Доступ к программному модулю: что показать в учете?

Что за «зверь» такой?

Vkursi Zemli (далее — Система) — это информационно-аналитический онлайн-сервис для получения данных о земельных участках, их собственниках, пользователях и сроках аренды на территории Украины. Вся имеющаяся информация поступает в Систему непосредственно с серверов Минюста, Госгеокадастра и других органов власти.

Как же работает Система?

После заключения договора и создания аккаунта через сеть Интернет заказчик услуги получает доступ к программному модулю Vkursi Zemli и может пользоваться данными этой Системы. То есть программный модуль Vkursi Zemli является составной частью онлайн-сервиса и признается самостоятельным программным продуктом.

При необходимости пользователь может расширить диапазон услуг в Системе и получить возможность осуществлять автоматизированный аудит использования земель в сельскохозяйственных целях и управления земельными ресурсами.

Этот программный продукт могут использовать ОМС для осуществления обработки, анализа и систематизации данных о землях коммунальной собственности в зоне указанного интереса.

Варианты приобретения и отражения

Приобретенный программный продукт учреждение может:

1) либо зачислить на баланс как НА¹;

¹ НА — нематериальный актив.

2) либо признать расходами отчетного периода с зачислением на забалансовый учет.

Именно от выбранного варианта учета программного обеспечения будут зависеть и порядок планирования расходов на его приобретение, и документальное оформление этих операций, и порядок их отражения на счетах бухучета. Поэтому далее вспомним особенности применения каждого из названных вариантов учета.

Программный продукт признается НА.

Актив зачисляем в состав НА при условии, что (ч. 1 разд. ІІ НП(С)БУ 122²):

² Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 122 «Нематериальные активы», утвержденное приказом Минфина от 12.10.2012 г. № 1202.

• его можно идентифицировать;

• существует вероятность получения в будущем экономической выгоды от его использования;

• его стоимость можно достоверно определить.

Это известные правила нацстандартов. Но помните главное: на учет в составе НА берем приобретенные права на владение, пользование и распоряжение объектом после их отчуждения от бывших собственников и определения стоимости объекта (абз. 2 ч. 4 разд. ІІ Методрекомендаций № 11³).

³ Методические рекомендации по бухгалтерскому учету нематериальных активов субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.2015 г. № 11.

Передача таких прав должна быть зафиксирована в первичных документах на приобретение соответствующего объекта НА. Это может быть патент, свидетельство, лицензионный договор, договор о создании по заказу и использовании объекта права интеллектуальной собственности, договор о передаче исключительных имущественных прав интеллектуальной собственности и т. п. Только в таком случае учреждение получает исключительное имущественное право на программный продукт и имеет основания для его зачисления в состав НА.

Расходы на приобретение программного продукта признаются расходами отчетного периода.

Если актив не соответствует критериям признания НА, расходы на его приобретение учреждение признает расходами отчетного периода, в котором они были осуществлены (п. 11 разд. ІІ НП(С)БУ 122).

Происходит так, когда учреждение получает не исключительное имущественное право на программный продукт, а только право пользования им. То есть учреждение является конечным пользователем и получает разрешение на использование программной продукции на основании лицензии. Тогда как распоряжаться таким объектом (продавать, передавать безвозмездно, распространять и т. п.) учреждение не может. Но это вовсе не значит, что полученный в пользование объект вообще не надо отражать в бухучете учреждения. Информацию об активе, полученном в пользование, учреждение (лицензиат) должно обобщать на забалансовом счете (абз. 2 п. 16 разд. ІІ Методрекомендаций № 11). В частности, зачисляем такие объекты на учет по стоимости, определенной исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре.

Итак, отражение в учете приобретенного программного продукта напрямую зависит от полученных на него прав при приобретении. В свою очередь, условия приобретения и передачи прав на конкретные программные продукты определяются условиями договора. Поэтому далее о них подробнее.

Условия договора

Если проанализировать условия публичного договора о предоставлении доступа к программному модулю, размещенному на официальном сайте⁴ онлайн-сервиса Vkursi, становится понятно, что:

⁴ vkursi.pro/opportunity/publiccontract

• во-первых, право интеллектуальной собственности принадлежит предоставителю услуг;

• во-вторых, заказчик услуг получает только право (лицензию) на использование Системы для удовлетворения своих потребностей в сфере обработки, анализа и управления данными земельного банка;

• в-третьих, заказчик услуг не имеет права передавать свое право пользования Системой третьим лицам, в т. ч. в виде предоставления сублицензий.

Отсюда вывод: расходы на приобретение доступа к программному модулю Vkursi Zemli необходимо признавать расходами отчетного периода, в котором они были понесены. Ведь учреждение не получает исключительное имущественное право на указанный программный продукт.

Кроме того, такая лицензия является отзывной, потому что имеет срок действия. Начинается он со дня активации доступа к Системе и действует в течение оплаченного заказчиком срока доступа.

КЭКР

Расходы на оплату услуг доступа к программному модулю Vkursi Zemli необходимо планировать по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)». Это следует из абз. 3 п.п. 12 п.п. 2.2.4 Инструкции № 333.

Бухучет

Полученные услуги по доступу к Системе отражаем как расходы отчетного периода по субсчету 8013 «Материальные расходы».

Одновременно зачисляем этот программный продукт на забалансовый субсчет 013 «Арендованные нематериальные активы распорядителей бюджетных средств». Именно на этом субсчете следует учитывать полученные в пользование НА по стоимости, указанной в договоре как вознаграждение за услугу доступа к Системе. После завершения срока действия лицензии на право доступа к Системе остаток субсчета 013 уменьшаем на соответствующую сумму.

Покажем на условном примере, как правильно отразить такую операцию на счетах учета.