Обучение работников

Как обучать работников

Виды (формы) обучения

Весь спектр возможных способов обучения можно разделить на две большие группы (ч. 5 ст. 6 Закона № 4312): формальное и неформальное обучение.

Формальное обучение. Оно проходит в учебном заведении или непосредственно у работодателя в соответствии с требованиями госстандартов образования, по результатам которого выдается документ об образовании установленного образца (диплом магистра, бакалавра, свидетельство о повышении квалификации и т. д.).

Для наемных работников рабочих профессий* формами такого обучения являются первичная профессиональная подготовка, переподготовка и повышение квалификации. Обучение может:

* Профессии, перечисленные, в частности, под кодами 6111—6154, 7111—7990, 8111—8990 Классификатора профессий ДК 003:2010.

а) осуществляться непосредственно у работодателя;

б) организовываться на договорных условиях в профессионально-технических учебных заведениях (ПТУЗ), на предприятиях, в учреждениях, организациях.

Сотрудники же, которые относятся к категориям руководителей, профессионалов и специалистов**, могут проходить переподготовку, стажировку, специализацию и повышение квалификации. Их обучение может организовываться на договорных условиях в вузах.

** Профессии, перечисленные, в частности, под кодами 1110—1496, 2111.1—2490 и 3111—3590 Классификатора профессий ДК 003:2010 соответственно.

Формальное обучение проводится в различных формах — дневная, вечерняя (сменная), очно-заочная, дистанционная, экстернатная. Этот процесс может происходить с отрывом или без отрыва от производства, а также по индивидуальному учебному плану (ч. 1 ст. 7 Закона № 4312).

Неформальное обучение. Это приобретение работниками профессиональных знаний, умений и навыков, не регламентированное местом их приобретения, сроком и формой обучения.

Прохождение неформального обучения оформляют справкой от работодателя. В то же время работник может подтвердить его и официальным документом — свидетельством или сертификатом. Порядок такого подтверждения предусмотрен постановлением КМУ от 15.05.13 г. № 340. Однако учтите, что это «удовольствие» платное и доступно только для некоторых рабочих профессий, со списком которых можно ознакомиться в приказе Минсоцполитики от 23.12.13 г. № 886. Кроме того, ни свидетельство, ни сертификат не являются документами об образовании.

Неформальное профессиональное обучение осуществляется с согласия работника непосредственно у работодателя в соответствии с его решением и за счет средств такого работодателя с учетом необходимости собственной хозяйственной или иной деятельности (ч. 7 ст. 6 Закона № 4312).

А куда отнести курсы, семинары, тренинги и т. п.?

Причем разграничивать их нужно не только из-за разных порядков оформления и перечня трудовых льгот обучающихся, но также из-за отличий в налогообложении.

Если по результатам обучения выдается документ об образовании установленного образца (а в части неформального обучения — свидетельство или сертификат), то в части информационно-консультационных услуг — акт и, как правило, какой-то документ, подтверждающий участие в мероприятии (сертификат, диплом, свидетельство и т. п.). При этом указанный подход не изменится даже в том случае, если такой документ является обязательным для той или иной деятельности — например, сертификат аудитора.

Как организовать и документально оформить обучение?

Заниматься организацией профессионального обучения работников будет в любом случае работодатель (ч. 2 ст. 3 и ч. 1 ст. 6 Закона № 4312). Причем это касается всех работников, в том числе тех, кто трудится на условиях неполного/сокращенного рабочего времени, по контракту, совместителей, сезонных и временных работников и т. п.

А вот на лиц, которые выполняют работы/предоставляют услуги по гражданско-правовому договору, данные правила не распространяются. Поскольку такие лица не состоят с предприятием в трудовых отношениях.

Профессиональное обучение (кроме всех прочих видов, о которых мы сказали выше) бывает обязательным и добровольным.

Обязательное обучение — это обучение, обязательность которого предусмотрена законодательством, коллективным договором, соглашением.

К слову, работника, который отказывается повышать квалификацию или не проходит профобучение, когда этого требует от него законодательство, работодатель вправе уволить на основании п. 2 ч. 1 ст. 40 КЗоТ. Однако это возможно при условии, что работника невозможно перевести с его же согласия на другую работу.

