1 ТЗ — транспортний засіб.
Коли проводити заміну?
Заміна моторного мастила — одна з найпоширеніших операцій ТО2 авто. Як часто проводити цю процедуру? Відповідь на це запитання шукаємо в Положенні № 1023. Оскільки саме в цьому документі визначено основні правила проведення ТО (у тому числі заміни моторного мастила) і ремонту дорожніх ТЗ.
2 ТО — технічне обслуговування.
3 Положення про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затверджене наказом Мінтрансу від 30.03.98 р. № 102.
Так, примірний перелік операцій ТО-1 наведено в додатку А до Положення № 102. При цьому роботи із заміни оливи в піддоні картера двигуна включено до переліку таких операцій. Таке техобслуговування для легкових автомобілів і автобусів має проводитися кожні 5000 км. Саме такі вимоги щодо періодичності ТО наведено в таблиці 1 вищезгаданого Положення. Але якщо в документації заводу-виробника встановлена інша періодичність ТО відповідного автомобіля, слід керуватися вимогами зазначеної документації.
Яких норм витрат дотримуватись?
Головна відмінність моторного мастила від бензину полягає в тому, що бензин повністю згоряє у процесі роботи автомобільного двигуна. Натомість мастила після того, як вони відпрацюють свій функціональний ресурс, необхідно зливати з авто. Відтак постає питання: як часто заливати моторне мастило, яке потім неодмінно доведеться замінювати?
При плануванні потреби у пально-мастильних матеріалах і контролю за їх витратами користуємось Нормами № 434. Однак про використання цих Норм слід зазначити в наказі про організацію бухобліку. Крім того, в окремому додатку до наказу доцільно прописати, які саме норми витрат мастильних матеріалів застосовує ваша установа. Не знаєте, як скласти такий додаток? Тоді користуйтесь нашими підказками5.
4 Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43.
5 Завантажити такий додаток можна за посиланням: buhgalter.com.ua/articles/partnerski-publikatsiyi/nakazi-pro-oblikovu-politiku-ta-organizatsiyu-buhobliku/.
УВАГА!
Нормативи витрат відповідають гранично допустимим витратам
Нормативи витрат безпосередньо мастильних матеріалів наведені в додатку В до Норм № 43. Такі нормативи установлено із розрахунку на 100 л (100 м3 СПГ) нормативних витрат палива (Qн) для відповідного автомобіля:
• нормативи витрат олив — у л/100 л (л/100 м3 СПГ);
• нормативи витрат мастил — у кг/100 л (кг/100 м3 СПГ).
Як бачимо, витрати мастильних матеріалів напряму залежать від кількості використаного автомобілем пального.
Зазначимо: більшість автомобілів нової модифікації не потрапили до додатку В до Норм № 43. То які ж норми витрат мастильних матеріалів використовувати у такому разі? Для сучасних ТЗ застосовуємо тимчасові нормативи витрат мастильних матеріалів. Розмір таких нормативів наведено в п. 2.3 розд. 2 Норм № 43:
1) для дизельних та газодизельних вантажних автомобілів і автобусів з повною масою понад 3,5 т:
• моторна олива — до 2,8 л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;
• трансмісійна олива — до 0,4 л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;
• спеціальні оливи — до 0,1 л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;
• пластичні (консистентні) мастила — до 0,3 кг/100 л (кг/100 м3 СПГ) Qн;
2) для решти автомобілів і автобусів:
• моторна олива — до 1,8 л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;
• трансмісійна олива — до 0,15 л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;
• спеціальні оливи — до 0,05 л/100 л (л/100 м3 СПГ) Qн;
• пластичні (консистентні) мастила — до 0,1 кг/100 л (кг/100 м3 СПГ) Qн.
При застосуванні тимчасових норм витрат мастильних матеріалів пам’ятайте про такі правила.
Застосування тимчасових норм потребує документального підтвердження та обґрунтування. Для цього слід врахувати рекомендації заводу-виробника, періодичність та технологію проведення регламентних робіт із ТО тощо.
З огляду на це, тимчасові норми вводимо в дію наказом керівника установи. І, звісно ж, такі норми будуть поширюватися виключно на автомобілі цієї установи.
