Якщо казати загалом, то результатом змін стало те, що переважній більшості працівників бюджетних установ видавати аванс на відрядження дозволили тільки у безготівковій формі. Деталі ви знайдете у журналі «Бюджетна бухгалтерія», 2020, № 3, с. 44.
«Соломинкою», на якій трималась можливість видати аванс готівкою, була норма п. 4 розд. І Інструкції про службові відряджання в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59).
І от навздогін за КМУ зміни до свого документа про відрядження вніс і Мінфін — наказом від 13.04.2020 р. № 155. Зазначена вище норма Інструкції № 59 тепер також дозволяє лише безготівкові розрахунки із відрядженим працівником та виглядає наступним чином.
Аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток. Тобто аванс можна перераховувати на особистий або на корпоративний (зокрема, для тих поодиноких випадків, коли працівники не мають платіжних карток) рахунки працівника.
Готівкою дозволено видавати аванс лише працівникам, яких у відрядження направляють державні органи і військові формування, утворені ними в установленому порядку установи та організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.
Використання платіжних карток додає клопотів у вигляді комісій за переведення безготівкових коштів, зняття готівкових, проведення розрахунків в іноземній валюті. Це Мінфін передбачив та вказав, що подібні витрати працівнику компенсують.
Так, згідно з абз. 3 п. 4 розд. І Інструкції № 59 працівнику відшкодовуються понесені у зв’язку зі службовим відрядженням комісійні витрати у разі обміну валюти, суми комісійної винагороди за надані банком послуги, пов’язані з використанням платіжних карток та готівки (з урахуванням особливостей системи фінансових розрахунків у державі відрядження), зокрема, відшкодовуються витрати, пов’язані з перерахуванням авансу на поточний рахунок працівника; поверненням коштів з рахунку працівника на відповідний рахунок підприємства; переказом грошових коштів електронними засобами — у безготівковій формі; проведенням безготівкових розрахунків у валюті, відмінній від валюти рахунку платіжної картки; отриманням готівки із застосуванням платіжної картки; конвертацією готівкової іноземної валюти у національну валюту держави відрядження; отриманням виписки банку-емітента платіжної картки. Звичайно, головною умовою є наявність документального підтвердження проведених витрат.
Повертати суму надміру витрачених коштів, залишок невитраченого авансу, у тому числі через скасування відрядження, потрібно також на відповідний рахунок установи, що видала аванс. При цьому уточнили, що під час закордонного відрядження повертати кошти потрібно у грошових одиницях, в яких було видано аванс. До каси дозволено вносити лише кошти у зазначених вище розвідувальних та розшукових органах, формуваннях, установах та організаціях, якщо аванс видавався готівкою.
Перевагу особистому поточному рахунку надають і у випадку, коли відрядженому працівнику потрібно перерахувати зарплату «туди — у відрядження». Можна також використати поштовий переказ (на прохання працівника за рахунок установи, яка його відрядила) — у визначених законодавством випадках (п. 3 розд. ІІ Інструкції № 59).
Крім «безготівково-авансових» змін є ще деякі правки.
Так, у п. 1 розд. ІІ та ІІІ Інструкції № 59 тепер більш детально прописано зміст наказу (розпорядження) на відрядження. Цей документ має містити мету виїзду, завдання (за потреби), пункт призначення (держава або держави — для закордонних відряджень, місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджається працівник), строк (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження), джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження, а також за потреби інші ключові моменти (вид транспорту та маршрут поїздки у разі відрядження на службовому автомобілі, інформацію про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, у разі їх встановлення керівником), після затвердження кошторису витрат та технічного завдання (за потреби). У разі направлення працівника у службове відрядження за запрошенням подається його копія (з перекладом — для закордонних відряджень) та за наявності програма заходів.
Згідно з новим п. 13 розд. ІІ Інструкції № 59 документально підтверджені витрати та добові витрати відшкодовуються також супроводжуючому (не більше ніж одному) відрядженого по Україні працівника у разі, якщо він має інвалідність I групи внаслідок порушення опорно-рухового апарату та зору. Раніше така норма містилася лише у розд ІІІ Інструкції № 59, який присвячений відрядженням за кордон. При цьому уточнили, що таким супроводжуючим у закордонному відрядженні відшкодовуються також і добові витрати (абз. 4 п. 16 розд. ІІІ).
Також до Інструкції № 59 внесли низку уточнень:
• підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є не лише розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР та Податкового кодексу України, а також документи, визначені цією Інструкцією;
• при закордонному відрядженні сума ПДВ, включена до рахунку на оплату вартості проживання у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні, відшкодовується відрядженому працівнику за наявності оригіналів підтвердних документів щодо його оплати;
• якщо не поїхав у закордонне відрядження, повернути аванс потрібно протягом 3 банківських днів (а не робочих). Невідповідність строків розрахунків при вітчизняному та закордонному відрядженнях давно збивала з пантелику. Цей момент нарешті виправили;
• аванс на закордонне відрядження надається в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження (не у всіх вільно конвертованих валютах, як було раніше). Це ж стосується і виплати (перерахування) добових витрат;
• при складанні авансового звіту здійснені у відрядженні витрати, які підтверджено документально, перераховують відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти — зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження такого звіту.
Також у Інструкції № 59 продублювали деякі норми, що містить постанова № 98 стосовно відрядження працівників дипломатичної служби України, членів офіційних делегацій на чолі з Президентом України, Головою Верховної Ради України, Прем’єр-міністром України.
Зазначені зміни розпочнуть діяти із дня опублікування.
