Возмещение стоимости ПЦР-теста
Планируем направить работников в командировку за границу. По правилам въезда в страну командировки работники должны иметь при себе отрицательный ПЦР-тест на COVID-19. Можем ли мы возместить стоимость таких тестов работникам? Ведь стоимость ПЦР-тестов достаточно высока и работники не хотят их оплачивать «из своих».
В вопросах о командировках прежде всего следует руководствоваться нормами Инструкции № 591. Так, командированным работникам могут возмещаться расходы на обязательное страхование и другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки (в т. ч. любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов). Это четко определено в п.п. «є» п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59.
1 Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.
Таким образом, если работник предоставил документальное подтверждение проведения ПЦР-тестирования, вы имеете полное право возместить ему полную стоимость такого тестирования.
Отказ ехать в командировку
Один из работников отказывается ехать в командировку, мотивируя это тем, что города командировок находятся в «оранжевой»/«красной» эпидемической зоне распространения COVID-19. Можно ли на него как-то повлиять, чтобы он выполнял свои трудовые обязанности?
Прежде всего следует выяснить, какие ограничения действуют на территории соответствующего региона (населенного пункта), где введен «оранжевый» или «красный уровень» эпидопасности. В частности, стоит обратить внимание на правила межрегиональных пассажирских перевозок.
Существенно: 11 октября 2021 года Кабмин внес изменения в постановление № 12362, предусматривающие усиление правил для пассажирских перевозок в регионах с «желтым», «оранжевым» или «красным» уровнем эпидопасности. Новые правила действуют с 21 октября.
2 Постановление КМУ «Об установлении карантина и введении ограничительных противоэпидемических мер с целью предотвращения распространения на территории Украины острого респираторного заболевания COVID-19, вызванного коронавирусом SARS-CoV-2» от 09.12.2020 № 1236.
Если же добраться до пункта назначения ничего не мешает, работник фактически не может отказаться ехать в командировку. Хотя здесь есть определенные нюансы и исключения. Далее о них подробнее. И прежде всего напомним: собственник или уполномоченный им орган не имеет права требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (ст. 31 КЗоТ). Бесспорно, это в полной мере касается и направления в командировку, не связанную с выполнением трудовых обязанностей работника.
Таким образом, работник должен выполнить распоряжение о направлении в командировку только в случае, если она связана с выполнением задач, предусмотренных трудовым договором. Это требование — главное.
Кроме этого, помните: есть определенные категории работников, которых вообще нельзя направлять в командировку. А есть и те, которых можно направлять, но только с их согласия. Так, не допускается направление в командировку (ст. 176 КЗоТ):
• беременных женщин;
• женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет.
Допускается направление в командировку только с согласия (ст. 177 КЗоТ):
• женщин, имеющих детей в возрасте от трех до четырнадцати лет;
• женщин, имеющих детей с инвалидностью.
Также указанные социальные гарантии распространяются на родителей, воспитывающих детей без матери (в т. ч. в случае длительного пребывания матери в лечебном заведении), а также на опекунов (попечителей), одного из приемных родителей, одного из родителей-воспитателей. Это предусмотрено ст. 1861 КЗоТ.
Если ни одного из вышеуказанных препятствий для направления работника в командировку нет, его отказ ехать в командировку может расцениваться как нарушение трудовой дисциплины.
За такое нарушение к работнику может быть применено дисциплинарное взыскание в виде выговора (п. 1 ч. 1 ст. 147 КЗоТ).
В случае, если работник после применения выговора и в дальнейшем необоснованно отказывается от последующих командировок, ему грозит уже увольнение согласно п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗоТ. Ведь в таком случае есть основания говорить о систематическом невыполнении работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором.
ЦЕННЫЙ СОВЕТ!
Зафиксируйте отказ работника от командировки документально. Для этого получите письменное объяснение работника с указанием причин отказа от командировки или докладную записку руководителя об отказе работника предоставлять объяснение
Размер суточных в командировке за границу
Работник направлен в командировку за границу — в Польшу. Каким должен быть размер суточных, если работник в течение суток находился как на территории Украины, так и на территории Польши?
Опять же следует обратиться к нормам Инструкции № 59. Сначала выясним, за какие дни и в какой валюте необходимо выплатить суточные во время командировки за границу.
Так, за каждый день (включая день выбытия и день прибытия) пребывания работника в командировке, учитывая выходные, праздничные и нерабочие дни и время пребывания в пути (вместе с вынужденными остановками), работнику необходимо выплатить (перечислить) суточные. Конкретные суммы суточных определены постановлением № 983.
3 Постановление КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 № 98.
Суточные должны быть выплачены в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в долларах США/евро, или в гривневом эквиваленте по официальному курсу НБУ, установленному на день предоставления уполномоченному банку расчета на командировку.
Опреде ление количества дней командировки для выплаты суточных проводим с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как два дня. Это предусмотрено п. 16 Инструкции № 59.
Теперь перейдем непосредственно к вопросу нашего читателя.
И здесь все зависит от того, имеет ли место пересадка (остановка) в гостинице или другом жилом помещении.