До речі, тимчасові норми на те й тимчасові, що діють не постійно. Так, при введенні в дію в Україні постійних норм витрат мастильних матеріалів на відповідні моделі (модифікації) автомобілів ці норми втратять свою чинність.
Значення тимчасових норм є гранично допустимими. Вони можуть бути значно вищими, ніж звичайні витрати мастильних матеріалів автомобілів, які знаходяться у задовільному технічному стані.
Граничні значення тимчасових нормативів витрат мастильних матеріалів не можуть бути встановлені одночасно на всі автомобілі та на весь період їх експлуатації.
Допускається коригування встановлених нормативів витрат мастил залежно від віку та пробігу авто. Зокрема, для всіх автомобілів, які перебувають в експлуатації менше 3 років, ці норми можна зменшити на 50 %. І навпаки, для авто, які прослужили більше 8 років або «пробігли» понад 150 тис. км, норми можна збільшити до 20 %. Але майте на увазі: таке підвищення необхідно належним чином обґрунтувати.
Тимчасові нормативи витрат мастильних матеріалів включають в себе заміну мастильних матеріалів під час ТО та періодичне їх додання в процесі експлуатації.
Рекомендовано застосовувати мінімально можливі значення нормативів витрат мастил відповідно до конструктивних особливостей і технічного стану ТЗ.
Норми витрат мастильних матеріалів рахуємо за формулою:
Qм = Qн х Qп : 100 л,
де Qм — нормативні витрати мастильних матеріалів для фактичного пробігу автомобіля;
Qн — тимчасовий норматив витрат мастильних матеріалів на 100 л витраченого пального;
Qп — нормативні (виходячи з базової лінійної норми) витрати пального виходячи з фактичного пробігу автомобіля.
Закріпимо вищезазначене на прикладі.
Приклад 1. Установа має на балансі легковий автомобіль — Chevrolet Aveo SF69Y. Наказом керівника установлено тимчасовий норматив витрат моторної оливи для цього автомобіля — 1,8 л на 100 л використаного пального.
На підставі інструкції виробника прийнято рішення щодо проведення заміни моторної оливи через кожні 10000 км пробігу. Норматив витрат пального (з урахуванням базової лінійної норми) для цього пробігу становить 720 л (7,2 л :100 км х 10000 км).
Норматив витрат моторної оливи дорівнює: 1,8 л х 720 л : 100 л = 12,96 л.
Це максимально можлива кількість моторного мастила, яке можна списати на роботу такого автомобіля кожні 10000 км (з урахуванням витрат оливи на повну заміну і на «долив»).
Куди подіти відпрацьовані мастила?
Знайте: вилити відпрацьоване моторне мастило, як звичайну рідину, на землю (в ґрунт) не можна. Такі відходи однозначно потрібно утилізувати, щоб не зашкодити довкіллю.
Адже відпрацьовані нафтопродукти, не придатні для використання за призначенням (у тому числі відпрацьовані моторні, індустріальні масла та їх суміші), є небезпечними відходами. Вони належать до розділу А Жовтого переліку відходів6.
6 Жовтий перелік відходів, затверджений постановою КМУ від 13.07.2000 р. № 1102.
Питання щодо утилізації моторних мастил регламентовано Порядком № 12217. Цей документ передбачає особливий порядок утилізації відпрацьованих мастил.
7 Порядок збирання, перевезення, зберігання, оброблення (перероблення), утилізації та/або знешкодження відпрацьованих мастил (олив), затверджений постановою КМУ від 17.12.2012 р. № 1221.
До речі, дія цього Порядку поширюється на суб’єктів господарювання всіх форм власності, у процесі діяльності яких на території України утворюються відпрацьовані мастила. Їх вважають споживачами мастил (олив).
Серед основних обов’язків таких споживачів є такі (п. 6 Порядку № 1221):
1) роздільне збирання відпрацьованих мастил;
2) здавання відпрацьованих мастил на приймальні пункти або безпосередньо переробникам відпрацьованих мастил (олив).
ВАЖЛИВО!
