Командировки: подтверждаем расходы

Электронный автобусный билет

Предприятие заплатило по безналу за электронный билет на автобус для командированного работника. Возвратившись из командировки, он приложил к Отчету, среди прочего, и распечатку этого билета на обычном листе бумаги. Может ли эта распечатка служить оправдательным документом для отражения командировочных расходов в учете предприятия (в части стоимости такого билета)? Возникают ли отрицательные налоговые последствия для самого работника?

«Электронные» автобусные перевозки законодательно не урегулированы*. Если вы рискнете «по Интернету» отправиться в командировку именно на автобусе, то вам нужно будет выполнить ряд шагов.

* Детали вы найдете в «БН», 2016, № 12, с. 28.

Шаг 1. Выбрать необходимый рейс и проверить наличие мест в автобусе.

Шаг 2. Оплатить билет на автобус при помощи платежной системы. При этом возможны два варианта оплаты:

• с личной платежной карты работника или корпоративной карты предприятия, выданной ему как доверенному лицу, — и тогда такой работник становится подотчетником, который обязан по завершении командировки подать в установленные сроки Отчет;

• безналом с текущего счета предприятия — и тогда отчитываться за такой платеж путем предоставления Отчета работник, в принципе, не обязан (ведь наличных под отчет он не получал), но подтвердить должным образом реальность договора перевозки ему все же необходимо.

Шаг 3. Получить ваучер (бланк заказа), подтверждающий факт оплаты и резервирования места в автобусе.

Имейте в виду: сесть на автобус по такому ваучеру нельзя. За исключением случая, когда вы приобретаете электронный автобусный билет непосредственно от перевозчика. Тогда на таком билете будет указано, что он дает право на посадку в автобус. В других случаях ваучер (бланк заказа) нужно обменивать на билет в кассе автовокзала, с которого отправляется автобус.

Судя по всему, в рассматриваемой ситуации работник имел на руках электронный автобусный билет, дающий право на посадку на автобус, и потому не позаботился о его обмене в кассе автостанции. Какие же последствия повлечет за собой эта его беспечность?

Согласно ч. 2 ст. 910 ГКУ документом, подтверждающим заключение договора перевозки пассажира, является билет. Формы билетов на автотранспорте утверждены приказом Минтранссвязи от 25.05.06 г. № 503 (ср. ). Только билет на автобус, который соответствует одной из типовых форм, утвержденных этим приказом, может подтвердить расходы предприятия, понесенные в связи с проездом командированного работника.

Использование для подтверждения таких расходов произвольной формы автобусного электронного билета, распечатанного на обычном листе бумаги, не допускается. И тот факт, что работник не получал денег под отчет на покупку электронного билета на автобус (предприятие само купило ему этот билет по безналу), ситуацию не спасает. Ведь закрыть дебиторскую задолженность, появившуюся в учете предприятия после предоплаты за автобусный электронный билет, как-то надо. А единственным документом, подтверждающим реальность выполнения договора перевозки, является билет установленной формы. К сожалению, его-то как раз и нет. Что делать в таком случае?

По нашему мнению, предприятие вправе возложить материальную ответственность за непредоставление необходимого документа на командированного работника. Причем эта ответственность не должна ограничиваться его средним заработком, а может быть взыскана в полном объеме. Основание для такого вывода дает п. 2 ст. 134 КЗоТ, согласно которому работники несут полную материальную ответственность, если имущество и другие ценности были получены ими под отчет по разовой доверенности или по другому разовому документу.

В рассматриваемой ситуации таким разовым документом является электронный билет определенной стоимости, взамен которого работник должен был предоставить автобусный билет установленного образца.

Если нанесенный ущерб с работника взыскан не будет, то его сумма будет рассматриваться как дополнительное благо и облагаться НДФЛ и военным сбором с применением «натурального» коэффициента.

Поэтому при приобретении электронного билета на автобус нужно сразу проинструктировать работника по поводу обмена его на бумажный билет.

Утеряна подтверждающая командировочная первичка

Работник, направленный в командировку по территории Украины, потерял первичные документы, подтверждающие понесенные в командировке расходы. Как быть в этой ситуации?

