Казалось бы, в XXI веке что может быть проще, чем набрать заявление на компьютере, распечатать и подписать его: минимум времени, минимум ошибок, минимум проблем. Но можно ли так делать?
Отметим, что ни в КЗоТ, ни в Законе Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР прямого ответа на этот вопрос нет. Где же его искать? А искать нужно в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003 (далее — ДСТУ 4163).
Согласно Методическим рекомендациям по применению основных положений новой редакции ДСТУ 4163, утвержденным Укргосархивом от 22.11.15 г. № 7, ДСТУ 4163 является нормативным документом, который устанавливает требования к бланкам и оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов всех предприятий, учреждений, организаций независимо от формы собственности.
Что же относится к таким документам? Все организационно-распорядительные документы можно разделить на:
• организационные (положения, уставы, должностные инструкции, штатные расписания, договоры);
• распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);
• информационно-аналитические (акты, справки, докладные записки, объяснительные записки, служебные письма и т. п.).
Согласно Сборнику унифицированных форм организационно-распорядительных документов, утвержденному протоколом Методической комиссии Государственного комитета архивов Украины от 20.06.06 г. № 3, заявление — это письменное официальное сообщение и (или) просьба, которую подают на имя должностного лица, как правило, руководителя предприятия, учреждения, организации.
Выходит, что заявление на отпуск относится к информационно-аналитическим документам. Следовательно, требования ДСТУ 4163 можно и нужно применять и к ним.
Поэтому ищем ответ на наш вопрос в п.п. 7.1 ДСТУ 4163, в котором предусмотрено, что документы изготовляют на конторской печатной машинке или с помощью компьютерной техники. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и тому подобное), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешено оформлять рукописным способом.
Вывод: заявление можно оформлять как от руки, так и печатным способом. При этом, исходя из ДСТУ 4163, последний способ явно находится в приоритете.
Обратите внимание! Обязательность рукописного оформления определенных видов заявлений может быть предусмотрена отдельными ведомственными нормативными актами. Так, например, согласно Порядку ведения и хранения личных дел госслужащих, утвержденному приказом Национального агентства по вопросам госслужбы от 22.03.16 г. № 64, заявления о назначении, переводе на другую должность, увольнении оформляются собственноручно и подписываются с указанием даты.
Так же, как вариант, можно использовать трафаретные формы для заявлений. При этом заявителю рекомендуется собственноручно поставить на них свою подпись и дату составления, что придаст такому документу юридическую силу.
Отдельно остановимся на таком реквизите заявления, как подпись.
Привыкли подписывать заявления только «загогулинкой»? А задумывались ли вы над тем, правильно ли это? Ответ мы найдем опять же в п.п. 5.23 ДСТУ 4163, где предусмотрено, что подпись состоит из названия должности лица, которое подписывает документ (полного, если документ напечатан не на бланке, сокращенного — на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициала(-ов) и фамилии.
Исходя из этого одной «загогулинки» считается недостаточно. В заявлении работнику обязательно нужно указать название должности, а также инициалы и фамилию.
Поэтому наш совет работодателям: принимайте заявления от работников как написанные собственноручно, так и напечатанные. В любом случае юридическая сила такого документа подкрепляется собственноручной подписью работника и проставленной его рукой датой заявления.
