміологічної експертизи отримують, якщо діяльність пов’язана з продовольчою сировиною або продуктами (будь то виробництво чи реалізація).

У решті випадків отримувати «санітарний» дозвіл не потрібно.

Зауважимо, що зазвичай орендодавець (у цьому випадку — торговельний центр) уже має відповідні дозволи на роботу

Які документи потрібно отримати від орендодавця-підприємця для несправляння ПДФО?

Якщо орендодавцем є фізична особа — підприємець, то для обґрунтування неутримання ПДФО необхідні:

1) від орендодавців-єдиноподатників: — копія виписки або витягу з Єдиного держреєстру (у цьому випадку достатньо копії виписки);
— копія чинного Свідоцтва платника єдиного податку (якщо орендар не є платником податку на прибуток, на нашу думку, Свідоцтво єдиноподатника не є обов’язковим, однак податківці можуть дотримуватися іншої думки, то краще її все ж таки мати в комплекті);

2) від орендодавців-загальносистемників:
— копія виписки або витягу з Єдиного держреєстру (достатньо копії виписки)

Чи потрібно орендарю надавати форму № 20-ОПП в разі отримання об’єкта в оренду?

Так, орендарі, як і орендодавці, зобов’язані надати форму № 20-ОПП до податкової за місцезнаходженням об’єкта оренди.

При цьому така форма надається як у разі отримання об’єкта в оренду (наказ № 1588), так і при поверненні власнику (консультація в розділі 119.11 ЄБПЗ).

Отримання та повернення власнику об’єкта оренди відображається у графі «Стан об’єкта оподаткування»

Підприємець-орендар, зареєстрований платником ПДВ, виписує податкову накладну. В яких одиницях вимірювати орендну плату в податковій накладній?

У податковій накладній кількісні характеристики товарів/послуг, що поставляються, відображаються у графах 5 «Одиниця виміру товару» і 6 «Кількість (об’єм, обсяг)».

При цьому якщо послуги не мають кількісних показників, а вимірюються лише у вартісному виразі, то у графі 6 зазначається «послуга/проценти тощо» (пункт 12.5 Порядку № 1379).

Ураховуючи це, міндоходівці в консультації, розміщеній в розділі 101.19 ЄБПЗ, зазначають, що у графі 5 у такому разі слід проставити позначку «грн.».

Зауважимо, що будь-яких заборон відображати у графі 5 інший показник (наприклад, м²) ні ПКУ, ні Порядок № 1379 не містять. Однак безпечніше все ж не експериментувати.

Зауважимо, що платниками ПДВ можуть зареєструватися підприємці-загальносистемники, а також єдиноподатники групи 3 або 5

ОСНОВНІ МОМЕНТИ ОПОДАТКУВАННЯ ОРЕНДАРЯ

Єдиний соцвнесок (ЄСВ).

Чи потрібно нарахо­вувати ЄСВ на суму орендної плати?

Ні, орендар не нараховує та не утримує ЄСВ незалежно від статусу орендодавця.

Нагадаємо, що оренда для ЄСВ-цілей не розглядається як послуга

ПДФО.

Чи повинен сплачувати податок підприємець-орендар?

Якщо орендодавцем є звичайна фізична особа, орендар як податковий агент зобов’язаний утримати та сплатити до бюджету ПДФО за ставкою 15 (17) % виходячи з договірного розміру орендної плати, але не менше мінімальної суми орендного платежу (підпункт 170.1.2 ПКУ).

У формі № 1ДФ орендні виплати звичайними фізичними особами відображаються з ознакою доходу «106».

Якщо орендодавцем є фізична особа — підприємець, яка підтвердила свій підприємницький статус відповідними документами (якими саме, зазначено вище), ПДФО з виплачуваної суми орендної плати не справляється.

У формі № 1ДФ такі виплати відображаються з ознакою доходу «157».

Якщо ж орендодавцем є фізична особа — підприємець, від якої орендар не отримав пакет «звільняючих» документів, то застосовуються правила оподаткування для звичайних фізичних осіб

Спецводозбір.

Коли спецводозбір сплачується орендарем?

