Як індексувати зарплату: важливі правила
Підприємці-роботодавці повинні опанувати техніку індексації заробітної плати працівників. Зауважимо, що доволі довго її не проводили через відсутність офіційної інфляції. Однак цього року ситуація змінилася, і роботодавцям довелося пригадати, як індексувати зарплату. У цілому нічого складного в цьому немає.
Детальніше про основні нюанси проведення індексації заробітної плати з урахуванням останніх нововведень ви довідаєтеся з цієї статті.
Оксана ХМЕЛЕВСЬКА, консультант газети «Власне Діло»
Які виплати потрібно індексувати
Для чого проводять індексацію? Для того, щоб нейтралізувати вплив інфляції, яка знецінює доходи громадян. На законодавчому рівні вона закріплена Законом № 491, а механізм її проведення міститься в Порядку № 1078.
Індексації підлягають грошові доходи громадян, отримані у гривнях на території України, які не мають разового характеру. Їх перелік наведений у пункті 2 Порядку № 1078, до якого серед доходів, що виплачуються роботодавцем, включена заробітна плата, зокрема:
— оплата праці за виконану роботу відповідно до тарифних ставок (окладів) і відрядних розцінок;
— доплати, надбавки, премії, що мають постійний характер.
Доходи, які не підлягають індексації, зазначені в пункті 3 Порядку № 1078. Зокрема, до них належать:
— виплати, розраховані роботодавцями виходячи із середньої заробітної плати (відпускні, лікарняні, декретні, вихідна допомога тощо);
— «зарплатні» доходи, що мають разовий характер (матеріальна допомога, винагорода за підсумками роботи за рік, щорічна винагорода за вислугу років, разові премії).
Важливо
Індексації підлягає не вся сума виплат, а лише її частина в межах прожиткового мінімуму, установленого для працездатних осіб у 2014 році, — 1218,00 грн. Якщо зарплата дорівнює цій величині, то її суму індексують повністю, якщо перевищує, індексують суму в розмірі 1218,00 грн.
У загальному випадку для індексації підприємцям потрібно брати лише заробітну плату, у деяких випадках з урахуванням доплат і надбавок.
Алгоритм індексації
Тепер перейдемо безпосередньо до основних правил індексації.
1. Індексація проводиться щодо кожного працівника окремо, щодо кожної зарплати (індекси стосовно окремих працівників можуть не збігатися).
2. Суми індексації минулих місяців надалі не індексуються (бере участь лише встановлена заробітна плата).
3. Зарплата індексується в межах прожиткового мінімуму для працездатних осіб незалежно від її розміру.
4. Важливо визначити базовий місяць. Саме від нього залежить коефіцієнт індексації. Зробити це зовсім нескладно, тут діють такі правила.
Ситуація 1. З моменту укладення трудового договору працівнику хоча б один раз підвищувалася зарплата. Базовим місяцем стане місяць останнього підвищення заробітної плати.
Нагадаємо, що розмір заробітної плати спочатку встановлюється у трудовому договорі з працівником (як правило, це місячний оклад), який потім може підвищуватися. Таке підвищення має фіксуватися у трудовому договорі.
Зверніть увагу
Не вважається базовим місяць, в якому зростання зарплати досягнуто за рахунок (абзац восьмий пункту 5 Порядку № 1078):
1) встановлення доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників, суміщення професій (посад), розширення зони обслуговування або збільшення обсягу виконуваних робіт;
2) встановлення внутрішнього сумісництва (тобто з одним роботодавцем укладаються два різні трудові договори, для підприємців це не є характерним);
3) збільшення розміру премії.
Ситуація 2. Працівника прийнято до 21 червня 2012 року (з цієї дати відбулися зміни у правилах індексації), при цьому його зарплата жодного разу не підвищувалася.
Базовим буде місяць прийняття на роботу.
Ситуація 3. Працівника прийнято з 21 червня 2012 року та пізніше, але зарплата жодного разу не підвищувалася.
У цьому випадку орієнтуються на місяць, що передував місяцю укладення трудового договору.
Наприклад, якщо працівника прийнято у грудні 2013 року, то для індексації зарплати беремо індекс, зазначений для листопада 2013 року.
