Теми статей
Обрати теми

Надрукована заява на відпустку: чи можна прийняти

Кучерова Оксана, юрист
Роботодавець відмовляється приймати заяву на відпустку. Причина відмови — заява надрукована на комп’ютері, а не написана від руки. Чи правий роботодавець? Чи обов’язково писати заяву від руки?

Здавалося б, у XXI столітті, що може бути простіше, ніж набрати заяву на комп’ютері, роздрукувати і підписати її: мінімум часу, мінімум помилок, мінімум проблем. Але чи можна так робити?

Зазначимо, що ні в КЗпП, ні в Законі України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР прямої відповіді на це запитання немає. Де ж шукати відповідь на таке запитання? А шукати потрібно в Уніфікованій системі організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003 (далі — ДСТУ 4163).

Згідно з Методичними рекомендаціями щодо застосування основних положень нової редакції ДСТУ 4163, затвердженими Укрдержархівом від 22.11.15 р. № 7, ДСТУ 4163 є нормативним документом, що встановлює вимоги до бланків та оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів усіх підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності.

Що ж належить до таких документів? Усі організаційно-розпорядчі документи можна розділити на:

• організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи, договори);

• розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);

• інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо).

Згідно зі Збірником уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, затвердженим протоколом Методичної комісії Державного комітету архівів України від 20.06.06 р. № 3, заява — це письмове офіційне повідомлення та (або) прохання, яке подають на ім’я посадової особи, як правило, керівника підприємства, установи, організації.

Виходить, що заява на відпустку належить до інформаційно-аналітичних документів. Отже, вимоги ДСТУ 4163 можна і потрібно застосовувати і до них.

Тому шукаємо відповідь на наше запитання в п.п. 7.1 ДСТУ 4163, в якому передбачено, що документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп’ютерної техніки. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.

Висновок: заяву можна оформляти як від руки, так і друкарським способом. При цьому, виходячи з ДСТУ 4163, останній спосіб явно перебуває в пріоритеті.

Зверніть увагу! Обов’язковість рукописного оформлення певних видів заяв може бути передбачена окремими відомчими нормативними актами. Так, наприклад, згідно з Порядком ведення та зберігання особових справ держслужбовців, затвердженим наказом Національного агентства з питань держслужби від 22.03.2016 р. № 64, заяви про призначення, переведення на іншу посаду, звільнення оформляються власноручно і підписуються із зазначенням дати.

Так само, як варіант, можна використовувати трафаретні форми для заяв. При цьому заявникові рекомендується власноручно поставити на них свій підпис і дату складання, що надаватиме такому документу юридичну силу.

Окремо зупинимося на такому реквізиті заяви, як підпис.

Звикли підписувати заяви тільки «закарлючкою»? А ви замислювалися над тим, чи правильно це? Відповідь ми знайдемо знову ж таки у п.п. 5.23 ДСТУ 4163, де передбачено, що підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.

Виходячи з цього однієї закарлючки вважається недостатньо. У заяві працівникові обов’язково потрібно вказати найменування посади, а також ініціали і прізвище.

Тому наша порада роботодавцям: приймайте заяви від працівників як написані власноручно, так і надруковані. У будь-якому разі юридична сила такого документа підкріплюється власноручним підписом працівника і проставленою його рукою датою заяви.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі