Усунення наслідків негоди: оформлюємо документи (частина 2)

¹ Початок цієї теми ми розглядали в матеріалі «Усунення наслідків негоди: оформлюємо документи» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2020, № 32).

Пошкоджено або втрачено документи: як діяти

Не виключено, що під час стихійного лиха можуть бути пошкоджені первинні документи та інші бухгалтерські документи, а тому бухгалтеру доведеться відновлювати облікові дані. Як поновити втрачені документи? До яких органів звертатись та які документи оформлювати? Далі розбираємося з цими питаннями.

Знайте, що загальний порядок дій у разі втрати чи пошкодження первинних документів, облікових регістрів та звітів зазначено в п. 6.10 Положення № 88². Тож визначимо, які повинні бути дії в установі щодо нашої ситуації.

² Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

Письмово повідомити про втрату документів правоохоронні органи.

Вважаємо, що сліпо виконувати цей пункт не варто.

Наприклад, якщо пошкоджено папки з поточними документами, які можна без особливих зусиль відновити, то повідомляти про це поліцію не варто. Ну а якщо пошкоджено важливі документи, то в цій ситуації є сенс повідомити про це правоохоронні органи. Також варто звернутися до поліції, якщо втрата або пошкодження документів були умисними і це відомо керівнику установи.

На підставі вашої заяви буде проведено розслідування.

Керівник установи наказом призначає комісію для встановлення точного переліку відсутніх документів, розслідування причин їх пошкодження та фіксації наслідків.

До складу комісії зазвичай входять працівники бухгалтерії, а також фахівці, які можуть визначити причини і наслідки того, що сталося (юристи, працівники відділу безпеки, служба охорони тощо).

Крім цього, для участі в роботі комісії може бути запрошено представників слідчих органів, охорони та Державної служби України з надзвичайних ситуацій (далі — ДСНС) (залежно від причин пошкодження).

Зазначимо, що в Положенні № 88 передбачено вимоги щодо дій установи в таких ситуаціях, як крадіжка (втрата) документів та їх знищення (пошкодження).

Так-от, представників слідчих органів слід викликати в ситуації втрати документів, наприклад, унаслідок їх розкрадання тощо. Тобто коли мають місце протиправні дії, направлені на знищення документів.

Якщо ж документи було пошкоджено (знищено) внаслідок надзвичайної ситуації, то викликати представників поліції потрібно лише, знову-таки, в разі протиправних дій.

Поряд з цим у випадку стихійного лиха необхідно обов’язково запросити представника органів ДСНС.

Результати роботи комісії оформити актом. Його затверджує керівник установи.

Такий акт складають у довільній формі. Також його можна скласти за формою Акта про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах з додатка 13 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.

Яку інформацію варто зазначити в акті? У ньому слід описати факт втрати (пошкодження) документації, місце події, причини того, що сталося, зазначити осіб, відповідальних за збереження документів (додати отримані від них письмові пояснення), а також навести перелік відсутніх (пошкоджених) документів. Також не зашкодить додати до акта інші документи, що підтверджують причини пошкодження (втрати). Зокрема, такими документами можуть бути: пояснювальні записки осіб, відповідальних за зберігання, довідка територіального управління ДСНС, протокол засідання регіональної комісії з питань техногенно-екологічної безпеки і надзвичайних ситуацій.

Копію акта надсилають органу, у сфері управління якого перебуває установа (тобто вищій за рівнем установі), місцевого фінансового органу та податкового органу в 10-денний строк. Саме такий строк подання акта передбачено в п. 6.10 Положення № 88.

Врахуйте: у п. 44.5 ПКУ³ передбачено інший строк повідомлення податкового органу про факт пошкодження документів.

³ Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

Так, у 5-денний строк з дня стихійного лиха в разі втрати, пошкодження або дострокового знищення первинних документів установі — платнику податків необхідно письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку у порядку, встановленому для податкової звітності.

Форма такого повідомлення, а також перелік інформації, яка має бути в ньому відображена, на законодавчому рівні не встановлені. Тож складають його в довільній формі. Зі свого боку радимо зазначити в цьому повідомлення причини втрати (пошкодження) документів.

Також разом з письмовим повідомленням установі доведеться подати копії документів, що підтверджують факт пошкодження (втрати) документів. Такими документами можуть бути: наказ про призначення комісії, раніше згаданий акт комісії установи, відповідні документи ДСНС тощо.

Після того як усі вищезазначені дії виконано, можна розпочинати відновлювати облікові дані.

Норми ПКУ щодо відновлення документів стосуються первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Зверніть увагу: на це установа має 90 календарних днів з дня, що настає за днем подання податківцям відповідного повідомлення. Протягом цього строку оштрафувати за відсутність документів фіскали не зможуть. А вже після закінчення зазначеного строку платнику варто очікувати притягнення до відповідальності.

Цікаво, за який період необхідно відновити документи? Для відповіді на це запитання слід пригадати основні правила щодо зберігання документів.

Так, у ч. 7 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV передбачено, що установа повинна забезпечити збереження первинних документів протягом установленого строку зберігання. Аналогічні вимоги зазначено також у розд. 6 Положення № 88, присвяченому збереженню облікової документації. При цьому строк зберігання кожного конкретного виду документів визначають згідно з Переліком № 578/5⁴.

⁴ Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.

Наприклад, первинні документи, що фіксують факт виконання господарських операцій, треба зберігати 3 роки. При цьому є умова — завершена перевірка державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства і результати перевірки не перебувають у процесі оскарження. Крім того, за умови завершення ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності бюджетної установи. Такі вимоги зазначено в ст. 336 Переліку № 578/5.

Що стосується зберігання документів, пов’язаних з виконанням податкового обов’язку, то такий строк становить 1095 днів.

При цьому відлік строку розпочинають з дня подання податкової звітності / граничного строку її подання (якщо вона не подавалася). У межах цих же строків податківці мають право здійснювати перевірки.

Щоправда, якщо перевірка вже розпочата та/або пошкоджено (знищено) документи, пов’язані з предметом перевірки, процедурою адміністративного оскарження, прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, вони мають бути збережені до закінчення перевірки і передбачених законом строків оскарження її результатів та/або рішення суду, але не менше раніше названих строків (п. 44.4 ПКУ).

Але навіть після закінчення встановлених строків зберігання знищувати документи не можна — вони підлягають обов’язковій передачі до архіву. Про це зазначено в п. 6.1 Положення № 88. Отже, як не крути, а втрачені документи необхідно відновлювати, незалежно від того, минув установлений законом строк їх зберігання чи ні.

Яким чином поновлюють документи? Це можна зробити як власними силами, так і за допомогою сторонніх (спеціальних) організацій, укладаючи з ними договір на надання подібних послуг. Ми зупинимося на першому випадку, коли установа збирається це робити самостійно.

Для цього керівнику слід затвердити наказ про відновлення втрачених документів. І вже на його виконання починати процедуру з відновлення документів.

Насамперед аналізують поточний стан справ у бухгалтерії, а також проводять аналіз періодів, суміжних із «втраченими», та виявляють перехідні операції. Далі для відновлення документів установа може звернутися до своїх контрагентів (постачальників та покупців) з проханням надати копії (дублікати) загублених документів (договорів, накладних, рахунків, актів тощо).

Здебільшого для прискорення відновлення документів можна обійтися телефонним дзвінком чи електронним листом з проханням надати дублікати втрачених документів.

Але будьте готовими до того, що в деяких випадках для отримання необхідної документації доведеться відвідати контрагентів особисто (особливо, якщо операція з контрагентом, припустимо, здійснювалася один раз). Врешті-решт, отримавши такими способами копії документів, установа відновить власну документацію.

Звичайно, найпростіше буде відновити документи, які збережені в електронній формі. З цим завданням бухгалтер може впоратись самостійно. Оскільки для цього документи, збережені у відповідній електронній базі даних, роздруковують та засвідчують підписами уповноважених осіб. У такий спосіб можна відновити бухгалтерські, кадрові, організаційно-розпорядчі документи тощо.

На підставі відновлених первинних документів формують журнал господарських операцій, регістри бухгалтерського обліку, форми звітності. Шляхом таких дій установа повинна спробувати повністю відновити втрачену документацію.

Якщо після відновлення підсумкові дані у відновлених регістрах збігатимуться з даними, відображеними у звітності (даними копій звітів та декларацій, отриманих у відповідних органах), вітаємо! Це означає, що вам вдалось відновити облік повністю.

Як провести закупівлю у надзвичайній ситуації

Питання проведення закупівель врегульовано в Законі № 922⁵. У цьому ж Законі визначено правила для закупівель, пов’язаних з ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій.

⁵ Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 р. № 922-VIII.

Так, відповідно до п. 3 ч. 2 ст. 40 Закону № 922 замовник як виняток може використати переговорну процедуру закупівель, зокрема, у разі нагальної потреби здійснити закупівлю у разі виникнення особливих економічних чи соціальних обставин, пов’язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій, що унеможливлюють дотримання замовниками строків для проведення тендера.

Зазначимо, що згідно з п. 24 ст. 2 КЦЗУ⁶ надзвичайна ситуація — це обстановка на окремій території чи суб’єкті господарювання на ній або водному об’єкті, яка характеризується порушенням нормальних умов життєдіяльності населення, спричинена катастрофою, аварією, пожежею, стихійним лихом, епідемією, епізоотією, епіфітотією, застосуванням засобів ураження або іншою небезпечною подією, що призвела (може призвести) до виникнення загрози життю або здоров’ю населення, великої кількості загиблих і постраждалих, завдання значних матеріальних збитків, а також до неможливості проживання населення на такій території чи об’єкті, провадження на ній господарської діяльності.

⁶ Кодекс цивільного захисту України від 02.10.2012 р. № 5403-VI.

У свою чергу, ліквідацією наслідків надзвичайної ситуації є проведення комплексу заходів, що включає аварійно-рятувальні та інші невідкладні роботи, які здійснюються у разі виникнення надзвичайної ситуації і спрямовані на припинення дії небезпечних факторів, рятування життя та збереження здоров’я людей, а також на локалізацію зони надзвичайної ситуації.

З огляду на умови, які передбачені Законом № 922 для застосування переговорної процедури, установі-замовнику необхідно мати обґрунтування та документальне підтвердження.

Документами, що підтверджують наявність умов для застосування переговорної процедури закупівлі, є, зокрема, такі:

• експертний висновок ДСНС;

• протокол засідання експертної комісії ДСНС про визначення рівнів та класів надзвичайних ситуацій;

• розпорядження ОМС чи Кабміну про виділення коштів з резервного фонду державного чи місцевого бюджету на проведення невідкладних заходів з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації;

• протокол засідання регіональної комісії з питань техногенно-екологічної безпеки і надзвичайних ситуацій.

Таким чином, замовник застосовує переговорну процедуру для ліквідації наслідків надзвичайної ситуації:

• за наявності рішення та висновку ДСНС про встановлення певного рівня надзвичайної ситуації в регіоні;

• якщо є нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням особливих обставин, пов’язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайної ситуації;

• якщо вартість предмета закупівлі становить від 200 тис. грн для товарів, послуг та 1,5 млн грн для робіт.

До речі, на практиці переважно замовники застосовують переговорну процедуру, застосовуючи таку підставу для її проведення, як ліквідація наслідків надзвичайної ситуації, не маючи для цього відповідних підстав.

Увага: порушення! Ось вам його приклад:

Замовник оголосив переговорну закупівлю на закупівлю пожежних машин для ліквідації пожеж. Але порушенням є те, що замовник не обґрунтував та не підтвердив факт настання надзвичайної ситуації документами, виданими відповідними органами, а також не довів необхідність саме ліквідації наслідків пожеж.

Зокрема, замовник оголосив закупівлю лише через 45 днів після виділення коштів для ліквідації наслідків надзвичайної ситуації, що свідчить про відсутність у замовника будь-якої реальної нагальної потреби у здійсненні цієї процедури закупівлі.

Приклад такої закупівлі див. за посиланням:

prozorro.gov.ua/tender/UA-2020-05-28-000935-a.

З огляду на рішення органу оскарження № 72034-р/пк-пз від 17.06.2020 р., замовник відмінив переговорну процедуру закупівлі. Підстава для відміни — норми ч. 8 ст. 40 Закону № 922: замовником допущено порушення, що вплинуло на об’єктивність визначення переможця процедури закупівлі, та неможливість усунення порушень, що виникли через виявлені порушення законодавства щодо закупівель.

Є ще приклад порушення Закону № 922 у частині неправомірного обрання та застосування замовником переговорної процедури закупівлі, яке було виявлене шляхом проведення моніторингу. З цією закупівлею можна ознайомитись за посиланням:

prozorro.gov.ua/tender/UA-2019-11-28-000151-c.

Тож зауважте: лише за умови одночасного дотримання зазначених умов замовник застосовує переговорну процедуру.

Як правильно провести таку процедуру та які документи необхідно оформити? Тут у пригоді стане лист Мінекономрозвитку «Щодо переговорної процедури закупівлі» від 03.10.2020 р. № 3304-04/60124-06 (див. у «Щодо переговорної процедури закупівлі» у цьому номері). Радимо скористались ним, аби не пропустити важливі моменти щодо застосування цієї процедури.

Варто звернути увагу на ще один важливий момент щодо закупівель, які стосуються ліквідації стихійних наслідків. Він буде цікавий замовник, якщо вартість предмета закупівлі становить від 50 до 200 тис. грн — для товарів і послуг та 1,5 млн грн — для робіт.

Нагадаємо, що закупівлі із зазначеними вартісними межами є спрощеними закупівлями, особливості проведення яких визначено в ст. 14 Закону № 922. Але якщо у замовника існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку із виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовниками строків для проведення спрощеної закупівлі, замовники здійснюють придбання товарів без застосування спрощених закупівель, тобто шляхом укладання прямих договорів.

Про це зазначено у ч. 7 ст. 3 Закону № 922.

Для цього замовник обов’язково зазначає: предмет закупівлі, з ким укладено договір, вартість договору, строк виконання, номенклатура та асортимент товарів, робіт і послуг.