Если же необходимость периодического повышения квалификации работником (прохождения другого вида обучения) прописана в коллективном или трудовом договоре, то, на наш взгляд, за отказ от прохождения обучения работнику можно, например, объявить выговор или привлечь к другому виду дисциплинарной ответственности, кроме увольнения.

Добровольное обучение — это когда инициатива исходит либо от работника, либо от работодателя. Если работник отказывается от прохождения такого обучения, инициированного работодателем, то по общему правилу на этом основании его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности (ни выговор объявить, ни уволить).

Теперь о документальном оформлении. Идем по следующему алгоритму:

1. Работник пишет заявление в произвольной форме с указанием направления обучения.

2. Работодатель издает приказ о направлении сотрудника на обучение.

3. С приказом из п. 2 работника ознакомляют под подпись. После этого при необходимости работодатель может выдать работнику направление на обучение (приложение 1 к Порядку № 232).

4. Если работодатель направляет работника в учебное заведение, то заключается письменный договор об обучении***. Договор между работодателем (заказчик) и учебным заведением (исполнитель) является двусторонним, но в пользу третьего лица — работника. Хотя последний также проставляет в этом договоре свою подпись.

*** Форма Типового договора для предоставления образовательных услуг между вузом и физическим (юридическим) лицом утверждена постановлением КМУ от 19.08.15 г. № 634. Для других учебных заведений — приказом № 232.

Например, работник будет обучаться в вузе. Тогда между работодателем и этим учебным заведением заключается договор об обучении после утверждения приказа о зачислении такого работника в вуз (абзац второй п. 2 разд. XІ Условий приема на обучение № 1378).

Договор из п. 4 нашего алгоритма является гражданско-правовым и не привязан к трудовым отношениям. А значит, даже в случае увольнения работника его обучение работодателю придется оплачивать и дальше. Правда, при определенных условиях уплаченную сумму с уволившегося гражданина можно взыскать.

Когда с работника можно взыскать потраченные деньги?

Мы уже с вами выяснили, что работник в договоре об обучении стороной не выступает. Посему и прописать в «обученческом» договоре возмещение сотрудником затрат работодателя на обучение не удастся.

Однако можно заключить «специальное» соглашение непосредственно между работодателем и работником (ч. 4 ст. 34 Закона о занятости).

Обратите внимание: при направлении физлица-работника на обучение в учебное заведение предприятие не обязано заключать с ним отдельный договор.

Не обязано, но имеет право (!). Далее этот договор мы будем называть договором об отработке.

Итак, при определенных условиях, зафиксированных в договоре об отработке, уплаченную сумму с уволившегося гражданина можно взыскать. Такой договор заключают с согласия физлица в письменном виде (это следует из сути отношений). При этом нотариальное удостоверение не требуется.

Форма договора может быть произвольной. Однако чаще всего за основу берут форму, утвержденную приказом № 232.

Положения договора об отработке вы можете максимально индивидуализировать. Здесь будут действовать общие положения о сделках и договорах из ГКУ.

Заключая договор об отработке, советуем обратить особое внимание на закрепление таких моментов.

Срок отработки. В договоре стороны могут зафиксировать обязательность отработки у работодателя после окончания обучения и указать дату начала и срок такой отработки.

Учтите: последний не может превышать 3 лет (ч. 4 ст. 34 Закона о занятости).

Данный промежуток времени работник должен отработать на условиях исключительно трудового договора. Никаких договоров ГПХ!

Действия сторон в случае:

• самостоятельного прекращения обучения физлицом без уважительных причин;

• досрочного отчисления обучаемого физлица из учебного заведения;

• увольнения работника до окончания обучения;

• увольнения работника в течение срока обязательной отработки;

• незаключения трудового договора по окончании обучения и т. д.

