1 ТС — транспортное средство.
Когда проводить замену?
Замена моторного масла — одна из самых распространенных операций ТО2 авто. Как часто проводить эту процедуру? Ответ на этот вопрос ищем в Положении № 1023. Поскольку именно в этом документе установлены основные правила проведения ТО (в том числе замены моторного масла) и ремонта дорожных ТС.
2 ТО — техническое обслуживание.
3 Положение о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденное приказом Минтранса от 30.03.98 г. № 102.
Так, примерный перечень операций ТО-1 приведен в приложении А к Положению № 102. При этом работы по замене масла в поддоне картера двигателя включены в перечень таких операций. Такое техобслуживание для легковых автомобилей и автобусов должно проводиться каждые 5000 км. Именно такие требования к периодичности ТО приведены в таблице 1 вышеупомянутого Положения.
Но если в документации завода-производителя установлена другая периодичность ТО соответствующего автомобиля, следует руководствоваться требованиями указанной документации.
Каких норм расходов придерживаться?
Главное отличие моторного масла от бензина заключается в том, что бензин полностью сгорает в процессе работы автомобильного двигателя. Зато масла после того, как они отработают свой функциональный ресурс, необходимо сливать из авто. Следовательно, возникает вопрос: как часто заливать моторное масло, которое потом непременно придется менять?
При планировании потребности в горюче-смазочных материалах и контроле за их расходами пользуемся Нормами № 434. Однако об использовании этих Норм следует указать в приказе об организации бухучета. Кроме того, в отдельном приложении к приказу целесообразно прописать, какие именно нормы расходов смазочных материалов применяет ваше учреждение. Не знаете, как составить такое приложение? Тогда пользуйтесь нашими подсказками5.
4 Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43.
5 Загрузить такое приложение можно по ссылке: buhgalter.com.ua/articles/partnerski-publikatsiyi/nakazi-pro-oblikovu-politiku-ta-organizatsiyu-buhobliku/.
ВНИМАНИЕ!
Нормативы расходов соответствуют предельно допустимым расходам
Нормативы расходов непосредственно смазочных материалов приведены в приложении В к Нормам № 43. Такие нормативы установлены из расчета на 100 л (100 м3 СПГ) нормативных расходов топлива (Qн) для соответствующего автомобиля:
• нормативы расходов масел — в л/100 л (л/100 м3 СПГ);
• нормативы расходов смазок — в кг/100 л (кг/100 м3 СПГ).
Как видим, расходы смазочных материалов напрямую зависят от количества использованного автомобилем горючего.
Отметим: большинство автомобилей новой модификации не попали в приложение В к Нормам № 43. Так какие же нормы расходов смазочных материалов использовать в таком случае?
Для современных ТС применяем временные нормативы расходов смазочных материалов. Размер таких нормативов приведен в п. 2.3 разд. 2 Норм № 43:
1) для дизельных и газодизельных грузовых автомобилей и автобусов с полной массой свыше 3,5 т:
• моторное масло — до 2,8 л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;
• трансмиссионное масло — до 0,4 л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;
• специальные масла — до 0,1 л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;
• пластичные (консистентные) смазки — до 0,3 кг/100 л (кг/100 м3 СПГ) Qн;
2) для прочих автомобилей и автобусов:
• моторное масло — до 1,8 л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;
• трансмиссионное масло — до 0,15 л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;
• специальные масла — до 0,05 л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;
• пластичные (консистентные) смазки — до 0,1 кг/100 л (кг/100 м3 СПГ) Qн.
При применении временных норм расходов смазочных материалов помните о таких правилах.
Применение временных норм требует документального подтверждения и обоснования. Для этого следует учесть рекомендации завода-производителя, периодичность и технологию проведения регламентных работ по ТО и т. п.
С учетом этого, временные нормы вводим в действие приказом руководителя учреждения. И, конечно, такие нормы будут распространяться исключительно на автомобили этого учреждения.
Кстати, временные нормы на то и временные, что действуют не постоянно. Так, при введении в действие в Украине постоянных норм расходов смазочных материалов на соответствующие модели (модификации) автомобилей эти нормы утратят силу.
Значения временных норм являются предельно допустимыми. Они могут быть значительно выше, чем обычные расходы смазочных материалов автомобилей, которые находятся в удовлетворительном техническом состоянии.
Предельные значения временных нормативов расходов смазочных материалов не могут быть установлены одновременно на все автомобили и на весь период их эксплуатации.
Допускается корректировка установленных нормативов расходов масел в зависимости от возраста и пробега авто. В частности, для всех автомобилей, которые находятся в эксплуатации менее 3 лет, эти нормы можно уменьшить на 50 %. И наоборот, для авто, которые прослужили более 8 лет или «пробежали» свыше 150 тыс. км, нормы можно увеличить до 20 %. Но имейте в виду: такое повышение необходимо должным образом обосновать.
Временные нормативы включают в себя замену смазочных материалов во время ТО и периодическое их добавление в процессе эксплуатации.
Рекомендовано применять минимально возможные значения нормативов расходов масел в соответствии с конструктивными особенностями и техническим состоянием ТС.
Нормы расходов смазочных материалов считываем по формуле:
Qм = Qн х Qп : 100 л,
где Qм — нормативные расходы смазочных материалов для фактического пробега автомобиля;
Qн — временный норматив расходов смазочных материалов на 100 л израсходованного горючего;
Qп — нормативные (исходя из базовой линейной нормы) расходы горючего исходя из фактического пробега автомобиля.
Закрепим вышеуказанное на примере.
Пример 1. Учреждение имеет на балансе легковой автомобиль — Chevrolet Aveo SF69Y. Приказом руководителя установлен временный норматив расходов моторного масла для этого автомобиля — 1,8 л на 100 л использованного горючего.
На основании инструкции производителя принято решение о проведении замены моторного масла через каждые 10000 км пробега. Норматив расходов горючего (с учетом базовой линейной нормы) для этого пробега составляет 720 л (7,2 л : 100 км х 10000 км).
Норматив расходов моторного масла равен: 1,8 л х 720 л : 100 л = 12,96 л.
Это максимально возможное количество моторного масла, которое можно списать на работу такого автомобиля на каждые 10000 км (с учетом расходов масла на полную замену и на «долив»).
Куда деть отработанные масла?
Знайте: вылить отработанное моторное масло, как обычную жидкость, на землю (в почву) нельзя. Такие отходы однозначно нужно утилизировать, чтобы не навредить окружающей среде.
Конечно, отработанные нефтепродукты, не пригодные для использования по назначению (в том числе отработанные моторные, индустриальные масла и их смеси), являются опасными отходами. Они относятся к разделу А Желтого перечня отходов6.
6 Желтый перечень отходов, утвержденный постановлением КМУ от 13.07.2000 г. № 1102.
Вопрос об утилизации моторных масел регламентирован Порядком № 12217. Этот документ предусматривает особый порядок утилизации отработанных масел.
7 Порядок сбора, перевозки, хранения, обработки (переработки), утилизации и/или обезвреживания отработанных масел, утвержденный постановлением КМУ от 17.12.2012 г. № 1221.
Кстати, действие этого Порядка распространяется на субъектов хозяйствования всех форм собственности, в процессе деятельности которых на территории Украины образуются отработанные масла. Их считают потребителями масел.
Среди основных обязанностей таких потребителей есть следующие (п. 6 Порядка № 1221):
1) раздельный сбор отработанных масел;
2) сдача отработанных масел на приемные пункты или непосредственно переработчикам отработанных масел.
ВАЖНО!
На бюджетные учреждения распространяются все обязанности потребителей масел
Итак, каждое учреждение должно либо самостоятельно утилизировать отработанное масло, либо же сдать его на переработку специализированному предприятию. Если учреждение не может самостоятельно утилизировать такое масло, нужно заключить договор с переработчиком масел или пунктом их приема.
Факт приема отработанного масла специализированное предприятие должно подтвердить Актом приема отработанных масел. Форма такого акта приведена в приложении 3 к Порядку № 1221 (ср. ). Этот документ оформляют в двух экземплярах. Один из них предоставляют учреждению, сдающему указанные отходы, а второй оставляют у субъекта хозяйствования, который их принимает;
3) ведение первичного учета приобретенных масел, их использования, дальнейшего обращения с отработанными маслами;
4) предоставление информации о состоянии обращения с отработанными маслами. Такую информацию подают ежеквартально до 10-го числа следующего месяца в Госэкоинспекцию по форме, установленной в приложении 5 к Порядку № 1221.
Заметьте: такое требование не касается субъектов хозяйствования, осуществляющих замену масел в ТС в пунктах замены или на СТО. Они подают указанную информацию в добровольном порядке (в те же сроки, что и другие субъекты);
5) подача декларации об отходах. Порядок подачи и форма такой декларации утверждены постановлением № 1188.
8 Постановление КМУ «Об утверждении Порядка представления декларации об отходах и ее формы» от 18.02.2016 г. № 118.
Кто из потребителей моторных масел должен подавать эту декларацию? Такую декларацию должны подавать все субъекты хозяйствования, деятельность которых так или иначе приводит к образованию отходов в объеме от 50 до 1000 условных единиц.
Рассчитать объемы образования отходов в условных единицах можно с помощью специального калькулятора9.
9 Такой калькулятор можно найти на сайте: plast.vn.ua.
Такие субъекты подают декларацию об отходах один раз в год одновременно в бумажной и электронной форме в ЦПАУ.
Срок подачи — до 20 февраля года, следующего за отчетным.
Планируем расходы на замену масла
Применение КЭКР для планирования расходов на замену моторного масла зависит от способа проведения такой операции. И здесь возможны два варианта.
Замена собственными силами.
В таком случае учреждение выполняет замену масла без привлечения сторонних специалистов. Как правило, это делает штатный водитель или механик учреждения.
Для этого, конечно, сначала придется приобрести моторное масло. Расходы на приобретение таких материалов планируем и осуществляем по КЭКР 2210. Об этом сказано в п. 15 п.п. 2.2.1 Инструкции № 333.
Замена на СТО.
Если же в учреждении нет специалиста, который бы мог с этим справиться, следует обращаться на СТО.
Оплату услуг по техобслуживанию ТС (в том числе и замене масла в двигателе) осуществляем по КЭКР 2240. Этого требует п. 8 п.п. 2.2.4 Инструкции № 333.
В таком случае исполнитель работ использует собственные расходные материалы, поэтому в отдельном приобретении масла нет необходимости. Зато масло, которое периодически добавляет водитель в процессе эксплуатации авто, приобретаем по КЭКР 2210.
Оформляем замену масла
Больше всего вопросов вызывает именно документальное оформление операций по замене моторного масла.
Имейте в виду: перечень необходимых документов и порядок их оформления зависят от способа выполнения такой замены.
Для наглядности приведем далее таблицу с необходимыми документами.