На бюджетні установи поширюються всі обов’язки споживачів мастил (олив)
Отже, кожна установа має або самостійно утилізувати відпрацьоване мастило, або ж здати його на переробку спеціалізованому підприємству. Якщо установа не має можливості самостійно утилізувати таке мастило, необхідно укласти договір із переробником мастил або пунктом їх прийому.
Факт приймання відпрацьованого моторного мастила спеціалізоване підприємство має засвідчити Актом приймання відпрацьованих мастил (олив). Форму такого акта наведено у додатку 3 до Порядку № 1221 (ср. ). Цей документ оформляють у двох примірниках. Один із них надають установі, що здає зазначені відходи, а другий залишають у відповідного суб’єкта господарювання, що їх приймає;
3) ведення первинного обліку придбаних мастил, їх використання, подальшого поводження з відпрацьованими мастилами;
4) подання інформації про стан поводження з відпрацьованими мастилами. Таку інформацію подають щокварталу до 10 числа наступного місяця до Держекоінспекції за формою, наведеною у додатку 5 до Порядку № 1221.
Зауважте: така вимога не стосується суб’єктів господарювання, які здійснюють заміну мастил (олив) у транспортних засобах у пунктах заміни або на СТО. Вони подають зазначену інформацію у добровільному порядку (у ті самі строки, що й інші суб’єкти);
5) подання декларації про відходи. Порядок подання та форму такої декларації затверджено постановою № 1188.
8 Постанова КМУ «Про затвердження Порядку подання декларації про відходи та її форми» від 18.02.2016 р. № 118.
Хто із споживачів моторних мастил має подавати цю декларацію? Таку декларацію повинні подавати всі суб’єкти господарювання, діяльність яких так чи інакше призводить до утворення відходів у обсязі від 50 до 1000 умовних одиниць. Розрахувати обсяги утворення відходів в умовних одиницях можна за допомогою спеціального калькулятора9.
9 Такий калькулятор можна знайти на сайті plast.vn.ua.
Такі суб’єкти подають декларацію про відходи один раз на рік одночасно в паперовій та електронній формі до центру надання адміністративних послуг. Строк подання — до 20 лютого року, що настає за звітним.
Плануємо витрати на заміну мастила
Застосування КЕКВ для планування витрат на заміну моторного мастила залежить від способу проведення такої операції. І тут можливі два варіанти.
Заміна власними силами.
У такому разі установа виконує заміну масла без залучення сторонніх фахівців. Зазвичай це робить штатний водій або механік установи.
Для цього, звісно, спочатку доведеться придбати моторне мастило. Видатки на придбання таких матеріалів плануємо та здійснюємо за КЕКВ 2210. Про це зазначено в п. 15 п.п. 2.2.1 Інструкції № 333.
Заміна на СТО.
Якщо ж в установі немає фахівця, який би міг впоратись із цим, слід звертатися на СТО.
Оплату послуг з техобслуговування ТЗ (у тому числі й заміна мастила у двигуні) плануємо та здійснюємо за КЕКВ 2240. Цього вимагає п. 8 п.п. 2.2.4 Інструкції № 333.
У такому разі виконавець робіт використовує власні витратні матеріали, тож у окремому придбанні мастила немає потреби.
Натомість мастило, яке періодично додає водій в процесі експлуатації автівки, купуємо за КЕКВ 2210.
Оформлюємо заміну мастила
Найбільше запитань викликає саме документальне оформлення операцій із заміни моторного мастила.
Майте на увазі: перелік необхідних документів та порядок їх оформлення залежить від способу виконання такої заміни.
Для наочності наведемо далі таблицю з необхідними документами.
