Сразу ответим на поставленный вопрос. Да, наличие в учете учреждения задолженности со стороны подотчетного лица в течение такого длительного периода является нарушением порядка ведения бухгалтерского учета. И прежде всего потому, что отражение этой задолженности в учете является необоснованным. Закономерно, у вас возникает встречный вопрос: но как так? Операция документально оформлена, а значит, и основания для отражения в учете есть. Однако нормы действующего законодательства требуют учитывать хозяйственные операции в соответствии с их сущностью, а не лишь исходя из юридической формы. Четкое указание на это содержит абз. 8 ст. 4 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
В чем же суть операции, описанной выше, и как правильно ее отразить в бухгалтерском учете? Давайте разбираться по порядку. И для начала вспомним, что мы имеем дело с почтовыми марками. Порядок издания, введения в обращение и выведения из обращения, а также порядок распространения знаков почтовой оплаты, к которым собственно и относятся почтовые марки, маркированные конверты и карточки, определяет Положение о знаках почтовой оплаты, утвержденное приказом Минтранссвязи от 24.06.2010 г. № 388 (ср. ). В частности, п. 3 этого Положения определенно, что почтовая марка — это государственный знак, изготовленный в установленном законодательством порядке с указанием нарицательной стоимости и государства, который является средством оплаты услуг почтовой связи, предоставляемых национальным оператором. Ключевым в этом определении является трактовка почтовых марок как средств оплаты. Следовательно, они принадлежат к денежным документам и их следует учитывать в соответствии с требованиями Порядка бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений, утвержденного приказом Минфина от 02.04.2014 г. № 372 (далее — Порядок № 372).
Денежные документы и почтовые марки, в частности, должны храниться в кассе учреждения. На это указывает п. 2.6 Порядка № 372. При этом материально ответственным лицом за сохранение почтовых марок является кассир или лицо, которое исполняет его обязанности. При необходимости марки выдают секретарю, другому работнику, который занимается отправкой корреспонденции, в подотчет. Однако остаток знаков почтовой оплаты должен находиться именно у кассира. Собственно на этом этапе и допускается одна из самых распространенных ошибок в организации бухгалтерского учета почтовых марок. Достаточно часто последние хранятся у лиц, которые непосредственно их используют. Вот и в вашем случае почтовые марки были переданы в подотчет сразу в полном объеме, а не постепенно по мере необходимости. Как следствие — в учете на длительный период времени «зависла» дебиторская задолженность.
Помните: передача на ответственное хранение и передача в подотчет — это абсолютно разные по содержанию хозяйственные операции, которые по-разному оформляются и отражаются в бухгалтерском учете.
Далее поговорим о документальном оформлении поступления и движения почтовых марок в учреждении. И прежде всего напомним, что почтовые марки не являются бланками строгой отчетности. Это отметила и Госказначейская служба в письме от 06.08.2014 г. № 17-13/743-18065. Останавливаться детально на этом вопросе не будем, больше информации по этому поводу вы найдете в комментарии к указанному письму (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2014, № 35, с. 20). Заметим лишь, что в применении типовых форм первичных документов, утвержденных приказом Минстата «Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности» от 11.03.96 г. № 67, для документирования операций с почтовыми марками нет потребности.
Операции с денежными документами (в том числе с почтовыми марками, маркированными конвертами и открытками) приравниваются к кассовым операциям. Поэтому для их оформления следует применять соответствующие документы, формы которых утверждены в установленном законодательством порядке ( п. 2.2 Порядка № 372). В частности, порядок ведения кассовых операций в национальной валюте Украины определен Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637. Типовые формы первичных документов, предназначенных для оформления кассовых операций, приведены в приложениях к упомянутому Положению.