Так, например, можно зафиксировать, что в случае невыполнения физлицом определенных условий договора об отработке оно обязано возместить работодателю расходы, связанные с его обучением (полностью или пропорционально отработанному времени). В то же время работники имеют право не возвращать деньги в таких случаях (см. ч. 5 ст. 34 Закона о занятости):

• установление инвалидности;

• увольнение по инициативе работодателя, которое не связано с совершением таким работником противоправных действий. Это основания, предусмотренные в ст. 40 и ст. 41 КЗоТ, кроме пп. 3, 4, 7, 8 ст. 40 и п. 1 ст. 41 КЗоТ (см. п. 22 постановления Пленума ВСУ от 06.11.92 г. № 9);

• призыв на военную службу или направление на альтернативную (невоенную) службу;

• увольнение по инициативе работника в связи с нарушением работодателем трудового законодательства, соглашений, коллективного или трудового договора (т. е. по ст. 38 КЗоТ);

• необходимость ухода за ребенком-инвалидом и/или инвалидом I группы (независимо от причин инвалидности).

Однако работнику придется компенсировать стоимость обучения, если это зафиксировано в договоре об отработке и он не попадает в перечень исключений (см. выше).

Кстати, имейте в виду: условие о возмещении работником расходов на обучение можно прописать только в договоре об отработке.

А вот в трудовой или коллективный договор такое условие включать нельзя. Оно будет считаться недействительным и ухудшающим положение работника в силу ст. 9 КЗоТ и ст. 5 Закона о колдоговорах.

Связано это с тем, что само по себе трудовое законодательство не предусматривает обязанности работника возмещать расходы на обучение. Более того, отдельные его нормы прямо указывают на то, что работодатель несет подобные расходы за свой счет (ст. 201 КЗоТ).

Обратите внимание вот еще на что. Договор об отработке не заключают при:

• формальном профессиональном обучении работников непосредственно на производстве. Ведь в данном случае отсутствует направление работника в учебное заведение;

• неформальном обучении работников, что обусловлено отсутствием факта профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации. Тем более что согласно ч. 7 ст. 6 Закона № 4312 расходы на такое обучение работодатель несет за свой счет.

Обучение за счет предприятия: когда дохода нет

Оплачиваем и не облагаем

Отметим, что законодатель попытался максимально вывести из-под налогообложения стоимость обучения. Так в НДФЛьном разд. IV НКУ есть аж три нормы, которые посвящены обучению физлиц.

Подпункт 165.1.21 НКУ. Он выводит из состава облагаемых доходов суммы, уплаченные юридическими и физическими лицами в пользу учебного заведения, за получение образования, подготовку или переподготовку налогоплательщика при одновременном выполнении следующих двух условий.

Первое — денежные средства за обучение (подготовку/переподготовку) перечислены непосредственно отечественному высшему или профессионально-техническому учебному заведению (далее — вуз и ПТУЗ соответственно).

Второе — сумма оплаты за каждый полный или неполный месяц обучения (подготовки/переподготовки) такого плательщика налога не превышает трехкратного размера минимальной зарплаты, установленной законом на 1 января отчетного (налогового) года.

В 2018 году сумма, уплаченная в пользу вуза/ПТУЗа за получение образования, в размере, не превышающем 11169 грн. за каждый полный или неполный месяц обучения, не облагается НДФЛ.

Более того, п.п. 165.1.21 НКУ выводит из-под налогообложения не только стоимость подготовки/переподготовки, но и суммы, перечисленные вузам и ПТУЗам за другие виды обучения, связанные с получением образования.

Подпункт 165.1.37 НКУ. Он «главнокомандующий» в ситуации, когда переподготовка либо повышение квалификации работника проводится согласно закону. В этом случае не только стоимость переподготовки/повышения квалификации, но и другие расходы, связанные с ними, не будут облагаться НДФЛ! Причем никаких ограничений по необлагаемым суммам в данном случае не будет! Это следует из положений п.п. 165.1.37 НКУ. В нем прямо прописано, что сумму расходов работодателя в связи с повышением квалификации (переподготовкой) налогоплательщика согласно закону не включают в состав налогооблагаемого дохода.

