Відрядження: підтверджуємо витрати

Електронний автобусний квиток

Підприємство оплатило безготівково електронний квиток на автобус для відрядженого працівника. Повернувшись з відрядження, він додав до Звіту, крім іншого, і роздруківку цього квитка на звичайному аркуші паперу. Чи може ця роздруківка бути підтвердним документом для відображення витрат на відрядження в обліку підприємства (у частині вартості такого квитка)? Чи виникають негативні податкові наслідки для самого працівника?

«Електронні» автобусні перевезення є законодавчо неврегульованими*. Якщо ви ризикнете «Інтернетом» відправитися у відрядження саме на автобусі, то вам потрібно буде зробити декілька кроків.

* Деталі ви знайдете у «БТ», 2016, № 12, с. 28.

Крок 1. Вибрати необхідний рейс і перевірити наявність місць в автобусі.

Крок 2. Оплатити квиток на автобус за допомогою платіжної системи. При цьому можливі два варіанти оплати:

• з особистої платіжної картки працівника або корпоративної карти підприємства, виданої йому як довіреній особі, — і тоді такий працівник стає підзвітником, який зобов’язаний після закінчення відрядження подати у встановлені строки Звіт;

• безготівково з поточного рахунка підприємства — і тоді звітувати за такий платіж шляхом подання Звіту працівник, у принципі, не зобов’язаний (адже готівку під звіт він не отримував), але підтвердити належним чином реальність договору перевезення йому все ж необхідно.

Крок 3. Отримати ваучер (бланк замовлення), що підтверджує факт оплати та резервування місця в автобусі.

Майте на увазі: сісти в автобус за таким ваучером не можна. За винятком випадку, коли ви придбаваєте електронний автобусний квиток безпосередньо від перевізника. Тоді на такому квитку буде зазначено, що він надає право на посадку в автобус. У інших випадках ваучер (бланк замовлення) потрібно обмінювати на квиток у касі автовокзалу, з якого вирушає автобус.

Судячи з усього, у цій ситуації працівник мав на руках електронний автобусний квиток, що надає право на посадку в автобус, і тому не подбав про його обмін у касі автостанції. Які ж наслідки має ця його безпечність?

Згідно з ч. 2 ст. 910 ЦКУ документом, що підтверджує укладення договору перевезення пасажира, є квиток. Форми квитків на автотранспорті затверджені наказом Мінтрансзв’язку від 25.05.06 р. № 503 (ср. ). Тільки квиток на автобус, який відповідає одній з типових форм, затверджених цим наказом, може підтвердити витрати підприємства, понесені у зв’язку з проїздом відрядженого працівника.

Використання для підтвердження таких витрат автобусного електронного квитка довільної форми, роздрукованого на звичайному аркуші паперу, не допускається. І той факт, що працівник не отримував грошей під звіт на купівлю електронного квитка на автобус (підприємство саме придбало йому цей квиток безготівково), ситуацію не рятує. Адже закрити дебіторську заборгованість, що виникла в обліку підприємства після передоплати за автобусний електронний квиток, якось потрібно. А єдиним документом, що підтверджує реальність виконання договору перевезення, є квиток встановленої форми. На жаль, його ж саме і не існує. Що робити у такому разі?

На нашу думку, підприємство має право покласти матеріальну відповідальність за ненадання необхідного документа на відрядженого працівника. Причому ця відповідальність не повинна обмежуватися його середнім заробітком, а може бути стягнута в повному обсязі. Підставу для такого висновку надає п. 2 ст. 134 КЗпП, згідно з яким працівники несуть повну матеріальну відповідальність, якщо майно та інші цінності були отримані ними під звіт за разовою довіреністю або за іншим разовим документом.

У цій ситуації таким разовим документом є електронний квиток певної вартості, замість якого працівник повинен був надати автобусний квиток встановленого зразка.

Якщо заподіяну шкоду з працівника не буде стягнуто, то її сума розглядатиметься як додаткове благо та обкладатиметься ПДФО та військовим збором із застосуванням «натурального» коефіцієнта.

Тому придбаваючи електронний квиток на автобус, потрібно відразу поінструктувати працівника з приводу обміну його на паперовий квиток.

Загублена підтвердна відряджувальна первинка

Працівник, направлений у відрядження по території України, втратив первинні документи, що підтверджують понесені у відрядженні витрати. Що робити в цій ситуації?

