Каждая хозяйственная операция, связанная с поступлением ОС или МНМА, требует соответствующего документального оформления. И от этого никуда не убежишь. Прежде всего это следует из ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете. В то же время такое требование предусмотрено п. 5 разд. I Методрекомендаций1.
Поэтому для того, чтобы приобретенный или полученный актив приобрел статус полноценного объекта ОС или МНМА, бухгалтер должен выполнить ряд действий в определенной последовательности. При этом для каждого шага (этапа) предназначен тот или иной документ. Для наглядности изобразим порядок документального оформления операций по поступлению ОС и МНМА схематически.
Документальное оформление поступления ОС и МНМА
Рассмотрим на конкретных ситуациях, какие именно первичные документы необходимо оформлять в случае приобретения, безвозмездного поступления и перемещения ОС и МНМА.
Приказ руководителя для ввода в эксплуатацию
Нужно ли перед вводом в эксплуатацию ОС и МНМА оформлять приказ (распоряжение) руководителя учреждения о вводе в эксплуатацию таких объектов?
Нет, такой распорядительный документ оформлять не нужно. Поясним.
Прежде всего давайте внимательно посмотрим на форму Акта ввода в эксплуатацию ОС, которая утверждена приказом № 8182.
Так, в этом документе отсутствует любая информация о приказе (распоряжении) руководителя, на основании которого объект необоротных активов вводят в эксплуатацию.
В то же время типовой формой Акта ввода в эксплуатацию ОС предусмотрено его утверждение руководителем учреждения. Для этого существует отдельный реквизит в «шапке» Акта.
Итак, очевидно, что для ввода в эксплуатацию ОС и МНМА нет необходимости оформлять отдельный приказ руководителя.
Для этого будет вполне достаточно того, что руководитель утвердит непосредственно Акт ввода в эксплуатацию ОС. Тем самым он подтвердит, что дает добро на проведение такой операции.
Напомним: Акт ввода в эксплуатацию ОС составляет постоянно действующая комиссия, утвержденная приказом руководителя. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы в учреждении был распорядительный документ об утверждении состава и полномочий комиссии. Среди полномочий этой комиссии целесообразно прописать: ввод в эксплуатацию, прием, передача и списание ОС и МНМА и т. п.
Со склада — в пользование
Учреждение приобрело 10 стульев, которые оприходованы на склад учреждения. Какими документами оформить выдачу таких объектов со склада в эксплуатацию (пользование)?
Правильно ли будет оформить Акт внутреннего перемещения, если стулья перемещаются от одного МОЛ3 к другому?
3 МОЛ — материально ответственное лицо.
Знайте: в этой ситуации есть только один правильный вариант — составить Акт ввода в эксплуатацию ОС.
Такой документ комиссия учреждения оформляет как раз в момент выдачи стульев со склада. Так что в этом случае такое событие будет совпадать с передачей стульев в пользование. Фактически это и является вводом в эксплуатацию.
И да, действительно, при передаче стульев со склада в пользование меняется МОЛ. Об этом свидетельствуют соответствующие отметки в Акте ввода в эксплуатацию «Принял» и «Сдал». Причем последний реквизит заполняется как раз при зачислении объектов незавершенных капитальных инвестиций в состав ОС (МНМА) при смене МОЛ. Об этом четко указано в самой форме Акта.
Следовательно, такую операцию нельзя считать внутренним перемещением МНМА. В таком случае происходит переход актива из одного статуса в другой.
Так, до момента ввода в эксплуатацию такие МНМА признаются объектами незавершенных капитальных инвестиций (учитываются по дебету субсчета 1312). А после этого их зачисляют в состав МНМА на субсчет 1113.
Поэтому не путайте такие понятия, как «ввод объекта в эксплуатацию» и «перемещение объекта от одного МОЛ к другому». Это абсолютно разные операции, которые предусматривают оформление разных документов.
Внутреннее перемещение оборудования
На балансе высшего учебного заведения находится мультимедийное оборудование, в состав которого входят интерактивная доска, проектор, крепление. Указанное оборудование передают из одного кабинета в другой с соответствующим изменением МОЛ.
Каким документом оформить перемещение такого оборудования? Целесообразно ли для этого применять Акт приема-передачи ОС? Нужно ли делать какие-либо записи в бухгалтерском учете?
