«Соцпакетным» работодателям посвящается: транспорт к станку и обратно

В избранном В избранное
Печать
Клыженко Яна, эксперт по вопросам оплаты труда, Белова Наталья, налоговый эксперт
Бухгалтерская неделя Октябрь, 2015/№ 41
Нынче многие работодатели хвастаются «полным соцпакетом». Но большинство из них под этим заманчивым для будущего работника словом понимают отпуска, больничные и декретные. То есть всего лишь государственные гарантии, которые работодатель обязан выполнять по-любому. Что же такое настоящий соцпакет? — спросите вы. Это, в частности, бесплатное жилье, питание, абонементы в спортклубы и, конечно же, доставка сотрудников к месту работы. Этим могут похвастаться лишь немногие украинские работодатели. Если ваше предприятие из их числа, то эта статья для вас!

Трансфером работников до места работы и обратно уже никого не удивишь. Как правило, это один из «соцпакетных» бонусов, которые предлагают предприятия, чьи производственные мощности расположены за чертой города или в местах с плохой транспортной развязкой. Происходит это обычно так. Выбирают «точку сборки» и оттуда в определенное время стартуют стройными рядами. Соответственно, после окончания трудового дня работников организованно возвращают к изначальному пункту отправления.

Вы тоже решили организовать доставку кадров? Тогда вам пригодятся наши основные заметки по этой теме. Кстати, еще парочку неплохих идей «в довесок» предлагаем совершенно бесплатно. А начнем с классики, когда работодатель организует проезд работников за свой счет.

Ковер-самолет для работников: нюансы организации «полетов»

Что касается организации, то вариантов тут немного: или обзавестись для этих нужд собственным транспортным средством (например, автобусом), или нанимать перевозчика. Выбор — за работодателем.

При этом у работодателей, осуществляющих доставку работников служебным транспортом (в частности, на автобусах), часто возникает вопрос: а нужно ли получать для этого лицензию? Сейчас устраним неопределенность.

Действительно, согласно п. 24 ст. 7 Закона о лицензировании лицензированию подлежит, в частности, перевозка пассажиров автомобильным транспортом. Такое же условие содержится и в ст. 9 Закона об автотранспорте.

Но! Деятельность предприятия по развозке сотрудников на работу (с работы), по нашему мнению, не подлежит лицензированию. И вот почему. Указанные законы говорят о предоставлении услуг по перевозке пассажиров автомобильным транспортом. В свою очередь, согласно ст. 1 Закона об автотранспорте услуга по перевозке пассажиров или грузов определена как перевозка пассажиров или грузов транспортными средствами на договорных условиях с заказчиком услуги за плату. Ни договора, ни платы в ситуации с доставкой работников служебным транспортом нет, а значит, данная операция не считается услугой по перевозке пассажиров в понимании Закона об автотранспорте. В связи с этим требования о лицензировании на рассматриваемую деятельность не распространяются.

Какие налоги платить?

Налоговый «круиз» начнем с нюансов взимания НДФЛ, ВС и ЕСВ. А вот об НДС и налоге на прибыль поговорим отдельно — в самом конце статьи.

Итак, если работодатель организует бесплатную доставку сотрудников на работу (с работы), то формально у них возникает доход в форме дополнительного блага ( абз. «е» п.п. 164.2.17 НКУ). Но! Если доставка не персонифицирована, то о доходах конкретных работников не может быть и речи (а значит, НДФЛ не удерживаем). При этом работодатель не выполняет функций налогового агента и в этой части Налоговый расчет по форме № 1ДФ не заполняет.

Полагаем, вы уже догадались, что и ВС в этом случае также удерживать не нужно.

А что же с ЕСВ? Его тоже нет. Кроме отсутствия персонификации, приведем еще один аргумент. В соответствии с  п. 3.21 Инструкции № 5 расходы на перевозку работников к месту работы (как собственным, так и арендованным транспортом) в фонд оплаты труда не включаются (кроме заработной платы водителей, но сейчас не об этом).