Причем, на наш взгляд, при написании п.п. 165.1.37 НКУ законодатель использовал термин «закон» в его широком значении. Под ним следует понимать:

• непосредственно законы Украины. Так, положениями п. 1 ст. 4 Закона № 4312 и ст. 34 Закона о занятости предусмотрено проведение работодателями переподготовки, повышения квалификации работников;

• подзаконные нормативные акты, к числу которых относится, в частности, и Справочник № 336. Поэтому, если в данном Справочнике указано, что прохождение повышения квалификации является обязательным для какой-либо профессии, то можно говорить о том, что оно проводится согласно закону, а стоимость прохождения работником этой профессии повышения квалификации не облагается НДФЛ.

И только если повышение квалификации (переподготовка) происходит по договоренности сторон, а не в соответствии с законом, либо если субъект хозяйствования оплачивает повышение квалификации неработника в вузе (ПТУЗе), для целей налогообложения следует руководствоваться общим «обученческим» п.п. 165.1.21 НКУ (см. выше).

Подпункт «є» п.п. 170.7.4 НКУ. Сразу скажем: эта норма «работает» для особых категорий граждан, которые решили получить образование. Так, на основании п.п. «є» п.п. 170.7.4 НКУ не включают в налогооблагаемый доход сумму целевой благотворительной помощи на обучение (предоставление дополнительных услуг по обучению), если одновременно «срабатывают» следующие три условия:

1) помощь перечислена непосредственно учебному заведению. Вариант «на руки» здесь не проходит;

2) благотворитель — резидент Украины;

3) помощь предоставлена с целью оплатить стоимость обучения или дополнительных услуг по обучению:

• физлица, имеющего инвалидность;

• ребенка с инвалидностью;

• ребенка, у которого хотя бы один из родителей имеет инвалидность;

• ребенка-сироты или полусироты;

• ребенка из многодетной или малообеспеченной семьи;

• ребенка, родители которого лишены родительских прав.

Заметьте: такая необлагаемая целевая благотворительная помощь на обучение не ограничена размером. Также не имеет значения, состоит получатель помощи в трудовых отношениях с благотворителем или нет.

Однако для этой помощи п.п. 170.7.5 НКУ устанавливает предельный срок использования. Чему он равен? Сроку, установленному условиями такой помощи, но не более 12 месяцев, следующих за месяцем ее получения.

С НДФЛ разобрались. А как обстоят дела с ВС и ЕСВ?

ВС и ЕСВ. С необлагаемой стоимости обучения (первичной подготовки, переподготовки, повышения квалификации) ВС не удерживаете. Основание — пп. 1.2 и 1.7 п.п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ. Получается, что в базу обложения ВС попадет только облагаемый НДФЛ учебный доход.

Что касается ЕСВ, то расходы на обучение, подготовку, переподготовку кадров, повышение квалификации не входят в фонд оплаты труда согласно пп. 3.10 и 3.24 Инструкции № 5, а также указаны в пп. 9 и 11 разд. II Перечня № 1170 среди выплат, с которых не взимается ЕСВ. Таким образом, начислять ЕСВ на стоимость обучения не придется.

Заплатили — отразили

Если оплата за обучение физлица произведена субъектом хозяйствования (юридическим лицом или физическим лицом — предпринимателем), то он как налоговый агент обязан отразить стоимость такого обучения в разд. I Налогового расчета по форме № 1ДФ с налоговым номером такого физлица. Причем, если сумма расходов субъекта хозяйствования в связи с:

• обучением, подготовкой, переподготовкой физлица не облагается на основании п.п. 165.1.21 НКУ, то ее отражайте с признаком дохода «145»;

• повышением квалификации, переподготовкой физического лица согласно закону не облагается на основании п.п. 165.1.37 НКУ, то используйте признак дохода «158».

Если физлицу предоставили необлагаемую целевую благотворительную помощь на обучение, которая не входит в состав облагаемого дохода получателя на основании п.п. «є» п.п. 170.7.4 НКУ, то в разд. I Налогового расчета по форме № 1ДФ она должна быть отражена с признаком дохода «169».

Кроме этого, сумму не облагаемых ВС доходов нужно отразить в разд. II формы № 1ДФ по строке «Військовий збір» в общей сумме доходов, начисленных физлицам в отчетном квартале.