5. Сума індексації грошових доходів визначається так: грошовий дохід, що підлягає індексації, множать на величину приросту індексу споживчих цін, що ділиться на 100.
У вигляді формули розрахунок можна представити так:
І = Д х Ісц : 100,
де І — сума індексації;
Д — індексований грошовий дохід (у межах прожиткового мінімуму);
Ісц — індекс споживчих цін, розрахований наростаючим підсумком для цілей проведення індексації.
6. Як визначити Ісц? Для його розрахунку Порядком № 1078 передбачено спеціальний механізм. Початок обчислення Ісц наростаючим підсумком ведеться від базового місяця.
Утім нашим читачам зовсім не обов’язково самим проводити такі розрахунки. Раз на місяць на сторінках «ВД» ми публікуємо «готові» розраховані індекси (див. рубрику «На замітку»). Підприємцям залишається просто взяти необхідну величину з таблиці та проіндексувати на неї зарплату (оклад) працівника за відповідний місяць.
Детальніше про те, як користуватися таблицею з індексами, читайте далі.
7. Що робити, якщо зарплату підвищено на суму, яка менше суми належної індексації?
На жаль, таке підвищення на скасовує проведення індексації. Але оскільки зарплата все ж таки дещо збільшилася, діяти потрібно так.
Спочатку визначити суму, якої «бракує»: вона дорівнює різниці між сумою можливої індексації та сумою підвищення зарплати. Ця сума фіксується і виплачується в такому розмірі до підвищення зарплати, яке перекриє суму належної індексації (див. приклад 1).
Важливо
Незалежно від того, перекрила сума підвищення зарплати суму індексації чи ні, місяць підвищення зарплати вважається базовим.
Якщо в подальшому у працівника не відбувається підвищення заробітної плати, то за ним зберігається право на отримання і поточної, і фіксованої суми індексації. При підвищенні зарплати фіксована сума переглядається залежно від того, чи перекрило її підвищення.
Приклад 1. Працівнику востаннє підвищувалася зарплата в січні 2014 року та згідно з домовленістю склала 1500,00 грн. З червня підприємець вирішив підвищити працівнику зарплату на 50,00 грн. Водночас згідно з коефіцієнтом для січня 2014 року (базового місяця) у таблиці на с. 6 червневу зарплату потрібно проіндексувати на 6,2 %.
Розрахуємо суму належної індексації та порівняємо із сумою підвищення зарплати.
Отже, сума можливої індексації: 1218,00 х 6,2 % = 75,52 (грн.). Ця сума більше суми підвищення.
У зв’язку з цим їхня різниця стане фіксованою сумою індексації, яку доведеться доплачувати роботодавцю до чергового підвищення зарплати: 75,52 - 50,00 = 25,52 (грн.).
Зарплата працівника за червень 2014 року з урахуванням фіксованої індексації становить 1550,00 + 25,52 = 1575,52 (грн.). Причому якщо далі зарплата не підвищуватиметься, до цієї суми потрібно буде додавати і суму індексації.
Червень 2014 року стає базовим, оскільки в ньому відбулося підвищення зарплати.
Як користуватися таблицею
Нагадаємо, як читачам правильно визначити індекси (коефіцієнти) для проведення індексації за допомогою наших щомісячних таблиць.
Для прикладу візьмемо таблицю на с. 6 цього номера. Вона призначена для індексації зарплати за червень 2014 року.
Зверніть увагу
Коефіцієнти кожної таблиці застосовуються лише до зарплати зазначеного в ній місяця. Наприклад, червнева таблиця — до зарплати червня. Доходи минулих місяців «чіпати» не потрібно, у таблиці лише наводиться перелік базових місяців.
Розповімо, як користуватися таблицею. Припустимо, зарплата працівника востаннє підвищувалася (при цьому сума підвищення перевищувала належну індексацію) у січні 2013 року.
Дивимося перші дві колонки під шапкою «Місяць підвищення заробітної плати (базовий місяц)». Знаходимо в них «2013 рік» і «Січень». У колонці «Величина приросту індексу споживчих цін для проведення індексації (%)» маємо відповідний показник.
| Місяць підвищення заробітної плати (базовий місяц) | Величина приросту індексу споживчих цін для проведення індексації (%) | |
| <…> | ||
| 2013 рік | Січень | 6,7 |
| <…> | ||
Отже, у червні 2014 року зарплату працівника потрібно індексувати на 6,7 % (у межах 1218,00 грн.). Зауважимо: якщо напроти базового місяця написано «Не індексується», то, як неважко здогадатися, індексацію проводити не потрібно.
