Продукти харчування «на карантині»: як не допустити псування та списати непридатні

Із запровадженням карантинних заходів в Україні зачинили свої двері всі навчальні заклади. Не стали винятком і дитячі садочки та загальноосвітні школи. У свою чергу, тимчасово припинили діяльність і шкільні, студентські їдальні та харчоблоки. Нема кого годувати, тож і готувати немає потреби.

Звідси одразу постає цілком закономірне і логічне запитання щодо подальшої долі продуктів харчування.

Авжеж, насамперед слід призупинити подальше постачання продуктів. Але як бути з їх запасами, які вже наявні на складах? Звісно, чимало з них з легкістю «переживуть» не один такий карантин.

Так, більшості заморожених продуктів, консервів та круп нічого не загрожує. Головне — чітко дотримуватися умов, необхідних для їх зберігання (оптимальний температурний режим, рівень вологості, запобігання попаданню прямих сонячних променів тощо).

Інша річ — швидкопсувні продукти з коротким строком придатності. До них належать: свіжі та охолоджені м’ясо і риба, яйця, молочні продукти, кондитерські та хлібобулочні вироби, деякі свіжі овочі, фрукти та ягоди. Безперечно, чимало з них вже втратили свої споживчі якості, а деякі — якраз на підході. Тому за цих умов дуже важливі оперативність, злагодженість та чіткість дій керівництва установи.

Передусім слід провести ревізію всіх продуктів харчування у харчоблоці та на складі. При цьому необхідно виявити і відокремити зіпсовані продукти, ті, строк придатності яких добігає кінця, та продукти, яким не загрожує псування найближчим часом. Ініціатором такої перевірки має бути матеріально відповідальна особа (комірник) або кухар. Зі свого боку керівництво установи повинно сприяти якнайшвидшому її проведенню.

Звісно, з метою встановлення фактичної наявності продуктів харчування, їх стану та перевірки умов зберігання можна провести інвентаризацію за всіма правилами. Разом з тим формальних підстав для цього немає. Принаймні, до моменту виявлення зіпсованих продуктів. Так, проведення інвентаризації є обов’язковим у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів). Цього вимагає абз. 5 п. 7 розд. І Положення № 879.

Тож чи проводити повноцінну інвентаризацію продуктів харчування і оформляти її результати типовими формами документів* — вирішувати вашому керівництву. Водночас стан та умови зберігання продуктів цілком може перевірити і комісія з числа працівників їдальні. Залучати всіх членів інвентаризаційної комісії для цього необов’язково. А от без представника адміністрації та бухгалтерської служби — точно не обійтися.

* Типові форми для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації затверджено наказом Мінфіну від 17.06.2015 р. № 572.

За результатами такого обстеження доцільно оформити акт перевірки. Форма цього документа може бути довільною. Важливо у ньому відобразити найменування продуктів, одиницю виміру, їх фактичні кількість та стан на момент перевірки, а також кінцеву дату споживання згідно з рекомендаціями виробника. Окремо у примітках слід навести можливі шляхи подовження строку зберігання відповідного найменування продуктів. До такого акта можуть додаватись копії документів на постачання відповідних продуктів харчування.

Також під час ревізії комісія має докласти максимум зусиль для запобігання псуванню продуктів та подовження строків їх зберігання. Наприклад, свіжі та охолоджені м’ясо, рибу, овочі та деякі фрукти можна врятувати від псування шляхом замороження.

Усі матеріали за результатами перевірки стану і наявності продуктів харчування мають лягти на стіл керівника установи для вирішення їх подальшої долі. Відповідно керівництво установи повинно прийняти найбільш раціональні управлінські рішення виходячи з конкретних обставин.

Серед можливих варіантів вирішення проблеми з тривалим зберіганням і псуванням продуктів харчування під час карантину є такі:

1) повернення (повне або часткове) продуктів постачальнику;

2) безоплатна (у тому числі внутрівідомча) передача продуктів іншим бюджетним установам;

3) продаж зайвих продуктів юридичним чи фізичним особам;

4) списання втрати від псування продуктів харчування (у тому числі у межах та понад норми природного убутку).

Відразу зауважимо: списання зіпсованих продуктів у всіх розуміннях є останнім варіантом.

Це таке собі «хірургічне втручання», і до нього варто вдаватися тільки у разі крайньої потреби. Спочатку ж слід провести «превентивні заходи» та призначити «амбулаторне лікування». Тож далі розглянемо докладніше кожен із можливих варіантів розвитку подій по черзі.

Насправді, повернути продукти їх постачальнику — це найліпший варіант, але водночас і найменш імовірний.

По-перше, можливість повернення стосується здебільшого тільки швидкопсувних продуктів. А по-друге, не кожен постачальник погодиться відшкодувати вартість повернутого товару грошима та ще й у повному обсязі.

Щоб точно знати, чого вимагати від контрагента, а на що лишається тільки сподіватися, слід освіжити у пам’яті умови вашого з ним договору.

