Ремонт авто на СТО с использованием з/ч заказчика: нюансы оформления и учета

Не секрет, что с целью поддержания транспортных средств в надлежащем состоянии и обеспечения установленных производителем технических характеристик в ходе эксплуатации осуществляют их техническое обслуживание и ремонт.

Порядок техобслуживания и ремонта таких объектов определен Положением о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденным приказом Минтранса от 30.03.98 г. № 102 (далее — Положение № 102).

В частности, в соответствии с этим Положением ремонтом транспортного средства является комплекс операций по возобновлению исправности или работоспособности изделий или их составных частей. В свою очередь, ремонт автомобиля может быть текущим или капитальным. При этом и первый, и второй выполняют при необходимости по результатам диагностики технического состояния автомобиля. Однако текущий ремонт предназначен прежде всего для обеспечения или возобновления работоспособности транспортного средства. Тогда как капремонт имеет целью продолжение срока его эксплуатации.

* Согласно приложению Г к Положению № 102 к базовым агрегатам транспортных средств относятся: двигатель с картером сцепления в сборе; коробка передач, раздаточная коробка; гидромеханическая передача; задний мост (ось); средний мост (ось); передний мост (ось); рулевое управление; кабина грузового и кузов легкового автомобиля; кузов автобуса; рама; подъемное оборудование платформы автомобиля-самосвала.

Собственно зачем вообще разграничивать виды ремонта? Эта информация в первую очередь нужна при планировании расходов.

Так, расходы на оплату услуг по текущему ремонту служебного «железного коня» следует проводить по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)». На это указывает п. 8 п.п. 2.2.4 Инструкции по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333 (далее — Инструкция № 333).

А вот расходы на капитальный ремонт автомобилей необходимо планировать и осуществлять по КЭКР 3132 «Капитальный ремонт других объектов» (п. 2 п.п. 3.1.3.2 этой Инструкции).

В случае если запчасти, необходимые для ремонта авто, мы покупаем отдельно, тогда эти расходы следует проводить по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь». Этого требует п. 16 п.п. 2.2.1 Инструкции № 333.

Что же касается учета запчастей, то все приобретенные и изготовленные запчасти, готовые детали, узлы и агрегаты для ремонта и замены изношенных частей учитывают на субсчете 1515 «Запасные части». В пределах этого субсчета целесообразно открыть отдельные аналитические счета для учета запчастей, которые хранятся на складе учреждения, а также переданных для установки сторонним лицам (подрядным, ремонтным организациям, предприятиям). Например, это могут быть такие счета, как:

1515/1 «Запасные части на складе»;

1515/2 «Запасные части, переданные для установки».

Ситуация, когда авто ремонтируют на СТО с использованием запчастей заказчика, далеко не редкость. Иногда приобрести запчасти самостоятельно действительно значительно дешевле, чем заплатить за ремонт и материалы на СТО. Порой нужные детали уже имеются в наличии на складе, но в штате нет «рабочих рук». Однако случается, что и запчасти, и механик есть, но отсутствуют технические условия или специальное оборудование для выполнения ремонта. Вот в таких случаях учреждение-заказчик передает собственные материалы для проведения ремонта транспортного средства исполнителю — ремонтной организации.

Как же отразить такую операцию в бухучете? Конечно, наиболее безопасным, на первый взгляд, кажется показать дебиторскую задолженность при передаче запчастей СТО и списать их стоимость на расходы только после установки на авто. Однако какие есть основания для отражения такой задолженности в бухгалтерском учете? Любое обязательство (а дебиторская задолженность для нас — это именно обязательство для подрядной организации) предусматривает уменьшение ресурсов такого субъекта хозяйствования в связи с его погашением. Тогда как использование материалов заказчика для выполнения ремонта не влечет за собой никакого уменьшения ресурсов исполнителя работ. Учитывая это, целесообразнее показать движение запасных частей только в аналитическом учете учреждения-заказчика. В то же время в договоре необходимо четко определить ответственность исполнителя за сохранность непосредственно транспортного средства и всех его составных частей, предоставленных заказчиком для ремонта. Не последнее значение для обеспечения сохранности авто и запчастей к нему играет правильность документального оформления их приема-передачи.

