Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Устранение последствий непогоды: оформляем документы (часть 2)

Матвеева Виктория, эксперт по финансовым вопросам
Бюджетная бухгалтерия Октябрь, 2020/№ 40
В избранном В избранное
Печать
В этом материале мы продолжаем1 рассматривать вопросы, связанные с устранением последствий непогоды, а именно:
1) как действовать учреждению, если вследствие чрезвычайной ситуации были повреждены и утрачены документы;
2) как избежать нарушений при проведении закупки, связанной с ликвидацией последствий чрезвычайных ситуаций;
3) как получить страховое возмещение за поврежденное имущество.

1 Начало этой темы мы рассматривали в материале «Устранение последствий непогоды: оформляем документы» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2020, № 32).

Повреждены или утрачены документы: как действовать

Не исключено, что во время стихийного бедствия могут быть повреждены первичные документы и другие бухгалтерские документы, а потому бухгалтеру придется восстанавливать учетные данные. Как восстановить утраченные документы? В какие органы обращаться и какие документы оформлять? Далее разбираемся с этими вопросами.

Знайте, что общий порядок действий в случае утраты или повреждения первичных документов, учетных регистров и отчетов прописан в п. 6.10 Положения № 882. Давайте определим, какие должны быть действия в учреждении относительно рассматриваемой ситуации.

2 Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

img 1В письменном виде сообщить об утрате документов в правоохранительные органы.

Считаем, что слепо выполнять этот пункт не стоит. Например, если повреждены папки с текущими документами, которые можно без особого труда восстановить, то сообщать об этом в полицию нет смысла. Ну а если повреждены важные документы, то сообщить об этом в правоохранительные органы необходимо. Также стоит обратиться в полицию, если утрата или повреждение документов были преднамеренными и это известно руководителю учреждения. На основании вашего заявления будет проведено расследование.

img 2Руководитель учреждения приказом назначает комиссию для установления точного перечня отсутствующих документов, расследования причин их повреждения и фиксации последствий.

В состав комиссии, как правило, входят работники бухгалтерии, а также специалисты, которые могут определить причины и следствия того, что произошло (юристы, работники отдела безопасности, служба охраны и т. п.). Кроме этого, для участия в работе комиссии могут быть приглашены представители следственных органов, охраны и Государственной службы Украины по чрезвычайным ситуациям (далее — ГСЧС) (в зависимости от причин повреждения).

Отметим, что в Положении № 88 предусмотрены требования относительно действий учреждения в таких ситуациях, как кража (утрата) документов и их уничтожение (повреждение).

Так вот, представителей следственных органов следует вызывать в случае утраты документов, например, вследствие их хищения и т. п. То есть когда имеют место противоправные действия, направленные на уничтожение документов.

Если же документы были повреждены (уничтожены) вследствие чрезвычайной ситуации, то вызывать представителей полиции нужно лишь, опять-таки, в случае противоправных действий. Вместе с этим в случае стихийного бедствия необходимо обязательно пригласить представителя органов ГСЧС.

img 3Результаты работы комиссии оформить актом. Его утверждает руководитель учреждения. Такой акт составляют в произвольной форме. Также его можно составить по форме Акта о недостаче дел (документов) в структурных подразделениях из приложения 13 к Правилам организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденным приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5.

Какую информацию стоит указать в акте? В нем следует описать факт утраты (повреждения) документации, место события, причины того, что случилось, указать лиц, ответственных за хранение документов (приложить полученные от них письменные пояснения), а также привести перечень отсутствующих (поврежденных) документов.

Также не помешает приложить к акту другие документы, подтверждающие причины повреждения (утраты). В частности, такими документами могут быть: объяснительные записки лиц, ответственных за хранение, справка территориального управления ГСЧС, протокол заседания региональной комиссии по вопросам техногенно-экологической безопасности и чрезвычайных ситуаций.

img 4Копию акта направляют органу, в сфере управления которого находится учреждение (т. е. вышестоящему учреждению), местному финансовому органу и налоговому органу в 10-дневный срок. Именно такой срок подачи акта предусмотрен в п. 6.10 Положения № 88.

img 5Учтите, что в п. 44.5 НКУ3 предусмотрен другой срок уведомления налогового органа о факте повреждения документов.

3 Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Так, в 5-дневный срок со дня стихийного бедствия в случае утраты, повреждения или досрочного уничтожения первичных документов учреждению— плательщику налогов необходимо в письменном виде уведомить контролирующий орган по месту учета в порядке, установленном для налоговой отчетности.

Форма такого уведомления, а также перечень информации, которая должна быть в нем отражена, на законодательном уровне не установлены. Поэтому составляют его в произвольной форме. Со своей стороны советуем указать в этом уведомлении причины утраты (повреждения) документов.

Также вместе с письменным уведомлением учреждению придется подать копии документов, подтверждающие факт повреждения (утраты) документов. Такими документами могут быть: приказ о назначении комиссии, ранее упомянутый акт комиссии учреждения, соответствующие документы ГСЧС и т. п.

img 6После того как все вышеуказанные действия выполнены, можно начинать восстанавливать учетные данные.

Внимание!

Требования о сроке восстановления документов предусмотрены в п. 44.5 НКУ.

Нормы НКУ о восстановлении документов касаются первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Обратите внимание: на это учреждение имеет 90 календарных дней со дня, следующего за днем подачи налоговикам соответствующего уведомления.

В течение этого срока оштрафовать за отсутствие документов фискалы не смогут. А уже после истечения указанного срока плательщику стоит ждать привлечения к ответственности.

Интересно, за какой период необходимо восстановить документы?

Для ответа на этот вопрос следует вспомнить основные правила хранения документов.

Так, в ч. 7 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV предусмотрено, что учреждение должно обеспечить хранение первичных документов в течение установленного срока хранения. Аналогичные требования указаны также в разд. 6 Положения № 88, посвященном хранению учетной документации. При этом срок хранения каждого конкретного вида документов определяют согласно Перечню № 578/54.

4 Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5.

Например, первичные документы, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций, надо хранить 3 года. При этом есть условие — завершена проверка государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства и результаты проверки не находятся в процессе обжалования. Кроме того, при условии завершения ревизии, проведенной органами государственного финансового контроля по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения. Такие требования указаны в ст. 336 Перечня № 578/5.

Важно!

Исчисление срока хранения документов начинают с 1 января года, следующего за годом, в котором была задокументирована конкретная операция (п. 2.10 разд. II Перечня № 578/5).

Что касается хранения документов, связанных с исполнением налоговых обязанностей, то такой срок составляет 1095 дней.

При этом исчисление срока начинают со дня подачи налоговой отчетности / предельного срока ее подачи (если она не подавалась). В пределах этих же сроков налоговики имеют право осуществлять проверки.

Правда, если проверка уже начата и/или повреждены (уничтожены) документы, связанные с предметом проверки, процедурой административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, они должны быть сохранены до окончания проверки и предусмотренных законом сроков обжалования ее результатов и/или решения суда, но не менее ранее указанных сроков (п. 44.4 НКУ).

Но даже после окончания установленных сроков хранения уничтожать документы нельзя — они подлежат обязательной передаче в архив. Об этом сказано в п. 6.1 Положения № 88. Следовательно, как ни крути, а утраченные документы необходимо восстанавливать, независимо от того, истек установленный законом срок их хранения или нет.

Каким образом восстанавливают документы? Это можно сделать как собственными силами, так и с помощью сторонних (специальных) организаций, заключая с ними договор на предоставление подобных услуг. Мы остановимся на первом случае, когда учреждение собирается восстановить документы самостоятельно.

Для этого руководителю следует утвердить приказ о восстановлении утраченных документов.

И уже во его исполнение начинать процедуру по восстановлению документов.

В первую очередь анализируют текущее состояние дел в бухгалтерии, а также проводят анализ периодов, смежных с «утраченными», и определяют переходные операции. Далее для восстановления документов учреждение может обратиться к своим контрагентам (поставщикам и покупателям) с просьбой предоставить копии (дубликаты) утраченных документов (договоров, накладных, счетов, актов и т. п.).

Чаще всего для ускорения восстановления документов можно обойтись телефонным звонком или электронным письмом с просьбой предоставить дубликаты утраченных документов. Но будьте готовы к тому, что в некоторых случаях для получения необходимой документации придется посетить контрагентов лично (особенно, если операция с контрагентом, допустим, осуществлялась один раз). В конце концов, получив такими способами копии документов, учреждение восстановит собственную документацию.

Конечно, проще всего будет восстановить документы, сохраненные в электронной форме. С этой задачей бухгалтер может справиться самостоятельно. Поскольку для этого документы, сохраненные в соответствующей электронной базе данных, распечатывают и заверяют подписями уполномоченных лиц.

Таким способом можно восстановить бухгалтерские, кадровые, организационно-распорядительные документы и т. п.

На основании восстановленных первичных документов формируют журнал хозяйственных операций, регистры бухгалтерского учета, формы отчетности. Таким образом учреждение должно попробовать полностью восстановить утраченную документацию.

Если после восстановления итоговые данные в восстановленных регистрах будут совпадать с данными, отраженными в отчетности (данными копий отчетов и деклараций, полученных в соответствующих органах), поздравляем!

Это значит, что вам удалось восстановить учет полностью.

Как провести закупку в чрезвычайной ситуации

Вопросы проведения закупок урегулированы в Законе № 9225. В этом же Законе определены правила для закупок, связанных с ликвидацией последствий чрезвычайных ситуаций.

5 Закон Украины «О публичных закупках» от 25.12.2015 г. № 922-VIII.

Так, в соответствии с п. 3 ч. 2 ст. 40 Закона № 922 заказчик как исключение может использовать переговорную процедуру закупок, в частности, в случае неотложной потребности осуществить закупку в случае возникновения особых экономических или социальных обстоятельств, связанных с немедленной ликвидацией последствий чрезвычайных ситуаций, которые делают невозможным соблюдение заказчиками сроков для проведения тендера.

Отметим, что согласно п. 24 ст. 2 КГЗУ6 чрезвычайная ситуация — это обстановка на отдельной территории или субъекте хозяйствования на ней или водном объекте, которая характеризуется нарушением нормальных условий жизнедеятельности населения, вызванная катастрофой, аварией, пожаром, стихийным бедствием, эпидемией, эпизоотией, эпифитотией, применением средств поражения или другим опасным событием, которое привело (может привести) к возникновению угрозы жизни или здоровью населения, большому количеству погибших и пострадавших, причинению значительного материального ущерба, а также к невозможности проживания населения на такой территории или объекте, осуществления на них хозяйственной деятельности.

6 Кодекс гражданской защиты Украины от 02.10.2012 г. № 5403-VI.

В свою очередь, ликвидацией последствий чрезвычайной ситуации является проведение комплекса мероприятий, включающего аварийно-спасательные и другие неотложные работы, осуществляемые в случае возникновения чрезвычайной ситуации и направленные на прекращение действия опасных факторов, спасение жизни и сохранение здоровья людей, а также на локализацию зоны чрезвычайной ситуации.

С учетом условий, предусмотренных Законом № 922 для применения переговорной процедуры, учреждению-заказчику необходимо иметь обоснование и документальное подтверждение.

Документами, подтверждающими наличие условий для применения переговорной процедуры закупки, являются, в частности, такие:

• экспертное заключение ГСЧС;

• протокол заседания экспертной комиссии ГСЧС об определении уровней и классов чрезвычайных ситуаций;

• распоряжение ОМС или Кабмина о выделении средств из резервного фонда государственного или местного бюджета на проведение неотложных мероприятий по ликвидации последствий чрезвычайной ситуации;

• протокол заседания региональной комиссии по вопросам техногенно-экологической безопасности и чрезвычайных ситуаций.

Таким образом, заказчик применяет переговорную процедуру для ликвидации последствий чрезвычайной ситуации:

• при наличии решения и заключения ГСЧС об установлении определенного уровня чрезвычайной ситуации в регионе;

• если есть неотложная потребность в осуществлении закупки в связи с возникновением особых обстоятельств, связанных с немедленной ликвидацией последствий чрезвычайной ситуации;

• если стоимость предмета закупки составляет от 200 тыс. грн для товаров, услуг и 1,5 млн грн для работ.

Кстати, на практике часто заказчики применяют переговорную процедуру с таким основанием для ее проведения, как ликвидация последствий чрезвычайной ситуации, не имея для этого соответствующих оснований.

Внимание: нарушение! Вот вам его пример:

Заказчик объявил переговорную закупку на приобретение пожарных машин для ликвидации пожаров. Но нарушением является то, что заказчик не обосновал и не подтвердил факт наступления чрезвычайной ситуации документами, выданными соответствующими органами, а также не доказал необходимость именно ликвидации последствий пожаров.

В частности, заказчик объявил закупку лишь через 45 дней после выделения средств для ликвидации последствий чрезвычайной ситуации, что свидетельствует об отсутствии у заказчика какой-либо реальной неотложной потребности в осуществлении этой процедуры закупки.

Пример такой закупки см. по ссылке:

prozorro.gov.ua/tender/UA-2020-05-28-000935-a.

С учетом решения органа обжалования № 72034-р/пк-пз от 17.06.2020 г., заказчик отменил переговорную процедуру закупки. Основание для отмены — нормы ч. 8 ст. 40 Закона № 922: заказчиком допущено нарушение, повлиявшее на объективность определения победителя процедуры закупки, и невозможность устранения нарушений, которые возникли из-за обнаруженных нарушений законодательства о закупках.

Есть еще пример нарушения Закона № 922 в части неправомерного выбора и применения заказчиком переговорной процедуры закупки, которое было обнаружено путем проведения мониторинга. С этой закупкой можно ознакомиться по ссылке:

prozorro.gov.ua/tender/UA-2019-11-28-000151-c.

Учтите: лишь при условии одновременного соблюдения указанных условий заказчик применяет переговорную процедуру.

Как правильно провести такую процедуру и какие документы необходимо оформить? Здесь пригодится письмо Минэкономразвития «О переговорной процедуре закупки» от 03.10.2020 г. № 3304-04/60124-06 (см. в «О переговорной процедуре закупки» в этом номере). Советуем воспользоваться им, чтобы не пропустить важные моменты применения этой процедуры.

Стоит обратить внимание на еще один важный нюанс относительно закупок, касающихся ликвидации стихийных последствий. Он будет интересен заказчику, если стоимость предмета закупки составляет от 50 до 200 тыс. грн — для товаров и услуг и 1,5 млн грн — для работ.

Напомним, что закупки с указанными стоимостными пределами являются упрощенными, особенности проведения которых определены в ст. 14 Закона № 922. Но если у заказчика существует неотложная потребность в осуществлении закупки в связи с возникновением объективных обстоятельств, которые делают невозможным соблюдение заказчиками сроков для проведения упрощенной закупки, заказчики осуществляют приобретение товаров без применения упрощенных закупок, т. е. путем заключения прямых договоров. Об этом указано в ч. 7 ст. 3 Закона № 922.

Важно!

Если заказчик не применяет упрощенную закупку, не забудьте обнародовать в электронной системе закупок отчет о заключенном договоре.

Для этого заказчик обязательно указывает: предмет закупки, с кем заключен договор, стоимость договора, срок выполнения, номенклатуру и ассортимент товаров, работ и услуг. Но помните: для применения указанной нормы Закона № 922 заказчику необходимо иметь надлежащее обоснование.

Поврежденное имущество застраховано: как получить страховое возмещение

Если поврежденное имущество было застраховано — учреждение имеет шанс получить средства от страховой компании.

В таком случае необходимо обратить внимание на подробную формулировку страхового случая, а также изучить раздел «форс-мажор» договора страхования.

Напомним: под страховым возмещением следует понимать страховую выплату, которую осуществляет страховщик в пределах страховой суммы по договорам имущественного страхования и страхования ответственности при наступлении страхового случая. Такое определение приведено в ч. 17 ст. 9 Закона № 857.

7 Закон Украины «О страховании» от 07.03.96 г. № 85/96-ВР.

Размер страховой выплаты (страхового возмещения) определяют в договоре страхования.

