Общие правила
Никакая техника (в т. ч. компьютерная и оргтехника) не может похвастаться неограниченным эксплуатационным ресурсом. Особенно при интенсивном использовании. Поэтому ее периодическое обслуживание и ремонт являются вполне стандартной процедурой. Осуществляется ремонт с целью наладки, устранения дефектов, поломок и исправления разных повреждений. То есть для обеспечения дальнейшего функционирования такой техники.
Хозяйственная операция под названием «ремонт техники», как и любые другие операции, требует документального оформления. И речь идет не только о договоре с субъектом хозяйствования на проведение ремонтных работ и акте выполненных работ (предоставленных услуг). Операцию можно разделить на несколько шагов, каждый из которых следует надлежащим образом задокументировать. В частности, среди них:
1) установление факта поломки техники (основание — докладная (служебная) записка);
2) определение причин поломки и возможности ее устранения (основание — заключение о техническом состоянии техники и дефектный акт);
3) принятие решения о проведении ремонта (основание — приказ руководителя учреждения);
4) передача техники в ремонт (основание — Акт передачи на ремонт, реконструкцию и модернизацию ОС);
5) возвращение техники из ремонта (основание — Акт принятия отремонтированных, реконструированных и модернизированных ОС).
Пошаговый алгоритм действий
Установление факта поломки техники.
Об установленном факте поломки следует сообщить руководителю учреждения посредством докладной (служебной) записки. Форма последней произвольная. В роли «докладчика» может быть как работник, обслуживающий такую технику, так и работник, использующий эту технику в работе.
Определение причин поломки техники и возможности ее устранения. Чтобы принять решение о проведении ремонта, руководитель учреждения должен ознакомиться с данными о фактическом состоянии неисправной техники. Рассматривает и устанавливает такие факты комиссия, созданная по приказу руководителя учреждения. Последнюю можно создать отдельно для соответствующего случая или заранее возложить такие обязанности на действующую комиссию по списанию имущества.
Именно комиссия должна:
1) установить причину неисправности техники и возможность ее устранения;
2) определить экономическую целесообразность (нецелесообразность) проведения ремонта и способ его выполнения (собственными силами учреждения или с привлечением сторонних специалистов).
Данные о причине поломки и ожидаемой стоимости ремонта в большинстве случаев указывают в Заключении о техническом состоянии техники (форма — произвольная). Его может предоставить представитель сервисного центра или штатный работник с профильным образованием, который может осуществить осмотр техники и ее первоначальную диагностику. На основании заключения комиссия составляет Дефектный акт. Утвержденной формы акта не существует, ее следует разработать самостоятельно и утвердить внутренним распорядительным документом.
Кроме того, не помешает рассмотреть вопрос об обновлении техники. Ведь при замене неисправных деталей на более современные нередко можно значительно улучшить технические характеристики устаревшей техники. Так сказать, двух зайцев одним выстрелом. Но при этом, конечно, надо учитывать возможности «реципиента» со стажем. В этом случае будем иметь дело с улучшением техники.
Не забывайте: работы по улучшению объектов ОС проводятся за счет капитальных расходов (п. 2 разд. VI Методрекомендаций № 111). То есть расходы на указанные цели планируем по КЭКР 3132 (п.п. 8 п. 3.1.3.2 Инструкции № 333).
1 Методические рекомендации по бухгалтерскому учету основных средств субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.2015 № 11.
Принятие решения о проведении ремонта.
После ознакомления с установленными комиссией фактами руководитель учреждения оформляет свое решение о проведении ремонта соответствующей техники приказом по учреждению.
Именно руководителю дано право решать, направлены соответствующие работы на повышение технико-экономических возможностей объекта ОС или на его поддержание в пригодном для использования состоянии. То есть руководитель определяет характер запланированных работ. И это четко указано в п. 2 разд. VI Методрекомендаций № 11.
Напомним: расходы на ремонт не увеличивают первоначальную стоимость отремонтированных ОС. Они направлены на восстановление (поддержание) потенциала полезности техники на первоначально оцененном уровне. А вот расходы на ее улучшение, действительно, увеличивают ее первоначальную стоимость (пп. 1, 2 разд. ІІІ НП(С)БУ 121).
Передача на ремонт.
Передачу техники (объекта ОС или МНМА) в ремонт оформляем Актом передачи на ремонт, реконструкцию и модернизацию ОС (типовая форма, утвержденная приказом № 8182).
2 Приказ Минфина «Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств субъектами государственного сектора и порядка их составления» от 13.09.2016 № 818.
Составляем его в двух экземплярах. Этот Акт должны подписать представитель учреждения, уполномоченный на передачу техники в ремонт, и представитель субъекта хозяйствования, который будет выполнять ремонт.
Утверждает Акт руководитель учреждения. Первый экземпляр Акта необходимо передать в бухгалтерскую службу. Второй — исполнителю ремонтных работ.
Кстати, такой Акт будет основанием для прекращения начисления амортизации в случае улучшения техники (п. 4 разд. IІ Порядка № 8183).
3 Порядок составления типовых форм по учету и списанию основных средств субъектами государственного сектора, утвержденный приказом Минфина от 13.09.2016 № 818.
Возвращение из ремонта.
Возвращение техники после ремонта на место эксплуатации оформляем Актом принятия отремонтированных, реконструированных и модернизированных ОС (типовая форма, утвержденная приказом № 818).
Такой документ составляем также в двух экземплярах. Подписывают этот Акт те же представители, что и при передаче на ремонт. Утверждает Акт опять-таки руководитель учреждения. То есть здесь все стандартно.
Обратите внимание: после ремонта (модернизации) могут быть изъяты детали или материалы, подлежащие оприходованию как запчасти или вторсырье (металлолом) (абз. 1, 2 п. 5 разд. VI НП(С)БУ 121).Информацию о них обязательно следует привести в указанном Акте.
При улучшении техники не забудьте внести данные об изменениях технико-экономических характеристик такого объекта в Инвентарную карточку учета объекта ОС (п. 5 разд. VI Методрекомендаций № 11). Прежде всего речь идет о стоимости и мощности обновленной техники.