Так, если командированный, находясь в дороге или возвращаясь из соответствующего государства, имеет пересадку на другое транспортное средство или остановку в гостинице (другом жилом помещении) на территории Украины, то возмещение командировочных расходов за период проезда по территории Украины осуществляем по размеру суточных Украины. Таковым является предписание п.п. «б» п.п. 16.2 разд. ІІІ Инструкции № 59.
Суточные со дня последней пересадки (выбытия) на территории Украины во время направления за границу и до дня пересадки (остановки) на территории Украины во время возвращения следует возмещать по нормам, установленным для заграничных командировок.
В случае, если день выбытия/прибытия командированного работника совпадает с днем такой пересадки (остановки), суточные за соответствующие дни следует выплачивать по нормам, установленным для командировок за границу.
Если же такой пересадки (остановки) не было, суточные возмещаем за каждый день командировки, включая день выбытия и прибытия, — по нормам, установленным для командировок за границу.
Нормы суточных и расходов на наем жилья для Украины и Польши
| Название государства | Сумма суточных расходов | Предельная сумма расходов на наем жилого помещения за сутки (не более чем) |
| Украина | 60 грн | 600 грн |
| Польша | 38 долларов США | 120 долларов США |
Возмещение расходов на наем жилья
Как правильно оплатить возмещение за наем жилья в командировке, если квитанция выдана ФЛП — неплательщиком НДС на сумму 840 грн? Какую именно сумму мы можем возместить: 600 грн или 720 грн с учетом НДС?
При наличии подтверждающих документов в оригинале можно возместить в рамках предельных сумм расходов на наем жилого помещения расходы из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), другом жилом помещении за каждые сутки такого проживания. При этом следует учитывать включенные в счета на оплату расходы за пользование телефоном, холодильником, телевизором и прочие расходы. Это следует из п. 5 разд. ІІ Инструкции № 59.
Предельные нормы расходов на наем жилья в пределах Украины определены постановлением № 98 на уровне 600 грн.
Командированному работнику сверх установленных сумм компенсации расходов в связи с командировкой возмещают также расходы на уплату НДС за приобретенные проездные документы, пользование в поездах постельными принадлежностями и наем жилого помещения (п. 8 разд. ІІ Инструкции № 59). Конечно, для этого работник должен предоставить соответствующие подтверждающие документы в оригинале.
Но в вашем случае ФЛП, предоставляющий услуги по найму жилья, не является плательщиком НДС. Соответственно в стоимость проживания не может быть включен НДС. К тому же квитанция тоже не подтверждает уплату этого налога. Поэтому и оснований для возмещения расходов на уплату НДС нет.
Таким образом, за наем жилья работнику следует компенсировать 600 грн. То есть на уровне предельной нормы расходов на наем жилья по Украине, установленной постановлением № 98. А все, что «сверху» этой суммы, — только с разрешения руководителя и согласно оригиналам подтверждающих документов. Излишне израсходованными средствами такие расходы считаться не будут (абз. 8 п. 5 разд. ІІ Инструкции № 59).
Поэтому, возможно, ваш руководитель позволит возместить даже и 840 грн за наем жилья, т. е. полную сумму по квитанции.
Оплата услуг автостоянки
В счет за проживание включена стоимость услуг автостоянки. Можем ли мы возместить такие расходы?
Да, возместить указанные расходы возможно. При этом есть два варианта возмещения таких расходов.
Если стоимость услуг автостоянки включена в стоимость проживания и отдельной строкой в счете за проживание не указана, то возмещение проводим по КЭКР 2250 «Расходы на командировку» как за наем жилья.
Если же в счете за проживание стоимость услуг автостоянки определена отдельной строкой, то такие услуги можно возместить по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)» как дополнительные услуги на содержание служебного авто. Подробнее о командировке на служебном (собственном) авто читайте в статье «Командировки на собственном авто» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2021, № 25, с. 15 — 20).
Если же речь идет о возмещении расходов на стоянку авто в заграничной командировке, тогда следует руководствоваться нормами п. 12 разд. ІІІ Инструкции № 59 (ср. ). Так, в случае командировки за границу на служебном автомобиле расходы на ГСМ возмещаем с учетом установленных норм за 1 км пробега в соответствии с утвержденным маршрутом. Последний должен быть определен в приказе (распоряжении) руководителя учреждения.
Возмещению подлежат также другие расходы, связанные с техобслуживанием, стоянкой и парковкой служебного авто, сборы за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам.
Суточные директору
Можно ли выплатить большую сумму суточных директору, а другим работникам меньшую за счет средств специального фонда сметы?
Нет, нельзя. Суммы суточных для всех работников абсолютно одинаковы. Если речь идет о командировке по Украине, то сумма суточных составляет 60 грн.
Руководители учреждений лично решают вопросы о возмещении своих расходов на наем жилых помещений, превышающих предельные суммы, утвержденные постановлением № 98.
Это же касается и расходов на проезд в мягком вагоне, судами морского и речного транспорта, воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса. Это предусмотрено п. 7 разд. ІІ Инструкции № 59.
Но! Никакого упоминания о суммах суточных вышеуказанная норма не содержит. Следовательно, это не касается суточных. Их суммы являются неизменными и в больших размерах не возмещаются никому.
