Прежде всего напомним, что работников нельзя уволить за прогул на основании п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗоТ, если они в связи с опасностью для их жизни и здоровья:
• не выходят на работу в связи тем, что они уехали из зоны проведения АТО;
• остаются в районе проведения АТО, но не могут выйти на работу.
Данные обстоятельства расцениваются как отсутствие на работе по уважительным причинам. Как следствие, за работниками должны быть сохранены рабочие места и должности.
Такой подход озвучен Минсоцполитики в письме от 08.07.14 г. № 7302/3/14-14/13 (комментарий к нему см. в «БН», 2014, № 29, с. 7).
Что же делать в этом случае работодателю? Как оформить отсутствие работников на работе?
Вариантов может быть несколько. Но в любом случае ставить в Табеле учета использования рабочего времени (далее — Табель) прогулы мы не рекомендуем. Ведь сохранение человеческой жизни и здоровья — это более чем уважительная причина неявки на работу, а значит, о «безуважительном» прогуле здесь и речи быть не может. К тому же работник в этот период может, к примеру, болеть или отсутствовать по какой-то другой причине.
Давайте рассмотрим возможные способы выхода из этой ситуации.
Предоставляем отпуск
Минсоцполитики в вышеупомянутом письме рекомендует работодателям отправлять работников в оплачиваемые отпуска и отпуска без сохранения зарплаты, предоставляемые как в обязательном порядке, так и по соглашению сторон.
Обращаем внимание! Это рекомендация, а не обязательное требование. Ведь если взять тот же ежегодный отпуск, то принудительно отправить в него работника в любой момент и без учета воли последнего работодатель не может. Изначально срок ухода в отпуск согласовывается с работником в графике отпусков («БН», 2014, № 4, с. 37, также см. Шпаргалку бухгалтера «Инструкция для бухгалтера: «Как предоставить отпуск» в «БН», 2014, № 21, с. 17). Соответственно «свободой действий» работодатель располагает лишь в рамках, «очерченных» в графике. С отпуском «за свой счет» дело обстоит еще сложнее.
Соответственно, да, можно предоставлять работникам отпуска, но не против воли последних. Исключение — случай, когда выход в отпуск в интересующее работодателя время был оговорен в графике отпусков (тогда работника можно отправить в отпуск и без его желания).
Какие отпуска лучше предоставлять на время проведения АТО? — спросите вы.
Да любой отпуск, на который работник имеет право, — ежегодный основной, дополнительный (в том числе социальный) или отпуск «за свой счет». Но при этом не забывайте соблюдать требования Закона об отпусках и КЗоТ.
Напомним, что продолжительность ежегодного основного отпуска за отработанный рабочий год должна составлять не меньше 24 календарных дней (ст. 6 Закона об отпусках, ст. 75 КЗоТ). В зависимости от характера выполняемой работы и занимаемой должности отдельным работникам ежегодный основной отпуск может предоставляться продолжительностью до 56 календарных дней.
Более длительные сроки ежегодного основного отпуска установлены как самим Законом об отпусках (в частности, его статьей 6), так и другими нормативно-правовыми актами.
По общему правилу право работника на ежегодный отпуск полной продолжительности в первый год работы наступает после окончания 6 месяцев непрерывной работы на предприятии. Исключение — категории работников, перечисленные в ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках. Они имеют право получить ежегодный отпуск полной продолжительности до окончания 6-месячного срока работы на предприятии.
Если работник не относится к льготным категориям и желает уйти в отпуск до окончания 6-месячного срока, работодатель может предоставить ему отпуск, продолжительность которого будет определяться пропорционально отработанному времени на предприятии.
Ежегодные отпуска полной продолжительности за второй и последующие годы работы могут быть предоставлены работнику в любое время соответствующего рабочего года.
Помните также о том, что некоторым категориям работников работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобное для них время. Перечень таких работников закреплен в ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках и в других законодательных актах — в частности, в п. 22 ч. 1 ст. 20, п. 1 ч. 1 ст. 21 и п. 3 ч. 3 ст. 31 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.91 г. № 796-XII, ст. 5 Закона Украины «О социальной защите детей войны» от 18.11.04 г. № 2195-IV, ч. 1 ст. 13 Закона Украины «О донорстве крови и ее компонентов» от 23.06.95 г. № 239/95-ВР.
Помимо ежегодного основного отпуска некоторым работникам может быть предоставлен ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда продолжительностью до 35 календарных дней (ст. 7 Закона об отпусках), дополнительный отпуск за особый характер труда (ст. 8 Закона об отпусках) или другой дополнительный отпуск, предусмотренный законодательством.
Внимание! Общая продолжительность ежегодного основного и дополнительного отпусков не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах, — 69 календарных дней (ст. 10 Закона об отпусках).
В Табеле период ежегодного основного отпуска обозначают буквенным кодом «В» (или цифровым — «08»), а период ежегодного дополнительного отпуска — буквенным кодом «Д» (или цифровым — «09»).