Важно! Получая необлагаемый «обученческий» доход в виде оплаты обучения, физлицо не обязано подавать декларацию об имущественном состоянии и доходах (далее — декларация о доходах). Но если это физлицо будет подавать такую декларацию в силу других причин, то такой необлагаемый доход ему нужно будет отразить в строках 11.3 и 11 разд. III декларации о доходах.

Обучаем с доходом: когда не получается «освободиться»

Доход есть, если…

Мы с вами уже знаем, что на основании п.п. 165.1.21 НКУ не включается в состав налогооблагаемого дохода сумма, уплаченная любым юридическим или физическим лицом в пользу отечественных вузов и ПТУЗов за получение образования, подготовку либо переподготовку плательщика налога, но не выше трехкратного размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января отчетного (налогового) года (в 2018 году — не выше 11169 грн.) за каждый полный или неполный месяц обучения, подготовки либо переподготовки такого налогоплательщика.

Из приведенной нормы Кодекса следует, что вся стоимость получения образования за счет юрлица/физлица попадет в налогооблагаемый доход обучаемого, если:

• оплата произведена иностранному учебному заведению;

• оплата произведена отечественному учебному заведению, но не вузу или ПТУЗу (например, общеобразовательному учебному заведению);

• денежные средства в размере стоимости обучения выплачены непосредственно работнику и/или предприятие компенсировало работнику понесенные им расходы на обучение в вузе/ПТУЗе на основании заявления и подтверждающих документов.

Если за получение образования, подготовку либо переподготовку плательщика налога платило юрлицо, то оно, являясь налоговым агентом, обязано начислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ и ВС с облагаемой стоимости обучения и отразить такой доход в форме № 1ДФ.

А вот ЕСВ здесь не будет (см. пп. 9 и 11 разд. II Перечня № 1170).

Еще одна проблемная, но крайне редкая ситуация — когда оплата за обучение превышает необлагаемый предел (в 2018 году — 11169 грн. за каждый полный или неполный месяц обучения, подготовки либо переподготовки налогоплательщика).

Если прочие условия, установленные п.п. 165.1.21 НКУ, выполняются, то НДФЛ и ВС облагают только сумму превышения над необлагаемым пределом (в 2018 году все, что выше 11169 грн., за каждый полный или неполный месяц обучения).

Определяемся с обязательствами

Облагаемую НДФЛ стоимость обучения налоговики в разъяснении в подкатегории 103.04 относят к доходу в виде дополнительного блага. Поскольку сумма, перечисленная учебному заведению, — это «чистый» доход физлица, то база обложения НДФЛ должна определяться с учетом «натурального» коэффициента, порядок применения которого установлен п. 164.5 НКУ.

При ставке налога 18 % размер «натурального» коэффициента равен 1,219512.

В разделе I Налогового расчета по форме № 1ДФ сумму облагаемого обучения отражайте с признаком дохода «126».

Заметьте: если НДФЛ облагается часть стоимость обучения, то с необлагаемым пределом сравниваем «чистую» сумму, а «натуральный» коэффициент применяем к сумме превышения над необлагаемым пределом.

Переходим к ВС. В базу обложения ВС должна попасть только та стоимость обучения (ее часть), которая входит в базу обложения НДФЛ.

Налоговики настаивают на том, что в случае предоставления неденежного дохода ВС следует рассчитывать от «чистой» стоимости выплаты (см., в частности, письма ГФСУ от 20.11.15 г. № 24759/6/99-99-17-02-01-15 и от 08.06.16 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, а также консультацию в категории 103.25 ЗІР ГФСУ). То есть без увеличения ее на «натуральный» коэффициент.

По разъяснениям налоговиков, в данном случае во избежание нарушения требований НКУ в части полноты и своевременности уплаты ВС предприятие может уплатить сбор при выплате дохода, а затем попросить физлицо — получателя дохода компенсировать ему сумму средств, направленную на погашение обязательств по ВС.

Что касается Налогового расчета по форме № 1ДФ, то в его разд. II по строке «Військовий збір» нужно отразить как облагаемые, так и не облагаемые ВС доходы, которые были начислены (выплачены, предоставлены) физлицам в отчетном квартале.

