Визначаємо суму лікарняних
Сума лікарняних (і за рахунок роботодавця, і за рахунок Фонду «тимчасової непрацездатності», далі — Фонд) — це розрахункова величина, яка визначається за формулою:
Л = ЗПсер х С : 100 х К,
де ЗПсер — розмір середньоденної (середньогодинної) заробітної плати;
С — відсоток оплати листка непрацездатності, який встановлюється залежно від страхового стажу (див. с. 18);
К — кількість пропущених у зв’язку з хворобою робочих днів (годин) за графіком роботи, що підлягають оплаті.
Приклад 1. Працівник хворів з 4 по 8 серпня 2014 року. Розрахунковий період — з лютого по липень 2014 року. Кількість фактично відпрацьованих робочих днів у розрахунковому періоді — 122. Сума виплат, нарахованих у розрахунковому періоді, — 18000,00 грн. Страховий стаж працівника — 4 роки.
Середньоденна заробітна плата становитиме:
18000,00 : 122 = 147,54 (грн.).
Сума денної виплати з урахуванням страхового стажу працівника дорівнює:
147,54 х 60 : 100 = 88,52 (грн.).
Сума оплати перших п’яти днів хвороби за рахунок роботодавця становитиме:
88,52 х 5 = 442,60 (грн.).
Однак існує спеціальний порядок визначення показників, які необхідні для розрахунку лікарняних. У цілому цей процес можна представити у вигляді схеми на с. 26.
Отже, насамперед потрібно правильно розрахувати суму середньої заробітної плати. Про те, як це зробити, читайте далі.
Визначаємо розрахунковий період та необхідні виплати
Почнемо з розрахункового періоду, за який обчислюється середня заробітна плата. Порядок визначення місяців, з яких він складається, має свої особливості. Наведемо їх у таблиці.
| Стаж роботи | Правила визначення розрахункового періоду |
| Більше 6 календарних місяців | 6 повних календарних місяців роботи (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю хвороби (пункт 4 Порядку № 1266) |
Приклад 2. Працівник працює з грудня 2011 року. З 1 по 5 вересня 2014 року він хворів. Розрахунковий період — з 1 березня по 31 серпня 2014 року. | |
| Менше 6 календарних місяців | Фактична кількість повністю відпрацьованих календарних місяців (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю хвороби (пункт 5 Порядку № 1266) |
| Приклад 3. Працівницю прийнято на роботу з 2 червня 2014 року. З 26 серпня по 5 вересня 2014 року вона хворіла. У підприємця встановлений п’ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями — субота та неділя. Незважаючи на те, що день прийняття на роботу (2 червня 2014 року) є першим робочим днем цього місяця (1 червня 2014 року — вихідний), такий місяць до розрахункового періоду не включається (див. с. 34). Тому для цієї працівниці розрахунковим періодом буде період з 1 по 31 липня 2014 року. | |
| Менше одного календарного місяця | Фактично відпрацьований час перед настанням страхового випадку (пункт 6 Порядку № 1266) |
| Приклад 4. Працівника прийнято з 18 серпня 2014 року. З 4 по 9 вересня 2014 року він хворів. Розрахунковий період — з 18 серпня по 3 вересня 2014 року. | |
Однак трапляються випадки, коли деякі місяці усередині розрахункового періоду потрібно виключити. Це місяці, які повністю не відпрацьовані працівником з поважних причин (з 1-го до 1-го числа). Вичерпний перелік таких поважних причин наведений у пункті 4 Порядку № 1266. Це:
1) тимчасова непрацездатність;
2) відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
3) відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку або шестирічного віку за медичним висновком.
Тепер поговоримо про виплати, які потрібно брати до розрахунку. Ними є суми, нараховані працівнику в розрахунковому періоді (див. вище), які відповідають одночасно таким вимогам:
1) нараховані за відпрацьований час. Якщо виплата нарахована за час, протягом якого працівник не працював і за ним зберігався середній заробіток, то вона в розрахунку не бере участі (наприклад, відпускні). А ось оплата днів відрядження за середнім заробітком враховується, оскільки в цей період працівник виконував свою роботу;
2) уключаються до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5.
3) уключаються до бази для нарахування та утримання ЄСВ.
Важливо
Ви знаєте, що з розрахункового періоду виключаються місяці, повністю не відпрацьовані працівником з поважних причин. Так-от, якщо в таких виключених місяцях працівнику були нараховані будь-які виплати, то вони також не включаються до розрахунку середньої зарплати для визначення лікарняних.