Кстати, об арендованном транспорте. Если договор перевозки заключен с юрлицом, то для вас вопросы с НДФЛ, ВС и ЕСВ отпадают сами собой (что в этом случае будет с расходами и НДС, читайте в последнем разделе статьи).

Если же ваш перевозчик является предпринимателем-общесистемщиком, то для необложения его дохода НДФЛ, ВС и ЕСВ рекомендуем получить копию извлечения из ЕГР.

Этот документ поможет убить всех зайцев. А вот для неудержания НДФЛ и ВС с дохода единоналожника достаточно наличия сведений о нем в Реестре плательщиков единого налога. Однако для неудержания ЕСВ копию извлечения из ЕГР все равно получать необходимо.

Не забывайте, что сумму выплаченного предпринимателю-перевозчику дохода придется указать в разделе І Налогового расчета по форме № 1ДФ с признаком «157».

Как отразить бесплатную доставку работников в бухучете, покажем в табл. 1.

Таблица 1. Бесплатная доставка сотрудников на работу/с работы

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн.

Дт

Кт

I. Доставка работников служебным транспортом

1

Покупка/использование ГСМ

1.1

Выданы средства под отчет для покупки ГСМ

372

301

1800

1.2

Получены ГСМ от подотчетного лица (составлен отчет)

203

372

1500

1.3

Отражен налоговый кредит

641

372

300

1.4

Списаны ГСМ на расходы (на основании путевого листа)

91, 93, 949

203

280

2

Амортизация

2.1

Начислена амортизация за месяц

91, 93, 949

131

500

3

Зарплата водителя

3.1

Начислена заработная плата водителю (условно)

91, 93, 949

661

3280

3.2

Начислен ЕСВ (37 % — условно)

91, 93, 949

651

1213,60

3.3

Удержан ЕСВ (3,6 %)

661

651

118,08

3.4

Удержан НДФЛ (15 %)

661

641/НДФЛ

474,29

3.5

Удержан ВС (1,5 %)

661

642

49,20

3.6

Уплачен ЕСВ (37 % + 3,6 %)

651

311

1331,68

3.7

Уплачен НДФЛ

641/НДФЛ

311

474,29

3.8

Уплачен ВС

642

311

49,20

3.9

Выплачена зарплата водителю на карточку

661

311

2638,43

II. Доставка работников перевозчиком-ФЛП(1) (в том числе единоналожником)

1

Составлен акт оказанных услуг

91, 93, 949

631

1700

2

Перечислена перевозчику оплата транспортной услуги

631

311

1700

(1) Будем считать, что предприниматель предоставил требуемые документы, о которых речь шла выше, позволяющие не удерживать с него НДФЛ, ВС и ЕСВ.

 

А теперь, как и обещали, рассмотрим «бонусные» варианты доставки работников. Они более хлопотные, но тоже имеют право на жизнь.

Оплаченный билет — налогам привет

Для начала поговорим о компенсации работникам стоимости проезда на основании предъявляемых ими документов (билетов, чеков пополнения карточек метрополитена и т. д.). «Минус» очевиден: кипы подтверждающих документов. К тому же нужны четкие инструкции: как быть, если работник потерял (забыл взять) билет, как подтвердить фактические расходы? Тут работодатель устанавливает свои порядки. А что насчет налогообложения такой компенсации?

По традиции начнем с НДФЛ, ВС и ЕСВ, а «прибыльные» и «НДСные» нюансы вы сможете изучить в конце статьи.

Сумму компенсации работникам стоимости проезда на работу (с работы) следует рассматривать в качестве одной из составляющих оплаты труда ( п.п. 2.3.4 Инструкции № 5).  Это значит, что такие выплаты будут считаться зарплатой с соответствующим налогообложением.

Компенсация стоимости проезда работнику в сумме, подтвержденной соответствующими документами, является для него «чистым» доходом.

Следовательно, для исчисления базы обложения НДФЛ и ВС необходимо применить «натуральный» коэффициент ( п. 164.5 НКУ). Напоминаем, что отдельный спецкоэффициент для ВС определять не нужно — это не предусмотрено НКУ.