Как следует оформлять отношения с исполнителем ремонтных работ, прописано в Правилах предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту колесных транспортных средств, утвержденных приказом Мининфраструктуры от 28.11.2014 г. № 615 (далее — Правила № 615). И в первую очередь следует помнить, что услуги по ремонту авто предоставляются на основании договора о техническом обслуживании и ремонте транспортного средства. Его заключают в соответствии с требованиями гражданского законодательства. Такой договор согласно ст. 25 Закона Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.2001 г. № 2344-ІІІ должен обязательно содержать следующие условия:

— наименование и место расположения сторон по настоящему договору;

— перечень работ и срок их выполнения;

— стоимость работ и порядок расчетов;

— перечень составных частей (материалов), использованных исполнителем, а также предоставленных заказчиком исполнителю для ремонта транспортного средства;

— перечень документов, который предоставляется заказчику для подтверждения выполнения ремонта, и гарантийные обязательства исполнителя относительно проведенных работ.

Кроме того, в абз. 5 п. 1 разд. Х Правил № 615 закреплено право заказчика предоставлять исполнителю собственные составные части (системы) транспортных средств или материалы для выполнения заказанных услуг. В то же время исполнитель имеет право отказать в предоставлении услуг, если заказчик предоставляет не оригинальные запчасти или не отвечающие установленным производителем требованиям (абз. 2 п. 1 разд. IX Правил № 615). Однако приняв от заказчика составные части и материалы для ремонта, исполнитель обязан обеспечить их хранение и использование по назначению. Четкое указание на это содержит азб. 8 п. 2 разд. IX Правил № 615.

Предоставление услуг по ремонту авто оформляют нарядом-заказом на предоставление услуг по техническому обслуживанию и ремонту колесного транспортного средства (приложение 1 к Правилам № 615). В этом документе обязательно делают запись о гарантийных обязательствах за подписью контролера качества и скрепляют печатью исполнителя (при наличии).

Принятие авто на ремонт осуществляют исключительно в присутствии его владельца или уполномоченного представителя. При этом пересматривают эксплуатационную, ремонтную и технологическую документацию, осматривают транспортное средство и проверяют его техническое состояние. Оформляют принятие автомобиля Актом передачи-приема колесного транспортного средства, его составных частей (систем) для предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту. Форма этого акта приведена в приложении 2 к Правилам № 615. Акт составляют в двух экземплярах. Каждый экземпляр акта подписывает владелец транспортного средства, а также лицо, ответственное за его принятие на ремонт. Акт скрепляют печатью исполнителя (при наличии).

После выполнения ремонтных работ заказчик принимает транспортное средство в присутствии контролера качества. Принятие оформляют Актом передачи-приема колесного транспортного средства, его составных частей (систем) после ремонта и технического обслуживания. Его форма приведена в приложении 3 к Правилам № 615. Этот акт оформляют также в двух экземплярах. Укомплектованность отремонтированного авто и его составных частей (систем) должна отвечать условиям договора и акта передачи-приема.

По общему правилу после завершения ремонта исполнитель должен предоставить заказчику гарантийный талон (один экземпляр). Кстати, гарантийные обязательства исполнителя относительно выполненных ним работ приведены в приложении 4 к Правилам № 615. Но имейте в виду: гарантийные обязательства не распространяются на составные части (системы), предоставленные ему заказчиком (абз. 4 п. 2 разд. VIII Правил № 615).

В случае же приобретения составных частей исполнителем и их установки во время ремонта заказчику предоставляют справку-счет на такие материалы. Кроме того, изменение во время ремонта цвета автомобиля требует оформления справки о цвете (основном цвете) колесного транспортного средства.

Это основные моменты, касающиеся оформления отношений между заказчиком и исполнителем услуг по ремонту транспортного средства. Стоит также помнить и о документальном оформлении движения и списания запчастей внутри учреждения. Так, при передаче материалов для ремонта исполнителю целесообразно составить Накладную (требование) по типовой форме № З-3, утвержденной приказом Минфина от 18.12.2000 г. № 130 (ср. ). А вот после выполнения ремонта автомобиля и установки соответствующих запчастей их стоимость следует списать на расходы отчетного периода. Для этого нужно оформить Акт списания по типовой форме № З-2.

На это указывает п. 4 разд. VI Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету основных средств субъектов государственного сектора, утвержденных приказом Минфина от 23.01.2015 г. № 11.

Это значит, что такие расходы не увеличивают первоначальную стоимость необоротных активов, независимо от их суммы.

Чтобы окончательно разобраться с порядком учета передачи запчастей для ремонта авто на СТО, рассмотрим условный пример.

В учетных регистрах сделаны такие записи: