Пластиковые проездные карточки: учитываем правильно

Прежде всего давайте выясним, с чем мы имеем дело. Ведь не секрет, что порядок учета любой хозяйственной операции зависит от ее экономической сути. Так, электронный билет, или е-билет (E-ticket), — это виртуальная версия бумажного билета, которая хранится в базе данных. В этом случае непосредственно пластиковая карточка является носителем информации о количестве оплаченных поездок или сумме денежных средств, которыми можно оплатить за проезд. Система оплаты проезда с помощью электронного билета делает расчет максимально удобным и позволяет городской власти вести учет пассажиропотока. К тому же такая система позволяет оплатить одной карточкой проезд в разных видах общественного транспорта: метро, троллейбусах, трамваях и т. п.

Сегодня электронный билет полностью или частично работает в нескольких городах Украины: Киев, Харьков, Ужгород, Житомир, Тернополь, Хмельницкий и другие. Безусловно, в каждом городе существуют свои особенности использования е-билетов. Где-то пассажир покупает определенное количество поездок, а где-то — такой себе абонемент на безлимитное пользование общественным транспортом на определенный срок (час, день, неделю, месяц). Тогда как в других городах можно пополнить карточку е-билета на определенную сумму и далее рассчитываться ею за проезд. Однако общий принцип работы системы электронных билетов единый. В частности, основными характерными чертами е-билета являются:

1) возможность безналичной оплаты проезда в разных видах общественного транспорта (кое-где только электротранспорта);

2) возможность пополнения и многократного использования.

Как видим, карточки е-билетов очень напоминают смарт-карточки на горючее. Соответственно и порядок их учета очень похож. Но об этом немного позже, а сначала несколько слов об осуществлении расходов на приобретение этих карточек и оплату проезда. Так, приобретение самой пластиковой карточки следует планировать и осуществлять по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь». На это указывает п. 6 п.п. 2.2.1 Инструкции № 333. А вот расходы на оплату проезда работников учреждения (в том числе городским транспортом для выполнения служебных заданий) необходимо проводить по КЭКР 2250 «Расходы на командировку». Удивлены? Спросите: к чему здесь командировочные расходы, если речь идет о служебных поездках по городу? Вроде бы и ни к чему. Но именно по этому коду предусмотрено осуществлять расходы на приобретение служебных проездных билетов и оплату проезда по маршрутным листам. Об этом четко указано в п. 3 п.п. 2.2.5 Инструкции № 333. Поэтому действуем так, как того требует «нормативка».

Далее переходим к вопросу учета карточек электронных билетов. И сразу отметим, что учитывать эти карточки следует в составе МБП на субсчете 1812 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы». Именно этот субсчет предназначен Порядком № 1219 для учета смарт-карточек и других предметов. В свою очередь, зачисление приобретенных проездных карточек в состав МБП означает, что после выдачи в пользование они подлежат списанию на расходы отчетного периода. Таковым является требование п. 9 разд. IV НП(С)БУ 123.

Конечно, сразу возникает вопрос: на какие именно расходы следует относить стоимость проездной карточки, переданной в пользование? Здесь все просто. По большей части это будут расходы, связанные с осуществлением основной деятельности учреждения. То есть при списании стоимости карточки делаем запись по дебету субсчета 8013 «Материальные расходы». Если же проездная карточка была приобретена специально для периодического использования во время командировок, применяем субсчет 8411 «Прочие расходы по обменным операциям». Например, работники вашего учреждения часто ездят по делам в областной центр и для передвижения по городу была приобретена проездная пластиковая карточка. Вот в этом случае целесообразно относить стоимость выданной в пользование карточки на прочие расходы по обменным операциям.

Таково предписание п. 9 разд. IV НП(С)БУ 123, а также п. 37 разд. ІІ Методрекомендаций.

Итак, сначала нужно приказом руководителя учреждения назначить лицо, ответственное за учет, выдачу и хранение проездных карточек. Эти обязанности может выполнять бухгалтер или секретарь учреждения.

