В конце 2019 года Кабмин внес ряд изменений в свое постановление «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98 (далее — постановление № 98). Если говорить в целом, то результатом изменений стало то, что подавляющему большинству работников бюджетных учреждений выдавать аванс на командировку позволили только в безналичной форме. Детали вы найдете в журнале «Бюджетная бухгалтерия», 2020, № 3, с. 44.
«Соломинкой», на которой держалась возможность выдать аванс наличными, была норма п. 4 разд. І Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59). И вот вдогонку за КМУ изменения в свой документ о командировках внес и Минфин — приказом от 13.04.2020 г. № 155. Указанная выше норма Инструкции № 59 теперь также позволяет только безналичные расчеты с командированным работником и выглядит следующим образом.
Аванс перечисляется на текущий счет работника, операции по которому могут осуществляться с использованием платежных карт, или счет предприятия, направляющего работника в командировку, операции по которому могут осуществляться с использованием корпоративных платежных карт. То есть аванс можно перечислять на личный или на корпоративный (в частности, для тех одиночных случаев, когда работники не имеют платежных карт) счета работника.
Наличными разрешено выдавать аванс только работникам, которых в командировку направляют госорганы и воинские формирования, созданные ими в установленном порядке учреждения и организации, на которые законодательством возложены задачи и полномочия по разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности.
Использование платежных карт прибавляет хлопот в виде комиссий за перевод безналичных средств, снятие наличных, проведение расчетов в иностранной валюте. Это Минфин предусмотрел и указал, что подобные расходы работнику компенсируют.
Так, согласно абз. 3 п. 4 разд. І Инструкции № 59 работнику возмещаются понесенные в связи со служебной командировкой комиссионные расходы в случае обмена валюты, суммы комиссионного вознаграждения за предоставленные банком услуги, связанные с использованием платежных карт и наличных (с учетом особенностей системы финансовых расчетов в государстве командировки), в частности, возмещаются расходы, связанные с перечислением аванса на текущий счет работника; возвратом средств со счета работника на соответствующий счет предприятия; переводом денежных средств электронными средствами — в безналичной форме; проведением безналичных расчетов в валюте, отличной от валюты счета платежной карты; получением наличных с применением платежной карты; конвертацией наличной иностранной валюты в национальную валюту государства командировки; получением выписки банка-эмитента платежной карты. Конечно, главным условием является наличие документального подтверждения проведенных расходов.
Возвращать сумму излишне потраченных средств, остаток неизрасходованного аванса, в том числе из-за отмены командировки, нужно также на соответствующий счет учреждения, которое выдало аванс. При этом уточнили, что во время заграничной командировки возвращать средства нужно в денежных единицах, в которых был выдан аванс. В кассу разрешено вносить лишь средства в указанных выше разведывательных и розыскных органах, формированиях, учреждениях и организациях, если аванс выдавался наличными.
Преимущество личному текущему счету предоставляют и в случае, когда командированному работнику нужно перечислить зарплату «туда — в командировку». Можно также использовать почтовый перевод (по просьбе работника за счет учреждения, которое его командировало) — в определенных законодательством случаях (п. 3 разд. ІІ Инструкции № 59).
Кроме «безналично-авансовых» изменений есть еще некоторые правки.
Так, в п. 1 разд. ІІ и ІІІ Инструкции № 59 теперь более подробно прописано содержание приказа (распоряжения) на командировку. Этот документ должен содержать цель выезда, задачи (при необходимости), пункт назначения (государство или государства — для заграничных командировок, город или города назначения, другие населенные пункты, наименование предприятия, учреждения или организации, куда командируется работник), срок (дата выбытия в командировку и дата прибытия из командировки), источник финансового обеспечения командировочных расходов, а также при необходимости другие ключевые моменты (вид транспорта и маршрут поездки в случае командировки на служебном автомобиле, информацию о дополнительных ограничениях относительно сумм и целей использования средств, предоставленных на командировку, в случае их установления руководителем), после утверждения сметы расходов и технического задания (при необходимости). В случае направления работника в служебную командировку по приглашению подается его копия (с переводом — для заграничных командировок) и при наличии программа мероприятий.
Согласно новому п. 13 разд. ІІ Инструкции № 59 документально подтвержденные расходы и суточные расходы возмещаются также сопровождающему (не более чем одному) командированного по Украине работника в случае, если он имеет инвалидность I группы в результате нарушения опорно-двигательного аппарата и зрения. Раньше такая норма содержалась лишь в разд. ІІІ Инструкции № 59, посвященном командировкам за границу. При этом уточнили, что таким сопровождающим в заграничной командировке возмещаются также и суточные расходы (абз. 4 п. 16 разд. ІІІ).
Также в Инструкцию № 59 внесли ряд уточнений:
• подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются не только расчетные документы в соответствии с Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР и Налоговым кодексом Украины, а также документы, определенные этой Инструкцией;
• при заграничной командировке сумма НДС, включенная в счет на оплату стоимости проживания в гостинице (мотеле), другом жилом помещении, возмещается командированному работнику при наличии оригиналов подтверждающих документов относительно его оплаты;
• если не поехал в заграничную командировку, вернуть аванс нужно в течение 3 банковских дней (а не рабочих). Несоответствие сроков расчетов при отечественной и заграничной командировках давно сбивало с толку. Этот момент наконец исправили;
• аванс на заграничную командировку предоставляется в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в долларах США/евро, или в гривневом эквиваленте по официальному курсу НБУ, установленному на день представления уполномоченному банку расчета командировочных расходов (не во всех свободно конвертируемых валютах, как было раньше). Это же касается и выплаты (перечисления) суточных расходов;
• при составлении авансового отчета осуществленные в командировке расходы, подтвержденные документально, перечисляют в соответствии с фактическим обменным курсом, примененным банком, в случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты — принимая во внимание кросс-курс, рассчитанный по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения такого отчета.
Также в Инструкции № 59 продублировали некоторые нормы, которые содержит постановление № 98 относительно командировки работников дипломатической службы Украины, членов официальных делегаций во главе с Президентом Украины, Председателем Верховной Рады Украины, Премьер-министром Украины.
Указанные изменения начнут действовать со дня опубликования.