Продемонструємо розрахунок індексації на прикладах.
Приклад 2. Зарплату працівника, як зазначалося вище, потрібно проіндексувати на 6,7 %. Його оклад згідно з трудовою угодою дорівнює 2000,00 грн.
Визначимо суму індексації за червень 2014 року: 1218,00 грн. х 6,7 % = 81,61 грн.
Таким чином, роботодавець нарахує працівнику: 2000,00 + 81,61 = 2081,61 грн.
Наведемо ще один приклад індексації, в якому зарплата працівника підвищувалась.
Приклад 3. Працівницю було прийнято в лютому 2014 року (після 21.06.2012 р.). Вона — мати 6-річної дитини, тому й скористалася своїм правом працювати в режимі неповного робочого часу (стаття 56 КЗпП). Місячний оклад для її посади при повному робочому дні складав 2000,00 грн. Ураховуючи, що вона працювала 4 години на день (півдня), то за свою працю отримуватиме 1000,00 грн. на місяць. З березня 2014 року вона перейшла на повний робочий день та на повну ставку, але березень у цьому випадку не став новим базовим місяцем. У червні 2014 року її зарплату було підвищено на 200,00 грн.
Дивимося в таблицю на с. 6 і визначаємо коефіцієнт. Якщо орієнтиром є січень 2014 року, то коефіцієнт дорівнює 6,2 %. Сума можливої індексації зарплати за червень дорівнює: 1218,00 грн. х 6,2 % = 75,52 (грн.).
Заробітна плата працівниці з урахуванням підвищення (2000,00 грн. + 200,00 грн.) перевищує суму зарплати до підвищення з урахуванням можливої індексації (2000,00 грн. + 75,52 грн.). У зв’язку з цим індексація в червні 2014 року не проводиться.
Як розрахувати індексацію, якщо працівник хворів або перебував у відпустці
У разі якщо працівник не повністю відпрацював місяць, індексацію виплачують пропорційно відпрацьованому часу (абзац сьомий пункту 4 Порядку № 1078).
Це означає: якщо працівник працював у режимі неповного часу, частину місяця хворів або перебував у відпустці, однак його зарплата підлягає індексації, то діяти потрібно так.
Спочатку слід визначити суму індексації виходячи із суми окладу. Потім необхідно розрахувати частину цієї суми пропорційно відпрацьованим робочим дням. Це саме стосується і фіксованої суми індексації, якщо вона нараховується.
Приклад 4. Працівника прийнято на роботу в лютому 2014 року з окладом 2000,00 грн. (після 21.06.2012 р.). Відтоді його зарплата не підвищувалася. У червні 2014 року працівник з 2-го по 6-те число (5 робочих днів) перебував у відпустці. Індексувати його зарплату потрібно так.
Розраховуємо повну суму індексації для червня: 1218,00 х 6,2 % = 75,52 (грн.).
Визначимо суму, яка припадає на відпрацьовані робочі дні. Усього в червні 2014 року 19 робочих днів, 5 із них працівник перебував у відпустці.
Відповідно сума індексації за червень 2014 року для цього працівника дорівнює: 75,52 грн. : 19 роб. дн. х 14 = 55,65 (грн.).
Як індексувати зарплату працівника, який був у відрядженні
Для оплати праці відрядженого працівника необхідно порівняти суму середньоденного та денного заробітку та виплатити більшу з величин (стаття 121 КЗпП). Виходячи з цього можливі два варіанти нарахування індексації відрядженому працівнику.
Варіант 1. Дні відрядження оплачені як звичайні робочі дні. У цьому випадку сума індексації виплачується в повному розмірі.
Варіант 2. Дні відрядження оплачені за середньоденним заробітком.
Тоді виплати, які розраховані виходячи із середньої зарплати, не індексуються. Відповідно у цьому випадку суму індексації потрібно виплатити пропорційно відпрацьованому часу (див. приклад 4).
Оподаткування та облік сум індексації
Сума індексації нараховується та виплачується разом із заробітною платою.