Порядок документального оформления замены моторного масла ТС в зависимости от способа выполнения работ
| Собственными силами | На СТО |
| Поступление масла: 1) договор с поставщиком; 2) накладная* (акт о приеме материальных ценностей) | Перед началом ТО: 1) договор между исполнителем и заказчиком; 2) наряд-заказ на предоставление услуг по ТО и ремонту колесного ТС (приложение 1 к Правилам № 61510); 3) Акт передачи-приема колесного ТС, его составных частей (систем) для предоставления услуг по ТО и ремонту (приложение 2 к Правилам № 615) — при передаче авто на ТО. Составляют в двух экземплярах. Каждый экземпляр подписывает владелец авто и лицо, ответственное за его прием на ТО. Акт скрепляют печатью исполнителя (при наличии) |
| Выдача и использование масла: 1) накладная* на выдачу моторного масла со склада; 2) Акт списания** — основание для списания использованного моторного масла. В акте обязательно нужно указать, для ТО какого конкретно автомобиля было использовано моторное масло | После завершения ТО: 1) Акт передачи-приема колесного ТС, его составных частей (систем) после ремонта и технического обслуживания (приложение 3 к Правилам № 615) — при возврате ТС после ТО. В случае замены эксплуатационных жидкостей (в том числе моторного масла) во время ТО исполнитель указывает в этом акте их наименование, маркировку и необходимые эксплуатационные параметры. Акт оформляют в двух экземплярах; 2) гарантийный талон (приложение 5 к Правилам № 615) — заказчик получает один экземпляр; 3) справка-счет на составные части, приобретенные и установленные исполнителем во время ТО (например, на масляный фильтр) |
| * Для приема, оформления, оприходования, движения и аналитического учета запасов применяем формы документов, которые разрабатываем самостоятельно. Формы таких документов приводим в приложениях к приказу об организации бухучета. Загрузить такие формы можно по ссылке: ** Применяем форму Акта, приведенную в приложении к Методическим рекомендациям по бухгалтерскому учету запасов субъектов государственного сектора, утвержденным приказом Минфина от 23.01.2015 г. № 11. | |
10 Правила предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту колесных транспортных средств, утвержденные приказом Мининфраструктуры от 28.11.2014 г. № 615.
Отражаем в бухучете
Порядок учета операции по замене моторного масла также зависит от того, кто выполняет такие работы. Рассмотрим оба возможных варианта.
Учреждение закупило моторное масло и самостоятельно произвело его замену. Смазочные материалы учитываем на субсчете 1514 «Горюче-смазочные материалы». При этом учет таких материалов организовываем в разрезе их видов. То есть для учета моторного масла определенного вида и производителя открываем отдельный аналитический счет в пределах субсчета 1514.
А как насчет отработанного масла? Его тоже нужно учитывать?
Да, отработанное моторное масло следует оприходовать на баланс учреждения. Но делать это стоит лишь при условии, если вы можете его сдать на переработку и получить за это хотя бы какой-то доход.
Также необходимо оприходовать такое масло, если вы планируете его использовать для хозяйственных нужд учреждения. Например, отработанное масло иногда применяют для смазывания деталей в разных инструментах (бензопила, мотокоса и т. п.) или же для обработки деревянных поверхностей (исключительно для внешних работ).
В таком случае оприходование «отработки» оформляйте накладной (актом о приеме материальных ценностей). Результаты его оценки отражаем в Акте оценки11. Стоимость таких материалов комиссия определяет исходя из цены их возможной реализации.
11 Загрузить такой Акт можно по ссылке: buhgalter.com.ua/articles/partnerski-publikatsiyi/nakazi-pro-oblikovu-politiku-ta-organizatsiyu-buhobliku/.
И наконец, именно от того, как вы планируете в дальнейшем использовать отработанное моторное масло, будет зависеть порядок его учета.
Поэтому отработанное масло, которое учреждение планирует передать (реализовать) специализированному предприятию для утилизации, учитываем на субсчете 1815 «Активы для распределения, передачи, продажи».
А вот учет отработанного масла, которое планируется использовать для хозяйственных нужд, следует вести на субсчете 1518 «Прочие производственные запасы».
Другое дело, когда за утилизацию отработанного масла учреждение не получит средств, а, наоборот, должно будет заплатить за такую услугу. При таких условиях, конечно, зачислять его на баланс учреждения не нужно. Вполне достаточно будет вести лишь количественный учет этих отходов.
И еще один важный нюанс. Если такие отходы вы оставляете для непосредственного использования в учреждении (не сдаете специализированному предприятию для утилизации), необходимо составить и подать в Казначейство Справку о поступлениях в натуральной форме. Это надо сделать не позднее последнего рабочего дня отчетного месяца. В Справке указываем стоимость таких материалов согласно Акту оценки, составленному комиссией учреждения.
Для замены моторного масла учреждение обратилось на СТО.
В таком случае все расходы на техобслуживание (в том числе и на замену моторного масла) учреждение относит к расходам отчетного периода.
Помните: такие расходы в любом случае не увеличивают первоначальную стоимость авто.
Рассмотрим порядок отражения операций по замене моторного масла служебного автомобиля на примерах.
Пример 2. Поселковый совет приобрел 10 л моторного масла по цене 116 грн/л на общую сумму 1160 грн.
На работу ТС (Chevrolet Aveo SF69Y) — пробег 10000 км — использовано 7 л.
Для проведения замены масла в картере двигателя использованы 4 л моторного масла. Замену масла в поддоне картера двигателя автомобиля провел водитель совета.
Стоимость масла, использованного для пробега в 10000 км, и ТО авто списана на расходы отчетного периода на основании Акта списания:
(3 л + 4 л) х 116 грн/л = 812 грн.
Во время замены моторного масла из автомобиля были слиты и оприходованы 3,5 л отработанного масла. Согласно Акту оценки его стоимость составляет 10,50 грн (3,5 л х 3 грн).
Принято решение оставить отработанное масло для хозяйственных нужд учреждения (для смазывания деталей инструментов).
В бухгалтерском учете эти операции отражаем так:
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | Перечислены средства поставщику за приобретенное моторное масло | 2117 | 2313 | 1160 | 2, 4 |
| 2 | Оприходовано моторное масло | 1514 | 2117 | 1160 | 4 |
| 3 | Списано использованное моторное масло для фактического пробега и техобслуживания автомобиля (Акт списания) | 8013 | 1514 | 812 | 13 |
| 4 | Оприходовано отработанное масло для хозяйственных нужд учреждения (Акт оценки) | 1518 | 7112* | 10,50 | 14 |
| Одновременно отражаем: | |||||
| • собственные поступления от оприходования отработанного масла | 2313 | 2117 | 10,50 | 3, 4 | |
| • кассовые расходы | 2117 | 2313 | 10,50 | 3, 4 | |
| * Не позднее последнего рабочего дня месяца следует подать в Казначейство Справку о поступлениях в натуральной форме на сумму 10,50 грн. На эту же сумму следует внести изменения в смету по спецфонду по коду доходов 25010200 «Поступления бюджетных учреждений от дополнительной (хозяйственной) деятельности». | |||||
Пример 3. Для проведения ТО служебных ТС (автомобилей Toyota Prius) управление патрульной полиции обратилось на СТО.
В результате с исполнителем был заключен договор на сумму 150000 грн и оформлен наряд-заказ. Учитывая стоимостные пределы заключенного договора, закупка таких услуг была проведена с применением упрощенной процедуры согласно требованиям ст. 14 Закона Украины «О публичных закупках» от 25.12.2015 г. № 922-VIII.
Прием служебных авто на СТО оформлен актом передачи-приема.
В соответствии с условиями договора, кроме замены моторного масла, выполнены другие услуги по ТО. Перечень таких услуг приведен в спецификации к договору.
После предоставления услуг служебные авто были приняты от исполнителя согласно акту передачи-приема. Учреждение-заказчик полностью оплатило предоставленные услуги по условиям договора.
В бухгалтерском учете эти операции отражаем так:
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | Получено финансирование на проведение техобслуживания служебного транспорта | 2313 | 7011 | 150000 | 2 |
| 2 | Предоставлены услуги по ТО служебного транспорта (Акт предоставленных услуг) | 8013 | 6211 | 150000 | 6 |
| 3 | Перечислены средства за техобслуживание | 6211 | 2313 | 150000 | 2, 6 |