Не забывайте, что база обложения НДФЛ определяется за вычетом ЕСВ и НСЛ (при наличии права на нее), а ВС удерживают с «грязного» дохода. Также сумму компенсации учитывают при определении базы налогообложения с целью применения ставок 15  и 20 %.

Поскольку речь идет о зарплате, то сумму возмещения работнику стоимости проезда в разделе I формы № 1ДФ отражают с признаком дохода «101». Не забудьте соответствующие суммы отразить и в «военносборном» разделе II этой формы.

Что касается сроков перечисления налога в бюджет, то, если компенсация выплачивается наличностью из кассы работодателя, НДФЛ и ВС необходимо перечислить не позднее следующего банковского дня после такой выплаты ( п.п. 168.1.4 НКУ). В остальных случаях НДФЛ и ВС нужно перечислить во время выплаты компенсации ( п.п. 168.1.2 НКУ).

Поскольку сумма компенсации работникам стоимости проезда включается в фонд оплаты труда, то в составе заработной платы она подлежит обложению ЕСВ в части начислений и удержаний. В бухгалтерских документах, являющихся основанием для начисления ЕСВ, сумма компенсации будет отражена с учетом «натурального» коэффициента, поэтому базу обложения ЕСВ необходимо также определять с учетом такого коэффициента.

Пример. Заработная плата главного бухгалтера за месяц составила 5800 грн. Фактическая сумма компенсации проезда составляет 294 грн.

Для определения базы налогообложения к этой сумме необходимо применить «натуральный» коэффициент. В связи с этим база составит 345,88 грн. (294 грн. х 1,176471). Эту сумму отражают в бухучете.

Причем для расчета НДФЛ начисленную сумму компенсации нужно уменьшить на ЕСВ в части удержаний. А вот для расчета суммы ВС берут «грязную» сумму дохода без уменьшения на ЕСВ.

Для упрощения примера рассмотрим только отражение в бухучете компенсации стоимости проезда.

Таблица 2. Компенсация админперсоналу стоимости проезда

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн.

Дт

Кт

1. Начислен доход в виде компенсации стоимости проезда

92

661

345,88

2. Начислен ЕСВ (37 % — условно)

92

651

127,98

3. Удержан ЕСВ (3,6 %)

661

651

12,45

4. Удержан НДФЛ (15 %)

661

641/НДФЛ

50,01(1)

5. Удержан ВС (1,5 %)

661

642

5,19

6. Уплачен ЕСВ

651

311

140,43

7. Уплачен НДФЛ

641/НДФЛ

311

50,01

8. Уплачен ВС

642

311

5,19

9. Выплачена сумма компенсации стоимости проезда

661

301

278,23

(1) Сумма дохода главного бухгалтера вместе с зарплатой не превышает 10-кратного размера минзарплаты на 1 января налогового года (в 2015 году — 12180 грн.), поэтому ставка НДФЛ составила 15 %.

 

Заливай полный бак — шеф платит

Довольно часто работники добираются на работу на личном транспорте. Особенно это распространено среди «белых воротничков». В такой ситуации можно компенсировать работнику стоимость ГСМ. Что с НДФЛ, ВС и ЕСВ в этом случае? Сейчас узнаем.

Поскольку суммы компенсации работникам ГСМ включаются в фонд оплаты труда (основания для такого вывода есть в  п.п. 2.3.4 Инструкции № 5), то они подлежат обложению НДФЛ и ВС в составе зарплаты. При этом для определения базы налогообложения в данном случае необходимо применять «натуральный» коэффициент (см. выше).

Помните, что в этом случае база обложения НДФЛ определяется за вычетом ЕСВ и НСЛ (при наличии права на нее), а ВС «берут» с «грязной» суммы. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ сумма компенсации ГСМ отражается с признаком дохода «101». Сумма компенсации и ВС с нее «засветятся» и в разделе II этой формы в соответствующих графах.

Сумма компенсации работникам ГСМ облагается ЕСВ в составе зарплаты. Базу обложения ЕСВ определяют с учетом «натурального» коэффициента.

