Перш за все нагадаємо, що працівників не можна звільнити за прогул на підставі п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП, якщо вони у зв’язку з небезпекою для їх життя та здоров’я:
• не виходять на роботу через те, що виїхали із зони проведення АТО;
• залишаються в районі проведення АТО, але не можуть вийти на роботу.
Ці обставини розцінюються як відсутність на роботі з поважних причин. Як наслідок, за працівниками мають бути збережені робочі місця та посади.
Такий підхід озвучено Мінсоцполітики в листі від 08.07.14 р. № 7302/3/14-14/13 (коментар до нього див. у «БТ», 2014, № 29, с. 7).
Що ж робити в цьому випадку роботодавцю? Як оформити відсутність працівників на роботі?
Варіантів може бути декілька. Але в будь-якому випадку ставити в табелі обліку використання робочого часу (далі — Табель) прогули ми не рекомендуємо. Адже збереження людського життя і здоров’я — це більш ніж поважна причина нез’явлення на роботу, а отже, про «безповажний» прогул тут не може бути й мови. До того ж працівник у цей період може, наприклад, хворіти чи бути відсутнім з будь-якої іншої причини.
Давайте розглянемо можливі способи виходу з цієї ситуації.
Надаємо відпустку
Мінсоцполітики у згаданому вище листі рекомендує роботодавцям відправляти працівників в оплачувані відпустки та відпустки без збереження зарплати, що надаються як обов’язково, так і за угодою сторін.
Звертаємо увагу! Це рекомендація, а не обов’язкова вимога. Адже якщо взяти ту саму щорічну відпустку, то примусово відправити в неї працівника в будь-який момент і без урахування бажання останнього роботодавець не може. Первісно строк виходу у відпустку узгоджується із працівником у графіку відпусток («БТ», 2014, № 4, с. 37, також див. Шпаргалку бухгалтера «Інструкція для бухгалтера: «Як надати відпустку» у «БТ», 2014, № 21, с. 17). Відповідно, «свободу дій» роботодавець має тільки в межах, «окреслених» у графіку. З відпусткою «за свій рахунок» справа ще складніша.
Так, можна надавати відпустки працівникам, але не проти волі останніх. Виняток — випадок, коли вихід у відпустку у строк, що цікавить роботодавця, було застережено у графіку відпусток (тоді працівника можна відправити у відпустку і без його бажання).
«Які відпустки краще надавати на час проведення АТО?» — запитаєте ви.
Та будь-яку відпустку, на яку працівник має право, — щорічну основну, додаткову (у тому числі соціальну) або відпустку «за свій рахунок». Але при цьому не забувайте дотримуватися вимог Закону про відпустки та КЗпП.
Нагадаємо, що тривалість щорічної основної відпустки за відпрацьований робочий рік має становити не менше 24 календарних днів (ст. 6 Закону про відпустки, ст. 75 КЗпП). Залежно від характеру виконуваної роботи та обійманої посади окремим працівникам щорічна основна відпустка може надаватися тривалістю до 56 календарних днів.
Триваліші строки щорічної основної відпустки встановлено як самим Законом про відпустки (зокрема, його статтею 6), так й іншими нормативно-правовими актами.
За загальним правилом право працівника на щорічну відпустку повної тривалості в перший рік роботи настає після закінчення 6 місяців безперервної роботи на підприємстві. Виняток — категорії працівників, перелічені у ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки. Вони мають право отримати щорічну відпустку повної тривалості до закінчення 6-місячного строку роботи на підприємстві.
Якщо працівник не належить до пільгових категорій та бажає піти у відпустку до закінчення 6-місячного строку, роботодавець може надати йому відпустку, тривалість якої визначатиметься пропорційно відпрацьованому часу на підприємстві.
Щорічні відпустки повної тривалості за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року.
Пам’ятайте також про те, що деяким категоріям працівників роботодавець зобов’язаний надати відпустку в будь-який зручний для них час. Перелік таких працівників закріплено в ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки та в інших законодавчих актах — зокрема, у п. 22 ч. 1 ст. 20, п. 1 ч. 1 ст. 21 і п. 3 ч. 3 ст. 31 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 р. № 796-XII, ст. 5 Закону України «Про соціальний захист дітей війни» від 18.11.04 р. № 2195-IV, ч. 1 ст. 13 Закону України «Про донорство крові та її компонентів» від 23.06.95 р. № 239/95-ВР.
Окрім щорічної основної відпустки, деяким працівникам може бути надано щорічну додаткову відпустку за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці тривалістю до 35 календарних днів (ст. 7 Закону про відпустки), додаткову відпустку за особливий характер праці (ст. 8 Закону про відпустки) чи іншу додаткову відпустку, передбачену законодавством.
Увага! Загальна тривалість щорічної основної та додаткової відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів (ст. 10 Закону про відпустки).
У Табелі період щорічної основної відпустки позначають літерним кодом «В» (або цифровим — «08»), а період щорічної додаткової відпустки — літерним кодом «Д» (або цифровим — «09»).