Порядок документального оформлення заміни моторного мастила ТЗ залежно від способу виконання робіт
| Власними силами | На СТО |
| Надходження мастила: 1) договір з постачальником; 2) накладна* (акт про приймання матеріальних цінностей) | Перед початком ТО: 1) договір між виконавцем та замовником; 2) наряд-замовлення на надання послуг з ТО і ремонту колісного ТЗ (додаток 1 до Правил № 615)10; 3) Акт передавання-приймання колісного ТЗ, його складових частин (систем) для надання послуг з ТО і ремонту (додаток 2 до Правил № 615) — при передачі авто на ТО. Складають у двох примірниках. Кожен примірник підписують власник авто та особа, відповідальна за його прийняття на ТО. Акт скріплюють печаткою виконавця (за наявності) |
| Видача та використання мастила: 1) накладна* на видачу моторного мастила зі складу; 2) Акт списання** — підстава для списання використаного моторного мастила. В акті обов’язково потрібно зазначити, для ТО якого конкретно автомобіля було використано моторне мастило | Після завершення ТО: 1) Акт передавання-приймання колісного ТЗ, його складових частин (систем) після ремонту і технічного обслуговування (додаток 3 до Правил № 615) — під час повернення ТЗ після ТО. У разі заміни експлуатаційних рідин (у тому числі моторної оливи) під час ТО виконавець зазначає у цьому акті їх найменування, маркування і необхідні експлуатаційні параметри. Акт оформляють у двох примірниках; 2) гарантійний талон (додаток 5 до Правил № 615) — замовник отримує один примірник; 3) довідка-рахунок на складові частини, придбані та установлені виконавцем під час ТО (наприклад, на масляний фільтр) |
| * Для прийняття, оформлення, оприбуткування, руху та аналітичного обліку запасів застосовуємо форми документів, які розроблюємо самостійно. Форми таких документів наводимо у додатках до наказу про організацію бухобліку. Завантажити такі форми можна за посиланням: buhgalter.com.ua/articles/partnerski-publikatsiyi/nakazi-pro-oblikovu-politiku-ta-organizatsiyu-buhobliku/. ** Застосовуємо форму Акта, наведену у додатку до Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11. | |
10 Правила надання послуг з технічного обслуговування і ремонту колісних транспортних засобів, затверджені наказом Мінінфраструктури від 28.11.2014 р. № 615.
Відображаємо в бухобліку
Порядок обліку операції із заміни моторного мастила також залежить від того, хто виконує такі роботи. Розглянемо обидва можливі варіанти.
Установа купує моторне мастило та самостійно виконує його заміну. Мастильні матеріали обліковуємо на субрахунку 1514 «Пально-мастильні матеріали».
При цьому облік таких матеріалів організовуємо у розрізі їх видів. Тобто для обліку моторної оливи певного виду та виробника необхідно відкриваємо окремий аналітичний рахунок у межах субрахунку 1514.
А як щодо відпрацьованого мастила? Його теж потрібно обліковувати?
Так, відпрацьоване моторне мастило слід оприбуткувати на баланс установи. Але робити це варто лише за умови, якщо ви можете його здати на переробку та отримати з цього хоча б якийсь дохід.
Також необхідно оприбутковувати таке мастило, якщо ви плануєте його використовувати для господарських потреб установи. Наприклад, відпрацьоване мастило інколи застосовують для змащення деталей в різних інструментах (бензопила, сучкоріз, мотокоса тощо) або ж для оброблення дерев’яних поверхонь (виключно для зовнішніх робіт).
У такому разі оприбуткування «відпрацьовки» оформлюйте накладною (актом про приймання матеріальних цінностей). Результати її оцінки відображаємо в Акті оцінки11. Вартість таких матеріалів комісія визначає виходячи з ціни їх можливої реалізації.
11 Завантажити такий Акт можна за посиланням: buhgalter.com.ua/articles/partnerski-publikatsiyi/nakazi-pro-oblikovu-politiku-ta-organizatsiyu-buhobliku/.
Врешті-решт, саме від того, як ви плануєте надалі використовувати відпрацьоване моторне мастило, і залежатиме порядок його обліку. Тож відпрацьоване мастило, яке установа планує передати (реалізувати) спеціалізованому підприємству для утилізації, обліковуємо на субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу».
А от облік відпрацьованого мастила, яке планується використовувати для господарських потреб, доцільно вести на субрахунку 1518 «Інші виробничі запаси».
Інша річ, коли за утилізацію відпрацьованого мастила установа не отримає коштів, а, навпаки, має заплатити за таку послугу. За таких умов, звісно, зараховувати його на баланс установи не потрібно. Цілком достатньо буде вести лише кількісний облік цих відходів.
