Трапляється, що бюджетні установи приймають матеріальні цінності на відповідальне зберігання. І зокрема, найбільш розповсюдженим є прийняття на зберігання особистих речей працівників установи. Адже у разі виявлення таких цінностей під час інвентаризації без належного обґрунтування їх наявності інвентаризаційна комісія може порахувати їх як лишки. У такому разі останні підлягають обов’язковому оприбуткуванню на баланс установи.
Майте на увазі: якщо особисті речі працівника не просто тимчасово зберігаються в установі, а й використовуються для виконання службових обов’язків, такі відносини краще оформити в інший спосіб. Так, відповідно до норм Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-IV (далі — ЦКУ) передача майна для користування протягом встановленого строку здійснюється або на підставі договору оренди (платне користування), або за договором позички (безоплатне користування). Більш детально про це читайте у статті «Інвентаризацію провели, підсумки підбили: відображаємо в обліку» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2015, № 42).
Крім цього, бюджетні установи можуть передавати власні матеріальні цінності на відповідальне зберігання. І тут варто нагадати: порядок регулювання правовідносин щодо зберігання матеріальних цінностей визначено гл. 66 ЦКУ. Зокрема, договір зберігання відповідно до ч. 1 ст. 937 ЦКУ укладається в усній формі, а у випадках, установлених ст. 208 цього Кодексу , — у письмовій. Причому письмова форма договору вважається дотриманою, якщо прийняття речі на зберігання посвідчене розпискою, квитанцією або іншим документом, підписаним зберігачем.
У разі, якщо йдеться про передачу матеріальних цінностей на зберігання не в момент укладення договору, а в майбутньому, тоді форма такого договору обов’язково має бути письмовою. І хоча недотримання письмової форми договору не має наслідком його недійсність, проте у разі розгляду судом спору щодо такого договору суд не візьме до уваги посилання сторін на свідчення свідків ( ст. 218 ЦКУ). Звісно, це не позбавляє сторін можливості доводити факт укладення та умови вказаного договору іншими засобами доказування, як то: розписками, чеками, платіжними дорученнями.
Отже, з огляду на вищезазначене, вважаємо за доцільне відносини щодо передачі майна бюджетних установ на зберігання оформляти саме письмовим договором.
Тепер про обов’язки зберігача. Насамперед він зобов’язаний вживати всіх заходів, установлених договором та законодавством для забезпечення схоронності речі. Водночас зберігач не має права використовувати річ, передану йому на зберігання, а також передавати її у користування іншій особі. Вказівку на це містить ст. 944 ЦКУ. А от після спливу строку дії договору зберігач повинен повернути поклажодавцеві річ, отриману на зберігання, або відповідну кількість речей аналогічного виду і якості ( ч. 1 ст. 949 ЦКУ).
Але як бути, якщо зберігач не повернув матеріальні цінності, передані йому на зберігання? Відповідь на це запитання дає ч. 1 ст. 950 ЦКУ: за втрату (нестачу) або пошкодження речі, прийнятої на зберігання, зберігач відповідає на загальних підставах. А конкретно, збитки, завдані втратою (нестачею) чи пошкодженням речі, зберігач відшкодовує у такому порядку ( ч. 1 ст. 951 ЦКУ):
1) у разі втрати (нестачі) речі — у розмірі її вартості;
2) у разі пошкодження речі — у розмірі суми, на яку знизилася її вартість.
Вартість речі як граничний розмір відшкодування визначають на підставі документів, які підтверджують факт передачі відповідної речі на зберігання. Разом із тим згідно з ч. 3 ст. 623 ЦКУ суд може задовольнити вимогу про відшкодування збитків з урахуванням ринкових цін на день ухвалення рішення.
Що стосується відображення в обліку нестачі матеріальних цінностей, переданих на відповідальне зберігання, то в першу чергу необхідно провести інвентаризацію всіх цінностей, переданих відповідному зберігачу. Така інвентаризація має бути проведена на день встановлення факту крадіжки (зловживання). Ця вимога випливає з абз. 5 п. 7 розд. І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879 (далі — Положення № 879).