Правильно оформить предоставление работнику ежегодного отпуска и рассчитать отпускные вам поможет рубрика «Шпаргалка бухгалтера» из «БН», 2014, № 21, с. 17.
Теперь давайте поговорим об отпусках без сохранения зарплаты.
Работники, которым этот вид отпуска предоставляют по их желанию в обязательном порядке, перечислены в ст. 25 Закона об отпусках. Такие работники имеют определенный социальный статус или получают отпуск при наступлении событий, описанных в указанной статье.
Статья 26 Закона об отпусках регламентирует порядок предоставления отпусков «за свой счет» по соглашению сторон. Этот отпуск (по семейным обстоятельствам или по другим причинам) может взять любой работник на срок не более 15 календарных дней в год.
Важно! Отправить работников в отпуска «за свой счет» можно исключительно по их желанию. В одностороннем порядке сделать это работодатель не имеет права.
То есть для того чтобы воспользоваться этим вариантом, работодателю необходимо получить от работников заявления об их добровольном уходе в отпуск без сохранения зарплаты.
Нюансы предоставления не- оплачиваемых отпусков вы найдете в статье «Отпуск «за свой счет»: порядок предоставления, особенности учета в расчете средней зарплаты» // «БН», 2013, № 8, с. 17.
Помните! Любой вид отпуска может быть предоставлен только на основании заявления самого работника (исключение — случай, года работник не пишет заявление, но срок ухода в отпуск согласован с ним в графике отпусков). Поэтому в случае если работник уехал из зоны проведения АТО, отправить его в отпуск в общем случае не получится. К тому же может оказаться, что некоторые работники уже использовали все положенные им дни отпуска. При таких обстоятельствах вы можете прибегнуть к следующему варианту — оформить отсутствие работников по уважительной причине.
Оформляем отсутствие по уважительной причине
Если работники не выходят на работу в связи с тем, что они покинули зону АТО, или не могут добраться до работы, потому что существует угроза их жизни и здоровью, можете оформить это как неявку по невыясненным причинам. В Табеле при этом ставят буквенный код «НЗ» (или цифровой — «28»).
После того как ситуация в регионе стабилизируется, работники вернутся на свое прежнее место жительства и не будет угрозы их жизни и здоровью, работники должны будут выйти на работу и написать объяснительные. В них нужно будет указать причины, по которым они отсутствовали на работе.
На основании этих объяснительных руководитель примет решение о признании причин неявки уважительными (поставит на объяснительных отметку вроде «Причину неявки на работу с такого-то числа по такое-то число считать уважительной») и издаст соответствующий приказ.
Также нужно будет внести изменения в Табель, проставив в дни отсутствия работников буквенный код «І» (или цифровой — «30») — прочие причины неявок.
Важно! При таком варианте дни отсутствия работников на работе вообще не оплачивают: ни полностью, ни в размере 2/3 тарифной ставки, как при простое (о нем мы поговорим чуть дальше).
В то же время коллективным или трудовыми договорами может быть предусмотрено сохранение части зарплаты работников в случае неявки на работу по уважительным причинам. Но даже если подобных норм нет, ничто не мешает работодателю издать приказ о сохранении за работниками какой-то части зарплаты за время их отсутствия на работе в связи с проведением АТО.
Период, в течение которого работники могут не выходить на работу в связи с существованием угрозы их жизни и здоровью, не ограничен. После того как эта угроза исчезнет, работники в разумный срок должны явиться на работу и предоставить работодателю объяснительные записки.
Что касается документов, подтверждающих уважительность причин отсутствия на работе, то в рассматриваемой ситуации их, на наш взгляд, не будет. Руководитель предприятия самостоятельно будет принимать решение о признании (непризнании) причин отсутствия на работе уважительными в отношении каждого конкретного работника лишь на основании его объяснительной.
А теперь давайте перейдем к третьему способу выхода из ситуации — оформим приостановление деятельности предприятия как простой.
Оформляем простой не по вине работников
Статья 34 КЗоТ определяет простой как приостановку работы, вызванную отсутствием организационных или технических условий, необходимых для выполнения работы, неотвратимой силой или другими обстоятельствами.
Боевые действия, которые проходят в районе расположения предприятия, вполне подпадают под определение неотвратимой силы (форс-мажора). Поэтому в условиях, когда предприятие не может нормально работать, вы вправе оформить простой.
Продолжительность простоя действующим законодательством не ограничена. Руководство предприятия на свое усмотрение, с учетом конкретных обстоятельств определяет период простоя (неделя, месяц и т. д.) и его масштабы — простаивает все пред- приятие или отдельные подразделения.
Руководитель также решает, должны работники находиться на своих рабочих местах во время простоя или нет. Как можно понять из вопроса, в регионе, где находится предприятие, проходят боевые действия. В таких условиях вряд ли стоит обязывать работников приходить на работу.
