Реєстрація податкових накладних в Єдиному реєстрі: актуальні запитання

Реєстрація податкових накладних в Єдиному реєстрі: актуальні запитання

Підприємці — платники ПДВ здійснюють різні операції, у тому числі на великі суми, з імпортними товарами тощо. У таких випадках їм доведеться не лише видавати ПН покупцю, а й реєструвати її у спеціальному ЄРПН.

У ньому реєструють, як правило, ті ПН, які потрапляють до групи за одним із критеріїв, наведених у пункті 11 підрозділу 2 розділу ХХ ПКУ: із сумою ПДВ понад 10 тис. грн., виписані на імпортні або підакцизні товари.

Однак у кожній такій групі є своє «підводне каміння». Крім того, реєструвати доведеться і розрахунок коригування, якщо відбувалися зміни в сумах і він виписувався до ПН. Про все це йтиметься далі.

Маргарита Смирнова,
консультант газети «Власне Діло»

ПН з великою сумою ПДВ

Реєструвати в ЄРПН потрібно ті ПН, в яких сума ПДВ на момент виписки перевищує 10 тис. грн. (тобто при постачанні товарів/послуг на суму понад 60 тис. грн. з урахуванням ПДВ). Виняток — ті ПН, обидва примірники яких залишаються у постачальника. Майте на увазі:

1) якщо протягом дня відбулося декілька часткових постачань/передоплат за одним договором, то перевищення 10 тис. грн. відстежують за кожною окремою ПН (на кожне часткове постачання/передоплату);

2) зведені ПН реєструють в ЄРПН у загальному порядку. Рішення складати зведені ПН кожний платник податків приймає виключно на власний розсуд, якщо, звичайно, постачання мають безперервний або ритмічний характер при постійних зв’язках з покупцем. Строки для реєстрації зведених ПН обчислюють у загальному порядку з моменту складання такої ПН;

3) сума ПДВ у ПН з метою її реєстрації в ЄРПН має значення виключно на дату складання. При цьому період її відображення у складі податкового кредиту не має.

Не потрібно реєструвати в ЄРПН:

1) ПН, сума ПДВ в якій становить рівно 10 тис. грн. Реєструвати ПН необхідно лише при перевищенні цього критерію (формально хоча б на одну копійку);

2) ПН, складені на пільговані або «нульові» постачання (виняток становлять постачання імпортних та/або підакцизних товарів);

3) ПН, усі примірники яких залишаються у постачальника (покупця — у випадку з послугами від нерезидента), навіть якщо поставляється імпортний чи підакцизний товар. Ідеться про ПН (а також у певних випадках розрахунки коригування), виписані:

а) на умовне постачання;

б) на суму перевищення звичайної ціни над фактичною;

в) неплатникам ПДВ;

г) за підсумками дня;

д) на звичайну вартість при безоплатному постачанні. Нагадаємо, що в такій ситуації ПН складаються на нульову та звичайну вартість. При цьому останню реєструвати не потрібно, навіть якщо передавався імпортний/підакцизний товар;

е) на отримання послуг від нерезидента з місцем постачання на митній території України, що обкладаються ПДВ (нагадаємо, що згідно з пунктом 208.2 ПКУ в такому разі ПН складається в одному примірнику);

ж) в інших ситуаціях, зазначених у пункті 8 Порядку № 1379.

ПН на імпортні та підакцизні постачання

Незалежно від суми ПДВ в ЄРПН реєструють ПН, складені на постачання підакцизних та імпортних товарів (окрім тих, обидва примірники яких залишаються у постачальника), у тому числі при «нульових» і пільгових постачаннях.

Однак при реєстрації такого виду накладних є свої особливості, про них ітиметься далі.

Підакцизні товари. Якщо в межах однієї ПН міститься як підакцизний, так і «звичайний» товар, то ПН реєструють загальною сумою, а не лише в її «підакцизній» частині. Таке саме правило діє в разі одночасного постачання віт­чизняного та імпортного товару.

Товари, ввезені на митну територію України. Тут реєстрація ПН потрібна при кожному подальшому продажу/перепродажу імпортних товарів на митній території України.

Покупець може довідатися про те, що товар є імпортним, за супровідними документами, етикеткою та/або маркуванням — вказувати цю інформацію обов’язково. У зв’язку з цим зазначимо деякі моменти.

1. Якщо виробник товару перебуває за межами митної території України, однак постачальник у ПН не заповнив графу 4 та/або не зареєстрував ПН в ЄРПН, то за нею не можна відобразити податковий кредит. Хоча в цьому випадку «викрутитися» можна, подавши скаргу на постачальника. Як це зробити, див. с. 11.

2. Щоб упевнитися щодо країни походження товару, не слід орієнтуватися лише на його назву. Річ у тім, що вона може бути зазначена як українською, так і іноземною мовою.

3. На практиці також трапляється, що самому виробнику важко визначити імпортний/вітчизняний статус товару. Наприклад, якщо він виготовлений одночасно з вітчизняної та імпортної сировини, вироблений шляхом переробки імпортного товару тощо. У зв’язку з цим він може не зареєструвати ПН в ЄРПН, а це наражає покупця на неприємності.

Зверніть увагу

Реєструємо «особливі» розрахунки коригування до ПН

У ЄРПН реєструють і розрахунки коригування до ПН. У верхній частині оригіналів таких документів у відповідному полі також проставляється позначка «Х». Реєстрація розрахунку коригування потрібна, якщо він виписується до ПН (пункт 3 Порядку № 1246):

1) уже зареєстрованої в ЄРПН, навіть якщо після коригування вона вже не відповідає критеріям пункту 11 підрозділу 2 розділу ХХ ПКУ. Наприклад, зменшилася сума постачання, а відповідно й ПДВ;

2) за операцією, яка після коригування (у тому числі виключно при зміні номенклатури) починає відповідати критеріям пункту 11 підрозділу 2 розділу ХХ ПКУ (за винятком розрахунків коригування, обидва примірники яких залишаються у постачальника). Спочатку реєструють ПН, а потім розрахунок коригування.

Реєстрація та підтвердження відомостей з ЄРПН

Для того щоб включити ПН до ЄРПН, платник повинен:

1) скласти її за допомогою відповідного програмного забезпечення;

2) зберегти її в необхідному форматі (*.xml);

3) підписати її за допомогою ЕЦП і зашифрувати;

4) протягом операційного дня (з 0:00 до 23:00) надіслати її в електронному вигляді до ДПІ. Підтвердженням того, що податкова накладна надійшла до поштової скриньки Міндоходів, є повідомлення про отримання звітності. Доказом реєстрації ПН (або відмови в ній) буде підписана ЕЦП і зашифрована квитанція (пункт 8 Порядку № 1246), яку платник повинен отримати протягом цього самого операційного дня.

Вище був наведений ідеальний варіант, тоді як у реальному житті можливі деякі відхилення, отже, розглянемо найхарактерніші з них:

1) квитанція з податкової не надійшла — згідно з пунктом 11 Порядку № 1246 у такому разі ПН вважається зареєстрованою, однак лише за умови, що постачальнику надійшло повідомлення про отримання звітності;

2) надійшла квитанція з відмовою в реєстрації. Причиною відмови в реєстрації можуть бути:

а) помилки — в такому разі потрібно виправити помилку та направити ПН заново;

б) відсутність відомостей про ПН, до якої подається розрахунок коригування — у цій ситуації слід включити ПН, а вже потім і розрахунок коригування (пункт 3 Порядку № 1246);

в) виявлено зареєстровані ПН з такими самими реквізитами.

Зауважимо, що з 01.01.2014 р. платникам ПДВ не видають паперове Свідоцтво. За бажання вони можуть отримати витяг зі спеціального реєстру. Водночас «старі» програми для реєстрації ПН вимагали вносити номер Свідоцтва, тому на початку 2014 року деяким постачальникам не вдавалося зареєструвати ПН. Цей момент не залишився поза увагою Міндоходів, тому програмне забезпечення оновлюється і проблему буде вирішено.

Строки реєстрації в ЄРПН

Для реєстрації ПН і розрахунків коригування передбачено строк у 15 календарних днів, який починає відлічуватися з наступного календарного дня після їх складання (пункт 201.10 ПКУ).

Наприклад, якщо ПН складено 20.02.2014 р., то з урахуванням операційного часу вона має бути направлена до ЄРПН до 23:00 07.03.2014 р.

Практика свідчить, що не варто зволікати з реєстрацією ПН (розрахунків коригування) до останнього дня. Раптом вас в останню мить підведе програмне забезпечення.

Підтвердження відомостей

Покупець має право звіряти дані ПН на відповідність з інформацією з ЄРПН (пункт 201.10 ПКУ).