Підприємцям, які заохочують працю працівників, потрібно мати на увазі таке. Припустимо, у якомусь місяці працівнику нарахували заохочувальну виплату разового характеру (премію до ювілею, за успіхи у праці, матеріальну допомогу на оздоровлення тощо). Якщо частину «преміального» місяця він був відсутній зі згаданих вище поважних причин, то такі виплати повинні враховуватися пропорційно відпрацьованому часу (абзац другий пункту 9 Порядку № 1266). Решта виплат, нарахованих за фактично відпрацьований час у такому місяці, ураховуються в сумі нарахування.
Якщо ж працівник частину місяця був у відпустці, то заохочувальна виплата включається до розрахунку в повній сумі.
Приклад 5. Працівник хворів з 28 серпня по 4 вересня 2014 року. Розрахунковий період: лютий — липень 2014 року. У травні 2014 року працівнику нарахували зарплату за 15 відпрацьованих днів у сумі 3000,00 грн., лікарняні за 4 робочих дні в сумі 800,00 грн. і матеріальну допомогу на оздоровлення в сумі 800,00 грн.
Працівник відпрацював травень 2014 року не повністю з поважної причини (тимчасова непрацездатність). Отже, нараховану йому цього місяця матеріальну допомогу на оздоровлення в розрахунку середньої зарплати для оплати лікарняного враховуватимемо пропорційно відпрацьованому часу.
Число робочих днів у травні 2014 року — 19. Фактично відпрацьовано працівником 15 робочих днів. Розмір матеріальної допомоги, що включається до розрахунку, становитиме:
800,00 : 19 х 15 = 631,58 (грн.).
Крім того, підприємці, працівники яких отримують великі зарплати, мають знати про обмеження щодо включення суми виплат до розрахунку. Так, нараховані виплати включаються в межах максимальної величини бази справляння ЄСВ (абзац перший пункту 9 Порядку № 1266). Вона дорівнює 17 прожитковим мінімумам для працездатних осіб, у місяцях 2014 року — 20706,00 грн.
Однак майте на увазі, якщо працівник в будь-якому місяці розрахункового періоду перебував у відпустці та при цьому загальна сума нарахованого доходу перевищувала максимальну величину, то до розрахунку для лікарняних може потрапити лише частина його зарплати. Продемонструємо це на прикладі.
Приклад 6. Працівник хворів з 4 по 11 вересня 2014 року. Розрахунковий період — з березня по серпень 2014 року. У липні 2014 року працівнику нарахували заробітну плату в сумі 17000 грн. і відпускні в сумі 5000 грн.
Загальна сума виплат, нарахованих працівнику за липень 2014 року, — 22000,00 грн. (17000,00 грн. + 5000,00 грн.). Але ЄСВ справлявся лише з частини цієї суми, рівної 20706,00 грн. Сума відпускних, а також дні, що припадають на період відпустки, у розрахунку середньої зарплати для оплати лікарняного не беруть участі.
Розрахуємо суму зарплати за липень 2014 року, яка ввійде до розрахунку середньої зарплати для визначення суми лікарняних. Для цього спочатку визначимо частку заробітної плати, з якої справлявся ЄСВ у загальній сумі нарахованих виплат у липні 2014 року:
20706,00 : 22000,00 = 0,94.
Далі визначимо суму заробітної плати, яка включається до розрахунку середньої зарплати для розрахунку лікарняних: 17000,00 x 0,94 = 15980,00 (грн.).
До розрахунку середньої зарплати для визначення суми лікарняних зарплата за липень 2014 року ввійде в сумі 15980,00 грн.
Якщо ж працівник у розрахунковому періоді частину місяця перебував відпустці та сума оплати праці (з урахуванням оплати відпустки) менше максимальної величини бази справляння ЄСВ, до розрахунку середньої зарплати виплати за відпрацьовані дні включаються без пропорційного розподілу.
Середньоденна (середньогодинна) заробітна плата
Насамперед розберемося, в яких випадках потрібно розраховувати середньоденну, а коли — середньогодинну заробітну плату. Показник середньогодинної заробітної плати використовується при розрахунку сум лікарняних, якщо (пункт 15 Порядку № 1266):
1) ведеться підсумований облік робочого часу;
2) облік робочого часу ведеться в годинах;
3) у місяцях розрахункового періоду, за який обчислюється середня зарплата, або в періоді, за який виплачуються лікарняні, установлюється неповний робочий день.
У решті випадків використовується середньоденна заробітна плата.
Бухгалтер розраховує:
— середньогодинну заробітну плату шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період суми заробітної плати на кількість відпрацьованих годин застрахованою особою в зазначеному періоді (пункт 16 Порядку № 1266);
— середньоденну зарплату (за відпрацьований час) шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період суми заробітної плати на кількість відпрацьованих робочих днів у розрахунковому періоді (пункт 14 Порядку № 1266).