Правильно оформити надання працівнику щорічної відпустки та розрахувати відпускні вам допоможе рубрика «Шпаргалка бухгалтера» у «БТ», 2014, № 21, с. 17.
Тепер давайте поговоримо про відпустки без збереження зарплати.
Працівники, яким цей вид відпустки надають за їх бажанням обов’язково, перелічені у ст. 25 Закону про відпустки. Такі працівники мають певний соціальний статус чи отримують відпустку при настанні подій, описаних у зазначеній статті.
Стаття 26 Закону про відпустки регламентує порядок надання відпусток «за свій рахунок» за угодою сторін. Цю відпустку (за сімейними обставинами або з інших причин) може взяти будь-який працівник на строк не більше 15 календарних днів на рік.
Важливо! Відправити працівників у відпустку «за свій рахунок» можна виключно за їх бажанням. В односторонньому порядку зробити це роботодавець не має права.
Таким чином, для того щоб скористатися цим варіантом, роботодавцю необхідно отримати від працівників заяви про їх добровільний вихід у відпустку без збереження зарплати.
Нюанси надання неоплачуваних відпусток ви знайдете у статті «Відпустка «за свій рахунок»: порядок надання, особливості обліку в розрахунку середньої зарплати» //
«БТ», 2013, № 8, с. 17.
Пам’ятайте! Будь-який вид відпустки може бути надано тільки на підставі заяви самого працівника (виняток — випадок, коли працівник не пише заяву, але строк виходу у відпустку погоджено з ним у графіку відпусток). Тому в разі якщо працівник виїхав із зони проведення АТО, відправити його у відпустку в загальному випадку не вийде. До того ж може виявитися, що деякі працівники вже використали всі належні їм дні відпустки. За таких обставин ви можете вдатися до такого варіанта — оформити відсутність працівників з поважної причини.
Оформляємо відсутність з поважної причини
Якщо працівники не виходять на роботу у зв’язку з тим, що вони покинули зону АТО або не можуть дістатися на роботу, оскільки існує загроза їхньому життю та здоров’ю, можете оформити це як нез’явлення з нез’ясованих причин. У Табелі при цьому проставляють літерний код «НЗ» (або цифровий «28»).
Після того як ситуація в регіоні стабілізується, працівники повернуться на своє колишнє місце проживання і зникне загроза їхньому життю і здоров’ю, такі працівники повинні будуть вийти на роботу і написати пояснювальні записки. У них потрібно буде вказати причини, з яких ці люди були відсутні на роботі.
На підставі цих пояснювальних записок керівник прийме рішення про визнання причин нез’явлення поважними (поставить на пояснювальних позначку на кшталт «Причину нез’явлення на роботу з такого-то числа по таке-то число вважати поважною») і видасть відповідний наказ.
Також потрібно буде внести зміни до Табеля, проставивши у дні відсутності працівників літерний код «І» (або цифровий «30») — інші причини нез’явлень.
Важливо! При такому варіанті дні відсутності працівників на роботі взагалі не оплачують: ні повністю, ні в розмірі 2/3 тарифної ставки, як під час простою (про нього ми поговоримо трохи далі).
Водночас колективним або трудовим договором може бути передбачено збереження частини зарплати працівників у разі нез’явлення на роботу з поважних причин. Але навіть якщо подібних норм немає, ніщо не заважає роботодавцеві видати наказ про збереження за працівниками якоїсь частини зарплати за час їх відсутності на роботі у зв’язку з проведенням АТО.
Період, протягом якого працівники можуть не виходити на роботу у зв’язку з існуванням загрози їхньому життю і здоров’ю, не обмежується. Після того як ця загроза зникне, працівники в розумний строк повинні з’явитися на роботу і надати роботодавцеві пояснювальні записки.
Що стосується документів, які підтверджують поважність причин відсутності на роботі, то в цій ситуації їх, на наш погляд, не буде. Керівник підприємства самостійно прийматиме рішення про визнання (невизнання) причин відсутності на роботі поважними стосовно кожного конкретного працівника тільки на підставі його пояснювальної записки.
А тепер давайте перейдемо до третього способу виходу із ситуації — оформимо призупинення діяльності підприємства як простій.
Оформляємо простій не з вини працівників
Стаття 34 КЗпП визначає простій як призупинення роботи, спричинене відсутністю організаційних або технічних умов, необхідних для виконання роботи, невідворотною силою чи іншими обставинами.
Бойові дії, що відбуваються в районі розташування підприємства, цілком підпадають під визначення невідворотної сили (форс-мажору). Тому в умовах, коли підприємство не може нормально працювати, ви маєте право оформити простій.
Тривалість простою чинним законодавством не обмежується. Керівництво підприємства на власний розсуд, з урахуванням конкретних обставин визначає період простою (тиждень, місяць тощо) та його масштаби — простоює все підприємство чи окремі його підрозділи.
Керівник також вирішує, чи повинні працівники перебувати на своїх робочих місцях під час простою. Як можна зрозуміти із запитання, у регіоні, де знаходиться підприємство, відбуваються бойові дії. У таких умовах навряд чи варто зобов’язувати працівників приходити на роботу.