Для отримання інформації він подає запит до ЄРПН та отримує звідти відповідний витяг. Платникам податків не варто нехтувати цим правилом, адже досить часто постачальники проставляють у ПН позначку про їх реєстрацію, однак таку з тих чи інших причин не здійснюють.

Не пізніше наступного операційного дня покупцю повинні надіслати підписаний ЕЦП і зашифрований витяг з ЄРПН.

Чи можна вилучити з ЄРПН ПН, зареєстровану помилково

Припустимо, ПН, яка не підпадає під критерії обов’язкової реєстрації, була внесена до ЄРПН. Безпосередньо виключити її з ЄРПН не вдасться, оскільки це не передбачено ні ПКУ, ні Порядком № 1246. Водночас можна обнулити таку ПН за допомогою відповідного розрахунку коригування.

При цьому маємо зауважити: така «непотрібна» реєстрація не робить ПН недійсною і не створює жодних негативних наслідків.

Квитанція про реєстрацію надійшла із запізненням або зовсім не надійшла

Квитанція про реєстрацію (або відмову в реєстрації) має надійти постачальнику протягом операційного дня (зокрема, до 23:00), в якому ПН (розрахунок коригування) була направлена на реєстрацію (пункт 11 Порядку № 1246). Якщо ж вона не надійде або надійде протягом наступного операційного дня, то така ПН (розрахунок коригування) вважається зареєстрованою.

Пояснимо, чому. Квитанція — це не єдиний документ, який отримає постачальник у відповідь на направлення ПН (розрахунку коригування) до ЄРПН.

Першим же документом, який надходить у відповідь на направлення ПН (розрахунку коригування), є повідомлення про отримання звітності. У ньому зазначається, що відповідний документ надійшов до поштової скриньки Міндоходів.

Проте, якщо постачальник не отримає повідомлення про отримання звітності (і відповідно квитанцію), у такому разі ПН (розрахунок коригування) не вважатиметься зареєстрованою.

ПН не зареєстровано: наслідки

Для постачальника. Одразу ж зауважимо, що для постачальника наслідки менш негативні, ніж для покупця. Якщо постачальник не зареєструє ПН, то покупець може подати на нього скаргу (пункт 201.10 ПКУ). При цьому максимум, що загрожує постачальнику, — це позапланова виїзна перевірка податківців (виключно щодо цього питання) та адмінштраф згідно зі статтею 163¹ КУпАП* від 85 до 170 грн. (від 5 до 10 нмдг).

Для покупця. Відсутність факту реєстрації ПН в ЄРПН позбавляє покупця права на податковий кредит за такою ПН (пункт 201.10 ПКУ). Виправити справу покупець може виключно за допомогою скарги на постачальника — додатка Д8 до декларації з ПДВ (з додаванням копій необхідних первинних документів).

Електронні ПН і реєстрація в ЄРПН

На сьогодні все більше платників ПДВ не лише подають звітність в електронному вигляді, а й виписують електронні ПН.

Як не дивно, однак, незважаючи на встановлені критерії, міндоходівці наполягають на тому, що електронна ПН підлягає обов’язковій реєстрації в ЄРПН незалежно від суми, походження товару або його належності до підакцизних (листи ДПСУ від 03.12.2012 р. № 6357/0/61-12/15-3115 і від 26.11.2012 р. № 6013/0/61-12/15-3115).

Їх аргумент — окрема згадка про реєстрацію електронних ПН у підпункті «б» пункту 201.1 ПКУ. На нашу думку, у цій нормі ПКУ йдеться виключно про дотримання умови про ре­єстрацію ПН, тоді як здійснювати її слід лише за наявності підстав, перелічених у пункті 11 підрозділу 2 розділу ХХ ПКУ (сума ПДВ у ПН понад 10 тис. грн., постачання підакцизного та/або імпортного товару). Утім вважаємо, що в цьому випадку платнику безпечніше погодитися з Міндоходів. Тим більше, що цей підхід простежується в новому Порядку заповнення ПН, який має запрацювати в березні.

Окремо слід зауважити з приводу особливостей застосування до електронних ПН правила 15-денного строку для реєстрації в ЄРПН. Річ у такому: якщо при складанні паперової ПН її видача та реєстрація в ЄРПН відбуваються як дві окремі події (окремо видача покупцю та окремо унесення відомостей для реєстрації до ЄРПН), то у випадку з електронною ПН процеси відбуваються синхронно. Тому електронна ПН має бути зареєстрована того самого дня, коли вона була складена, перед надсиланням покупцю.

Висновки

Документи та умовні скорочення консультації