Для осіб, робочий час яких не піддається точному обліку через особливості умов праці, і для тих, хто робочий час розподіляє на власний розсуд (робота вдома, страховий агент тощо), застосовується середньоденна зарплата за один календарний день.
Таким чином, до розрахунку кількості робочих днів (годин) за розрахунковий період мають бути включені ті робочі дні (години), які фактично були відпрацьовані в розрахунковому періоді. Тому при підрахунку кількості днів, відпрацьованих працівником у розрахунковому періоді, не враховуються:
1) дні, протягом яких працівник не працював, однак за ним зберігався середній заробіток;
2) дні хвороби, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до 3 років, до 6 років — за медичним висновком;
3) будь-який невідпрацьований час, який не оплачується працівнику (наприклад, прогули, дні перебування у відпустці без збереження заробітної плати);
4) святкові, неробочі та вихідні дні, що припадають на розрахунковий період.
Приклад 7. Працівник підприємця хворів з 1 по 5 вересня 2014 року. Розрахунковий період — з 1 березня по 31 серпня 2014 року. У розрахунковому періоді працівник:
1) з 19 по 23 травня 2014 року хворів. Кількість фактично відпрацьованих днів у травні 2014 року — 14;
2) з 1 по 15 липня 2014 року перебував у відпустці без збереження заробітної плати, а з 21 по 25 липня 2014 року — у службовому відрядженні. Кількість відпрацьованих днів у липні 2014 року (уключаючи відрядження) — 12.
Решту місяців розрахункового періоду відпрацьовано повністю.
Дні хвороби та відпустки без збереження заробітної плати не беруть участі в розрахунку. А ось дні службового відрядження при підрахунку відпрацьованих днів слід врахувати, оскільки у відрядженні працівник також працював.
Кількість відпрацьованих робочих днів у розрахунковому періоді становитиме 106 роб. дн. (20 роб. дн. у березні + 21 роб. дн. у квітні + 14 роб. дн. у травні + 19 роб. дн. у червні + 12 роб. дн. у липні + 20 роб. дн. у серпні).
У розрахунковому періоді працівнику були нараховані основна заробітна плата — 15123,57 грн., лікарняні — 714,30 грн., оплата за час перебування у відрядженні — 814,15 грн., премія до ювілею — 300,00 грн. і матеріальна допомога через сімейні обставини — 800,00 грн.
До розрахунку включаємо суму заробітної плати, оплату за час перебування у відрядженні та суму премії до ювілею. Суми лікарняних і матеріальної допомоги через сімейні обставини в розрахунку не беруть участі, оскільки не включаються до фонду оплати праці (пункти 3.2, 3.3 і 3.31 Інструкції № 5).
Визначимо суму виплат, що враховуються при розрахунку середньої заробітної плати:
15123,57 + 814,15 + 300,00 = 16237,72 (грн.).
Величина середньоденної заробітної плати становитиме:
16237,72 : 106 = 153,19 (грн.).
При розрахунку середньої заробітної плати слід ураховувати обмеження, передбачене абзацом п’ятим пункту 14 Порядку № 1266. У чому воно полягає? Розрахована середньоденна (середньогодинна) зарплата для оплати періоду хвороби не може перевищувати максимальну величину бази справляння ЄСВ із розрахунку на один день (годину). Вона визначається шляхом ділення максимальної величини, що діє в останньому місяці розрахункового періоду, на норму робочого часу в останньому місяці розрахункового періоду.
Лікарняні сумісникам
Працівникам-сумісникам лікарняні за місцем роботи за сумісництвом призначаються на підставі:
1) копії листка непрацездатності, посвідченої підписом керівника (підприємця) і печаткою за основним місцем роботи;
2) довідки про середню заробітну плату з основного місця роботи;
3) довідки про середню заробітну плату за місцями роботи за сумісництвом (якщо застрахована особа працює на декількох роботах за сумісництвом);
4) копії відповідних посвідчень або інших документів, що підтверджують його право на пільгу за розміром лікарняних.
При розрахунку середньої зарплати для визначення суми лікарняних за місцем роботи за сумісництвом береться розрахунковий період за основним місцем роботи перед настанням хвороби.
Тому в загальному випадку середньоденна (середньогодинна) заробітна плата для розрахунку лікарняних за місцем роботи за сумісництвом обчислюватиметься шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період заробітної плати за сумісництвом, з якої сплачувався ЄСВ, на кількість відпрацьованих робочих днів (годин) у розрахунковому періоді за основним місцем роботи (абзац третій пункту 21 Порядку № 1266).
Важливо
Загальна сума заробітної плати, нарахована в кожному з місяців розрахункового періоду за основним місцем роботи та за сумісництвом, не може перевищувати розміру максимальної величини для справляння ЄСВ. Визначити розмір зарплати за основним місцем можна з наданої довідки.
