Продукты питания «на карантине»: как не допустить порчи и списать непригодные

С введением карантинных мероприятий в Украине закрыли свои двери все учебные заведения. Не стали исключением и детские сады и общеобразовательные школы. В свою очередь, временно прекратили деятельность и школьные, студенческие столовые и пищеблоки. Некого кормить, поэтому и готовить нет необходимости. Отсюда сразу появляется вполне закономерный и логичный вопрос о дальнейшей судьбе продуктов питания.

Конечно, в первую очередь следует приостановить дальнейшую поставку продуктов. Но как быть с их запасами, уже имеющимися на складах? Разумеется, многие из них с легкостью «переживут» не один такой карантин.

Так, большинству замороженных продуктов, консервов и круп ничего не грозит. Главное — четко придерживаться условий, необходимых для их хранения (оптимальный температурный режим, уровень влажности, предотвращение попадания прямых солнечных лучей и т. п.).

Другое дело — скоропортящиеся продукты с коротким сроком годности. К ним относятся: свежие и охлажденные мясо и рыба, яйца, молочные продукты, кондитерские и хлебобулочные изделия, некоторые свежие овощи, фрукты и ягоды. Бесспорно, многие из них уже утратили свои потребительские качества, а некоторые — как раз на подходе. Поэтому при этих условиях очень важны оперативность, слаженность и четкость действий руководства учреждения. Прежде всего следует провести ревизию всех продуктов питания в пищеблоке и на складе. При этом необходимо обнаружить и отделить испорченные продукты, те, срок годности которых подходит к концу, и продукты, которым не грозит порча в ближайшее время.

Инициатором такой проверки должно быть материально ответственное лицо (кладовщик) или повар. Со своей стороны руководство учреждения должно содействовать скорейшему ее проведению.

Конечно, с целью установления фактического наличия продуктов питания, их состояния и проверки условий хранения можно провести инвентаризацию по всем правилам. Вместе с тем формальных оснований для этого нет. По крайней мере, до момента выявления испорченных продуктов. Проведение инвентаризации обязательно в случае установления фактов краж или злоупотреблений, порчи ценностей (на день установления таких фактов). Этого требует абз. 5 п. 7 разд. І Положения № 879.

Поэтому проводить ли полноценную инвентаризацию продуктов питания и оформлять ее результаты типовыми формами документов* — решать вашему руководству.

* Типовые формы для отражения бюджетными учреждениями результатов инвентаризации утверждены приказом Минфина от 17.06.2015 г. № 572.

В то же время состояние и условия хранения продуктов вполне может проверить и комиссия из числа работников столовой.

Привлекать всех членов инвентаризационной комиссии для этого не обязательно. А вот без представителя администрации и бухгалтерской службы точно не обойтись.

По результатам такого обследования целесообразно оформить акт проверки. Форма этого документа может быть произвольной. Важно в нем отразить наименование продуктов, единицу измерения, их фактические количество и состояние на момент проверки, а также конечную дату потребления согласно рекомендациям производителя. Отдельно в примечаниях следует привести возможные пути увеличения срока хранения соответствующего наименования продуктов.

К такому акту могут прилагаться копии документов на поставку соответствующих продуктов питания. Также во время ревизии комиссия должна приложить максимум усилий для предотвращения порчи продуктов и увеличения сроков их хранения. Например, свежие и охлажденные мясо, рыбу, овощи и некоторые фрукты можно спасти от порчи путем замораживания.

Все материалы по результатам проверки состояния и наличия продуктов питания должны лечь на стол руководителя учреждения для решения их дальнейшей судьбы.

Соответственно руководство учреждения должно принять наиболее рациональные управленческие решения исходя из конкретных обстоятельств.

Среди возможных вариантов решения проблемы с длительным хранением и порчей продуктов питания во время карантина существуют следующие:

1) возврат (полный или частичный) продуктов поставщику;

2) безвозмездная (в том числе внутриведомственная) передача продуктов другим бюджетным учреждениям;

3) продажа лишних продуктов юридическим или физическим лицам;

4) списание потери от порчи продуктов питания (в том числе в пределах и сверх норм естественной убыли).

Сразу же заметим: списание испорченных продуктов — это последний вариант. Это своеобразное «хирургическое вмешательство», и к нему стоит прибегать только в случае крайней необходимости. Сначала же следует провести «превентивные меры» и назначить «амбулаторное лечение». Поэтому далее рассмотрим подробнее каждый из возможных вариантов развития событий по очереди.

На самом деле, вернуть продукты их поставщику — это самый лучший вариант, но в то же время и самый маловероятный. Во-первых, возможность возврата касается по большей части только скоропортящихся продуктов. А во-вторых, не каждый поставщик согласится возместить стоимость возвращенного товара деньгами да еще и в полном объеме.

Чтобы точно знать, чего требовать от контрагента, а на что остается только надеяться, следует освежить в памяти условия вашего с ним договора.