Начнем с того, что НКУ прямо требует документальное подтверждение:

• связи командировочных расходов с хоздеятельностью предприятия ( абзац пятнадцатый п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ);

• фактических расходов, в частности, на проезд, проживание и пр. ( абзацы второй и третий п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ);

• количества дней, за которые выплачиваются суточные ( абзац пятый п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ).

Давайте посмотрим, обязательно ли прилагать к Отчету именно оригиналы подтверждающих документов или это могут быть дубликаты?

Если говорить о расчетных документах, то ни Закон об РРО, ни Положение № 637 не допускают возможности оформления (выдачи) дубликата взамен утраченного расчетного документа. Категорически против этого и налоговики (относительно чеков РРО — см. категорию 109.10 ЗІР ГФСУ, относительно приходных кассовых ордеров — см. категорию 109.15 ЗІР ГФСУ).

По другим подтверждающим документам ситуация несколько отличается. Обратите внимание, что в п. 44.5 НКУ в случае утраты первичных документов на плательщика возлагается обязанность их восстановить. А восстановить оригинал документа можно только в виде дубликата, ведь двух оригиналов быть не может. Значит, НКУ таки допускает использование дубликата как полноценного подтверждающего документа.

Напоминаем, что согласно п. 3.14 ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» дубликат оригинала — это повторно оформленный служебный документ для использования вместо утраченного оригинала, имеющий такую же юридическую силу. И кстати, во времена выписки бумажных налоговых накладных даже в отношении этого «супердокумента» ВАдСУ признавал правомерность использования дубликата вместо оригинала (см. определение ВАдСУ от 06.06.13 г. № К-13867/10).

Теперь рассмотрим возможность подтверждения дубликатами документов конкретных командировочных расходов.

Проживание. Первичные документы, подтверждающие расходы командированного работника на проживание, названы в абзаце третьем п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Это счета, полученные от гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физлица, в том числе бронированию мест в местах проживания.

Если оплата проживания была произведена по безналу с банковского счета предприятия, то оформить дубликат одного из упомянутых документов не составит труда.

А вот если проживание оплачивалось наличными или платежной картой, то необходим еще и соответствующий расчетный документ — чек РРО. Как мы выяснили, оформлять дубликаты расчетных документов законодательство не позволяет. Поэтому даже если работник получит дубликат гостиничного счета, это ситуацию не спасет.

Немного легче, если работник проживал у предпринимателя-единоналожника с годовым доходом менее 1 млн грн., который не применяет РРО. Тогда вместо расчетного документа понадобится документ, подтверждающий статус продавца услуги, и документ, подтверждающий оплату. Думаем, получить дубликаты этих документов будет достаточно легко.

Проезд. Переходим к проездным документам. В абзаце третьем п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ требуется наличие транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об оплате по всем видам транспорта.

Как вы помните, РРО не применяются при продаже проездных и перевозочных документов на железнодорожном (кроме пригородного) и авиационном транспорте с оформлением расчетных и отчетных документов и на автотранспорте с выдачей талонов, квитанций, билетов с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью ( п. 4 ст. 9 Закона об РРО).

Таким образом, если говорить о привычных бумажных билетах, то кроме них прилагать к Отчету больше ничего не нужно.

Заметьте: обезличенный автобусный билет повышает вероятность того, что работник сможет добыть его «аналог» и по прошествии срока командировки.

С «именными» бумажными билетами все гораздо хуже, так как законодательство не предусматривает возможности оформления дубликата утерянного проездного документа, да еще и на бланке установленной формы.

Что касается железнодорожного билета, то он считается самостоятельным расчетным документом. Поэтому к Отчету достаточно приложить либо билет на форменном бланке, либо распечатку на обычном листе бумаги (если билет приобретался и оплачивался в электронном виде по сети Интернет).

С авиабилетами ситуация сложнее. К Отчету потребуется приложить:1) распечатку маршрута полета; 2) оригинал корешка посадочного талона; 3) оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции.

Работник в загранкомандировке израсходовал «кровные» гривни

Работнику, командированному за границу, был выдан аванс в наличной иностранной валюте. В командировке работник рассчитывался своей гривневой банковской карточкой и предоставил в бухгалтерию отчет на сумму, превышающую сумму средств, выданных ему под отчет. Как должен поступить в этой ситуации бухгалтер: просто возместить работнику перерасход или потребовать вернуть неизрасходованную инвалюту? Как отразить данные операции в учете?