Якщо в якомусь місяці розрахункового періоду загальна сума зарплати перевищить максимальну величину, то до розрахунку середньої заробітної плати за місцем роботи за сумісництвом береться різниця між цією величиною та зарплатою за основним місцем роботи.
Оподаткування лікарняних
Сума лікарняних як за рахунок коштів роботодавця (оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності), так і за рахунок коштів Фонду обкладається ЄСВ у частині нарахувань «зверху» за ставкою 33,2 % і утримань «знизу» за ставкою 2 %.
Строки сплати ЄСВ з лікарняних такі самі, як і для ЄСВ із заробітної плати. Якщо підприємець знімає з поточного рахунка гроші на оплату перших 5 днів тимчасової непрацездатності та допомоги за рахунок Фонду:
— ЄСВ у частині нарахувань «зверху» перераховується одночасно із отриманням грошових коштів у банку;
— ЄСВ у частині утримань «знизу» має бути сплачений не пізніше 20-го числа місяця, наступного за місяцем, в якому нараховані лікарняні, хоча зручніше перерахувати ЄСВ одночасно зі зняттям грошей з рахунка.
Якщо ж кошти на оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності підприємець виплачує з каси, то ЄСВ «зверху» він повинен перерахувати в день виплати, а ЄСВ «знизу» — не пізніше 20-го числа місяця, наступного за місяцем, в якому нараховані лікарняні.
Для порівняння з максимальною величиною для справляння ЄСВ (20706,00 грн.) лікарняні розподіляють за місяцями, на які припадає період непрацездатності.
Причому для порівняння доходу працівника з максимальною величиною спочатку враховують зарплату, потім винагороди за ЦП-договором, а у третю чергу — лікарняні.
З усієї суми лікарняних також справляється ПДФО за ставками 15 і 17 %. При цьому лікарняні:
— зменшують на суму ЄСВ у частині утримань (2 %) і на суму податкової соціальної пільги (за наявності права на неї) при визначенні бази оподаткування;
— ураховують при визначенні граничного розміру доходу, який надає право на податкову соціальну пільгу (у 2014 році — 1710 грн.).
Сплатити утриманий з лікарняних ПДФО необхідно в день зняття їх суми з поточного або спецрахунка. Якщо перші 5 днів тимчасової непрацездатності оплачуються з виручки, то податок на доходи можна сплатити протягом банківського дня, наступного за днем такої виплати.
Також з метою забезпечення фінансування заходів щодо підвищення обороноздатності держави з 3 серпня 2014 року до 1 січня 2015 року був запроваджений військовий збір у розмірі 1,5 % (детальніше див. с. 10 цього номера).
Зазначений збір справляється з доходів фізичних осіб у вигляді заробітної плати, інших заохочувальних і компенсаційних виплат або інших виплат і винагород, які нараховуються (виплачуються, надаються) платнику у зв’язку з трудовими відносинами.
Так, військовий збір повинен справлятися і з суми лікарняних. Причому множити на ставку 1,5 % потрібно всю суму без зменшення на ЄСВ «знизу» та ПСП.
Щодо решти правила справляння військового збору такі самі, як і для ПДФО, тобто утримувати та перераховувати його повинен податковий агент (роботодавець).
Що стосується обліку витрат підприємця на загальній системі, то до їх складу потрапить сума оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності на підставі «зарплатної» відомості та пункту 142.2 ПКУ. Також до витрат підприємців на загальній системі потраплять суми ЄСВ у частині нарахувань «зверху» з усієї суми лікарняних згідно з пунктом 143.1 ПКУ за наявності платіжного документа та розрахункової відомості.
Висновки
При розрахунку лікарняних спочатку визначають розрахунковий період і розмір отриманої працівником зарплати за його дні. За цими даними розраховують середньоденну (середньогодинну) зарплату за відпрацьований час.
Далі суму середньоденної заробітної плати множать на кількість робочих днів, що припадають на період тимчасової непрацездатності.
Розрахунковим періодом для обчислення лікарняних є останні 6 повних календарних місяців роботи, що передували місяцю, в якому стався страховий випадок (або менша кількість повних місяців з 1-го до 1-го числа).
У розрахунку середньоденної заробітної плати для визначення суми лікарняних ураховуються виплати, які включаються до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5 і з яких сплачувався ЄСВ.
Водночас виплати за невідпрацьований час не враховуються, наприклад відпускні або лікарняні.
Лікарняні обкладаються ЄСВ «зверху» за ставкою 33,2 % і «знизу» за ставкою 2 %, ПДФО та військовим збором.
Документи консультації
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Порядок № 1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. № 5.