Детально питання сплати спецводозбору при оренді нерухомості розглянуто в газеті «ВД», 2013, № 19, с. 31.

Нагадаємо, що орендар буде відповідальним за подання декларації та сплату збору за спецводокористування лише в тому випадку, якщо він від свого імені уклав договір на постачання води з водопостачальником. При цьому якщо вода використовується виключно для задоволення власних питних і санітарно-гігієнічних потреб (далі — ВПСГП) і вказаних потреб населення (незалежно від обраної підприємцем системи оподаткування), то збір не сплачується. Однак якщо орендар використовує воду ще й для інших потреб, то збір сплачується за весь фактично використаний обсяг води.

Нагадаємо, що в УПК № 1180 (див. «ВД», 2012, № 2, с. 3) ДПСУ визнала таке: якщо орендар використовує воду виключно для задоволення ВПСГП, а орендодавець узагалі воду не використовує або використовує її, однак також лише для задоволення ВПСГП, то спецводозбір орендодавцем не сплачується (орендарем також)

«ВИТРАТНІ» ЗАПИТАННЯ

Як орендарю підтвердити витрати на оренду нерухомості, якщо орендодавцем є звичайна фізична особа?

Підприємці на загальній системі та єдиноподатники груп 3 і 5 (платники ПДВ) мають право включати орендні платежі до витрат. Але! Відображати такі виплати у Книзі ОДВ можна лише за наявності документів, що підтверджують сплату грошових коштів.

Розрахунки за орендою зі звичайними фізичними особами, як правило, здійснюються готівкою. При цьому підприємцю потрібен розрахунковий документ, який проста фізична особа видати не зможе. У цій ситуації рекомендуємо в акті приймання-передачі послуг оренди зазначити: «Гроші отримав і далі підпис і П. І. Б. орендодавця. Гроші сплатив і далі підпис і П. І. Б. орендаря» (для підтвердження факту виплати грошових коштів).

Якщо ж використовується безготівкова форма розрахунків, то оформляються банківські платіжні документи. Вони й будуть «витратним алібі»

Як в обліку орендаря відображається відшкодування вартості комунальних платежів орендодавцю?

Розглянемо три способи оплати комунальних послуг.

1. Вартість комунальних послуг уключається до суми орендної плати. Підприємці-єдиноподатники груп 3 і 5, зареєстровані платниками ПДВ, а також загальносистемники відображають компенсацію вартості комунальних платежів у відповідних Книгах ОДВ на дату сплати орендної плати.

У цьому випадку взагалі «не видно», що підприємець сплатив комунальні пос­луги: у обліку операція відображається як звичайне внесення орендної плати.

2. Орендар відшкодовує вартість спожитих комунальних послуг окремо. Фізичні особи — єдиноподатники груп 3 і 5, зареєстровані платниками ПДВ, можуть відобразити суму фактично перерахованої орендодавцю компенсації комунальних послуг у Книзі ОДВ. Зауважимо, що пункт 6 Порядку № 1637 для відображення таких витрат в обліку єдиноподатників жодних додаткових умов не висуває.

Однак можливість такої компенсації має бути застережена договором оренди. Крім того, щоб забезпечити такі витрати, бажано прописати порядок розрахунку вартості спожитих орендарем комунальних послуг та їх компенсації. До речі, така вимога містилася у скасованій на сьогодні консультації в розділі 107.04 ЄБПЗ.

Підприємцям-загальносистемникам також дозволено включати до складу витрат вартість комунальних послуг, відшкодованих орендодавцю, за наявності:
— рахунків орендодавця, в яких розрахована вартість спожитих орендарем комунальних послуг пропорційно площі, займаній орендарем в орендованому приміщенні; — відповідних умов у договорі оренди щодо компенсації орендарем вартості комунальних послуг (роз’яснення в розділі 104.05 ЄБПЗ).

3. Орендар самостійно оплачує комунальні послуги. У цьому випадку всі особові рахунки мають бути переоформлені на орендаря. Отже, з відображенням витрат підприємці не матимуть проблем: підтвердними документами є відповідні квитанції