Відшкодування вартості ПЛР-тесту
Плануємо направити працівників у відрядження за кордон. За правилами в’їзду до країни відрядження працівники повинні мати із собою негативний ПЛР-тест на COVID-19. Чи можемо ми відшкодувати вартість таких тестів працівникам? Адже вартість ПЛР-тестів досить висока і працівники не хочуть їх оплачувати за рахунок власних коштів.
У питаннях стосовно відряджень передусім слід керуватися нормами Інструкції № 591.
1 Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.
Так, відрядженим працівникам можуть відшкодовуватися витрати на обов’язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування в місяці відрядження (у т. ч. будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат). Це чітко визначено у п.п. «є» п. 7 розд. ІІІ Інструкції № 59.
Таким чином, якщо працівник надав документальне підтвердження проведення ПЛР-тестування, ви маєте повне право відшкодувати йому повну вартість такого тестування.
Відмова їхати у відрядження
Один із працівників відмовляється їхати у відрядження, мотивуючи це тим, що міста відрядження знаходяться у «помаранчевій»/«червоній» епідемічній зоні розповсюдження COVID-19. Чи можна на нього якось вплинути, аби він виконував свої трудові обов’язки?
Перш за все слід з’ясувати, які обмеження діють на території відповідного регіону (населеного пункту), де запроваджено «помаранчевий» або «червоний рівень» епіднебезпеки.
Зокрема, варто звернути увагу на правила міжрегіональних пасажирських перевезень.
Суттєво: 11 жовтня 2021 року Кабмін вніс зміни до постанови № 12362, які передбачають посилення правил для пасажирських перевезень у регіонах із «жовтим», «помаранчевим» чи «червоним» рівнем епіднебезпеки. Нові правила діють з 21 жовтня. Якщо дістатися до пункту призначення ніщо не заважає, працівник фактично не може відмовитись їхати у відрядження.
2 Постанова КМУ «Про встановлення карантину та запровадження обмежувальних протиепідемічних заходів з метою запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» від 09.12.2020 № 1236.
Хоча тут є певні нюанси та винятки.
Далі про них докладніше. І передусім нагадаємо: власник або уповноважений ним орган не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (ст. 31 КЗпП).
Безперечно, це повною мірою стосується і направлення у відрядження, яке не пов’язано з виконанням трудових обов’язків працівника.
Таким чином, працівник має виконати розпорядження щодо направлення у відрядження лише у разі, якщо воно пов’язано з виконанням завдань, передбачених трудовим договором. Ця вимога — головна.
Окрім цього, пам’ятайте: є певні категорії працівників, яких взагалі не можна направляти у відрядження. А є й ті, яких можна направляти, але тільки за їх згодою.
Так, не допускається направлення у відрядження (ст. 176 КЗпП):
• вагітних жінок;
• жінок, що мають дітей віком до трьох років.
Допускається направлення у відрядження лише за згодою (ст. 177 КЗпП):
• жінок, які мають дітей віком від трьох до чотирнадцяти років;
• жінок, які мають дітей з інвалідністю.
Також зазначені соціальні гарантії поширюються на батьків, які виховують дітей без матері (у т. ч. у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також на опікунів (піклувальників), одного із прийомних батьків, одного з батьків-вихователів. Це передбачено ст. 1861 КЗпП.
Якщо жодної із вищезазначених перешкод для направлення працівника у відрядження немає, його відмова їхати у відрядження може розцінюватися як порушення трудової дисципліни.
За таке порушення до працівника може бути застосоване дисциплінарне стягнення у вигляді догани (п. 1 ч. 1 ст. 147 КЗпП).
У разі, якщо працівник після застосування догани й надалі необґрунтовано відмовляється від наступних відряджень, йому загрожує вже звільнення згідно з п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗпП.
Адже в такому разі є підстави говорити про систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором.
ЦІННА ПОРАДА!
Зафіксуйте відмову працівника від відрядження документально. Для цього отримайте письмове пояснення працівника із зазначенням причин відмови від відрядження або доповідну записку керівника про відмову працівника надавати пояснення
Розмір добових у відрядженні за кордон
Працівника направлено у відрядження за кордон — до Польщі. Яким має бути розмір добових, якщо працівник протягом доби перебував як на території України, так і на території Польщі?
Знову звернемося до норм Інструкції № 59. Спочатку з’ясуймо, за які дні та в якій валюті необхідно виплатити добові під час відрядження за кордон.
Так, за кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), працівнику необхідно виплатити (перерахувати) добові. Конкретні суми добових визначено постановою № 983.
3 Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.
Добові мають бути виплачені у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку на відрядження.
Визначення кількост і днів відрядження для виплати добових проводимо з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні. Це передбачено п. 16 Інструкції № 59.
Тепер безпосередньо щодо запитання нашого читача.
І тут все залежить від того, чи має місце пересадка (зупинка) у готелі чи іншому житловому приміщенні.