Це варто зробити у першу чергу. Та навіть якщо згідно з договором немає формальних підстав для повернення продуктів, зв’яжіться з постачальником, поясніть ситуацію та домовтеся про поступки. Адже карантин, як не крути, — це форс-мажорні обставини. І безумовно, ініціатива щодо повернення продуктів має йти від вас. Бо постачальник у цьому зацікавлений найменше.

Якщо ж постачальник готовий повернути кошти за раніше продані продукти, то цю операцію слід оформляти і відображати як відновлення касових видатків. При цьому кошти від постачальника спочатку надходять на реєстраційний рахунок установи за КЕКВ 0000. Після чого необхідно оформити платіжне доручення для відновлення касових видатків за КЕКВ 2230 «Продукти харчування». Звісно, це стосується лише випадків, коли оплату за продукти харчування було здійснено в межах поточного бюджетного року.

Однак не варто дуже розраховувати на отримання відшкодування від постачальника на реєстраційний рахунок. Імовірніше, він запропонує зарахувати вартість повернутих продуктів в рахунок передоплати майбутніх поставок товарів. У такому разі слід пам’ятати і дотримуватися приписів ч. 6 ст. 45 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI.

Увага! Заборонено проводити розрахунки з бюджетом у негрошовій формі, у тому числі шляхом взаємозаліку, застосування векселів, бартерних операцій та зарахування зустрічних платіжних вимог у фінансових установах. Тож обережніше з формулюваннями при документальному оформленні повернення продуктів харчування постачальнику. Краще, щоб у цих документах ніде не фігурувала фраза «взаємозалік заборгованостей».

Як правильно оформити та показати на рахунках бухобліку цю операцію, розглянемо на умовному прикладі.

Іноді буває так: і сам не гам, і другому не дам. Аби цього не трапилося, краще вчасно поділитися з «ближнім». Тобто якщо ваша установа має зайві продукти харчування або ті, строк придатності яких добігає кінця, доцільно передати їх іншій бюджетній установі.

Особливо зважаючи на нинішні реалії, цей варіант запобігання повному та остаточному псуванню продуктів є чи не найкращим. Наприклад, дуже бажаною і корисною буде безоплатна передача продуктів місцевим лікарням для забезпечення харчування хворих. Адже не секрет, що наразі всі сили і ресурси кинуті на боротьбу з коронавірусною хворобою. Тож продукти для харчування пацієнтів у медзакладах точно не завадять.

Разом з тим зайві продукти цілком можна спрямувати й до інших закладів та установ, які цього потребують (притулки для громадян похилого віку та інвалідів, дитячі будинки тощо).

У будь-якому разі вам слід погодити свої дії з установою вищого рівня. Для цього знадобиться заява-клопотання від установи — потенційного отримувача про передачу продуктів харчування. У свою чергу, ваша установа має підтвердити можливість та обґрунтованість здійснення такої передачі. Зокрема, ви можете надати матеріали ревізії стану продуктів харчування з прикладеними копіями документів на їх постачання. На основі цих документів ваш головний розпорядник має оформити рішення про безоплатну передачу продуктів харчування.

Безпосередньо факт передачі-приймання продуктів харчування можна оформити Актом про приймання матеріалів за типовою формою № З-1. Але його цілком може замінити й акт передачі-приймання матеріалів, складений за довільною формою. Порядок відображення зазначеної операції на рахунках бухобліку покажемо на умовному прикладі.

Якщо ж плануєте передати продукти установі, підпорядкованій тому самому головному розпоряднику, що й ви, це буде не що інше, як внутрівідомча передача. Нагадаємо: порядок відображення таких операцій на рахунках бухобліку продиктовано пп. 3.2 та 3.8 Типової кореспонденції.

Реалізувати зайве, дійсно, розумно. Такий спосіб вирішення проблеми з тривалим зберіганням та запобіганням псуванню продуктів харчування виглядає досить привабливо. Водночас цей варіант має і свої «але». Передусім це стосується ціни. Навряд чи вдасться продати продукти харчування за їх початковою ціною (ціною придбання). Ймовірно, її доведеться знизити. Це простий закон ринкових відносин. Низький попит (охочих придбати такі продукти треба ще пошукати) неухильно веде до зниження ціни на товар. До того ж такі продукти вже зберігалися протягом деякого часу. Відповідно, можливість їх реалізації і ціна продажу напряму залежать від того, скільки часу лишилося до закінчення строку їх придатності.

Ще однією перепоною на шляху реалізації зайвих продуктів може стати елементарна відсутність реєстраційного рахунку для зарахування надходжень від продажу. Адже далеко не всі бюджетні установи планують у своїх кошторисах доходи від реалізації майна (підгрупа 4 першої групи власних надходжень).

Чимало і тих, у кого взагалі немає у Казначействі спеціального реєстраційного рахунку для таких надходжень.

Звісно, його можна відкрити за потреби, але це зайвий клопіт.

У будь-якому випадку перед продажем надлишкових запасів продуктів слід заручитися дозволом головного розпорядника (рішення про реалізацію продуктів харчування).