Это стоит сделать в первую очередь. Но даже если согласно договору нет формальных оснований для возврата продуктов, свяжитесь с поставщиком, объясните ситуацию и договоритесь об уступках. Ведь карантин, как ни крути, — это форс-мажорные обстоятельства. И безусловно, инициатива относительно возврата продуктов должна исходить от вас. Потому что поставщик в этом заинтересован меньше всего.

Если же поставщик готов вернуть средства за ранее проданные продукты, то эту операцию следует оформлять и отражать как восстановление кассовых расходов. При этом средства от поставщика сначала поступают на регистрационный счет учреждения по КЭКР 0000. После чего необходимо оформить платежное поручение для восстановления кассовых расходов по КЭКР 2230 «Продукты питания». Конечно, это касается лишь случаев, когда оплата за продукты питания была осуществлена в пределах текущего бюджетного года.

Однако не стоит особо рассчитывать на получение возмещения от поставщика на регистрационный счет. Вероятнее всего, он предложит зачесть стоимость возвращенных продуктов в счет предоплаты будущих поставок товаров. В таком случае следует помнить и соблюдать предписания ч. 6 ст. 45 Бюджетного кодекса Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI.

Внимание! Запрещено проводить расчеты с бюджетом в неденежной форме, в том числе путем взаимозачета, применения векселей, бартерных операций и зачисления встречных платежных требований в финансовых учреждениях.

Поэтому осторожнее с формулировками при документальном оформлении возврата продуктов питания поставщику.

Лучше, чтобы в этих документах нигде не фигурировала фраза «взаимозачет задолженностей». Как правильно оформить и показать на счетах бухучета эту операцию, рассмотрим на условном примере.

Иногда бывает так: ни себе ни людям. Чтобы этого не произошло, лучше вовремя поделиться с «ближним». То есть если ваше учреждение имеет лишние продукты питания или те, срок годности которых приближается к концу, целесообразно передать их другому бюджетному учреждению. Особенно с учетом нынешних реалий, этот вариант предотвращения полной и окончательной порчи продуктов является чуть ли не самым лучшим. Например, очень желательной и полезной будет безвозмездная передача продуктов местным больницам для обеспечения питания больных.

Ведь не секрет, что сейчас все силы и ресурсы брошены на борьбу с коронавирусной болезнью. Поэтому продукты для питания пациентов в медзаведениях точно не помешают.

Вместе с тем лишние продукты можно направить и в другие заведения и учреждения, которые в этом нуждаются (приюты для граждан преклонного возраста и инвалидов, детские дома и т. п.). В любом случае вам следует согласовать свои действия с учреждением вышестоящего уровня. Для этого понадобится заявление-ходатайство от учреждения — потенциального получателя о передаче продуктов питания.

В свою очередь, ваше учреждение должно подтвердить возможность и обоснованность осуществления такой передачи.

В частности, вы можете предоставить материалы ревизии состояния продуктов питания с прилагаемыми копиями документов на их поставку. На основании этих документов ваш главный распорядитель оформит решение о безвозмездной передаче продуктов питания.

Непосредственно факт передачи-приема продуктов питания можно оформить Актом о приеме материалов по типовой форме № З-1. Но его вполне может заменить и акт передачи-приема материалов, составленный по произвольной форме.

Порядок отражения указанной операции на счетах бухучета покажем на условном примере.

Если же планируете передать продукты учреждению, подчиненному тому же главному распорядителю, что и вы, это будет не что иное, как внутриведомственная передача.

Напомним: порядок отражения таких операций на счетах бухучета продиктован пп. 3.2 и 3.8 Типовой корреспонденции.

Реализовать лишнее, действительно, разумно. Такой способ решения проблемы с длительным хранением и предотвращением порчи продуктов питания выглядит достаточно привлекательно. В то же время этот вариант имеет и свои «но». Прежде всего это касается цены. Вряд ли удастся продать продукты питания по их начальной цене (цене приобретения). Вероятно, ее придется снизить. Это простой закон рыночных отношений. Низкий спрос (желающих приобрести такие продукты надо еще поискать) неуклонно ведет к снижению цены на товар. К тому же такие продукты уже хранились в течение некоторого времени. Соответственно, возможность их реализации и цена продажи напрямую зависят от того, сколько времени осталось до окончания срока их годности.

Еще одной преградой на пути реализации лишних продуктов может стать элементарное отсутствие регистрационного счета для зачисления поступлений от продажи. Ведь далеко не все бюджетные учреждения планируют в своих сметах доходы от реализации имущества (подгруппа 4 первой группы собственных поступлений). Немало и тех, у кого вовсе нет в Казначействе специального регистрационного счета для таких поступлений. Конечно, его можно открыть при необходимости, но это лишние хлопоты. В любом случае перед продажей излишних запасов продуктов следует заручиться разрешением главного распорядителя (решением о реализации продуктов питания).

