Приобретение жесткого диска: варианты учета и оформления

Жесткий диск, или винчестер, является главным устройством хранения данных в компьютере. Они бывают двух видов:

• внутренние — встроены в системные блоки;

• внешние — подключаются к компьютеру с помощью кабеля или через беспроводное соединение. Учет жесткого диска зависит именно от его вида и цели приобретения.

Возможные варианты учета этого устройства изображены на схеме ниже.

Варианты учета жесткого диска

Итак, приобретение винчестера может быть связано с необходимостью отремонтировать (модернизировать) компьютер или с потребностью переноса и хранения данных вне компьютера (ноутбука и т. п.).

Учет запчасти к компьютеру

1. Ремонт объекта ОС

Если приобретение жесткого диска обусловлено необходимостью заменить неисправный диск на новый, последний следует рассматривать как запасную часть (комплектующую) к компьютеру. Такие активы учитываем на субсчете 1515 «Запасные части».

Важно: после замены старого диска на новый, аналогичный по техническим характеристикам, первоначальная стоимость компьютера не меняется. Ведь потенциал его полезности остается на первоначально оцененном уровне.

К тому же все расходы, связанные с поддержанием объекта ОС в пригодном для использования состоянии, относятся к расходам отчетного периода (п. 2 разд. III НП(С)БУ 121). Расходы на приобретение жесткого диска для замены планируем по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь» (п.п. 8 п.п. 2.2.1 Инструкции № 333). Если замену будет проводить сторонний специалист, не забудьте также запланировать расходы на оплату его услуг по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)» (п.п. 8 п.п. 2.2.4 Инструкции № 333).

2. Улучшение объекта ОС

Приобретение нового винчестера как комплектующей также возможно для увеличения мощности (производительности) компьютера (абз. 3 п. 3 разд. VI Методрекомендаций № 11¹).

¹ Методические рекомендации по бухгалтерскому учету основных средств субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.2015 г. № 11.

Цель — модернизировать объект — может возникнуть при устранении неполадки объекта ОС или отдельно по производственной необходимости.

Важно: будут ли расходы направлены на повышение технико-экономических возможностей объекта ОС или только на его поддержание в пригодном для использования состоянии, решает руководитель учреждения (п. 2 разд. VI Методрекомендаций № 11).

При этом помните: работы по улучшению объекта ОС следует планировать и проводить за счет капитальных расходов, предусмотренных в сметах (п. 2 разд. VI Методрекомендаций № 11). Поэтому приобретение комплектующих для улучшения компьютера и оплату услуг по их установке можно провести только за счет заблаговременно запланированных расходов по КЭКР 3132 «Капитальный ремонт других объектов» (п.п. 8 п.п. 3.1.3.2 Инструкции № 333).

Если же все условия соблюдены и улучшение компьютера проведено (заменен жесткий диск для повышения его производительности), относим расходы на увеличение его первоначальной стоимости. Ведь в итоге потенциал полезности такого объекта ОС возрастет по сравнению с его первоначально оцененным уровнем (п. 1 разд. III НП(С)БУ 121).

Конечно, сначала такие расходы включаем в капитальные инвестиции по субсчету 1311 (1312). Это предусмотрено абз. 2 п. 3 разд. VI Методрекомендаций № 11.

Обратите внимание: на период модернизации объекта ОС начисление амортизации на него приостанавливаем (п. 3 разд. IV НП(С)БУ 121).

Причем не имеет значения, сколько времени непосредственно займет улучшение: один день или целый месяц. Из срока эксплуатации объекта ОС выпадает весь месяц, в котором были проведены такие работы. Соответственно амортизацию ОС ставим «на паузу» начиная с месяца, следующего за месяцем перевода соответствующего объекта на модернизацию.

Возобновляем начисление амортизации начиная с месяца, следующего после ввода объекта в эксплуатацию после модернизации (п. 9 разд. V Методрекомендаций № 11). В дальнейшем начисляем амортизацию уже исходя из увеличенной первоначальной стоимости ОС, а возможно, даже и увеличенного срока эксплуатации.

Кстати, если компьютер (системный блок) учитывается в составе МНМА, советуем начислить 50 % амортизацию на сумму увеличенной стоимости сразу после его возвращения в эксплуатацию. То есть не ждем месяца исключения объекта из активов (списания с баланса).

Документальное оформление замены диска

Порядок документирования операций по замене одного жесткого диска другим должен быть следующим:

1. Работник, ответственный за обслуживание (использование) компьютерной техники, подает руководителю учреждения докладную записку о поломке компьютера / необходимости увеличения объема памяти.

2. По приказу руководителя учреждения создается комиссия. Впрочем, по большей части такие случаи рассматривает постоянно действующая комиссия по списанию материальных ценностей. Последняя составляет дефектный акт, в котором фиксирует:

• факт непригодности жесткого диска на основании заключения штатного (стороннего) профильного специалиста;

• потребность в приобретении запчасти (нового жесткого диска) для замены старого с целью ремонта (модернизации) компьютера;

• способ замены (собственными силами или с привлечением сторонних исполнителей).

3. Руководитель учреждения оформляет свое решение о проведении текущего ремонта (улучшения) соответствующего объекта ОС приказом по учреждению.

4. Передачу компьютера для проведения ремонта/улучшения следует оформлять Актом передачи на ремонт, реконструкцию и модернизацию ОС (типовая форма, утвержденная приказом № 818²).

² Приказ Минфина «Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств субъектами государственного сектора и порядка их составления» от 13.09.2016 г. № 818.

5. Возвращение объекта на место эксплуатации после ремонта/улучшения оформляем Актом приема отремонтированных, реконструированных и модернизированных ОС (типовая форма, утвержденная приказом № 818).

6. Новый винчестер, использованный для ремонта/улучшения ПК, списываем на основании Акта списания запасов. Форма последнего приведена в приложении к Методрекомендациям по учету запасов³ .

³ Методические рекомендации по бухгалтерскому учету запасов субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.2015 № 11.

7. Изъятый во время ремонта (модернизации) жесткий диск, не пригодный для дальнейшего использования, оприходуем как вторсырье и сдаем соответствующим субъектам хозяйствования (абз. 2 п. 5 разд. VI НП(С)БУ 121). Зато пригодный для дальнейшего использования накопитель, изъятый в результате ремонта (модернизации), оприходуем как запчасть на основании Акта оценки (абз. 1 п. 5 разд. VI НП(С)БУ 121). Информацию о такой запчасти фиксируем в Акте приема отремонтированных, реконструированных и модернизированных основных средств. Кроме того, не позднее последнего рабочего дня отчетного месяца подаем в Казначейство Справку о поступлениях в натуральной форме по коду доходов 25010200 «Поступление бюджетных учреждений от дополнительной (хозяйственной) деятельности».

8. Данные об измененных технико-экономических характеристиках (стоимости, мощности и т. п.) в результате улучшения компьютера заносим в Инвентарную карточку учета объекта ОС (п. 5 разд. VI Методрекомендаций № 11).

Учет отдельного объекта

Внешний жесткий диск является законченным обособленным устройством, предназначенным для выполнения самостоятельных функций.

Следовательно, он полностью может быть зачислен на баланс как отдельный объект учета (п. 1 разд. ІІ НП(С)БУ 121). Тем более что он соответствует всем требованиям к признанию активом, указанным в п. 2 разд. ІІ НП(С)БУ 121.

В зависимости от стоимости приобретения внешнего накопителя и стоимостных признаков МНМА, определенных учетной политикой вашего учреждения, его можно отнести в состав как МНМА, так и ОС. В первом случае зачисляем жесткий диск на субсчет 1113 «Малоценные необоротные материальные активы». Во втором случае для учета более ценных экземпляров используем субсчет 1014 «Машины и оборудование».

До момента ввода внешнего диска в эксплуатацию накапливаем все понесенные расходы на субсчете 1312 или 1311 соответственно.

Расходы на приобретение внешнего винчестера, который подлежит зачислению на учет как МНМА, планируем по КЭКР 2210 (п.п. 5 п.п. 2.2.1 Инструкции № 333). Если диск соответствует стоимостному критерию признания ОС, расходы осуществляем по КЭКР 3110 (п.п. 9 п.п. 3.1.1 Инструкции № 333).

Документальное оформление оприходования диска

Порядок документального оформления оприходования внешнего накопителя таков:

1. Присваиваем внешнему жесткому диску инвентарный (номенклатурный) номер — в зависимости от его стоимости и порядка дальнейшего учета этого объекта (абз. 3 п. 3 разд. ІІ Методрекомендаций № 11).

2. Вводим в эксплуатацию внешний диск на основании Акта ввода в эксплуатацию ОС (типовая форма, утвержденная приказом № 818).

3. Открываем на соответствующий объект Инвентарную карточку учета ОС (типовая форма, утвержденная приказом № 818).

Далее на условных примерах рассмотрим порядок отражения таких операций на счетах бухгалтерского учета.