Следовательно, принятие в кассу и выдачу из кассы почтовых марок следует оформлять приходными и расходными кассовыми ордерами соответственно. Причем на таких кассовых ордерах раньше делали надпись «фондовый». И хотя четких разъяснений от Минфина или Госказначейской службы по поводу применения такой надписи на сегодня нет, ее необходимость является очевидной. Действительно, чтобы элементарно не путать кассовые документы на получение и выдачу наличных средств с документами на движение других средств, как то почтовые марки, целесообразно делать соответствующие обозначения на документах. И надпись «фондовый», на наш взгляд, полностью подходит для этого. Имейте также в виду, что регистрацию таких кассовых ордеров осуществляют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов на отдельных листах.
Приобретенные почтовые марки (в том числе напечатанные на почтовых конвертах и почтовых карточках) выдают из кассы для использования в подотчет по распоряжению руководителя учреждения. Заметим, что выдачу марок целесообразно проводить по мере необходимости, чтобы избежать образования дебиторской задолженности. В течение месяца секретарь (другое лицо, осуществляющее отправку корреспонденции) должен вести Журнал регистрации исходящей корреспонденции (см. с. 29). На основании записей последнего в конце каждого месяца подотчетное лицо должно составлять Отчет об использовании знаков почтовой оплаты. Форма такого отчета законодательно не установлена. Поэтому на практике бухгалтеры, как правило, используют Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, форма которого утверждена приказом Миндоходов «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» от 24.12.2013 г. № 845. Конечно, вы можете применять эту форму или самостоятельно разработать специальный первичный документ. Предлагаем вам примерную форму Отчета об использовании знаков почтовой оплаты на с. 29. Завершающим этапом оформления выбытия почтовых марок будет составление на основании отчета(ов) Акта на списание использованных знаков почтовой оплаты произвольной формы (см. с. 30). И не забудьте зафиксировать применение тех или иных форм документов в приказе об учетной политике вашего учреждения.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных документов в национальной валюте, которые находятся в кассе учреждения (в том числе почтовых марок, маркированных конвертов и открыток), предназначен субсчет 331 «Денежные документы в национальной валюте».
Внимание! Почтовые марки на забалансовом счете 08 «Бланки документов строгой отчетности» учитывать не нужно.
Операции по движению денежных документов в кассе следует оформлять мемориальным ордером по форме № 274 (бюджет), поскольку отдельного регистра бухгалтерского учета для отражения таких операций не предусмотрено.
Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета операций по поступлению и выбытию почтовых марок рассмотрим на условном примере.
Пример. Бухгалтеру учебного заведения Булах М. Л. выдано из кассы 600 грн. для приобретения почтовых марок. После выполнения задания работник подал отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, с прилагаемым к нему чеком РРО, а также сдал в кассу почтовые марки в количестве 300 шт. номиналом 2 грн. каждая. Марки оприходованы на баланс учреждения на основании приходного кассового ордера типовой формы № КО-1.
В течение месяца согласно распоряжению руководителя заведения секретарю Войчук Н. П. были выданы в подотчет марки в количестве 30 шт. Выдача оформлена расходными кассовыми ордерами типовой формы № КО-2. Документы на оприходование и выдачу конвертов зарегистрировали в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3) на отдельных страницах. Направления использования почтовых марок в течение месяца секретарь отражал в Журнале регистрации исходящей корреспонденции.
В конце месяца секретарь составил и подал в бухгалтерию Отчет об использовании знаков почтовой оплаты. Использованные почтовые марки были списаны на основании Акта на списание использованных знаков почтовой оплаты.
В бухгалтерском учете учреждения указанные операции следует отображать так:
№ п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн. | |
дебет | кредит | |||
1 | Выданы средства из кассы в подотчет Булах М. Л. для приобретения почтовых марок | 362/ Булах | 301 | 600 |
2 | Оприходованы почтовые марки, приобретенные за счет подотчетных сумм | 331 | 362/ Булах | 600 |
3 | Выданы марки в подотчет для почтовой переписки секретарю Войчук Н. П. | 362/Войчук | 331 | 60 |
4 | Списаны использованные почтовые марки для почтовой переписки на основании акта списания | 802 | 362/Войчук | 60 |
