Ремонт техніки: як оформити?

Загальні правила

Будь-яка техніка (у т. ч. комп’ютерна та оргтехніка) не може похвалитися необмеженим експлуатаційним ресурсом. Особливо при інтенсивному використанні. Тому її періодичне обслуговування та ремонт є цілком стандартною процедурою. Здійснюється ремонт з метою налагодження, усунення дефектів, поломок та виправлення різноманітних пошкоджень. Тобто для забезпечення подальшого функціонування такої техніки.

Господарська операція під назвою «ремонт техніки», як і будь-які інші операції, потребує документального оформлення. І йдеться не тільки про договір із суб’єктом господарювання на проведення ремонтних робіт та акт виконаних робіт (наданих послуг).

Операцію можна поділити на декілька кроків, кожний з яких слід належним чином задокументувати. Зокрема, серед них:

1) встановлення факту поломки техніки (підстава — доповідна (службова) записка);

2) визначення причин поломки та можливості її усунення (підстава — висновок про технічний стан техніки та дефектний акт);

3) прийняття рішення щодо проведення ремонту (підстава — наказ керівника установи);

4) передача техніки в ремонт (підстава — Акт передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію ОЗ);

5) повернення техніки з ремонту (підстава — Акт прийняття відремонтованих, реконструйованих та модернізованих ОЗ).

Покроковий алгоритм дій

Встановлення факту поломки техніки.

Про встановлений факт поломки слід повідомити керівника установи за допомогою доповідної (службової) записки. Форма останньої довільна. У ролі «доповідача» може бути як працівник, який обслуговує таку техніку, так і працівник, який використовує цю техніку в роботі.

Визначення причин поломки техніки та можливості її усунення. Щоб прийняти рішення щодо проведення ремонту, керівник установи має ознайомитися із даними про фактичний стан несправної техніки. Розглядає та встановлює такі факти комісія, утворена за наказом керівника установи. Останню можна створити окремо для відповідного випадку або заздалегідь покласти такі обов’язки на постійно діючу комісію зі списання майна.

Саме комісія має:

1) встановити причину несправності техніки та можливість її усунення;

2) визначити економічну доцільність (недоцільність) проведення ремонту та спосіб його виконання (власними силами установи чи із залученням сторонніх фахівців).

Дані стосовно причини поломки та очікуваної вартості ремонту здебільшого зазначають у Висновку про технічний стан техніки (форма — довільна). Його може надати сторонній фахівець (представник сервісного центру) або штатний працівник з профільною освітою, який може здійснити огляд техніки та її первісну діагностику. На підставі висновку комісія складає Дефектний акт. Єдиної затвердженої форми акта не існує, тому її слід розробити самостійно та затвердити внутрішнім розпорядчим документом. Рекомендуємо навести цю форму у додатку до Положення про організацію бухгалтерського обліку вашої установи.

Крім того, не завадить розглянути питання щодо оновлення техніки. Адже при заміні несправних деталей на більш сучасні досить часто можна значно покращити технічні характеристики застарілої техніки. Так би мовити, двох зайців одним пострілом. Але при цьому, звісно, треба враховувати стан і можливості решти деталей та комплектуючих «реципієнта» зі стажем. Така операція вважатиметься поліпшенням техніки.

Не забувайте: роботи з поліпшення об’єктів ОЗ проводяться за рахунок капітальних витрат (п. 2 розд. VI Методрекомендацій № 11¹). Тобто видатки на зазначені цілі мають бути заплановані за КЕКВ 3132 «Капітальний ремонт інших об’єктів» (п.п. 8 п. 3.1.3.2 Інструкції № 333).

¹ Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11.

Прийняття рішення про проведення ремонту.

Після ознайомлення зі встановленими комісією фактами керівник установи оформлює своє рішення щодо проведення ремонту відповідної техніки наказом по установі.

Саме керівнику надане право вирішувати, спрямовані відповідні роботи на підвищення техніко-економічних можливостей об’єкта ОЗ чи на його підтримання у придатному для використання стані. Тобто очільник установи має визначити характер запланованих робіт. І про це чітко зазначено у п. 2 розд. VI Методрекомендацій № 11.

Нагадаємо: понесені витрати на ремонт не збільшують первісну вартість відремонтованих ОЗ. Вони спрямовані на відновлення (підтримання) потенціалу корисності техніки на первісно оціненому рівні продуктивності. А ось витрати на її поліпшення, дійсно, збільшують її первісну вартість (пп. 1, 2 розд. ІІІ НП(С)БО 121).

Передача на ремонт.

Передачу техніки (об’єкта ОЗ або МНМА) в ремонт оформлюємо Актом передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію ОЗ (типова форма, затверджена наказом № 818²). Складаємо його в двох примірниках.

² Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 № 818.

Цей Акт мають підписати представник установи, уповноважений на передачу техніки в ремонт, та представник суб’єкта господарювання, що буде виконувати ремонт. Затверджує Акт керівник установи. Перший примірник Акта необхідно передати до бухгалтерської служби. Другий — виконавцю ремонтних робіт.

До речі, такий Акт буде підставою для припинення нарахування амортизації у разі поліпшення техніки (п. 4 розд. IІ Порядку № 818³).

3 Порядок складання типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору, затверджений наказом Мінфіну від 13.09.2016 № 818.

Повернення з ремонту.

Повернення техніки після ремонту на місце експлуатації оформлюємо Ак-том прийняття відремонтованих, реконструйованих та модернізованих ОЗ (типова форма, затверджена наказом № 818). Його складаємо також у двох примірниках. Підписують цей Акт ті ж самі представники, що й при передачі на ремонт. Затверджує Акт знову ж таки керівник установи. Тобто тут усе стандартно.

Зверніть увагу: після ремонту (модернізації) можуть бути вилучені деталі, матеріали, які підлягають оприбуткуванню як запчастини або вторсировина (абз.1, 2 п. 5 розд. VI НП(С)БО 121). Інформацію про них обов’язково слід навести в зазначеному Акті.

У разі поліпшення техніки не забудьте внести дані про зміни техніко-економічних характеристик відповідного об’єкта до його Інвентарної картки обліку об’єкта ОЗ (п. 5 розд. VI Методрекомендацій № 11). Передусім йдеться про вартість та потужність оновленої техніки.