На повестке дня — бухучет

Бухгалтерский учет расходов предприятия на облагаемое обучение проиллюстрируем на примере.

Пример. Предприятие в июле 2018 года оплатило обучение физлица в общеобразовательной частной школе. Стоимость обучения составляет 42000 грн. за год.

В данном случае вся сумма оплаты за обучение попадает в налогооблагаемый доход физлица. Определим базу обложения НДФЛ. С учетом «натурального» коэффициента ее величина составит:

42000,00 грн. х 1,219512 = 51219,51 грн.

Определим сумму НДФЛ:

51219,50 грн. х 18 % : 100 % = 9219,51 грн.

Сумма ВС с учетом разъяснений налоговиков составит:

42000,00 грн. х 1,5 % : 100 % = 630,00 грн.

Порядок отражения в бухучете операций по обучению работника представим в табл. 1.

Таблица 1. Учет операций по обучению работника

Ясно, что перспектива уплаты НДФЛ и ВС со стоимости обучения вряд ли обрадует работодателя.

Именно поэтому предлагаем вам рассмотреть варианты оплаты за получение образования (подготовку/переподготовку), которые помогут физлицу найти деньги на учебу.

Читайте и выбирайте тот, который вам больше подходит!

Предоставляем физлицу…

…нецелевую благотворительную помощь. Немножко ослабить налоговое бремя в случае, когда не удается воспользоваться льготами п.п. 165.1.21 НКУ, поможет вариант с нецелевой благотворительной помощью. Уточним детали.

Сумму нецелевой благотворительной помощи не облагают НДФЛ и ВС, если выполнены два условия, установленные в п.п. 170.7.3 НКУ:

1) помощь предоставляет резидент (юридическое или физическое лицо);

2) ее размер совокупно за год не превышает суммы, определенной согласно абзацу первому п.п. 169.4.1 НКУ (в 2018 году — 2470 грн.).

Начисляют нецелевую благотворительную помощь в соответствии с приказом работодателя, основанием для издания которого служит заявление работника. В этом заявлении работник должен указать, что просит предоставить именно нецелевую благотворительную помощь. Это и позволит применить положения п.п. 170.7.3 НКУ.

Кроме того, с облагаемой нецелевой благотворительной помощи следует удержать ВС. При этом в строке «Військовий збір» разд. II Налогового расчета отражают общую сумму начисленного дохода (как облагаемого ВС, так и не облагаемого).

ЕСВ не будет. Нецелевая благотворительная помощь, являясь по сути материальной помощью разового характера, не входит в фонд оплаты труда на основании п.п. 3.32 Инструкции № 5 (ср. ). Следовательно, в базе начисления ЕСВ ей не место. Сумма предоставленной помощи значения не имеет.

…заем. Такой вариант взаимоотношений с физлицом, как предоставление ему возвратной финансовой помощи, даст возможность предприятию не тратить деньги на его образование. Но в то же время это может помочь работнику с расходами на обучение.

Предприятие имеет право занять деньги как «своим» (т. е. работникам), так и «посторонним» (лицам, которые не состоят с предприятием в трудовых отношениях). Такие отношения оформляются договором займа.

При выдаче и возврате беспроцентного денежного займа у предприятия-заимодателя не возникает никаких налоговых последствий ни по налогу на прибыль, ни по НДС. А что с НДФЛ, ВС и ЕСВ? Раз предприятие предоставляет денежный заем (возвратную финансовую помощь) на возвратной основе, у физлица-заемщика доход на сумму полученного займа не возникает (п.п. 165.1.31 НКУ). Однако оно обязано отразить сумму выданного займа в разд. I Налогового расчета по форме № 1ДФ с признаком дохода «153».

Сумма выдаваемой возвратной финпомощи не является объектом обложения ВС, но должна пройти в разделе II формы № 1ДФ по строке «Військовий збір» в общей сумме доходов, начисленных/выплаченных физлицам в отчетном квартале.