Заметим: приказом № 818 утверждена специальная форма документа для оформления передачи ОС, МНМА от одного МОЛ к другому. Речь идет об Акте внутреннего перемещения ОС. Отметим особенности составления этого документа:
1) его применяют для оформления хозяйственных операций по движению (перемещению) ОС в пределах учреждения. То есть его составляют в случае, когда объекты ОС или МНМА остаются на балансе учреждения, но меняется их местонахождение и/или МОЛ;
2) в нем указываем название объекта, его инвентарный (номенклатурный) номер, единицу измерения, количество, первоначальную (переоцененную) стоимость и место нахождения объекта после перемещения;
3) документ составляют в трех экземплярах и подписывают МОЛ, которое передает ценности, МОЛ, которое принимает основные средства, а также главный бухгалтер. После чего каждое из указанных лиц должно получить по экземпляру такого Акта (подписанного всеми участниками операции);
4) этот Акт не утверждает руководитель учреждения. По крайней мере типовой формой этого документа не предусмотрен такой реквизит.
Имейте в виду: на основании Акта внутреннего перемещения бухгалтер отражает указанную операцию только в аналитическом учете. Это означает: никаких записей в бухгалтерском учете делать не нужно.
О перемещении объекта от одного МОЛ к другому нужно сделать отметку в Инвентарной карточке учета объекта ОС (на обратной стороне). В таком случае указываем информацию о движении объекта: дату и номер Акта о внутреннем перемещении, а также информацию о том, кому был передан такой объект, и его местонахождение после перемещения.
ОС от благотворителя
Учреждение получило от благотворителя ОС и МНМА. Комиссия учреждения приняла такую помощь и оформила акт оценки в произвольной форме. Нужно ли дополнительно составлять Акт ввода в эксплуатацию ОС на такие объекты?
Да, считаем, что в таком случае следует оформить Акт ввода в эксплуатацию ОС. Такой Акт может составить та же комиссия, которая принимала помощь от благотворителя. Традиционно утверждает этот документ руководитель учреждения.
Для зачисления на баланс благотворительной помощи недостаточно иметь только акт оценки. Объясним почему.
Во-первых, такие требования к применению Акта ввода в эксплуатацию ОС предусмотрены в самом Порядке № 8184. В частности, этот документ применяют не только для зачисления объектов незавершенных капитальных инвестиций в состав ОС, которые приобретены или созданы (изготовлены). Также он предназначен для оформления операций по вводу в эксплуатацию безвозмездно полученных ОС.
Во-вторых, в акте оценки комиссия не указывает подробную информацию о полученной благотворительной помощи. Такой документ применяют с другой целью. По большей части он предназначен для подтверждения факта получения благотворительной помощи и определения стоимости имущества.
Итак, наш совет такой: при оприходовании благотворительной помощи не стоит пренебрегать таким документом, как Акт ввода в эксплуатацию ОС. Для правильного оформления зачисления полученного от благотворителя имущества на баланс этот документ следует оформлять.
Однако не путайте поступление благотворительной помощи в форме ОС (МНМА) с безвозмездным получением необоротных активов от других бюджетных учреждений. При осуществлении таких операций факт передачи-получения имущества оформляют Актами приема-передачи ОС. При таких условиях необходимости в составлении Акта ввода в эксплуатацию ОС нет.
ОС от другого учреждения
Учреждение безвозмездно получило от другого бюджетного учреждения ОС. Передача активов оформлена Актом приема-передачи ОС. Также учреждение, которое передало имущество, предоставило копии Инвентарных карточек на такие объекты. В соответствии с полученными сопроводительными документами объекты уже имеют инвентарные номера. Что делать с такими регистрами? Обязательно ли за такими объектами оставлять старые инвентарные номера или следует присвоить новые?
Напомним: учреждение передает ОС вместе с первичными документами (или их копиями), или учетными регистрами (или их копиями), или другими документами, в которых указана стоимость приобретения (создания) ОС. Это общие требования, предусмотренные абз. 8 п. 5 разд. III Методрекомендаций.
Поэтому со своей стороны учреждение, которое передало имущество, свое дело выполнило.
Зато для учреждения-получателя Методрекомендациями предусмотрены свои правила и требования в отношении учета полученного имущества.