Так, якщо відряджений, перебуваючи в дорозі або повертаючись з відповідної держави, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюємо за розміром добових України. Таким є припис п.п. «б» п.п. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59.
Добові з дня останньої пересадки (вибуття) на території України під час прямування за кордон і до дня пересадки (зупинки) на території України під час повернення слід відшкодовувати за нормами, встановленими для закордонних відряджень.
У разі, якщо день вибуття/прибуття відрядженого працівника збігається з днем такої пересадки (зупинки), добові за відповідні дні слід виплачувати за нормами, встановленими для відряджень за кордон.
Якщо ж такої пересадки (зупинки) не було, добові відшкодовуємо за кожен день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, — за нормами, встановленими для відряджень за кордон.
Норми добових та витрат на найм житла для України та Польщі
| Назва держави | Сума добових витрат | Гранична сума витрат на найм житлового приміщення за добу (не більше ніж) |
| Україна | 60 грн | 600 грн |
| Польща | 38 доларів США | 120 доларів США |
Відшкодування витрат на найм житла
Як правильно оплатити відшкодування за найм житла у відрядженні, якщо квитанцію видано ФОП— неплатником ПДВ на суму 840 грн? Яку саме суму ми можемо відшкодувати: 600 грн чи 720 грн з урахуванням ПДВ?
За наявності підтвердних документів в оригіналі можна відшкодувати в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення витрати з розрахунку вартості одного місця в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання.
При цьому слід враховувати включені до рахунків на оплату вартості проживання витрати за користування телефоном, холодильником, телевізором та інші витрати. Це випливає з п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59.
Граничні норми витрат на найм житла в межах України визначено постановою № 98 на рівні 600 грн.
Відрядженому працівникові понад установлені суми компенсації витрат у зв’язку з відрядженням відшкодовують також витрати на оплату ПДВ за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та найм житлового приміщення (п. 8 розд. ІІ Інструкції № 59).
Звісно ж, для цього працівник має надати відповідні підтвердні документи в оригіналі.
Але ж у вашому випадку ФОП, який надає послуги з найму житла, не є платником ПДВ.
Відповідно, до вартості проживання не може бути включено ПДВ. До того ж квитанція теж не підтверджує сплату цього податку.
Тож і підстав для відшкодування витрат на оплату ПДВ немає.
Таким чином, за найм житла працівникові слід компенсувати 600 грн. Тобто на рівні граничної норми витрат на найм житла по Україні, встановленої постановою № 98. А все, що «зверху» цієї суми, — тільки з дозволу керівника та згідно з оригіналами підтвердних документів. Надміру витраченими коштами такі витрати не вважатимуться (абз. 8 п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59).
Тож, можливо, ваш керівник дозволить відшкодувати навіть і 840 грн за найм житла, тобто повну суму за квитанцією.
Оплата послуг автостоянки
До рахунку за проживання включено вартість послуг автостоянки. Чи можемо ми відшкодувати такі витрати?
Так, відшкодувати зазначені витрати можливо. При цьому є два варіанти відшкодування таких видатків.
Якщо вартість послуг автостоянки включено до вартості проживання та окремим рядком у рахунку за проживання не зазначено, то відшкодування проводимо за КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження» як за найм житла.
Якщо ж у рахунку на проживання вартість послуг автостоянки визначено окремим рядком, то такі послуги можна відшкодувати за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» як додаткові послуги на утримання службового авто.
Детальніше про відрядження на службовому (власному) авто читайте у статті «Відрядження на власному авто» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 25, с. 15 — 20).
Інша річ, якщо йдеться про відшкодування витрат на стоянку авто у закордонному відрядженні. У такому разі необхідно керуватися нормами п. 12 розд. ІІІ Інструкції № 59 (ср. ).
Так, у разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на ПММ відшкодовуємо з урахуванням встановлених норм за 1 км пробігу відповідно до затвердженого маршруту. Останній має бути чітко визначено у наказі (розпорядженні) керівника установи.
Відшкодуванню підлягають також інші витрати, пов’язані з техобслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового авто, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.
Добові директору
Чи можна виплатити більшу суму добових директору, а іншим працівникам меншу за рахунку коштів спеціального фонду кошторису?
Ні, не можна. Суми добових для всіх працівників абсолютно однакові. Якщо йдеться про відрядження по Україні, то сума добових становить 60 грн.
Керівники установ особисто вирішують питання щодо відшкодування своїх витрат на найм житлових приміщень, що перевищують граничні суми, затверджені постановою № 98.
Це саме повною мірою стосується і витрат на проїзд у м’якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу. Таким є припис п. 7 розд. ІІ Інструкції № 59.
Але! Жодної згадки про суми добових вищезазначена норма не містить.
Відтак це не стосується добових. Їх суми є незмінними і в більших розмірах не відшкодовуються нікому.