Если заем выдавался неработнику предприятия, вопрос о взимании ЕСВ возникать не должен. Это связано с тем, что указанные лица не подпадают под определение плательщиков ЕСВ в соответствии со ст. 4 Закона о ЕСВ. А значит, ни начислять, ни удерживать ЕСВ в такой ситуации не нужно.

Не будет ЕСВ и в случае, когда заем выдается работнику. Объяснение тут иное: такая выплата указана в п. 13 разд. I Перечня № 1170 как выплата, на которую не начисляется ЕСВ. Кроме того, сумма займа не включается в фонд оплаты труда на основании п. 3.28 Инструкции № 5.

Учебный отпуск: предоставляем правильно

Кому и в каких случаях

Ответить на вопрос: кому и в каких случаях предоставляют дополнительный оплачиваемый учебный отпуск, нам с вами помогут КЗоТ и Закон об отпусках. Именно в них в качестве дополнительных гарантий работникам, совмещающим работу с учебой, предусмотрено обязательное предоставление учебных отпусков.

Мы сосредоточимся на предоставлении дополнительных оплачиваемых учебных отпусков работникам, обучающимся в профессионально-технических учебных заведениях и высших учебных заведениях. Виды и случаи предоставления работникам учебного отпуска представим на схеме ниже.

Виды и случаи предоставления работникам учебного отпуска

Кроме того, нужно учитывать, что наряду с КЗоТ и Законом об отпусках предоставление дополнительных учебных отпусков может быть предусмотрено и другими нормативными документами.

Продолжительность учебных отпусков

Для каждого вида учебного отпуска установлена своя продолжительность. Она определена трудовым законодательством и зависит от многих факторов. Итак, работник обучается в…

…ПТУЗе. Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска в связи с обучением в ПТУЗах составляет 35 календарных дней в течение учебного года (ст. 213 КЗоТ и ст. 14 Закона об отпусках). Такой отпуск предоставляют исключительно для подготовки и сдачи экзаменов.

…вузе, учебном заведении последипломного образования и аспирантуре. Продолжительность учебного отпуска здесь зависит от уровня аккредитации высшего учебного заведения, курса, формы обучения, а также от цели учебного отпуска (ст. 216 КЗоТ и ст. 15 Закона об отпусках). Подробнее см. в табл. 2.

Таблица 2. Учебный отпуск студентам вузов, учебных заведений последипломного образования и аспирантуры

…вузе, где учебный процесс имеет свои особенности. Для работников, успешно обучающихся на вечерней и заочной формах обучения в вузах всех уровней аккредитации, у которых учебный план имеет свои особенности, дополнительно к учебным отпускам из ст. 15 Закона об отпусках предоставляют также отпуска, продолжительность которых определена в Порядке № 634 (см. табл. 3). Речь идет о студентах творческих профессий (музыканты, актеры и т. д.).

Таблица 3. Продолжительность учебного отпуска, предоставляемого согласно Порядку № 634

Еще один вид учебных отпусков, который не попал в наши таблицы, — отпуск в связи с профсоюзным обучением. Его продолжительность не может превышать 6 календарных дней (см. ст. 15¹ Закона об отпусках).

Это предусмотрено ст. 214 КЗоТ и п. 12 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках.

Кроме того, уйти в отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью, необходимой для проезда к местонахождению высшего учебного заведения или научного учреждения и обратно, вправе также работники, которые (п. 13 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках):

• допущены к сдаче вступительных экзаменов в аспирантуру с отрывом или без отрыва от производства;

• обучаются без отрыва от производства в аспирантуре и успешно выполняют индивидуальный план подготовки.

Дни дополнительного оплачиваемого учебного отпуска для сдачи сессии выделены на учебный (а не рабочий, календарный) год.

Право на отпуск

Право на учебный отпуск есть далеко не у каждого обучающегося работника. Для того чтобы работнику уйти в отпуск, должен соблюдаться ряд условий. Приведем их в табл. 4.

Таблица 4. Условия предоставления дополнительных учебных отпусков

Оформляем документально

По месту работы дополнительный учебный отпуск оформляют в два этапа:

• работник подает работодателю заявление о предоставлении ему дополнительного оплачиваемого отпуска в связи с обучением и прилагает к нему справку-вызов из учебного заведения;

• на основании заявления от работника и справки-вызова из учебного заведения работодатель издает приказ о предоставлении работнику дополнительного оплачиваемого отпуска в связи с обучением.

