Прежде чем ответить на главный вопрос «как лучше», познакомимся ближе с каждым из возможных вариантов.
Арендный пакет документов
Аренда — это пользование имуществом за деньги. Отличный вариант, если нет возможности купить авто, а использовать его планируете регулярно. Существенный плюс: «за баранкой» может сидеть любой сотрудник, а не только владелец. При этом использовать авто в личных целях работник не может.
Кстати, такой вариант предполагает небольшой пакет сопроводительных документов. Судите сами.
1. Договор аренды. К оформлению договора аренды транспортного средства с физическим лицом законодательство предъявляет серьезные требования: такой договор должен быть заключен в письменной форме и обязательно заверен нотариально (ст. 799 ГКУ).
Обычно у нотариусов уже есть заготовки договоров, но вы вправе добавить и свои условия аренды. Подробно о договоре аренды транспортного средства с физлицом вы можете почитать в «БН», 2015, № 24, с. 30. Заметим, что в таком договоре обязательно должны быть указаны:
- предмет аренды (прописывают марку, модель авто, год выпуска, регистрационный номер, технические особенности и прочие данные);
- срок действия договора;
- размер арендной платы, форма и порядок ее выплаты (ежемесячно, раз в квартал, авансом, наличными и т. д.);
- права и обязанности сторон. Так, именно арендатор обязан поддерживать авто в надлежащем техническом состоянии и покрывать расходы, связанные с его использованием, в том числе с уплатой налогов и других платежей (ст. 801 ГКУ). Кроме того, арендатор компенсирует убытки, связанные с утратой или повреждением авто и причиненные по его вине (ст. 803 ГКУ). А вот страховку в общем случае платит арендодатель, хотя если договоритесь (и пропишете это в договоре) — можете и такие расходы взять на себя, причем как «автогражданку», так и КАСКО.
2. Копия справки по ф. № 4-ОПП от нотариуса. Этот документ понадобится, если именно арендатор оплачивает услуги нотариуса (а обычно так и бывает). Напоминаем: при выплате дохода самозанятому лицу, в том числе нотариусу, чтобы не удерживать и не уплачивать НДФЛ, ЕСВ и ВС, нужно иметь копию справки по ф. № 4-ОПП ( п. 178.5 НКУ). Такая справка есть? Тогда просто отражайте в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ (с признаком «157») сумму вознаграждения и все.
3. Акт приемки-передачи авто в аренду в произвольной форме. Такой документ составляют в двух экземплярах. После подписания один из них передаете арендодателю. Кстати, возврат автомобиля работнику после окончания срока аренды оформляют аналогичным актом.
4. Акт предоставленных арендных услуг. На его основании вы спокойно будете начислять арендные платежи и относить их в расходы. Форма акта произвольная. Обычно указывают период, за который начислена арендная плата, сумму и другие обязательные реквизиты первичного документа.
Как видите, «узаконить» арендные отношения не так уж и сложно. Но мы еще не изучили второй вариант оформления такой сделки. Возможно, он лучше? Разбираемся с ним.
«Сопроводиловка» на компенсацию
Такой вариант практикуют, если автомобиль нужен от случая к случаю и в рабочее время. Формально он заключается в следующем: понадобился «стальной конь» — позаимствовали у работника — компенсировали износ. И вот тут есть интересные моменты.
Во-первых, авто используется работником по принципу «в пределах рабочего времени — для нужд предприятия, вне рабочего времени — для личных целей».
Во-вторых, работник должен использовать автомобиль для выполнения своих служебных обязанностей (т. е. сам находится за рулем такого авто). К таким выводам подталкивает ст. 125 КЗоТ. В ней указано, что работник имеет право получить компенсацию за использование своего инструмента для нужд предприятия. Другими словами, предприятие не может предоставить право управления транспортным средством другому физлицу, как при аренде.
Дебаты на тему «авто — это не инструмент» опустим, поскольку уже даже налоговики (известные консерваторы!) признают такой вариант оплаты за пользование автомобилем работника (категория 103.04 ЗІР ГФСУ, письмо ГУ Миндоходов в г. Киеве от 22.08.14 г. № 7720/10/26-1517-01-07).
Напоминаем: компенсации подлежит только износ (амортизация).
Как же оформить такой вариант пользования транспортным средством? Строгих предписаний законодательство не содержит. Но тем хуже, поскольку нюансов хватает и последствия неправильного оформления могут быть весьма неприятны. Итак, перечислим «бумаги», без которых не обойтись.
1. Заявление работника или специальный договор. Что станет основой «автоотношений» с работником, зависит от коллективного договора. Если в нем предусмотрена возможность использования имущества работников (в том числе транспортного средства) для нужд предприятия с выплатой компенсации, то достаточно заявления от работника. Если нет, то лучше составить договор об использовании автомобиля для нужд предприятия. Заметьте: нотариально такой договор заверять не нужно.