І ще один важливий нюанс.
Якщо такі відходи ви залишаєте для безпосереднього використання в установі (не здаєте спеціалізованому підприємству для утилізації), необхідно скласти та подати до Казначейства Довідку про надходження у натуральній формі. Зробити це слід не пізніше останнього робочого дня звітного місяця. У Довідці зазначаємо вартість таких матеріалів згідно з актом оцінки, складеним комісією установи.
Для заміни моторного мастила установа звертається на СТО.
У такому разі всі витрати на техобслуговування (у тому числі й заміна моторного мастила) установа відносить до витрат звітного періоду.
Пам’ятайте: такі витрати в жодному разі не збільшують первісну вартість автівки.
Розглянемо порядок відображення операцій із заміни моторного мастила службового автомобіля на прикладах.
Приклад 2. Селищна рада придбала 10 л моторної оливи за ціною 116 грн/л на загальну суму 1160 грн.
На роботу ТЗ (Chevrolet Aveo SF69Y) — пробіг 10000 км — використано 7 л.
Для проведення заміни оливи у картері двигуна використано 4 л моторної оливи. Заміну оливи у піддоні картера двигуна автомобіля провів водій ради.
Вартість оливи, використаної для пробігу 10000 км та ТО автівки, списано на витрати звітного періоду на підставі Акта списання:
(3 л + 4 л) х 116 грн/л = 812 грн.
Під час заміни моторної оливи з автомобіля було злито та оприбутковано 3,5 л відпрацьованої оливи. Згідно з актом оцінки її вартість становить 10,50 грн (3,5 л х 3 грн).
Прийнято рішення залишити відпрацьовану оливу для господарських потреб установи (для змащення деталей інструментів).
У бухгалтерському обліку ці операції відображаємо так:
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | Перераховано кошти постачальнику за придбану моторну оливу | 2117 | 2313 | 1160 | 2, 4 |
| 2 | Оприбутковано моторну оливу | 1514 | 2117 | 1160 | 4 |
| 3 | Списано використану моторну оливу для фактичного пробігу та техобслуговування автомобіля (Акт списання) | 8013 | 1514 | 812 | 13 |
| 4 | Оприбутковано відпрацьовану оливу для господарських потреб установи (акт оцінки) | 1518 | 7112* | 10,50 | 14 |
| Водночас відображаємо: | |||||
| • власні надходження від оприбуткування відпрацьованої оливи | 2313 | 2117 | 10,50 | 3, 4 | |
| • касові видатки | 2117 | 2313 | 10,50 | 3, 4 | |
| * Не пізніше останнього робочого дня місяця слід подати до Казначейства Довідку про надходження у натуральній формі на суму 10,50 грн. На цю ж суму слід внести зміни до кошторису за спецфондом за кодом доходів 25010200 «Надходження бюджетних установ від додаткової (господарської) діяльності». | |||||
Приклад 3. Для проведення ТО службових ТЗ (автомобілів Toyota Prius) управління патрульної поліції звернулося до СТО.
У результаті з виконавцем було укладено договір на суму 150000 грн і оформлено наряд-замовлення. Враховуючи вартісні межі укладеного договору, закупівля таких послуг була проведена із застосуванням спрощеної процедури відповідно до вимог ст. 14 Закону України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 р. № 922-VIII.
Приймання службових авто на СТО оформлено актом передавання-приймання.
Відповідно до умов договору, окрім заміни моторного масла, виконані інші послуги з ТО. Перелік таких послуг наведено у специфікації до договору.
Після надання послуг службові авто було прийнято від виконавця згідно з актом передавання-приймання. Установа-замовник повністю оплатила надані послуги за умовами договору.
У бухгалтерському обліку ці операції відображаємо так:
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | № м/о | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | Отримано фінансування на проведення техобслуговування службового транспорту | 2313 | 7011 | 150000 | 2 |
| 2 | Надано послуги з техобслуговування службового транспорту (Акт наданих послуг) | 8013 | 6211 | 150000 | 6 |
| 3 | Перераховано кошти за техобслуговування | 6211 | 2313 | 150000 | 2, 6 |