Зауважте! Мінсоцполітики в листі від 11.08.14 р. № 8946/0/14-14/13 висловилося проти оформлення простою в умовах, коли працівники не можуть вийти на роботу на підприємство, розташоване в зоні АТО. Однак Федерація профспілок України вважає, що в цій ситуації у роботодавця є всі підстави для оголошення простою (докладніше — у «БТ», 2014, № 35, с. 9).
Щоб правильно оформити простій, вам потрібно:
1) скласти акт простою в довільній формі із зазначенням причин простою;
2) видати наказ (розпорядження) про оголошення простою. У ньому слід зазначити причини простою; необхідність відсутності працівників на робочих місцях під час простою; дату початку простою. Також потрібно визначити, коли закінчиться простій (наприклад, після врегулювання збройного конфлікту, коли не буде загрози життю та здоров’ю працівників), і розписати порядок його оплати;
3) у Табелі простій позначають літерним кодом «П» (або цифровим — «23»).
Пам’ятайте, що на період простою працівників не звільняють. Вони продовжують значитися у штаті підприємства. Мало того, простій оплачують із розрахунку 2/3 тарифної ставки встановленого працівникові розряду або посадового окладу (ст. 113 КЗпП).
Докладніше про оформлення простою, податковий та бухгалтерський облік виплат ви можете дізнатися зі статті «Лихо приходить не одне». Призупиняємо роботу підприємства внаслідок форс-мажору» // «БТ», 2014, № 23, с. 28.
На закінчення розглянемо кілька прикладів заповнення ЄСВ-звіту за ф. № Д4.
Приклад 1. Працівник підприємства — інвалід II групи з 01.09.14 р. по 30.09.14 р. перебував у відпустці без збереження зарплати на підставі п. 7 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки. Чи потрібно на цього працівника заповнювати таблицю 6 ф. № Д4?
Так, потрібно. Незважаючи на те, що у вересні працівнику не нараховувалися будь-які виплати, на нього слід заповнити рядок у таблиці 6 звіту за ф. № Д4 за вересень 2014 року. У ньому потрібно вказати кількість календарних днів, протягом яких працівник перебував у трудових відносинах із підприємством (графа 15), а також кількість календарних днів, протягом яких працівник перебував у неоплачуваній відпустці (графа 14).
Приклад заповнення таблиці 6 ф. № Д4 для цієї ситуації див. на рис. 1.
Рис. 1. Приклад заповнення таблиці 6 ф. № Д4 — працівник увесь місяць перебував у відпустці без збереження зарплати
Вважаємо, що в такому самому порядку слід заповнювати таблицю 6 ф. № Д4 і в разі, коли ви оформляєте відсутність працівників на роботі з поважної причини.
Приклад 2. З метою збереження життя і здоров’я працівників на час проведення АТО керівництво підприємства з 10:00 01.09.14 р. встановило простій, що виник не з вини працівників. Простій закінчиться тоді, коли зникнуть обставини, що загрожують життю та здоров’ю працівників.
Що потрібно врахувати при заповненні ф. № Д4, якщо протягом усього вересня на підприємстві був простій?
Оскільки оплату простою віднесено до додаткового фонду оплати праці (п.п. 2.2.12 Інструкції зі статистики зарплати від 13.01.04 р. № 5), «простійні» виплати підпадають під поняття зарплати та обкладаються ПДФО та ЄСВ за зарплатними правилами. Відповідно в таблиці 6 ЄСВ-звіту за ф. № Д4 оплату простою необхідно показувати як звичайну зарплату.
Припустимо, посадовий оклад начальника відділу кадрів дорівнює 4750,00 грн. Тоді зарплата в разі простою становитиме 3166,67 грн. (4750,00 грн. х 2/3). На «простійну» виплату потрібно нарахувати ЄСВ за ставкою, що залежить від класу професійного ризику виробництва, установленого для підприємства, а також провести утримання:
• ЄСВ у сумі 114,00 грн. (3166,67 грн. х 3,6 %);
• ПДФО у сумі 457,90 грн. ((3166,67 грн. - 114,00 грн.) х 15 %);
• військового збору в розмірі 47,50 грн. (3166,67 грн. х 1,5 %).
Таблицю 6 ЄСВ-звіту за ф. № Д4 заповнюють так, як показано на рис. 2.
Рис. 2. Приклад заповнення таблиці 6 ф. № Д4 — протягом усього звітного місяця на підприємстві було встановлено простій
Висновки
-
Оформити відсутність працівників на робочих місцях на період проведення АТО можна декількома способами:
1) надати працівникам оплачувані та/або неоплачувані відпустки. Будь-яку з цих відпусток надають за заявою працівника. Виняток — випадок, коли вихід у відпустку в строк, що цікавить роботодавця, було застережено у графіку відпусток (тоді працівника можна відправити у відпустку і без його бажання);
2) оформити як відсутність на роботі з поважної причини. Цей період не оплачують;
3) установити простій з оплатою в розмірі не менше 2/3 тарифної ставки (окладу).
Документи і скорочення статті
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
АТО — антитерористична операція.