2. Приказ (распоряжение) руководителя о выплате работнику компенсации за использование личного автомобиля для хознужд предприятия. В приказе указывают оценочную стоимость авто и прилагают акт экспертной оценки, другие документы, подтверждающие стоимость автомобиля (договор купли-продажи, чек и т. п.) (понадобится для расчета суммы компенсации износа). Напоминаем: при таком варианте предприятие не обязано покрывать расходы на ремонт и техобслуживание автомобиля.
Кроме того, в приказе определяют цель и продолжительность использования авто, нюансы начисления и выплаты компенсации.
3. Первичные документы, подтверждающие использование автомобиля для нужд предприятия. В частности, путевые листы, отчеты об использовании автомобиля в хозяйственных целях (в произвольной форме), справки и т. д.
Итак, подытожим. Вариант с компенсацией износа имеет право на жизнь. С одной стороны, при таком варианте не надо оформлять договор нотариально (и «попадать» на дополнительные расходы, связанные с его оформлением). С другой — больше сложностей с расчетами и всяческими подтверждениями.
Мы бы рекомендовали все же отдать предпочтение арендным отношениям. Хотя бы потому, что их документальное оформление законодательно урегулировано.
Аренда VS компенсация:
учетная дуэль
Как мы уже установили, по части оформления небольшой «перекос» в сторону аренды прослеживается. А что же в учете? Разберемся и с этим вопросом (см. таблицу на с. 41).
Пользование автомобилем работника: учетные нюансы
| 1 | 2 | 3 |
| Показатель | Аренда | Компенсация износа |
| 1 | 2 | 3 |
| Бухгалтерский учет | На забалансовом счете 01 учитываете стоимость автомобиля, указанную в договоре аренды. После окончания договора аренды и возврата автомобиля работнику забалансовый счет закрывают. Расходы на уплату арендных платежей отражают на счетах 91, 92, 93 или 94 — в зависимости от того, где используется автомобиль. Если арендная плата уплачена вперед за несколько месяцев (кварталов), то сначала такую сумму отражайте на счете 39 и только по мере начисления списывайте на расходы периода | Расходы на выплату компенсации учитывают на счетах 91, 92, 93 и 94 в зависимости от функционального назначения транспортного средства |
| Налог на прибыль | Ориентируйтесь на правила бухучета | Ориентируйтесь на правила бухучета ( П(С)БУ 16 «Расходы») |
| НДС | Операции по получению автомобиля в аренду и его возврату не являются объектом обложения НДС ( п.п. 196.1.2 НКУ) | Компенсация износа авто работнику предприятия не подпадает под объект налогообложения ( п. 185.1 НКУ) |
| ЕСВ | На сумму арендной платы ЕСВ не начисляют | На сумму компенсации ЕСВ не начисляют |
| НДФЛ | Облагается НДФЛ по ставке 15 (20) % ( п.п. 164.2.5 НКУ). Внимание! С предельной величиной 12180 грн. В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ на такого работника заполняйте две строки: в одной указывайте зарплату (с признаком «101»), в другой — арендную плату | Облагается НДФЛ как дополнительное благо ( п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ). Для целей применения ставки 20 % с пределом В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ без сюрпризов: отражайте такой доход с признаком «126» |
| ВС | С 01.01.15 г. с арендной платы удерживают ВС | С начисленной суммы компенсации удерживайте ВС по ставке 1,5 % |
| (1) Внимание! Налоговики изменили свое мнение (см. консультацию в категории 103.25 ЗІР ГФСУ). Ранее они хотели видеть такой доход с признаком «102». | ||
Как видите, в учете радикальных отличий нет. Поэтому ответ на вопрос «как лучше оформить» теперь очевиден: лучше — арендный договор. Он дает больше «свободы» работодателю-арендатору. Но и такой вариант, как компенсация износа, не возбраняется.
Выводы
- При аренде автомобиля у работника заключают договор в письменной форме, который удостоверяют нотариально.
- Компенсация износа выплачивается на основании заявления работника и приказа (распоряжения) руководителя.
- И арендная плата, и компенсация износа, выплачиваемые работнику, облагаются НДФЛ и ВС. А вот ЕСВ с таких выплат не взимают.
Документы и сокращения статьи
П(С)БУ 16 «Расходы» — Положение (стандарт) бухгалтерского учета 16 «Расходы», утвержденное приказом Минфина от 31.12.99 г. № 318.
Перечень № 1170 — Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.10 г. № 1170.
НДФЛ — налог на доходы физических лиц.
ВС — военный сбор.
ЕСВ — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.