Также для оперативного учета и контроля за движением проездных пластиковых карточек необходимо разработать и вести Журнал (книгу) учета движения проездных карточек. В частности, в этом документе должны найти свое отражение:

• название эмитента, номер карточки и срок ее действия (если такой установлен);

• когда и кому выдана (дата, Ф. И. О., должность);

• остаток средств (количество поездок) на карточке на момент выдачи;

• дата возврата карточки;

• остаток средств (поездок) на карточке на момент ее возврата.

Кроме того, в таком журнале целесообразно отвести отдельную графу для подписи лица, которое получает/возвращает карточку в пользование.

В то же время ничто не мешает вам расширить перечень реквизитов этого документа при необходимости. Наш вариант формы журнала учета движения проездных карточек вы можете найти ниже.

Теперь о порядке учета оплаты за проезд. То есть выясним, как нужно отражать в бухучете средства, перечисленные для пополнения проездных пластиковых карточек.

Фактически операция по оплате проезда (перечисление средств перевозчику) является предоплатой за услуги. И логично при осуществлении такой операции показать в учете увеличение дебиторской задолженности: Дт 2113 (2117) — Кт 2313.

Вместе с тем при пополнении проездных карточек целесообразно отражать поступление проездных документов. Последние следует учитывать в составе денежных документов на субсчете 2213 «Денежные документы в национальной валюте».

В пользу этого свидетельствуют сразу два аргумента:

• во-первых, уплаченные проездные документы относятся к денежным документам в соответствии с п. 2.6 разд. ІІ Порядка № 372;

• во-вторых, зачисление этих средств в состав денежных документов избавляет от необходимости отражать в бухучете и отчетности непогашенную дебиторскую задолженность в течение длительного времени. Ведь для пополнения е-билета учреждения перечисляют определенные суммы денежных средств, которые будут использовать постепенно в течение нескольких отчетных периодов (месяцев, кварталов, а возможно, и более одного года).

Конечно, в этом случае мы не получаем проездных документов, которые можно физически подержать в руках. Здесь же, вероятно,скорее идет речь о виртуальных проездных документах. Но сути операции это не меняет. Кстати, наличие денежных документов у вас на балансе не обязывает вас оборудовать для их хранения специальное помещение и вести «кассовый» учет.

Главное — обеспечить строгий контроль остатка средств на проездных карточках.

Основным подтверждающим документом в этом случае будет Акт выполненных работ, предоставленных услуг (отчет, ведомость, другой документ), предоставленный перевозчиком. Как правило, такие документы поставщик подает по итогам каждого месяца. Хотя условиями договора можно определить и иную периодичность предоставления перевозчиком подтверждающих документов.

И еще один важный момент относительно отчетности работников об использовании проездных карточек. Так нужно ли их каждый раз выдавать под отчет и показывать в бухучете дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами? Законодательство по этому поводу «молчит». На самом деле, все зависит от условий и специфики использования таких проездных карточек. То есть если такая карточка используется часто (ежедневно по несколько раз и разными работниками учреждения), то смысла в выдаче ее под отчет нет. Вполне достаточно будет подписи работника о получении карточки в Журнале учета движения проездных карточек.

Также для подтверждения своих перемещений в течение дня работник должен составить маршрутный лист (см. ниже). Кроме того, работник может распечатать и предоставить чек терминала о состоянии баланса соответствующей карточки на момент ее возврата (после последней поездки).

Другое дело, если идет речь об использовании карточки е-билет во время командировки в другой населенный пункт. Вот здесь без выдачи средств и проездных документов (проездной карточки) под отчет не обойтись.

В любом случае не забудьте прописать порядок учета проездных карточек и средств на них в приказе об организации бухучета вашего учреждения.

Напоследок рассмотрим условный пример отражения в бухучете операций по приобретению и использованию проездных карточек.

Записи в учетных регистрах: