Нестача активів: причини та урегулювання

Оформлення нестачі

Безперечно, у результаті інвентаризації може бути виявлено розбіжності між даними бухобліку та фактичною наявністю активів. Наприклад, установлено відсутність певних активів (ОЗ, МНМА, запасів тощо). Цей факт неодмінно слід зафіксувати документально. Так, на підставі даних Інвентаризаційних описів потрібно скласти Звіряльну відомість та Протокол інвентаризаційної комісії. Також потрібно визначити розмір збитку, що підлягає відшкодуванню, відобразити нестачі у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності.

Із загальним порядком оформлення та обліку цих операцій можна ознайомитися у статті «Інвентаризація-2021: підбиваємо підсумки» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 41, с. 17 — 24).

Цього разу детально зупинимось на процедурі аналізу нестач. Його проводить інвентаризаційна комісія з метою встановлення причин виникнення нестачі та визнання варіантів її урегулювання (п. 1 розд. IV Положення № 879¹).

¹ Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Причини виникнення

Причини виникнення нестачі напряму впливають на процедуру її урегулювання. Умовно причини нестач можна поділити на три категорії:

1) неналежне виконання трудових обов’язків працівниками (далі детальніше);

2) протиправні (злочинні) дії (крадіжка, умисне знищення, псування). Якщо підтверджується кримінальний підтекст, установа передає відповідні матеріали до правоохоронних органів та подає цивільний позов на суму виявленої нестачі протягом п’яти днів після встановлення факту нестачі/втрати (п. 7 розд IV Положення № 879);

3) форс-мажор — обставини непереборної сили, що призвели до втрати/псування цінностей (пожежа, стихійні лиха, інші надзвичайні ситуації). Засвідчує настання форс-мажорних обставин Торгово-промислова палата (далі — ТПП) України або регіональна ТПП на підставі виданого Сертифіката про форс-мажорні обставини (п.п. 3.3 Регламенту № 44²).

² Регламент засвідчення Торгово-промисловою палатою України та регіональними торгово-промисловими палатами форс-мажорних обставин (обставин непереборної сили), затверджений рішенням Президії від ТПП України від 18.12.2014 № 44 (5).

Процедура урегулювання

Неналежне виконання трудових обов’язків

Нестача матеріальних цінностей, виявлена у матеріально відповідальної особи (далі — МВО) або в іншої особи, якій цінності передані для виконання трудових обов’язків, є прямою дійсною шкодою (п.п. «а» абз. 3 п. 4 листа ВССУ³). Така ситуація вважається невиконанням або неналежним виконанням трудових обов’язків працівником. Це є найпоширенішою причиною виникнення нестач. Звісно, у такому разі працівник несе матеріальну відповідальність перед роботодавцем (ч. 1 ст. 130 КЗпП). Така відповідальність може бути повною або обмеженою. Це слід враховувати при проведенні процедури відшкодування збитків.

³ Лист ВССУ «Узагальнення про практику застосування судами законодавства, що регулює матеріальну відповідальність працівників за шкоду, заподіяну роботодавцю» (Витяг) від 01.09.2015.

Обмежена матеріальна відповідальність

Обмежену матеріальну відповідальність може нести будь-який працівник установи, якому передано майно в користування (не МВО). Це стосується випадків, коли нестача (псування, знищення) такого майна стала результатом недбалості відповідного працівника. У такому разі він нестиме матеріальну відповідальність у розмірі заподіяної з його вини шкоди, але не більше середнього місячного заробітку (п. 1 ч. 1 ст. 133 КЗпП).

Повна матеріальна відповідальність

В окремих випадках за нестачі доведеться відповісти по повній. Причому така неприємність може спіткати як працівника, котрий отримав цінності в користування, так і МВО.

Перший випадок — винною особою є «працівник — користувач майном». Він несе повну матеріальну відповідальність, коли шкоду завдано недостачею, умисним знищенням або зіпсуттям матеріалів, виданих йому в користування (п. 5 ч. 1 ст. 134 КЗпП). Також не уникнути повної матеріальної відповідальності працівникам, які заподіяли шкоду в нетверезому стані або якщо їх діяння мають ознаки кримінального характеру (пп. 3 і 4 ч. 1 ст. 134 КЗпП).

Другий випадок — винною особою є МВО. Повну матвідповідальність працівник несе за незабезпечення цілісності цінностей, переданих йому для зберігання або для інших цілей (п. 1 ч. 1 ст. 134 КЗпП). Підстава — письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, укладений між працівником та роботодавцем.

Пам’ятайте: договір матиме юридичну силу, лише якщо його укладено з працівником, який досяг 18-річного віку, має обов’язки, пов’язані із збереженням матеріальних цінностей, та обіймає посаду (виконує роботу), включену до Переліку № 447/24⁴.

⁴ Перелік посад і робіт, які заміщаються або виконуються робітниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для збереження, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування в процесі виробництва, а також типового договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, затверджений постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань від 28.12.77 № 447/24.

Про нюанси укладення договору про повну матеріальну відповідальність із сумісниками (у т. ч. тими, що працюють дистанційно) читайте у статті «Зовнішній сумісник і повна матвідповідальність».