Однако сумма страхового возмещения не может превышать размера прямого убытка.

Также следует помнить: часть убытков не подлежит возмещению согласно договору страхования.

Это так называемая франшиза.

Она устанавливается как в процентах от страховой суммы, так и в абсолютном размере. Ее размер обязательно прописывают в договоре страхования. Соответственно убытки в размере меньше установленной франшизы не возмещают.

Основаниями для выплаты страхового возмещения являются:

1) заявление страхователя;

2) страховой акт (аварийный сертификат). Такой документ составляет аварийный комиссар как уполномоченное лицо страховой компании (ч. 1 ст. 25 Закона № 85). Страховой акт (аварийный сертификат) составляют в двух экземплярах, один из которых выдают страховщику.

В этом документе указывают дату, время и место наступления страхового случая, причины повреждения или гибели застрахованного имущества, а также размер убытка.

Поэтому в любом случае не стоит медлить и затягивать с подачей заявления о страховом возмещении.

Важно!

Несвоевременное уведомление страхователем о наступлении страхового случая без уважительных на это причин или создание страховщику препятствий в определении обстоятельств, характера и размера убытков — основание для отказа страховщика

в осуществлении страхового возмещения (ст. 26 Закона № 85).

Какие документы может требовать страховая компания для подтверждения наступления страхового случая?

Прежде всего необходимо обратиться к условиям заключенного договора страхования, поскольку именно в этом документе должно быть указано такое понятие, как «форс-мажор», и определен перечень обстоятельств, охватывающих это понятие, а также указано, какими документами учреждение должно подтвердить наступление таких обстоятельств (т. е. страховой случай). Например, это должно быть экспертное заключение ГСЧС или сертификат о форс-мажорных обстоятельствах, который выдает Торгово-промышленная палата Украины.

На какой размер страхового возмещения может рассчитывать учреждение?

По общему правилу, определение причин наступления страхового случая и размера убытков осуществляют работники страховой компании. Вместе с тем учреждение также может привлекать аварийных комиссаров, экспертов или юридических лиц, в штате которых есть аварийные комиссары или эксперты.

Известно, что часто страховые компании занижают размер убытка, причиненного вследствие чрезвычайной ситуации. А потому будьте готовы: учреждению, возможно, придется самостоятельно заказать проведение экспертизы (оценки имущества) независимым экспертом (оценщиком).

Оплата услуг такого эксперта осуществляется по КЭКР 2240.

Отметим, что в зависимости от вида имущества (недвижимое или движимое) законодательством предусмотрены разные правила определения и оценки размера убытков относительно поврежденного имущества.

Например, механизм оценки (определения стоимости) колесных транспортных средств, а также требования к оформлению результатов такой оценки установлены Методикой товароведческой экспертизы и оценки колесных транспортных средств, утвержденной приказом Минюста и Фонда госимущества от 24.11.2003 г. № 142/5/2092 (ср. 025069200).

Итак, чтобы получить страховое возмещение, необходимо выполнить такие действия:

1) уведомить страховую организацию о наступлении страхового случая в срок, установленный в договоре страхования (если стихийное бедствие определено в вашем договоре страхования как страховой случай);

2) подать заявку о страховом возмещении в страховую организацию;

3) пригласить представителя страховой компании для осмотра места события, расследования причин страхового случая, определения размера в случае наличия убытков и составления страхового акта (аварийного сертификата).

Страховая организация не имеет права отказать вам в проведении расследования (ст. 25 Закона № 85).

Если привлекается аварийный комиссар, то страховщик обязан его ознакомить со всеми обстоятельствами страхового случая, предоставить все необходимые материалы, доказательства и документы;

4) заказать отчет об оценке имущества (при необходимости) у независимого эксперта (оценщика).

На сегодня все.

Но рассмотрение этой темы мы продолжим в следующем номере.

Выясним, за счет каких источников учреждения осуществляют расходы, связанные с ликвидацией последствий чрезвычайных ситуаций.

Также покажем на примерах порядок отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с уничтожением и повреждением имущества вследствие непогоды.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете сайт Factor Войдите и читайте дальше бесплатно