Заметьте! Минсоцполитики в письме от 11.08.14 г. № 8946/0/14-14/13 высказалось против оформления простоя в условиях, когда работники не могут выйти на работу на предприятие, находящееся в зоне АТО. Однако Федерация профсоюзов Украины считает, что в этой ситуации у работодателя есть все основания для объявления простоя (подробнее — в «БН», 2014, № 35, с. 9).
Чтобы правильно оформить простой, вам нужно:
1) составить акт простоя в произвольной форме с указанием причин простоя;
2) издать приказ (распоряжение) об объявлении простоя. В нем следует указать причины простоя, необходимость отсутствия работников на рабочих местах во время простоя; дату начала простоя. Также нужно определить, когда закончится простой (например, после урегулирования вооруженного конфликта, когда не будет угрозы жизни и здоровью работников), и расписать порядок его оплаты;
3) в Табеле простой отмечают буквенным кодом «П» (или цифровым — «23»).
Помните, что на период простоя работников не увольняют. Они продолжают числиться в штате предприятия. Мало того, простой оплачивают из расчета 2/3 тарифной ставки установленного работнику разряда или должностного оклада (ст. 113 КЗоТ).
Подробнее об оформлении простоя, налоговом и бухгалтерском учете выплат вы можете узнать из статьи «Беда приходит не одна». Приостанавливаем работу предприятия вследствие форс-мажора» // «БН», 2014, № 23, с. 28.
В заключение давайте рассмотрим парочку примеров заполнения ЕСВ-отчета по ф. № Д4.
Пример 1. Работник предприятия — инвалид II группы с 01.09.14 г. по 30.09.14 г. находился в отпуске без сохранения зарплаты на основании п. 7 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках. Надо ли на этого работника заполнять таблицу 6 ф. № Д4?
Да, надо. Несмотря на то что в сентябре работнику не начислялись какие-либо выплаты, на него следует заполнить строку в таблице 6 отчета по ф. № Д4 за сентябрь 2014 года. В ней нужно указать количество календарных дней, в течение которых работник находился в трудовых отношениях с предприятием (графа 15), а также количество календарных дней, в течение которых работник находился в неоплачиваемом отпуске (графа 14).
Пример заполнения таблицы 6 ф. № Д4 в данной ситуации см. на рис. 1.
Рис. 1. Пример заполнения таблицы 6 ф. № Д4 — работник весь месяц находился в отпуске без сохранения зарплаты
Считаем, что в таком же порядке следует заполнять таблицу 6 ф. № Д4 и в случае, когда вы оформляете отсутствие работников на работе по уважительной причине.
Пример 2. С целью сохранения жизни и здоровья работников на время проведения АТО руководство предприятия установило простой, который возник не по вине работников с 10:00 01.09.14 г. Простой закончится тогда, когда исчезнут обстоятельства, угрожающие жизни и здоровью работников.
Что нужно учесть при заполнении ф. № Д4, если в течение всего сентября на предприятии был простой?
Поскольку оплата простоя отнесена к дополнительному фонду оплаты труда (п.п. 2.2.12 Инструкции по статистике зарплаты от 13.01.04 г. № 5), «простойные» выплаты подпадают под понятие зарплаты и облагаются НДФЛ и ЕСВ по зарплатным правилам. Соответственно в таблице 6 ЕСВ-отчета по ф. № Д4 оплату простоя необходимо показывать как обычную зарплату.
Допустим, должностной оклад начальника отдела кадров составляет 4750,00 грн. Тогда зарплата в случае простоя составит 3166,67 грн. (4750,00 грн. х 2/3). На «простойную» выплату нужно начислить ЕСВ по ставке, которая зависит от класса профессионального риска производства, установленного для предприятия, а также произвести удержания:
• ЕСВ в сумме 114,00 грн. (3166,67 грн. х 3,6 %);
• НДФЛ в сумме 457,90 грн. ((3166,67 грн. - 114,00 грн.) х 15 %);
• военного сбора в размере 47,50 грн. (3166,67 грн. х 1,5 %).
Таблицу 6 ЕСВ-отчета по ф. № Д4 заполняют так, как показано на рис. 2.
Рис. 2. Пример заполнения таблицы 6 ф. № Д4 — в течение всего отчетного месяца на предприятии был установлен простой
Выводы
-
Оформить отсутствие работников на рабочих местах на период проведения АТО можно несколькими способами:
1) предоставить работникам оплачиваемые и/или неоплачиваемые отпуска. Любой из этих отпусков предоставляют по заявлению работника. Исключение — случай, когда выход в отпуск в интересующее работодателя время был оговорен в графике отпусков (тогда работника можно отправить в отпуск и без его желания);
2) оформить как отсутствие на работе по уважительной причине. Этот период не оплачивают;
3) установить простой с оплатой в размере не меньше 2/3 тарифной ставки (оклада).
Документы и сокращения статьи
Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.
АТО — антитеррористическая операция.