Также не обойтись в этой ситуации и без изменений к смете. Указание на это содержит п. 49 Порядка № 228. Так, необходимо внести изменения в смету учреждения в части доходов спецфонда. Для этого подавайте распорядителю вышестоящего уровня копии справок об изменениях к смете по собственным поступлениям. Эти справки обязательно должны быть заверены соответствующим органом Госказначейской службы.

Реализацию продуктов питания следует оформить накладной (требованием) по типовой форме № З-3. Ее составляют в двух экземплярах, каждый из которых утверждает руководитель учреждения. После передачи материальных ценностей один экземпляр накладной остается у материально ответственного лица, а второй — получает покупатель.

Что касается отражения указанной операции на счетах бухучета, то в этом случае обязательно следует показать начисление доходов по субсчету 7211 «Доход от реализации активов». То есть эту запись делаем на ту сумму, о которой договорились с покупателем. А вот балансовую стоимость проданных продуктов относим на расходы по субсчету 8211 «Себестоимость проданных активов».

Для наглядности рассмотрим порядок учета таких операций на условном примере.

Если продукты утратили свои потребительские свойства окончательно и бесповоротно, остается только одно — списать их с баланса.

Но запомните: сам по себе факт списания стоимости испорченных материальных ценностей (в том числе и продуктов питания) не освобождает никого от ответственности. То есть просто списать продукты с баланса и забыть — не получится. Следует обязательно определить всех причастных, установить виновных лиц и приложить усилия для возмещения нанесенного ущерба.

Стоит четко понимать: введение карантина или любых других предупредительных мер никоим образом не является причиной порчи продуктов питания. Утрата потребительских качеств продуктами — это следствие нарушения условий хранения и/или непринятия (несвоевременного принятия) мер для предотвращения их порчи. Иначе говоря, здесь идет речь о небрежности и невыполнении трудовых обязанностей соответствующими работниками.

Закономерно возникает немало вопросов и к материально ответственному лицу, и к руководству учреждения. Кто конкретно в этом виноват, покажет служебное расследование или расследование правоохранительных органов.

По общему правилу в случае фактической недостачи и после зачета недостачи излишками по пересортице продукты питания списывают с учетом их естественной убыли.

Кстати, под естественной убылью следует понимать расходы на усушку и распыление жидких и порошкообразных продуктов, крошение при обработке мяса и т. п. Объем таких расходов определяют по каждому виду продуктов отдельно как произведение нормы, выраженной в процентах, на количество (сумму) отпущенного товара за период между инвентаризациями. Причем нормы естественной убыли являются предельными.

Это значит, что списание продуктов осуществляют в фактических размерах, но не больше рассчитанных по нормам. К тому же списание естественной убыли товаров может осуществляться только после их инвентаризации на основании соответствующего расчета, составленного и утвержденного в установленном порядке.

При этом можно воспользоваться Нормами № 88 (приложения 6 и 7). По крайней мере, этот нормативный документ в настоящее время действует и вполне может применяться на территории Украины. Следовательно, его можно взять за ориентир при разработке собственных норм естественной убыли. В любом случае порядок урегулирования расхождений, обнаруженных во время инвентаризации, должен быть четко прописан в приказе об организации бухучета вашего учреждения.

Таким является требование абз. 4 п. 4 разд. IV Положения № 879. Поэтому на практике в большинстве случаев потери от порчи продуктов питания будут считаться полностью сверхнормативными. Соответственно, стоимость испорченных продуктов списываем на расходы по дебету субсчета 8013 (8113) «Материальные расходы» в полном объеме.

В то же время не забывайте: потери от порчи ценностей относятся на счет виновных лиц в размере, определенном в соответствии с законодательством.

Если же виновники не известны, эти суммы подлежат зачислению на забалансовый счет. А вот списать потери с забалансового учета можно не раньше, чем будут установлены виновные лица или закрыто дело (абз. 5 п. 4 разд. IV Положения № 879).

Таким образом, до момента определения виновников суммы потерь от порчи продуктов следует учитывать на забалансовом субсчете 073 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей распорядителей бюджетных средств».

После решения вопроса с виновными необходимо определить размер нанесенного ущерба и отнести эту сумму на конкретное лицо. При этом отражают начисление задолженности по субсчету 2115 «Расчеты по возмещению нанесенного ущерба» и признание доходов по субсчету 7111 «Доходы от реализации продукции (работ, услуг)».

Подобные ситуации мы неоднократно рассматривали на страницах нашего журнала. Потому в этой консультации не будем подробно останавливаться на вопросах определения размера ущерба от недостач и потерь.

Больше об этом читайте в статье «Возврат похищенного: оформляем и отражаем в учете» («Бюджетная бухгалтерия», 2019, № 15, с. 10).

Как правильно списать с баланса испорченные продукты питания, покажем на условном примере.