Якщо ж договір про повну матвідповідальність є, але посади працівника (виконуваної ним роботи) немає у вищезгаданому Переліку, про притягнення винуватця до повної матеріальної відповідальності годі й мріяти. І судова практика це підтверджує (див. постанови ВСУ від 25.04.2012 № 6-16цс12, від 22.04.2020 № 489/1902/18, від 10.02.2021 № 199/7979/18).

Розглядаючи справи про матеріальну відповідальність на підставі письмового договору, укладеного між працівником та установою, суд зобов’язаний перевірити, чи належить відповідач до категорії працівників, з якими може бути укладено такий договір, та чи було його фактично укладено. За відсутності цих умов на працівника за заподіяну ним шкоду може бути покладено лише обмежену матеріальну відповідальність.

Способи відшкодування

Працівник, який не забезпечив збереження довірених йому цінностей, може відшкодувати нестачу одним із трьох способів.

Добровільно покрити (повністю або частково) заподіяну шкоду (ч. 5 ст. 130 КЗпП). Виявлення доброї волі працівника щодо відшкодування завданої шкоди має бути підтверджено його заявою. Далі працівник вносить кошти на рахунок (до каси) установи. Також можливий варіант, коли сума збитку утримується з його зарплати. При цьому обов’язково пам’ятайте про обмеження розміру відрахувань — не більше 20 % «чистої» зарплати (50 % в окремих випадках) (ч. 1 ст. 128 КЗпП). Водночас за згодою керівника установи працівник може передати для покриття заподіяної шкоди рівноцінне майно (ч. 5 ст. 130 КЗпП).

За розпорядженням керівника установи (ч. 1 ст. 136 КЗпП). Розпорядчий документ необхідно оформити не пізніше двох тижнів із дня виявлення заподіяної працівником шкоди. А от звернути його до виконання слід не раніше семи днів із дня повідомлення про це працівника (ч. 2 ст. 136 КЗпП). Таким днем вважатиметься дата ознайомлення винної особи з наказом. До речі, у цьому разі також діє обмеження «≤ 20 %».

За рішенням суду (ч. 3 ст. 136 КЗпП). Підставою для звернення установи до суду може бути той факт, що: працівник не визнає своєї провини або не згоден із розміром відшкодування, втрачено строки примусового відрахування із зарплати за наказом керівника установи, розмір шкоди перевищує середній місячний заробіток винної особи або працівник вже звільнений (п. 2 постанови № 14⁵).

⁵ Постанова Пленуму ВСУ «Про судову практику в справах про відшкодування шкоди, заподіяної підприємствам, установам, організаціям їх працівниками» від 29.12.92 № 14.

Аби звернутися до суду, установа має у своєму розпорядженні один рік із дня виявлення заподіяної працівником шкоди (ч. 3 ст. 233 КЗпП). Днем виявлення шкоди, установленої в результаті інвентаризації матеріальних цінностей, вважається день підписання відповідного акта або висновку (абз. 2 п. 20 постанови № 14).

Отже, другий і третій варіанти обмежені строками. Тому передбачають оперативне реагування. А ось добровільне відшкодування є «рятувальним кругом».

Посадові особи теж несуть відповідальність

Посадовим особам, які своєчасно не вжили заходів зі стягнення шкоди з безпосередніх заподіювачів, також загрожує притягнення до матеріальної відповідальності. Проте відповідатимуть вони тільки в межах середньомісячного заробітку (абз. 2 п. 6 постанови № 14).

Та цим відповідальність посадових осіб не обмежується.

За несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації та невжиття заходів із відшкодування винними особами збитків посадові особи можуть притягатися до адмінвідповідальності (ст. 164² КпАП). Розмір штрафу — від 136 до 255 грн. За повторне вчинення таких дій протягом року — штраф від 170 до 340 грн.

Ба більше, при розгляді позовних заяв суди встановлюють, чи було створено належні умови для схоронності матеріальних цінностей. Так, керівники установ (їх заступники), керівники структурних підрозділів (їх заступники) несуть матеріальну відповідальність за неправильну постановку обліку і зберігання матеріальних/грошових/культурних цінностей. Розмір відповідальності у такому разі також обмежено їх середньомісячним заробітком (ч. 2 ст. 133 КЗпП).

Бухоблік

Виявлену під час інвентаризації нестачу списуємо з балансу на витрати звітного періоду. Обліковий запис у такому разі нічим не відрізняється від звичайного вибуття активів.

При списанні нестачі МНМА — складаємо кореспонденцію рахунків, наведену у п. 1.30 Типової кореспонденції. Списання нестачі ОЗ проводимо відповідно до п. 1.31 цього документа. А нестачі запасів списуємо згідно з п. 3.19 Типової кореспонденції. Після списання облік нестачі не завершується.

На кого «повісити» нестачу

У разі встановлення винної особи відносимо суму збитку на її рахунок. На підставі бухдовідки здійснюємо запис: Дт 2115 — Кт 7111 (п. 1.33 Типової кореспонденції). Тобто при віднесенні збитку на рахунок винної особи збільшуємо дохід.

Якщо винна особа не готова добровільно компенсувати збиток або не згодна з примусовим стягненням, не поспішайте відображати заборгованість за субрахунком 2115. Дочекайтеся офіційних підстав для визнання особи винуватою.

Суми невідшкодованих нестач зараховуємо на позабалансовий субрахунок 073. Такий облік продовжуємо вести до моменту встановлення винних осіб або закриття справи згідно із законодавством (абз. 5 п. 4 розд. IV Положення № 879).