Розпочнемо з того, що ПКУ прямо вимагає документального підтвердження:

• зв’язку витрат на відрядження з госпдіяльністю підприємства ( абзац п’ятнадцятий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ);

• фактичних витрат, зокрема, на проїзд, проживання тощо ( абзаци другий і третій п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ);

• кількості днів, за які виплачуються добові ( абзац п’ятий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ).

Давайте подивимося, чи обов’язковим є додавання до Звіту саме оригіналів підтвердних документів, чи це можуть бути дублікати?

Якщо говорити про розрахункові документи, то ні Закон про РРО, ні Положення № 637 не допускають можливості оформлення (видачі) дубліката замість втраченого розрахункового документа. Категорично проти цього і податківці (щодо чеків РРО — див. категорію 109.10 ЗІР ДФСУ, щодо прибуткових касових ордерів — див. категорію 109.15 ЗІР ДФСУ).

Щодо інших підтвердних документів ситуація дещо відрізняється. Зверніть увагу, що в п. 44.5 ПКУ в разі втрати первинних документів на платника покладається обов’язок їх відновити. А відновити оригінал документа можна тільки у вигляді дубліката, адже двох оригіналів бути не може. Отже, ПКУ таки допускає використання дубліката як повноцінного підтвердного документа.

Нагадуємо, що згідно з п. 3.14 ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» дублікат оригіналу — це повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого оригіналу, що має таку саму юридичну силу. І до речі, за часів виписування паперових податкових накладних навіть щодо цього «супердокумента» ВАдСУ визнавав правомірність використання дубліката замість оригіналу (див. ухвалу ВАдСУ від 06.06.13 р. № К-13867/10).

Тепер розглянемо можливість підтвердження дублікатами документів конкретних витрат на відрядження.

Проживання. Первинні документи, що підтверджують витрати відрядженого працівника на проживання, названі в абзаці третьому п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Це рахунки, отримані від готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізособи, у тому числі бронювання місць у місцях проживання.

Якщо оплата проживання була здійснена безготівково з банківського рахунка підприємства, то оформити дублікат одного із згаданих документів буде просто.

А ось якщо проживання оплачувалося готівкою або платіжною карткою, то потрібний ще і відповідний розрахунковий документ — чек РРО. Як ми з’ясували, оформляти дублікати розрахункових документів законодавство не дозволяє. Тому навіть якщо працівник отримає дублікат готельного рахунка, це ситуацію не врятує.

Дещо легше, якщо працівник проживав у підприємця-єдиноподатника з річним доходом менше 1 млн грн., який не застосовує РРО. Тоді замість розрахункового документа буде потрібен документ, що підтверджує статус продавця послуги, і документ, що підтверджує оплату. Гадаємо, отримати дублікати цих документів буде нескладно.

Проїзд. Переходимо до проїзних документів. А бзац третій п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ вимагає наявність транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадочного талона та документа про оплату за всіма видами транспорту.

Як ви пам’ятаєте, РРО не застосовуються при продажу проїзних і перевізних документів на залізничному (крім приміського) та авіаційному транспорті з оформленням розрахункових і звітних документів і на автотранспорті з видачею талонів, квитанцій, квитків з нанесеними друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю ( п. 4 ст. 9 Закону про РРО).

Таким чином, якщо говорити про звичайні паперові квитки, то, крім них, додавати до Звіту більше нічого не потрібно.

Зверніть увагу: знеособлений автобусний квиток підвищує ймовірність того, що працівник зможе отримати його «аналог» і після строку відрядження.

З «іменними» паперовими квитками все набагато гірше, оскільки законодавство не передбачає можливості оформлення дубліката загубленого проїзного документа, та ще і на бланку встановленої форми.

Що стосується залізничного квитка, то він вважається самостійним розрахунковим документом. Тому до Звіту достатньо додати або квиток на форменому бланку, або роздруківку на звичайному аркуші паперу (якщо квиток придбавався та оплачувався в електронному вигляді мережею Інтернет).

З авіаквитками ситуація складніша. До Звіту потрібно буде додати: 1) роздруківку маршруту польоту; 2) оригінал корінця посадочного талона; 3) оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції.

Працівник у закордонвідрядженні витратив «кревні» гривні

Працівнику, відрядженому за кордон, було видано аванс в готівковій іноземній валюті. У відрядженні працівник розраховувався своєю гривневою банківською карткою і подав до бухгалтерії Звіт на суму, що перевищує суму коштів, виданих йому під звіт. Як повинен діяти в цій ситуації бухгалтер: просто відшкодувати працівнику перевитрату або вимагати повернути невитрачену інвалюту? Як відобразити ці операції в обліку?