До речі, на активи, що перебувають на відповідальному зберіганні, потрібно складати окремий інвентаризаційний опис ( п. 10 розд. ІІ Положення № 879). У разі проведення інвентаризації у зв’язку із встановленням факту крадіжки матеріальних цінностей, переданих на відповідальне зберігання, можна застосовувати типову форму Інвентаризаційного опису матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, затверджену наказом Мінфіну від 17.06.2015 р. № 572 (ср. ). Такий опис має підписати зберігач і цим самим засвідчити здійснення інвентаризації у його присутності та відсутність будь-яких претензій до членів інвентаризаційної комісії установи. У разі відмови зберігача від підписання опису його може підписати третя особа із вказівкою про відмову зберігача.
Після оформлення інвентаризаційний опис передають до бухгалтерії установи для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації. Розбіжності між даними щодо фактично наявності матеріальних цінностей та обліковими даними фіксують у Звіряльній відомості.
Результати інвентаризації узагальнюють у Протоколі інвентаризаційної комісії. У ньому комісія має відобразити свої висновки з приводу виявленої нестачі та пропозиції щодо її врегулювання. Протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації керівник установи повинен розглянути та затвердити такий протокол. Цього вимагає п. 2 розд. IV Положення № 879.
Важливо! У випадку встановлення нестач або втрат, які виникли внаслідок зловживань (крадіжки, навмисне псування тощо), установа має передати відповідні матеріали правоохоронним органам протягом 5 днів після виявлення таких нестач.
Протокол інвентаризаційної комісії у подальшому стане підставою для списання нестачі матеріальних цінностей, переданих на зберігання, з балансу установи-поклажодавця. Але перш ніж займатися списанням, варто пригадати вимоги Порядку списання об’єктів державної власності, затвердженого постановою КМУ від 08.11.2007 р. № 1314 (далі — Порядок № 1314). Цей нормативний документ визначає механізм списання об’єктів незавершеного будівництва, основних засобів та інших необоротних матеріальних активів, у тому числі виявлених в результаті інвентаризації як нестача, які перебувають у державній власності. Зокрема, списання майна відповідно до п. 5 згаданого Порядку допускається після прийняття суб’єктом управління* рішення про надання згоди на його списання. Не потрібен дозвіл на списання тільки повністю амортизованих основних засобів, первісна вартість яких не перевищує 10 тис. грн. (абз. 5 п. 5 Порядку № 1314). У решті випадків для списання майна державної власності доведеться звернутися до вищої за рівнем організації з метою отримання дозволу (згоди) на списання.
* Перелік суб’єктів управління державним майном визначений у ч. 1 ст. 4 Закону України «Про управління об’єктами державної власності» від 21.09.2006 р. № 185-V.
Вимоги Порядку № 1314 поширюються на списання майна, яке перебуває у державній власності. Тоді як при списанні комунального майна слід керуватися рішенням (положенням) про порядок списання комунального майна відповідної територіальної громади.
Для документального оформлення списання з балансу установи-поклажодавця матеріальних цінностей (необоротних активів), переданих на відповідальне зберігання, слід застосовувати Акт про списання основних засобів за типовою формою № ОЗ-3 (бюджет), затвердженою спільним наказом Головного управління Держказначейства і Держкомстату від 02.12.97 р. № 125/70. Водночас запис про вибуття відповідного об’єкта потрібно внести до Інвентарної картки обліку основних засобів в бюджетних установах (типова форма № ОЗ-6 (бюджет)).
До моменту списання з балансу передані на зберігання цінності в бухобліку поклажодавця продовжують обліковуватись у складі активів. Після списання суму нестачі відносять на винну особу. Майте на увазі: у випадку нестачі (крадіжки) матеріальних цінностей, переданих на відповідальне зберігання, винуватцем є зберігач. Адже згідно з умовами договору саме зберігач є відповідальним за схоронність прийнятих ним речей. Відтак, у разі невідшкодування вартості такого майна зберігачем у добровільному порядку необхідно пред’явити до нього цивільний позов.
Увага! Відповідальність за стан претензійно-позовної роботи установи відповідно до Рекомендацій Мін’юсту «Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації» від 15.01.96 р. № 2 несе її керівник.
Натомість про стягнення збитків із крадія у разі встановлення його особи в ході розслідування має подбати зберігач.
Суми недостач і крадіжок матеріальних цінностей, віднесені на рахунок винних осіб, та інші суми, що підлягають утриманню в установленому порядку, відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611, слід обліковувати на субрахунку 363 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків». А от установи-зберігачі повинні продовжувати обліковувати матеріальні цінності, взяті на відповідальне зберігання, у разі виявлення їх нестачі на позабалансовому рахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні». Списання вартості таких цінностей з позабалансового обліку допускається у разі їх повернення або відшкодування вартості таких цінностей у порядку, визначеному у договорі про відповідальне зберігання. На цьому наголосила Держказначейська служба у своєму листі від 10.04.2015 р. № 14-08/125-8606 (див. с. 14).
Розглянемо порядок відображення нестачі матеріальних цінностей, переданих на відповідальне зберігання, на рахунках бухгалтерського обліку на прикладі.
Приклад. У зв’язку з проведенням ремонту приміщення бюджетної установи та відсутністю спеціального приміщення комп’ютерну та офісну техніку на загальну суму 34000 грн. згідно з договором зберігання було передано на відповідальне зберігання на 3 місяці. Через місяць зберігач повідомив про викрадення ноутбука, первісна вартість якого становить 7200 грн., а сума нарахованого зносу — 720 грн. За фактом крадіжки проведено інвентаризацію. Під час перевірки нестачі або псування інших матеріальних цінностей виявлено не було. Результати інвентаризації відображено в протоколі інвентаризаційної комісії. Інвентаризаційною комісією прийнято рішення про списання викраденого ноутбука з балансу установи та віднесення його вартості на винну особу — зберігача. Списання викраденого ноутбука оформлено Актом про списання основних засобів за типовою формою ОЗ-3 (бюджет).
Керівництво установи-поклажодавця передало інформацію про крадіжку до правоохоронних органів.
До облікових регістрів внесено такі записи:
№ з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн. | |
дебет | кредит | |||
1 | Списано нестачу ноутбука, переданого на відповідальне зберігання: | |||
— на суму первісної вартості | 401 | 104 | 7200 | |
— на суму нарахованого зносу | 131 | 401 | 720 | |
Одночасно відображено віднесення суми нестачі на винну особу — зберігача в частині витрат на відновлення (7200 грн. - 720 грн.)* | 363 | 711 | 6480 | |
* Розмір збитку встановлено з урахуванням ч. 1 ст. 951 ЦКУ, якою суму збитків, що підлягає відшкодуванню зберігачем поклажодавцю, звужено лише до реальних збитків шляхом встановлення їх граничного розміру — фактичної вартості відповідної речі. | ||||
Що стосується відображення нестачі матеріальних цінностей, переданих на відповідальне зберігання, у звітності бюджетної установи, то тут слід керуватися нормами Порядку складання фінансової та бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затвердженого наказом Мінфіну від 24.01.2012 р. № 44 (далі — Порядок № 44).
Так, відомості про дебіторську заборгованість за сумами недостач і крадіжок цінностей, віднесеними на рахунок винних осіб, мають знайти своє відображення у рядку 184 Балансу (форма № 1) (додаток 1 до Порядку № 44). У свою чергу, суму списаних недостач слід показати у рядку 030 Звіту про результати фінансової діяльності (форма № 9д, № 9м) (додаток 2 до Порядку № 44). Окрім того, недостачі та крадіжки матеріальних цінностей в розрізі заходів, що були проведені для їх усунення, розпорядники бюджетних коштів повинні відобразити у Звіті про недостачі та крадіжки грошових коштів і матеріальних цінностей (форма № 15) (додаток 17 до Порядку № 44). Вказівку на це містить п. 4.5 Порядку № 44.
Держказначейська служба у листі від 10.04.2015 р. № 14-08/125-8606 також нагадала, що у Звіті про недостачі та крадіжки грошових коштів і матеріальних цінностей (форма № 15) зазначаються дані про нестачі активів, які є власністю установи та відображені у її бухобліку. Тобто відомості про нестачу матеріальних цінностей у цій формі звітності буде наводити поклажодавець. Якщо ж бюджетна установа виступає у ролі зберігача, то відображати нестачі цінностей, прийнятих на зберігання, у згаданому звіті не потрібно.
Підсумовуючи вищесказане, можна зробити висновок: незалежно від того, приймає ваша установа матеріальні цінності на зберігання чи передає їх, пильнувати їх схоронність слід завжди.