Наличная иностранная валюта должна использоваться исключительно на те цели, на которые она получена ( п. 8.14 Правил № 200).

Неиспользованную наличную инвалюту предприятие обязано сдать в банк для зачисления на текущий счет ( п. 8.4 Правил № 200). Необходимость возврата неиспользованной подотчетной суммы предусматривает и п.п. 170.9.2 НКУ.

В рассматриваемой ситуации работник не потратил наличную инвалюту, полученную под отчет. Поэтому в установленный срок он должен вернуть ее в кассу. А предприятие в течение 5 банковских дней обязано сдать такую валюту в банк.

В то же время работник потратил в командировке собственные средства.

Таким образом, данную ситуацию следует рассматривать как два отдельных события:

1) выдача валютного аванса и его возврат в связи с тем, что он не был израсходован (или был израсходован частично);

2) предоставление Отчета о потраченных в командировке собственных средствах и их возмещение сотруднику.

Заметьте! Если в документах зафиксирована только форма оплаты (банковской картой), но не усматривается, что расчеты по такой карте производились в гривне, можно считать их понесенными за счет аванса, выданного на командировку в инвалюте. Ведь нет доказательств, что было иначе. В конце концов работник мог положить полученный аванс на личную инвалютную карточку и преспокойно рассчитываться ею за границей.

Что касается учета, то здесь ориентируемся на П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов». В соответствии с ним сумма выданного аванса отражается в учете по курсу на дату выдачи. Аванс, возвращенный в кассу предприятия, признается по курсу НБУ на дату его оприходования в кассу. Одновременно признаются курсовые разницы по такой валюте в случае изменения курса с момента выдачи аванса на командировку.

Сроки подачи Отчета о потраченных собственных средствах законодательно не установлены. Но поскольку предприятия зачастую используют для этих целей форму Отчета, утвержденную приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841, обычно придерживаются тех же сроков.

В рассматриваемом случае работник должен предоставить два Отчета:

1) об использовании средств, выданных под отчет;

2) о потраченных собственных средствах.

Расходы, понесенные в командировке в валюте за счет собственных средств работника, признаются в учете по курсу НБУ на дату предоставления Отчета.

Согласно п. 2.5 Правил № 200 собственные средства, израсходованные в инвалюте, возмещаются в нацвалюте по курсу НБУ на дату возмещения этих средств.

Пример. Предприятие направило работника в командировку за границу и выдало ему аванс наличными в сумме $500 (курс НБУ на дату выдачи — 25,0 грн./$). Работник предоставил Отчет о потраченных в командировке средствах с документами, подтверждающими соответствующие расходы. Согласно им: проживание — $400, проезд — $50. Причем в чеке об оплате гостиничных услуг указано, что оплата осуществлена банковской картой сотрудника. Из него также видно, что списание с этой карточки требуемой суммы происходило в гривне. В билете на проезд способ оплаты не указан. Сумма «заграничных» суточных установлена на предприятии в размере 1000 грн. Срок командировки — 5 дней. В перерасчете на доллары сумма суточных составит $200 (5 дней х (1000 грн. : 25 грн./$)).

Курс НБУ на дату предоставления Отчета — 24,7 грн./$, на дату погашения задолженности перед работником — 25,1 грн./$.

В учете указанные операции отражают следующим образом.

Отражаем в учете возврат аванса, выданного в валюте

Выводы

• Приобретая автобусный билет по Интернету, помните: полученный ваучер (бланк заказа) нужно обязательно обменять в кассе автостанции на билет установленной формы.
• Получить дубликаты утерянных оригиналов первичных документов будет весьма непросто, а если речь идет о расчетных документах и документах на проезд — вообще невозможно.
• Работник, который получил инвалюту в качестве аванса на командировку и при этом потратил собственные гривни, должен предоставить два Отчета: по инвалюте и по израсходованным собственным средствам.

Документы и сокращения статьи

Правила № 200 — Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 30.05.07 г. № 200.

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637.

Отчет — Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.