Бывает так, что бюджетные учреждения принимают материальные ценности на ответственное хранение. И в частности, наиболее распространенным является принятие на хранение личных вещей работников учреждения. Ведь в случае выявления таких ценностей в ходе инвентаризации без надлежащего обоснования их наличия инвентаризационная комиссия может посчитать их излишками. В таком случае последние подлежат обязательному оприходованию на баланс учреждения.
Имейте в виду: если личные вещи работника не просто временно хранятся в учреждении, но и используются для исполнения служебных обязанностей, такие отношения лучше оформить иным способом. Так, в соответствии с нормами Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV (далее — ГКУ) передача имущества для пользования в течение установленного срока осуществляется или на основании договора аренды (платное пользование), или по договору ссуды (бесплатное пользование). Подробнее об этом читайте в статье «Инвентаризацию провели, итоги подвели: отражаем в учете» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2015, № 42).
Кроме этого, бюджетные учреждения могут передавать собственные материальные ценности на ответственное хранение. И здесь следует напомнить: порядок регулирования правоотношений относительно хранения материальных ценностей определен гл. 66 ГКУ. В частности, договор хранения в соответствии с ч. 1 ст. 937 ГКУ заключается в устной форме, а в случаях, установленных ст. 208 этого Кодекса, — в письменной. Причем письменная форма договора считается соблюденной, если принятие вещи на хранение удостоверено распиской, квитанцией или другим документом, подписанным хранителем.
В случае, если речь идет о передаче материальных ценностей на хранение не в момент заключения договора, а в будущем, тогда форма такого договора обязательно должна быть письменной. И хотя несоблюдение письменной формы договора не имеет последствием его недействительность, однако в случае рассмотрения судом спора по такому договору суд не примет во внимание ссылки сторон на показания свидетелей ( ст. 218 ГКУ). Конечно, это не лишает стороны возможности доказывать факт заключения и условия указанного договора другими средствами доказывания, например: расписками, чеками, платежными поручениями.
Следовательно, с учетом вышеуказанного, считаем целесообразным отношения, касающиеся передачи имущества бюджетных учреждений на хранение, оформлять именно письменным договором.
Теперь об обязанностях хранителя. В первую очередь он обязан принимать все меры, установленные договором и законодательством для обеспечения сохранности вещи. В то же время хранитель не имеет права использовать вещь, переданную ему на хранение, а также передавать ее в пользование другому лицу. Указание на это содержит ст. 944 ГКУ. А вот после истечения срока действия договора хранитель должен вернуть поклажедателю вещь, полученную на хранение, или соответствующее количество вещей аналогичного вида и качества ( ч. 1 ст. 949 ГКУ).
Но как быть, если хранитель не вернул материальные ценности, переданные ему на хранение? Ответ на этот вопрос дает ч. 1 ст. 950 ГКУ: за утрату (недостачу) или повреждение вещи, принятой на хранение, хранитель отвечает на общих основаниях. А конкретно, убытки, нанесенные утратой (недостачей) или повреждением вещи, хранитель возмещает в таком порядке ( ч. 1 ст. 951 ГКУ):
1) в случае утраты (недостачи) вещи — в размере ее стоимости;
2) в случае повреждения вещи — в размере суммы, на которую снизилась ее стоимость.
Стоимость вещи как предельный размер возмещения определяют на основании документов, подтверждающих факт передачи соответствующей вещи на хранение. Вместе с тем согласно ч. 3 ст. 623 ГКУ суд может удовлетворить требование о возмещении убытков с учетом рыночных цен на день принятия решения.
Что касается отражения в учете недостачи материальных ценностей, переданных на ответственное хранение, то в первую очередь необходимо провести инвентаризацию всех ценностей, переданных соответствующему хранителю. Такая инвентаризация должна быть проведена на день установления факта хищения (злоупотребления). Это требование следует из абз. 5 п. 7 разд. I Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.2014 г. № 879 (далее — Положение № 879).
Кстати, на активы, находящиеся на ответственном хранении, нужно составлять отдельную инвентаризационную опись ( п. 10 разд. ІІ Положения № 879). В случае проведения инвентаризации в связи с установлением факта хищения материальных ценностей, переданных на ответственное хранение, можно применять типовую форму Инвентаризационной описи материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, утвержденную приказом Минфина от 17.06.2015 г. № 572 (ср. ). Такую опись должен подписать хранитель и тем самым удостоверить осуществление инвентаризации в его присутствии и отсутствие каких-либо претензий к членам инвентаризационной комиссии учреждения. В случае отказа хранителя от подписания описи, ее может подписать третье лицо с указанием об отказе хранителя.
После оформления инвентаризационную опись передают в бухгалтерию учреждения для проверки, выявления и отражения в учете результатов инвентаризации. Расхождения между данными фактически наличия материальных ценностей и учетными данными фиксируют в Сличительной ведомости.
Результаты инвентаризации обобщают в Протоколе инвентаризационной комиссии. В нем комиссия должна отразить свои заключения по поводу выявленной недостачи и предложения по ее урегулированию. В течение 5 рабочих дней после завершения инвентаризации руководитель учреждения должен рассмотреть и утвердить такой протокол. Этого требует п. 2 разд. IV Положения № 879.
Важно! В случае установления недостач или потерь, возникших в результате злоупотреблений (хищение, умышленная порча и т. п.), учреждение должно передать соответствующие материалы в правоохранительные органы в течение 5 дней после выявления таких недостач.
Протокол инвентаризационной комиссии в дальнейшем станет основанием для списания недостачи материальных ценностей, переданных на хранение, с баланса учреждения-поклажедателя. Но прежде чем заниматься списанием, следует вспомнить требования Порядка списания объектов государственной собственности, утвержденного постановлением КМУ от 08.11.2007 г. № 1314 (далее — Порядок № 1314). Этот нормативный документ определяет механизм списания объектов незавершенного строительства, основных средств и других необоротных материальных активов, в том числе выявленных в результате инвентаризации как недостача, которые находятся в государственной собственности. В частности, списание имущества в соответствии с п. 5 упомянутого Порядка допускается после принятия субъектом управления* решения о предоставлении согласия на его списание. Не требуется разрешение на списание только полностью амортизированных основных средств, первоначальная стоимость которых не превышает 10 тыс. грн. ( абз. 5 п. 5 Порядка № 1314). В остальных случаях для списания имущества государственной собственности придется обратиться в вышестоящую организацию с целью получения разрешения (согласия) на списание.
* Перечень субъектов управления государственным имуществом определен в ч. 1 ст. 4 Закона Украины «Об управлении объектами государственной собственности» от 21.09.2006 г. № 185-V.
Требования Порядка № 1314 распространяются на списание имущества, находящегося в государственной собственности. Тогда как при списании коммунального имущества следует руководствоваться решением (положением) о порядке списания коммунального имущества соответствующей территориальной громады.
Для документального оформления списания с баланса учреждения-поклажедателя материальных ценностей (необоротных активов), переданных на ответственное хранение, следует применять Акт о списании основных средств типовой формы № ОЗ-3 (бюджет), утвержденной совместным приказом Главного управления Госказначейства и Госкомстата от 02.12.97 г. № 125/70. Одновременно запись о выбытии соответствующего объекта нужно внести в Инвентарную карточку учета основных средств в бюджетных учреждениях (типовая форма № ОЗ-6 (бюджет)).
До момента списания с баланса переданные на хранение ценности в бухучете поклажедателя продолжают учитываться в составе активов. После списания сумму недостачи относят на виновное лицо. Имейте в виду:в случае недостачи (хищения) материальных ценностей, переданных на ответственное хранение, виновным лицом является хранитель. Ведь согласно условиям договора именно хранитель является ответственным за сохранность принятых им вещей. Следовательно, в случае невозмещения стоимости такого имущества хранителем в добровольном порядке необходимо предъявить к нему гражданский иск.
Внимание! Ответственность за состояние претензионно-исковой работы учреждения в соответствии с Рекомендациями Минюста «О порядке ведения претензионной и исковой работы на предприятии, в учреждении, организации» от 15.01.96 г. № 2 несет его руководитель.
При этом вопросами взыскания убытков с похитителя, в случае установления его личности в ходе расследования, должен заниматься хранитель.
Суммы недостач и хищений материальных ценностей, отнесенные на счет виновных лиц, и другие суммы, подлежащие удержанию в установленном порядке, в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденным приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611, следует учитывать на субсчете 363 «Расчеты по возмещению нанесенных убытков». А вот учреждения-хранители должны продолжать учитывать материальные ценности, взятые на ответственное хранение, в случае выявления их недостачи, на забалансовом счете 02 «Активы на ответственном хранении». Списание стоимости таких ценностей с забалансового учета допускается в случае их возврата или возмещения стоимости таких ценностей в порядке, определенном в договоре об ответственном хранении. На это обратила внимание Госказначейская служба в своем письме от 10.04.2015 г. № 14-08/125-8606 (см. с. 14).
Рассмотрим порядок отражения недостачи материальных ценностей, переданных на ответственное хранение, на счетах бухгалтерского учета на примере.
Пример. В связи с проведением ремонта помещения бюджетного учреждения и отсутствием специального помещения компьютерная и офисная техника на общую сумму 34000 грн. согласно договору хранения была передана на ответственное хранение на 3 месяца. Через месяц хранитель сообщил о хищении ноутбука, первоначальная стоимость которого составляет 7200 грн., а сумма начисленного износа — 720 грн. По факту хищения проведена инвентаризация. В ходе проверки недостача или порча других материальных ценностей не выявлена. Результаты инвентаризации отражены в протоколе инвентаризационной комиссии. Инвентаризационной комиссией принято решение о списании похищенного ноутбука с баланса учреждения и отнесении его стоимости на виновное лицо — хранителя. Списание похищенного ноутбука оформлено Актом о списании основных средств по типовой форме № ОЗ-3 (бюджет).
Руководство учреждения-поклажедателя передало информацию о хищении в правоохранительные органы.
В учетных регистрах сделаны такие записи:
№ п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн. | |
дебет | кредит | |||
1 | Списана недостача ноутбука, переданного на ответственное хранение: | |||
— на сумму первоначальной стоимости | 401 | 104 | 7200 | |
— на сумму начисленного износа | 131 | 401 | 720 | |
Одновременно отражено отнесение суммы недостачи на виновное лицо — хранителя в части расходов на восстановление (7200 грн. - 720 грн.)* | 363 | 711 | 6480 | |
* Размер убытка установлен с учетом ч. 1 ст. 951 ГКУ, которой размер убытков, подлежащих возмещению хранителем поклажедателю, сужен до реальных убытков путем установления их предельного размера — фактической стоимости соответствующей вещи. | ||||
Что касается отражения недостачи материальных ценностей, переданных на ответственное хранение, в отчетности бюджетного учреждения, то здесь следует руководствоваться нормами Порядка составления финансовой и бюджетной отчетности распорядителями и получателями бюджетных средств, утвержденного приказом Минфина от 24.01.2012 г. № 44 (далее — Порядок № 44).
Так, сведения о дебиторской задолженности по суммам недостач и хищений ценностей, отнесенным на счет виновных лиц, должны найти свое отражение в строке 184 Баланса (форма № 1) ( приложение 1 к Порядку № 44). В свою очередь, сумму списанных недостач следует показать в строке 030 Отчета о результатах финансовой деятельности (форма № 9д, № 9м) ( приложение 2 к Порядку № 44). Кроме того, недостачи и хищения материальных ценностей в разрезе мероприятий, которые были проведены для их устранения, распорядители бюджетных средств должны отразить в Отчете о недостачах и хищениях денежных средств и материальных ценностей (форма № 15) ( приложение 17 к Порядку № 44). Указание на это содержит п. 4.5 Порядка № 44.
Госказначейская служба в письме от 10.04.2015 г. № 14-08/125-8606 также напомнила, что в Отчете о недостачах и хищениях денежных средств и материальных ценностей (форма № 15) указываются данные о недостачах активов, которые являются собственностью учреждения и отражены в его бухучете. То есть сведения о недостаче материальных ценностей в этой форме отчетности будет приводить поклажедатель. Если же бюджетное учреждение выступает в роли хранителя, то отражать недостачи ценностей, принятых на хранение, в упомянутом отчете не нужно.
Подытоживая вышесказанное, можно сделать вывод: независимо от того, принимает ваше учреждение материальные ценности на хранение или передает их, зорко следить за их сохранностью нужно всегда.