Готівкова іноземна валюта повинна використовуватися виключно на ті цілі, на які її отримано (п. 8.14 Правил № 200).

Невикористану готівкову інвалюту підприємство зобов’язане здати до банку для зарахування на поточний рахунок (п. 8.4 Правил № 200). Необхідність повернення невикористаної підзвітної суми передбачає і п.п. 170.9.2 ПКУ.

У ситуації, що розглядається, працівник не витратив готівкову інвалюту, отриману під звіт. Тому в установлений строк він повинен повернути її до каси. А підприємство протягом 5 банківських днів зобов’язане здати таку валюту до банку.

Водночас працівник витратив у відрядженні власні кошти.

Таким чином, цю ситуацію слід розглядати як дві окремі події:

1) видача валютного авансу та його повернення у зв’язку з тим, що він не був витрачений (чи був витрачений частково);

2) подання Звіту про витрачені у відрядженні власні кошти та їх відшкодування працівнику.

Зверніть увагу! Якщо в документах зафіксована тільки форма оплати (банківською картою), але не вбачається, що розрахунки за такою карткою відбувалися у гривні, можна вважати їх понесеними за рахунок авансу, виданого на відрядження в інвалюті. Адже немає доказів, що було інакше. Урешті-решт, працівник міг покласти отриманий аванс на особисту інвалютну картку і спокійнісінько розраховуватися нею за кордоном.

Що стосується обліку, то тут орієнтуємося на П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів». Відповідно до нього сума виданого авансу відображається в обліку за курсом на дату видачі. Аванс, повернений до каси підприємства, визнається за курсом НБУ на дату його оприбуткування до каси. Одночасно визнаються курсові різниці за такою валютою в разі зміни курсу з моменту видачі авансу на відрядження.

Строки подання Звіту про витрачені власні кошти законодавчо не встановлені. Але оскільки підприємства часто використовують для цих цілей форму Звіту, затверджену наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841, зазвичай дотримуються тих самих строків.

У випадку, що розглядається, працівник повинен подати два Звіти:

1) про використання коштів, виданих під звіт;

2) про витрачені власні кошти.

Витрати, понесені у відрядженні у валюті за рахунок власних коштів працівника, визнаються в обліку за курсом НБУ на дату подання Звіту.

Згідно з п. 2.5 Правил № 200 власні кошти, витрачені в інвалюті, відшкодовуються в нацвалюті за курсом НБУ на дату відшкодування цих коштів.

Приклад. Підприємство відрядило працівника за кордон і видало йому аванс готівкою в сумі $500 (курс НБУ на дату видачі — 25,0 грн./$). Працівник подав Звіт про витрачені у відрядженні кошти з документами, що підтверджують відповідні витрати. Згідно з ними: проживання — $400, проїзд — $50. Причому в чеку про оплату готельних послуг вказано, що оплата здійснена банківською картою працівника. З нього також випливає, що списання з цієї картки необхідної суми відбувалося у гривні. У квитку на проїзд спосіб оплати не вказаний. Розмір «закордонних» добових встановлений на підприємстві у сумі 1000 грн. Строк відрядження — 5 днів. У перерахунку на долари сума добових становитиме $200 (5 днів х (1000 грн. : 25 грн./$)).

Курс НБУ на дату подання Звіту — 24,7 грн./$, на дату погашення заборгованості перед працівником — 25,1 грн./$.

У обліку зазначені операції відображають так.

Відображаємо в обліку повернення авансу, виданого у валюті

Висновки

• Придбаваючи автобусний квиток в Інтернеті, пам’ятайте: отриманий ваучер (бланк замовлення) потрібно обов’язково обміняти в касі автостанції на квиток встановленої форми.
• Отримати дублікати загублених оригіналів первинних документів буде досить проблематично, а якщо йдеться про розрахункові документи та документи на проїзд — узагалі неможливо.
• Працівник, який отримав інвалюту як аванс на відрядження та при цьому витратив власні гривні, повинен подати два Звіти: за інвалютою та за витраченими власними коштами.

Документи та скорочення статті

Правила № 200 — Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою Правління НБУ від 30.05.07 р. № 200.

Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637.

Звіт — Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.