Також не обійтися у цій ситуації і без змін до кошторису. Вказівку на це містить п. 49 Порядку № 228. Так, необхідно внести зміни до кошторису установи у частині доходів спецфонду. Для цього подавайте розпоряднику вищого рівня копії довідок про зміни до кошторису за власними надходженнями. Ці довідки обов’язково повинні бути завірені відповідним органом Держказначейської служби.

Реалізацію продуктів харчування слід оформити накладною (вимогою) за типовою формою № З-3. Останню складають у двох примірниках, кожен із яких затверджує керівник установи. Після здійснення передачі матеріальних цінностей один примірник накладної залишається у матеріально відповідальної особи, а другий — отримує покупець.

Що стосується відображення зазначеної операції на рахунках бухобліку, то в цьому випадку обов’язково слід показати нарахування доходів за субрахунком 7211 «Дохід від реалізації активів». Тобто цей запис робимо на ту суму, про яку домовилися з покупцем. А от балансову вартість проданих продуктів відносимо на витрати за субрахунком 8211 «Собівартість проданих активів».

Для наочності розглянемо порядок обліку таких операцій на умовному прикладі.

Якщо продукти втратили свої споживчі властивості остаточно і безповоротно, лишається тільки одне — списати їх з балансу. Але запам’ятайте: сам по собі факт списання вартості зіпсованих матеріальних цінностей (у тому числі й продуктів харчування) не звільняє нікого від відповідальності. Тобто просто списати продукти з балансу і забути — не вийде. Слід обов’язково визначити всіх причетних, установити винних осіб і докласти зусиль для відшкодування завданих збитків.

Варто чітко розуміти: запровадження карантину чи будь-яких інших запобіжних заходів аж ніяк не є причиною псування продуктів харчування. Втрата споживчих якостей продуктами — це наслідок порушення умов зберігання та/або невжиття (несвоєчасного вжиття) заходів для запобігання їх псування.

Інакше кажучи, тут йдеться про недбалість та невиконання трудових обов’язків відповідними працівниками.

Закономірно виникає чимало запитань і до матеріально відповідальної особи, і до керівництва установи.

Хто конкретно у цьому винен, покаже службове розслідування або розслідування правоохоронних органів.

За загальним правилом у разі фактичної нестачі та після заліку нестачі надлишками за пересортицею продукти харчування списують з урахуванням їх природного убутку.

До речі, під природним убутком слід розуміти витрати на усихання та розпилювання рідких і порошкоподібних продуктів, розкришення при обробленні м’яса тощо.

Обсяг таких витрат визначають за кожним видом продуктів окремо як добуток норми, вираженої у відсотках, на кількість (суму) відпущеного товару за період між інвентаризаціями.

Причому норми природного убутку є граничними.

Це означає, що списання продуктів здійснюють у фактичних розмірах, але не більше розрахованих за нормами.

До того ж списання природного убутку товарів може здійснюватися тільки після їх інвентаризації на основі відповідного розрахунку, складеного і затвердженого у встановленому порядку.

При цьому можна скористатися Нормами № 88 (додатки № 6 і 7). Принаймні, цей нормативний документ наразі є чинним і цілком може застосовуватися на території України.

Відтак, його можна взяти за орієнтир при розробці власних норм природного убутку. У будь-якому разі порядок урегулювання розбіжностей, виявлених під час інвентаризації, має бути чітко прописано у наказі про організацію бухобліку вашої установи.

Такою є вимога абз. 4 п. 4 розд. IV Положення № 879. Тож на практиці у більшості випадків втрати від псування продуктів харчування вважатимуться повністю понаднормативними. Відповідно, вартість зіпсованих продуктів списуємо на витрати за дебетом субрахунку 8013 (8113) «Матеріальні витрати» у повному обсязі.

Водночас не забувайте: втрати від псування цінностей відносяться на рахунок винних осіб у розмірі, визначеному відповідно до законодавства. Якщо ж винуватці не відомі, ці суми підлягають зарахуванню на позабалансовий рахунок.

А от списати втрати з позабалансового обліку можна не раніше, ніж буде встановлено винних осіб або закрито справу (абз. 5 п. 4 розд. IV Положення № 879).

Таким чином, до моменту визначення винуватців суми втрат від псування продуктів слід обліковувати на позабалансовому субрахунку 073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів».

Після вирішення питання з винними необхідно визначити розмір завданого збитку та віднести цю суму на конкретну особу. При цьому відображають нарахування заборгованості за субрахунком 2115 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» та визнання доходів за субрахунком 7111 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)».

Подібні ситуації ми неодноразово розглядали на сторінках нашого журналу.

Тому у цій консультації не будемо докладно зупинятися на питаннях визначення розміру збитку від нестач та втрат. Більше про це читайте у статті «Повернення викраденого: оформляємо та відображаємо в обліку» («Бюджетна бухгалтерія», 2019, № 15, с. 10).

Як правильно списати з балансу зіпсовані продукти харчування, покажемо на умовному прикладі.