В бухгалтерском учете компенсация стоимости ГСМ отражается так же, как и компенсация стоимости проезда (см. табл. 2 на с. 36).

Прибыльно-НДСные нюансы

Бухгалтерский (он же — налоговоприбыльный) учет. Выше мы с вами определились, что расходы на перевозку работников к месту службы и обратно (как собственным, так и арендованным транспортом) не персонифицируются и в фонд оплаты труда не включаются (кроме заработной платы водителей, что и так очевидно).

В бухучете такие «перевозочные» расходы предприятие признает в том отчетном периоде, в котором их осуществило. Их отражают по дебету счетов 91 «Общепроизводственные расходы», 93 «Расходы на сбыт», 949 «Прочие расходы операционной деятельности».

С бухучетом разобрались. Интересно, как решается вопрос с налогом на прибыль? Тоже очень просто — здесь с 01.01.15 г. с бухучетом никаких расхождений и никаких корректировок финрезультата по разд. III НКУ. Будь вы хоть малодоходный плательщик (ваш прошлогодний доход (начиная с 2015 года) — не более 20 млн грн.), хоть высокодоходник (ваш доход — более 20 млн грн.), поступаете так, как предписывают бухгалтерские правила.

И не беспокойтесь о хоз/нехозокраске этих затрат. Во-первых, она с 2015 года абсолютно не важна. А во-вторых, даже в дореформенное время контролеры полностью соглашались с хозяйственностью «перевозочных» расходов предприятия*, правда, если:

1) необходимость таких перевозок предусмотрена коллективным или трудовым договором;

2) в наличии есть документы, подтверждающие связь такой перевозки с хоздеятельностью налогоплательщика. Имеются в виду: приказ руководства предприятия, путевые листы и т. д. (при перевозке собственным транспортом), договор о предоставлении услуг по перевозке, акт приема-передачи услуг или любой другой документ, подтверждающий фактическое предоставление услуг (при перевозке сторонним лицом — перевозчиком).

* См. утратившую с 01.01.15 г. силу консультацию из подкатегории 502.07.04 ЗІР ГФСУ.

НДС. В плане НДС тоже все без проблем.

Все суммы «входного» НДС по «перевозочной» операции вы включаете в свой налоговый кредит, не беспокоясь о ее статусе — «хоз» или «нехоз», ибо так велит п. 198.3 НКУ.

А как рассуждать дальше? Да очень просто, ведь выше мы уже доказали, что такая операция связана с вашей хоздеятельностью. Поэтому никакие последующие компенсации налогового кредита НДС-обязательствами по «нехозяйственному» п.п. «г» п. 198.5 НКУ вам не грозят.

А как складывается ситуация, если работодатель компенсирует работникам суммы, потраченные ими на проезд (в том числе и собственным автотранспортом)? Если такая компенсация предусмотрена коллективным или трудовым договором в разделе «Оплата труда», то в целях налогообложения прибыли эти суммы попадают в расходы предприятия, а в целях НДС — проходят мимо и налогового кредита, и налоговых обязательств.

Вот и все перевозочно-учетные тонкости. Желаем вам доброго пути и зеленого света во всех делах!

Выводы

  • Деятельность предприятия по развозке сотрудников не подлежит лицензированию.

  • Стоимость доставки работников на работу (с работы) не персонифицируется и не облагается НДФЛ, ВС и ЕСВ.

  • Компенсация работникам стоимости проезда (на основании предъявляемых ими документов) или ГСМ для личного авто считается зарплатой с соответствующим налогообложением.

  • В Налоговом расчете по форме № 1ДФ отражают только персонифицированные доходы.

  • Затраты на доставку работников попадают в расходы того отчетного периода, в котором их осуществили.

  • Компенсация работникам сумм, потраченных ими на проезд, не затрагивает ни налоговый кредит по НДС, ни налоговые обязательства.

Документы статьи

Закон о лицензировании — Закон Украины «О лицензировании видов хозяйственной деятельности» от 02.03.15 г. № 222-VIII.

Закон об автотранспорте — Закон Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.01 г. № 2344-III.

Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.04 г. № 5.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить