Чи може підприємець делегувати право підпису

Чи може підприємець делегувати право підпису

Ситуація. У трудових відносинах з підприємцем на загальній системі оподаткування перебувають кілька працівників. Чи може він делегувати їм право підпису на договорах, у звітності, податкових накладних та інших документах? Якщо так, то як саме?

Віталій СМЕРДОВ, податковий експерт Видавничого будинку «Фактор»

Підприємець та його довірена особа

Підприємець може передати право підпису працівнику. Ось тільки спосіб такого делегування відрізнятиметься залежно від того, на якому документі буде проставлено підпис. Зараз пояснимо, але перед цим домовимося: людина, якій делеговане право підпису, має проставити його напроти своїх П. І. Б. Тож категорично не можна допускати, щоб у договорі, наприклад, зазначалося «Приватний підприємець Іванов І. І.», а напроти стояв підпис Петрова (тієї особи, кому делеговане право підпису).

Багато хто про це, на жаль, забуває. Але повернемося до основного запитання. До відповіді на нього потенційно є два підходи:

Давайте подивимося, який із них переважніший.

Почнемо з доручення в межах трудових відносин. У процесі виконання трудових обов’язків працівник діє в інтересах та від імені роботодавця. Довіреність для цього не потрібна. У законодавстві це правило зафіксоване тільки в частині юридичних осіб (частина 1 статті 92, частина 3 статті 237 ЦКУ), але воно має діяти і для фізичних осіб — роботодавців. Це підтверджують, як мінімум, два факти:

1) у цьому питанні фізичних осіб — роботодавців та юридичних осіб КЗпП не розділяє;

2) до підприємницької діяльності фізичних осіб, за загальним правилом, застосовуються норми, що регулюють діяльність юридичних осіб (частина 1 статті 51 ЦКУ).

Таким чином, на перший погляд підприємець має право доручити своїм наказом працівнику підписувати будь-які документи. Більше того, навіть окремий наказ для цього можна не видавати: адже обов’язки працівника фіксуються, зокрема, в його посадовій інструкції. Якщо підприємець її не розробляв, то при визначенні переліку обов’язків конкретного працівника потрібно використовувати відомості, зафіксовані у трудовому договорі, та/або відповідні довідники кваліфікаційних характеристик.

Але, на жаль, цей варіант підходить лише для тих випадків, коли в законодавстві немає спеціальних вимог до підписання документів. Що це за вимоги? Давайте подивимося на них у розрізі «найпопулярніших» документів.

Договори

Як ми вже говорили, до підприємницької діяльності фізичних осіб застосовуються норми, що регулюють діяльність юридичних осіб. При цьому частина 2 статті 207 ЦКУ вказує: від імені юридичної особи правочин підписують особи, уповноважені на це її установчими документами, довіреністю, законом чи іншими актами цивільного законодавства (частина 2 статті 207 ЦКУ). У цьому ключі для підприємця найприйнятнішим є варіант із довіреністю.

Платіжні документи

Одним із реквізитів платіжних документів, зокрема платіжного доручення, є підпис платника. У цьому полі проставляються підпис відповідальної особи, уповноваженої розпоряджатися рахунком, зразок підпису якої відповідним чином заявлено банку. У зв’язку з цим нагадаємо: при відкритті поточного рахунка підприємець заповнює, зокрема, картку зі зразками підписів (пункти 3.4 і 18.18 Інструкції № 492). У ній зазначаються у тому числі і зразки підписів довірених осіб. Підприємець має право делегувати довіреній особі право на використання свого рахунка й після його відкриття. Але що це за особа? Виходячи з тексту Інструкції № 492 нею може бути абихто, у тому числі й непрацівник. Голов­не, щоб його повноваження підтверджувалися нотаріально посвідченою довіреністю (пункт 5.6 Інструкції № 492).

Важливо

Позови

Для захисту своїх прав та інтересів інколи доводиться звертатися до суду. Припустимо, що позов подається до загального суду. Підписати його має право не лише позивач, а і представник (частина 3 статті 119 ЦПКУ). Ось тільки для фізичної особи, у тому числі підприємця, повноваження такого представника (крім законних представників та представників-адвокатів) можуть підтверджуватися лише посвідченою належним чином довіреністю (пункт 1 частини 1, частина 2 статті 42 ЦПКУ). Це означає, що доручити підписати позов без використання довіреності в цьому випадку не можна.

Якщо підприємець не погоджується з податківцями чи іншими державними органами, ситуація не зміниться. У подібному випадку повноваження представника доведеться підтверджувати договором та довіреністю (частина 3 статті 56, частина 1 статті 58 КАСУ).

У межах господарського процесу повноваження представника підприємця підтверджуються довіреністю, посвідченою нотаріально (пункт 1.8 постанови пленуму ВГСУ від 26.12.2011 р. № 8).

Податкова звітність

Податкова декларація, подана від імені фізичної особи — підприємця, має підписуватися особисто нею або її законним представником (підпункт 48.5.2 ПКУ). При цьому законними представниками є, як правило, батьки/усиновлювачі/опікуни (стаття 242 ЦКУ). Водночас у пункті 19.2 ПКУ йдеться про те, що для податкових цілей представниками можуть бути й особи, котрі діють за довіреністю. Контролери віддають пріоритет саме цій нормі (див. розділ 135.02 «ЗІР» Міндоходів), навіть незважаючи на те, що подібний підхід суперечить згаданому підпункту 48.5.2 ПКУ.

Зверніть увагу

Водночас про можливість підписати і подати декларацію фізичної особи — підприємця його працівником контролери нічого не сказали. Звичайно, це не означає, що діяти так само не можна, але такі дії однозначно потраплять до зони ризику. Тим більше, що для юридичних осіб правила підписання декларації прописано ширше (підпункт 48.5.1 ПКУ), ніж для фізичних осіб — підприємців* (підпункт 48.5.2 ПКУ).

* Декларацію юридичної особи мають підписати керівник чи уповноважена особа, а також особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку.

Податкова накладна

З податковою накладною складається схожа ситуація. Нагадаємо: її має підписати особа, уповноважена платником на здійснення постачання товарів/послуг** (пункт 18 Порядку № 10). Яким документом користуватися для подібного уповноваження, Порядок № 10, як і його попередники, не уточнює. Цю прогалину заповнили міндоходівці: вони повідомили, що податкову накладну має підписувати особа, уповноважена на це установчими документами, довіреністю, законом чи іншими актами цивільного законодавства (див. розділ 101.19 «ЗІР» Міндоходів). Як бачите, у межах цієї консультації в частині фізичних осіб — підприємців «уповноваженим» може вважатися лише та особа, котра діє за довіреністю. У зв’язку з цим, якщо податкову накладну підпише працівник без довіреності, висока імовірність того, що податківці її не визнають. Для тих же, хто вирішить ризикнути, зауважимо: прямих законодавчих заборон на це немає. Тим більше, що згадане в пункті 18 Порядку № 10 правило підпису податкової накладної сформульовано дуже широко.

** З нововведеннями у формі податкової накладної та порядку її складання ви можете ознайомитися у «ВД»,2014, № 5, с. 2.

Підіб’ємо підсумок. За загальним правилом ніщо не забороняє фізичній особі — підприємцю уповноважити своїх працівників на підписання документів власним наказом. Але цей підхід можна використовувати лише в тих випадках, коли законодавство не встановлює спеціальних вимог, зокрема вимоги про обов’язкове складання довіреності.

Документи консультації