Але пам’ятайте: для застосування зазначеної норми Закону № 922 замовнику необхідно мати належне обґрунтування.

Пошкоджене майно застраховано: як отримати страхове відшкодування

Якщо пошкоджене майно було застраховане — установа має шанс одержати кошти від страхової компанії. У такому випадку необхідно звернути увагу на детальне формулювання страхового випадку, а також вивчити розділ «форс-мажор» договору страхування.

Нагадаємо: під страховим відшкодуванням слід розуміти страхову виплату, яку здійснює страховик у межах страхової суми за договорами майнового страхування і страхування відповідальності при настанні страхового випадку. Таке визначення наведено у ч. 17 ст. 9 Закону № 85⁷.

⁷ Закон України «Про страхування» від 07.03.96 р. № 85/96-ВР.

Розмір страхової виплати (страхового відшкодування) визначають у договорі страхування. Однак сума страхового відшкодування не може перевищувати розміру прямого збитку.

Також слід пам’ятати: частина збитків не підлягає відшкодуванню згідно з договором страхування. Це так звана франшиза. Вона встановлюється як у відсотках від страхової суми, так і в абсолютному розмірі. Її розмір обов’язково прописують у договорі страхування. Відповідно збитки у розмірі менше встановленої франшизи не відшкодовують.

Підставами для виплати страхового відшкодування є:

1) заява страхувальника;

2) страховий акт (аварійний сертифікат). Такий документ складає аварійний комісар як уповноважена особа страхової компанії (ч. 1 ст. 25 Закону № 85). Страховий акт (аварійний сертифікат) складають у двох примірниках, один з яких видають страховикові. У цьому документі зазначають дату, час і місце настання страхового випадку, причини ушкодження або загибелі застрахованого майна, а також розмір збитку.

Тож у будь-якому разі не варто зволікати і затягувати із поданням заяви про страхове відшкодування.

Які документи може потребувати страхова компанія для підтвердження настання страхового випадку?

Насамперед необхідно звернутися до умов укладеного договору страхування, оскільки саме в цьому документі повинно бути зазначено таке поняття, як «форс-мажор», та визначено перелік обставин, які охоплюють це поняття, а також зазначено, якими документами установа повинна підтвердити настання таких обставин (тобто страховий випадок). Наприклад, це повинен бути експертний висновок ДСНС чи сертифікат про форс-мажорні обставини, який видає Торгово-промислова палата України.

На який розмір страхового відшкодування може розраховувати установа?

За загальним правилом, визначення причин настання страхового випадку та розміру збитків здійснюють працівники страхової компанії.

Разом з тим установа також може залучати аварійних комісарів, експертів або юридичних осіб, у штаті яких є аварійні комісари чи експерти.

Відомо, що здебільшого страхові компанії занижують розмір збитку, заподіяного внаслідок надзвичайної ситуації. А тому будьте готовими: установі, можливо, доведеться самостійно замовити проведення експертизи (оцінки майна) незалежним експертом (оцінювачем). Оплата послуг такого експерта здійснюється за КЕКВ 2240.

Зазначимо, що залежного від виду майна (нерухоме чи рухоме) законодавством передбачено різні правила визначення та оцінки розміру збитків щодо пошкодженого майна. Наприклад, механізм оцінки (визначення вартості) колісних транспортних засобів, а також вимоги до оформлення результатів такої оцінки встановлено Методикою товарознавчої експертизи та оцінки колісних транспортних засобів, затвердженою наказом Мін’юсту та Фонду держмайна від 24.11.2003 р. № 142/5/2092 (ср. ).

Отже, щоб отримати страхове відшкодування, необхідно виконати такі дії:

1) повідомити страхову організацію про настання страхового випадку в строк, установлений у договорі страхування (якщо стихійне лихо визначено у вашому договорі страхування як страховий випадок);

2) подати заявку про страхове відшкодування до страхової організації;

3) запросити представника страхової компанії для огляду місця події, розслідування причин страхового випадку, визначення розміру у разі наявності збитків і складання страхового акта (аварійного сертифіката).

Додамо, що страхова організація не має права відмовити вам у проведенні розслідування (ст. 25 Закону № 85).

Якщо залучається аварійний комісар, то страховик зобов’язаний його ознайомити з усіма обставинами страхового випадку, надати усі необхідні матеріали, докази і документи;

4) замовити звіт про оцінку майна (за потреби) у незалежного експерта (оцінювача).

На сьогодні все.

Але розгляд цієї теми ми продовжимо у наступному номері.

З’ясуємо, за рахунок яких джерел установи здійснюють видатки, пов’язані з ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій.

Також покажемо на прикладах порядок відображення в бухгалтерському обліку операцій, пов’язаних із знищенням та пошкодженням майна внаслідок негоди.