Для цілей обкладення ПДФО сума індексації підпадає під поняття заробітної плати. Вона враховується при визначенні загальної суми заробітної плати для застосування ПСП.
Сума індексації включається до бази для нарахування та справляння ЄСВ «зверху» і «знизу».
Підприємці на загальній системі та єдиноподатники — платники ПДВ уключають суму індексації до витрат (разом із зарплатою).
Правила індексації в окремих випадках
У вигляді таблиці надамо пояснення щодо деяких випадків, коли виникають запитання стосовно проведення індексації.
| Випадок | Пояснення |
| 1 | 2 |
| Чи потрібно індексувати зарплату працівнику-суміснику? | Згідно з пунктом 7 Порядку № 1078 потрібно, якщо працівник надасть довідку про зарплату та її проіндексовану суму за звітний місяць за основним місцем роботи. Загальна сума зарплати, що підлягає індексації і за основним місцем роботи, і за сумісництвом, не повинна перевищувати прожиткового мінімуму. Але на сьогодні розмір мінімальної заробітної плати та прожиткового мінімуму для працездатних осіб збігаються, тому з урахуванням інших правил індексацію зарплати сумісника не проводять |
| Чи потрібно індексувати зарплату працюючому пенсіонерові? | Так, потрібно. Насамперед індексується зарплата, а потім пенсія. Роботодавець зобов’язаний подавати до відділення Пенсійного фонду довідку про суму проіндексованої зарплати працівника-пенсіонера (протягом двох тижнів після її проведення) (пункт 9 Порядку № 1078) |
| Якщо працівника переведено на посаду, яка передбачає вищий оклад, чи вважається це підвищенням зарплати? | Якщо переведення працівника на іншу посаду супроводжується підвищенням зарплати (у сумі, що перекриває можливу індексацію), то такий місяць можна вважати базовим (лист Мінпраці від 14.02.2007 р. № 9/10/136-07) |
| Чи впливає на індексацію зменшення зарплати працівника? | Зменшення доходу працівника не впливає на індексацію — продовжуємо нараховувати індексацію в загальному порядку |
| Як визначається базовий місяць працівникам-відрядникам, зарплата яких варіюється з місяця в місяць? | Для працівників, зарплата яких нараховується за відрядною (відрядно-преміальною) формою оплати праці, базовим є місяць, в якому відбулося підвищення ставок. Зменшення або збільшення зарплати працівника у зв’язку зі зміною виробітку на індексацію не впливає (лист Мінпраці від 15.03.2007 р. № 15/10/136-07) |
| Чи потрібно індексувати зарплату працівника, який звільнився та не відпрацював повний місяць? | При звільненні працівника, який не відпрацював повний робочий місяць, індексація частини грошового доходу в межах прожиткового мінімуму визначається пропорційно фактично відпрацьованому часу |
Відповідальність
Підприємців за порушення трудового законодавства, до яких належить непроведення індексації, можуть притягнути до адміністративної відповідальності згідно з частиною 1 статті 41 КУпАП.
Відповідно до цієї статті на винних осіб може бути накладений штраф у розмірі від 510,00 до 1700,00 грн. (від 30 до 100 нмдг).
Зауважимо, що це порушення може бути виявлено під час перевірок державної інспекції праці.
Висновки
Підприємці-роботодавці зобов’язані проводити індексацію заробітної плати працівників.
Вона проводиться щодо кожного працівника окремо, тобто індекси для зарплат різних працівників можуть не збігатися.
Уникнути індексації можна лише за допомогою підвищення заробітної плати, однак на суму, яка перевищує величину передбачуваної індексації.
Яким би не був розмір заробітної плати, індексації підлягає лише та її частина, яка не перевищує прожиткового мінімуму для працездатних осіб (у 2014 році — 1218,00 грн.).
Індекси для проведення індексації щомісячно публікуються в нашому виданні в рубриці «На замітку».
Документи консультації
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.
Закон № 491 — Закон України «Про індексацію грошових доходів населення» у редакції Закону України від 06.02.2003 р. № 491-IV.
Порядок № 1078 — Порядок проведення індексації грошових доходів населення, затверджений постановою КМУ від 17.07.2003 р. № 1078.