Во-первых, всем безвозмездно полученным объектам ОС необходимо присвоить новые инвентарные номера. Это предусмотрено пп. 3 и 5 разд. II Методрекомендаций. Так, для каждого объекта ОС (кроме белья, постельных принадлежностей, одежды, обуви, библиотечных фондов, МНМА) должен быть установлен инвентарный номер. При этом не имеет значения, имели раньше такие объекты ОС инвентарные номера или нет. Каждому полученному объекту присваиваем новый инвентарный номер.
Во-вторых, на каждый объект открываем новую Инвентарную карточку учета объекта ОС. Конечно, для ее заполнения вы можете использовать информацию из старых инвентарных карточек. Например, это может быть информация не только о стоимости приобретения и сумме начисленного износа, но и о проведенных ремонте, улучшении и т. п.
Мебель комплектом
Заведение образования приобрело комплекты школьной мебели в количестве 20 шт. на общую сумму 34400 грн. В состав комплекта входят стол и стул. Сколько Актов ввода в эксплуатацию составлять: один общий или отдельный для каждого комплекта?
В этой ситуации составляем один экземпляр Акта ввода в эксплуатацию ОС. Это связано с тем, что такой документ оформляют при вводе в эксплуатацию не только отдельных объектов ОС или МНМА, но и группы активов.
Напомним: этот документ оформляем в случае приобретения активов, имеющих одинаковые назначение, технические характеристики и стоимость. При этом применяют групповой учет таких активов.
На что стоит обратить внимание при оформлении такого Акта ввода в эксплуатацию?
В первую очередь комиссия должна указать в Акте количество комплектов мебели и их общую стоимость. При этом всем приобретенным комплектам надо присвоить единый номенклатурный номер. Последний указываем на всех составных частях комплекта мебели (стульях и столах). Также для учета однородных объектов МНМА открываем общую Инвентарную карточку группового учета ОС. Ее типовая форма утверждена приказом № 818.
Ноутбуки одинаковые — МОЛ разные
Городской совет приобрел 10 ноутбуков стоимостью 18900 грн каждый (согласно учетной политике учреждения относятся к МНМА). Все они имеют одинаковые технические характеристики, но у каждого свой серийный номер. Ноутбуки будут закреплены за разными МОЛ.
Сколько Актов ввода в эксплуатацию составлять: один общий или отдельный для каждого ноутбука? Нужно ли присваивать каждому ноутбуку отдельный номенклатурный номер?
Сколько Инвентарных карточек открывать?
Главное условие для составления одного общего Акта ввода в эксплуатацию ОС — одинаковые назначение, технические характеристики и стоимость приобретенных активов. А вот наличие серийного номера на каждом объекте значения не имеет.
Вместе с тем информацию о каждом объекте целесообразно указывать в Акте отдельной строкой. То есть в каждой строке (в нашем случае их будет 10) указываем название объекта, его технические характеристики, первоначальную стоимость и т. п.
Если же технические характеристики и стоимость определенного ноутбука отличаются от других, тогда выход один — на каждый ноутбук составляем отдельный Акт ввода в эксплуатацию.
А вот для аналитического учета приобретенные ноутбуки следует разграничить. То есть рассматривать их как группу однотипных объектов не стоит. Ведь ноутбуки будут закреплены за разными МОЛ.
Итак, чтобы правильно организовать в дальнейшем их перемещение, ремонт и выбытие, целесообразно учитывать эти ноутбуки как отдельные объекты.
С учетом этого, действуем так:
1) каждому ноутбуку присваиваем свой номенклатурный номер;
2) на каждый ноутбук открываем отдельную Инвентарную карточку.
Приобретение токена
Учреждение приобрело средство криптографической защиты информации (токен). Как правильно ввести его в эксплуатацию? Какой документы составлять?
Сейчас без токенов не обходится ни один распорядитель бюджетных средств. Необходимость применения таких носителей предусмотрена Законом № 21555.
5 Закон Украины «Об электронных доверительных услугах» от 05.10.2017 г. № 2155-VIII.
Что представляет собой токен — защищенный носитель личных ключей? Это средство квалифицированной электронной подписи, предназначенное для хранения личного ключа. Такой носитель имеет встроенные аппаратно-программные средства, обеспечивающие защиту записанных на нем данных от несанкционированного доступа (в том числе от ознакомления и копирования).
Собственно, для целей бухгалтерского учета токен — это носитель с необходимой информацией в электронном виде. А проще говоря — обычный флеш-накопитель. Поэтому при зачислении токена на баланс стоит ориентироваться на общие критерии: стоимость и срок эксплуатации. С учетом этого, в большинстве случаев такие носители оприходуют в состав МНМА на субсчет 1113.
Какой же документ составлять при вводе в эксплуатацию таких носителей (МНМА)? В этом случае тоже все достаточно просто и прозрачно. Руководствуемся общим правилом. При вводе в эксплуатацию как ОС, так и МНМА составляем Акт ввода в эксплуатацию ОС по типовой форме.
И пусть вас не смущает то, что в пояснениях к составлению Акта речь идет только об ОС. Стоит просто внимательнее пересмотреть форму этого документа. Что там интересного?
Так, среди информации об активах, которую указывают в этом документе, есть инвентарные или номенклатурные номера. Напомним: именно номенклатурные номера устанавливают для белья, постельных принадлежностей, одежды, обуви, библиотечных фондов и МНМА.
Поэтому не сомневайтесь: при вводе в эксплуатацию любых МНМА (в том числе в случае выдачи в пользование токена) оформляйте Акт ввода в эксплуатацию ОС.
Кстати, вам никто не мешает разработать и утвердить отдельную форму Акта ввода в эксплуатацию МНМА. Но об этом обязательно укажите в Положении об организации бухгалтерского учета. Последнее непременно должно быть утверждено приказом руководителя вашего учреждения. Знайте: такая возможность прямо предусмотрена п. 3 Порядка № 818.
Создание системы видеонаблюдения
Учреждение заключило договор с подрядной организацией об установке и наладке (монтаже) системы видеонаблюдения. Принято решение о зачислении такой системы на баланс в состав ОС.
По окончании всех необходимых подготовительных работ по установке и наладке объекта он введен в эксплуатацию.
Каким документом следует оформлять такую операцию?
Это классическая ситуация, когда учреждение до момента ввода ОС в эксплуатацию учитывает его в составе незавершенных капитальных инвестиций. Для этого все расходы на приобретение (создание) соответствующего объекта с начала и до окончания работ и до момента ввода его в эксплуатацию считаются незавершенными капинвестициями. Такое требование предусмотрено п. 1 разд. IX Методрекомендаций.
В этой ситуации главное — правильно собрать в кучу все расходы, которые в дальнейшем сформируют первоначальную стоимость объекта ОС. Как это сделать? Для этого советуем вести отдельный регистр аналитического учета.
Это может быть Карточка учета объекта ОС в составе незавершенных капинвестиций. Такую Карточку составляют в произвольной форме. Но возможность ее применения нужно узаконить. Пропишите соответствующий порядок учета капинвестиций в своем Положении об организации бухучета и не забудьте привести форму такой Карточки в приложении к такому Положению.
Когда все необходимые работы завершены и подписан Акт приема-передачи выполненных работ с подрядной организацией, на очереди заключительный этап. Да, имеем в виду ввод такой системы в эксплуатацию. В подтверждение этого факта комиссия учреждения оформляет Акт ввода в эксплуатацию ОС по типовой форме, утвержденной приказом № 818 (ср. ).
Наш совет: при оформлении этого документа укажите все составляющие такого объекта ОС (количество камер наблюдения, наличие видеорегистратора и т. п.).
ВНИМАНИЕ!
Акт ввода в эксплуатацию ОС комиссия учреждения составляет в одном экземпляре. Его утверждает руководитель учреждения
Интересно, а что делать дальше с Карточкой учета объекта ОС в составе незавершенных капитальных инвестиций? Рекомендуем приложить ее к Акту ввода в эксплуатацию.
Таким образом, именно с момента (даты) составления Акта такой актив (система видеонаблюдения) становится самостоятельным объектом ОС. Именно на основании этого Акта списываем все расходы, накопленные по Дт счета 13. При этом зачисляем систему видеонаблюдения на субсчет 1014 по ее первоначальной стоимости. И не забываем на сумму первоначальной стоимости системы видеонаблюдения одновременно сделать вторую запись: Дт 5411 — Кт 5111.
Финишная прямая. После оприходования такого объекта на баланс бухгалтер открывает Инвентарную карточку учета объекта ОС и указывает его технические характеристики, составные части и ожидаемый срок эксплуатации.