Заявление. В нем работник обязательно указывает дату начала учебного отпуска и его продолжительность.

Если работник видит, что для сдачи сессии ему понадобится меньшее количество дней учебного отпуска, чем указано в справке-вызове, он может воспользоваться только частью отведенных ему дней, которая ему необходима. О таком намерении он должен указать в заявлении.

Заявление может быть таким: «Прошу надати додаткову оплачувану відпустку у зв’язку з навчанням у Національному технічному університеті «Харківський політехнічний інститут» тривалістю 20 календарних днів з 22.10.2018 р. для здачі заліково-екзаменаційної сесії. До заяви додаю довідку-виклик на сесію № 5648 від 25.09.2018 р.».

Справка-вызов. Внимание! С 03.04.18 г. вступил в силу приказ МОН от 16.02.18 г. № 160, которым утверждена новая форма № Н-5.01, т. е. новая форма вузовской справки-вызова. Эта форма применяется начиная с 2018/2019 учебного года.

Также отметим, что учебное заведение в справке-вызове самостоятельно определяет период и продолжительность дополнительного оплачиваемого учебного отпуска. Именно учебное заведение распределяет количество дней такого отпуска, предусмотренное трудовым законодательством, в течение учебного года.

Приказ. На основании заявления и справки-вызова от работника работодатель издает приказ о предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска в связи с обучением. Для этого можно воспользоваться типовой формой № П-3, утвержденной приказом № 489, или применить разработанную на предприятии форму приказа о предоставлении отпуска.

Табель. В табеле учета использования рабочего времени по форме № П-5 период дополнительного оплачиваемого учебного отпуска (независимо от типа учебного заведения и основания для предоставления такого отпуска) отмечают буквенным кодом «Н» или цифровым кодом «12» (см. приказ № 489).

Особенности предоставления и оплаты учебных отпусков

Дополнительные оплачиваемые отпуска в связи с обучением предоставляют в течение учебного года независимо от срока беспрерывной работы на данном предприятии. Причем работодатель обязан отправить работника в такой отпуск именно в тот период, который указан в справке-вызове на сессию.

Учебный отпуск нельзя перенести на другой период, поделить на части или взять в счет следующего года.

Учебный отпуск НЕ продлевают:

• на праздничные и нерабочие дни, приходящиеся на период такого отпуска. Дело в том, что в соответствии с ч. 2 ст. 5 и ст. 18¹ Закона об отпусках праздничные и нерабочие дни не учитывают только при определении продолжительности ежегодных отпусков, дополнительного отпуска в связи с усыновлением и отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — инвалида с детства подгруппы А группы І. Поэтому в случае предоставления дополнительного учебного отпуска эта норма Закона об отпусках не работает;

• на количество дней болезни работника, совпавшей с периодом его учебного отпуска. При этом не забудьте: оплату листка нетрудоспособности за период пребывания в учебном отпуске не осуществляют (п. 6 ч. 1 ст. 23 Закона № 1105).

Но! Если ежегодный отпуск совпадает с учебным отпуском, то ежегодный отпуск должен быть перенесен на другой период или по желанию работника продлен (п. 4 ч. 2 ст. 11 Закона об отпусках).

Учебный отпуск предоставляют в календарных днях. Оплате подлежат все календарные дни учебного отпуска, в том числе праздничные и нерабочие (см. письмо Минтруда от 27.07.10 г. № 217/13/116-10).

Среднюю зарплату для оплаты дополнительного отпуска в связи с обучением рассчитывают в соответствии с Порядком № 100.

Денежную компенсацию за неиспользованные дни учебного отпуска не выплачивают. Поэтому если работник-студент не воспользовался своим правом на учебный отпуск, то при увольнении «забрать его деньгами» у него не получится (см. письмо Минсоцполитики от 19.01.17 г. № 132/0/101-17/284).

Резерв на оплату учебных отпусков не создают.