Недостача активов: причины и урегулирование

Оформление недостачи

Безусловно, в результате инвентаризации могут быть обнаружены расхождения между данными бухучета и фактическим наличием активов. Например, установлено отсутствие определенных активов (ОС, МНМА, запасов и т. п.). Этот факт непременно следует зафиксировать документально. Так, на основании данных Инвентаризационных описей нужно составить Сличительную ведомость и Протокол инвентаризационной комиссии. Также нужно определить размер убытка, подлежащего возмещению, отразить недостачи в бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

С общим порядком оформления и учета этих операций можно ознакомиться в статье «Инвентарция-2021: подводим итоги» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2021, № 41, с. 17 — 24).

В этот раз подробно остановимся на процедуре анализа недостач. Его проводит инвентаризационная комиссия с целью установления причин возникновения недостач и определения вариантов их урегулирования (п. 1 разд. IV Положения № 879¹).

¹ Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 № 879.

Причины возникновения

Причины возникновения недостачи напрямую влияют на процедуру ее урегулирования. Условно причины недостач можно разделить на три категории:

1) ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей работниками (далее подробнее);

2) противоправные (преступные) действия (кража, преднамеренное уничтожение, порча). Если подтверждается уголовный подтекст, учреждение передает соответствующие материалы правоохранительным органам и подает гражданский иск на сумму обнаруженной недостачи в течение пяти дней после установления факта недостачи/потери (п. 7 разд. IV Положения № 879);

3) форс-мажор — обстоятельства непреодолимой силы, которые привели к потере/порче ценностей (пожар, стихийные бедствия, другие чрезвычайные ситуации). Удостоверяет наступление форс-мажорных обстоятельств Торгово-промышленная палата (далее — ТПП) Украины или региональная ТПП на основании выданного Сертификата о форс-мажорных обстоятельствах (п.п. 3.3 Регламента № 44²).

² Регламент удостоверения Торгово-промышленной палатой Украины и региональными торгово-промышленными палатами форс-мажорных обстоятельств (обстоятельств непреодолимой силы), утвержденный решением Президиума ТПП Украины от 18.12.2014 № 44 (5).

Процедура урегулирования

Ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей

Недостача материальных ценностей, обнаруженная у материально ответственного лица (далее — МОЛ) или у другого лица, которому ценности переданы для выполнения трудовых обязанностей, является прямым действительным ущербом (п.п. «а» абз. 3 п. 4 письма ВССУ³). Такая ситуация считается невыполнением или ненадлежащим выполнением трудовых обязанностей работником. Это является наиболее распространенной причиной возникновения недостач. Конечно, в таком случае работник несет материальную ответственность перед работодателем (ч. 1 ст. 130 КЗоТ). Такая ответственность может быть полной или ограниченной. Это следует учитывать при проведении процедуры возмещения убытков.

³ Письмо ВССУ «Обобщение о практике применения судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» (извлечение) от 01.09.2015.

Ограниченная материальная ответственность

Ограниченную материальную ответственность может нести любой работник учреждения, которому передано имущество в пользование (не МОЛ). Это касается случаев, когда недостача (порча, уничтожение) такого имущества стала результатом небрежности соответствующего работника. В таком случае работник будет нести материальную ответственность в размере причиненного по его вине ущерба, но не более среднего месячного заработка (п. 1 ч. 1 ст. 133 КЗоТ).

Полная материальная ответственность

В отдельных случаях за недостачи придется ответить по полной. Причем такая неприятность может постигнуть как работника, получившего ценности в пользование, так и МОЛ.

Первый случай — виновным лицом является «работник — пользователь имуществом». Он несет полную материальную ответственность, если ущерб нанесен недостачей, преднамеренным уничтожением или порчей материалов, выданных ему в пользование (п. 5 ч. 1 ст. 134 КЗоТ). Также не избежать полной материальной ответственности работникам, причинившим ущерб в нетрезвом состоянии или если их деяния имеют признаки уголовного характера (пп. 3 и 4 ч. 1 ст. 134 КЗоТ).

Второй случай — виновным лицом является МОЛ. Полную материальную ответственность работник несет за необеспечение целостности ценностей, переданных ему для хранения или для других целей (п. 1 ч. 1 ст. 134 КЗоТ). Основание — письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности, заключенный между работником и работодателем.

Помните: договор будет иметь юридическую силу, только если он заключен с работником, достигшим 18-летнего возраста, имеющим обязанности, связанные с хранением материальных ценностей, и занимающим должность (выполняющим работу), включенную в Перечень № 447/24⁴.

⁴ Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, а также типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержденный постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 28.12.77 № 447/24.

О нюансах заключения договора о полной материальной ответственности с совместителями (в т. ч. работающими дистанционно) читайте в статье «Внешний совместитель и полная матответственность».

Если же договор о полной матответственности есть, но должности работника (выполняющей им работы) нет в вышеупомянутом Перечне, о привлечении виновника к полной материальной ответственности можно только мечтать. И судебная практика это подтверждает (см. постановления ВСУ от 25.04.2012 № 6-16цс12, от 22.04.2020 № 489/1902/18, от 10.02.2021 № 199/7979/18).

Рассматривая дела о материальной ответственности на основании письменного договора, заключенного между работником и учреждением, суд обязан проверить, относится ли ответчик к категории работников, с которыми может быть заключен такой договор, и был ли он фактически заключен. При отсутствии этих условий на работника за причиненный им ущерб может быть возложена лишь ограниченная материальная ответственность.

Способы возмещения

Работник, не обеспечивший сохранность доверенных ему ценностей, может возместить недостачу одним из трех способов.

Добровольно покрыть (полностью или частично) причиненный ущерб (ч. 5 ст. 130 КЗоТ). Проявление доброй воли работника по возмещению нанесенного ущерба должно быть подтверждено его заявлением. Далее работник вносит средства на счет (в кассу) учреждения. Также возможен вариант, когда сумма убытка удерживается из его зарплаты (полностью или частично до полного погашения). При этом обязательно помните об ограничении размера отчислений — не более 20 % «чистой» зарплаты (50 % в отдельных случаях) (ч. 1 ст. 128 КЗоТ). В то же время с согласия руководителя учреждения работник может передать для покрытия причиненного ущерба равноценное имущество (ч. 5 ст. 130 КЗоТ).

По распоряжению руководителя учреждения (ч. 1 ст. 136 КЗоТ). Распорядительный документ необходимо оформить не позднее двух недель со дня выявления причиненного работником ущерба. А вот обратить его к исполнению следует не ранее семи дней со дня сообщения об этом работнику (ч. 2 ст. 136 КЗоТ). Таким днем будет считаться дата ознакомления виновного лица с приказом. Кстати, в этом случае также действует ограничение «≤ 20 %».

По решению суда (ч. 3 ст. 136 КЗоТ). Основанием для обращения в суд может быть тот факт, что: работник не признает свою вину или не согласен с размером возмещения, пропущены сроки принудительного отчисления из зарплаты по приказу руководителя учреждения, размер ущерба превышает средний месячный заработок виновного лица или работник уже уволен (п. 2 постановления № 14⁵).

⁵ Постановление Пленума ВСУ «О судебной практике в делах о возмещении ущерба, причиненного предприятиям, учреждениям, организациям их работниками» от 29.12.92 № 14.

Чтобы обратиться в суд, учреждение имеет в своем распоряжении один год со дня обнаружения причиненного работником ущерба (ч. 3 ст. 233 КЗоТ). Днем выявления ущерба, установленного в результате инвентаризации материальных ценностей, считается день подписания соответствующего акта или заключения (абз. 2 п. 20 постановления № 14).

Итак, второй и третий варианты ограничены сроками. Поэтому предусматривают оперативное реагирование. А вот добровольное возмещение является «спасательным кругом».

Должностные лица тоже несут ответственность

Должностным лицам, своевременно не принявшим меры по взысканию ущерба с непосредственных виновников, также грозит привлечение к материальной ответственности. Однако отвечать они будут только в пределах среднемесячного заработка (абз. 2 п. 6 постановления № 14).

Но этим ответственность должностных лиц не ограничивается.

За несвоевременное или некачественное проведение инвентаризации и непринятие мер по возмещению виновными лицами убытков должностные лица могут привлекаться к админответственности (ст. 164² КоАП). Размер штрафа — от 136 до 255 грн. За совершение таких действий повторно в течение года — штраф от 170 до 340 грн.

Более того, при рассмотрении исковых заявлений суды устанавливают, были ли созданы надлежащие условия для сохранности материальных ценностей. Так, руководители учреждений (их заместители), руководители структурных подразделений (их заместители) несут матответственность за неправильную постановку учета и хранения материальных/денежных/культурных ценностей. Размер ответственности в таком случае также ограничен их среднемесячным заработком (ч. 2 ст. 133 КЗоТ).

Бухучет

Обнаруженную во время инвентаризации недостачу списываем с баланса на расходы отчетного периода. Учетная запись в таком случае не отличается от обычного выбытия активов.

При списании недостач МНМА составляем корреспонденцию счетов, приведенную в п. 1.30 Типовой корреспонденции. Списание недостач ОС проводим в соответствии с п. 1.31 Типовой корреспонденции. А недостачу запасов списываем согласно п. 3.19 Типовой корреспонденции. После списания учет недостач не завершается.

На кого «повесить» недостачу?

В случае установления виновного лица относим сумму убытка на его счет. На основании бухсправки осуществляем запись: Дт 2115 — Кт 7111 (п. 1.33 Типовой корреспонденции). При отнесении убытка на счет виновного лица увеличиваем доход.

Если виновник не готов добровольно компенсировать убыток или не согласен с принудительным взысканием, не спешите отражать задолженность по субсчету 2115. Дождитесь официальных оснований для признания лица виновным.

Суммы невозмещенных недостач учитываем на забалансовом субсчете 073. Такой учет продолжаем вести до момента установления виновных лиц или закрытия дела согласно законодательству (абз. 5 п. 4 разд. IV Положения № 879).